人事行政业务操作作业流程.docx

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人事行政业务操作作业流程

人事行政部业务操作步骤

人事部分：

招聘管理步骤

培训管理步骤

薪资发放管理步骤

绩效考评步骤

社保操作步骤

岗位调动、升降步骤

入职及离职管理步骤

行政部分

办公用具采购及发放管理步骤

协议、文件管理步骤

政令及制度公布步骤

后勤部分

办公设备维护步骤

计算机维护管理步骤

招聘工作步骤

第一步：

确定人员需求

第二步：

制订招聘计划

第三步：

人员甄选

第四步：

招聘评定

一、《人员需求申请单》填写

1、当部门有职员离职、工作量增加等出现空缺岗位需增补人员时，可向人力资源部申请领取《人员需求申请单》；

2、《人员需求申请单》必需认真填写，包含增补原由、增补岗位任职资格条件、增补人职员作内容等，任职资格必需参考《岗位说明书》来写。

3、填好后《人员需求申请单》必需经用人部门经理签批后上报人力资源部。

4、人力资源部接到部门《人员需求申请单》后，核查各部门人员配置情况，检验企业现有些人才贮备情况，决定是否从内部调动处理人员需求。

5、若内部调动不能满足岗位空缺需求，人力资源部将把企业总人员补充计划上报总经理，总经理同意后人力资源部进行外部招聘。

二、确定招聘计划

1、招聘计划要依据《岗位说明书》确定招聘各岗位基础资格条件和工作要求，若企业现有岗位描述不能满足需要，要依据工作需要确定、更新、补充新岗位《岗位说明书》。

2、依据招聘人员资格条件、工作要求和招聘数量，结合人才市场情况，确定选择什么样招聘渠道。

（1）大规模招聘多岗位时可经过招聘广告、学校和大型人才交流会招聘；

（2）招聘人员不多且岗位要求不高时，可经过内部公布招聘信息，或参与通常人才交流会。

（3）招聘高级人才时，可经过网上招聘，或经过猎头企业推荐。

3、人力资源部依据招聘需求，准备以下材料：

（1）招聘广告。

招聘广告包含本企业基础情况、招聘岗位、应聘人员基础条件、方法、时间、地点、应聘时需携带证件、材料和其它注意事项。

（2）企业宣传资料（如：

企业介绍）。

（3）《应聘人员记录表》、、《面试评价表》

三、人员甄选

1、搜集应聘资料，进行初试

（1）进行初试时，企业招聘人员须严格按招聘标准和要求把好第一关，筛选应聘人员资料进行初试时通常从文化程度、性别、年纪、工作经验、容貌气质、户口等方面综合比较。

（2）符合基础条件者可参与复试（面试），不符合者登记完基础资料后直接淘汰。

2、面试程序：

（1）一线人员由人力资源部经理进行面试。

面试人员接到试通知，工作人员整理好面试人资料后，引领参与面试者到面试地点按次序进行面试。

（2）财务人员、企划人员等各类专业人员面试由对应部门经理进行面试。

按以下程序组织：

●A人力资源部搜集整理好应聘人员资料交于对应部门经理；

●部门经理进行初步筛选后将经过者名单交于人力资源部；

●人力资源部通知复试，复试（面试）人员抵达面试指定地点后由工作人员引领，按次序进行面试。

（3）关其它岗位人员由人力资源部经理进行第一次面试，工作人员整理好面试人资料后，引领参与面试者到面试地点按次序进行面试。

3、职员录用

（1）面试结束后，由各部门经理和人力资源部经理共同确定录用人员名单；

（2）工作人员对最终确定录用人员名单并统一通知录用：

被录用者姓名、编号、职员报到时间、办理录用手续需准备资料等相关事宜。

（3）新录职员须提供担保人身份证复印件、户口本复印件、照片、房产证复印件、及体检证实。

（4）人力资源部要为每一位新录用职员建立职员档案，新录职员办理录用手续时需补交齐个人资料，（身份证复印件、学历证复印件、照片、体检证实等相关资料）。

四、招聘评定

招聘工作评定由各级主管领导、人力资源部经理、助理、招聘工作人员及需补充人员部门领导组成。

培训工作步骤

第一步：

明确培训需求

培训需求来自于两方面，首先是为满足来自企业对职员工作能力提升要求而确定培训，首先是职员为提升本身工作能力而提出培训需求。

依据两种不一样培训需求，填写《培训需求调查表》《职员培训需求调查表》----见附件。

每一名职员全部想成为一名优异职员，

有些时候，职员之所以会犯错并不是职员本意，

而是职员根本不知道怎么做是正确，正确标准是什么？

第二步：

制订培训计划

依据培训需求，制订培训计划。

培训计划要有针对性、实效性，要明确培训目标、培训时间、培训方法，要将培训资源最大化利用，包含培训师、教材、培训费用等。

制订培训计划后填写《培训计划表》---见附件。

第三步：

准备培训

制订培训计划后，要进行培训前充足准备，作为培训责任人要在培训前申请培训所需培训所用费用、教材、资料、培训设备、培训讲师等。

培训费用申请填写《培训费用申请表》---见附件。

第四步：

实施培训

实施培训，要提前通知到受训职员培训内容、时间、地点、课堂纪律、培训讲师等情况。

全部培训出席、考勤应同正常上班一样对待，要求学员填写《培训签到表》---见附件。

第五步：

培训评定

每次培训后要立即进行评定，要在培训结束现场每个学员发给一张《培训评定表》。

评定对象包含：

培训师表示能力、培训教材是否符合实际、培训时间安排是否合理等。

《培训评定表》见---附件。

第六步：

培训后追踪和考评

培训不是目标，千万不要为了培训而做培训。

培训目标是期望职员经过培训后在工作中能提到提升，提升绩效，从而增强了企业关键竞争力。

所以培训后追踪、考评就显得尤为关键，职员参与了培训只是培训步骤开始，真正能使培训作用得到表现关键在于培训后考评。

所以每次培训后全部要阶段性对受训职员进行追踪、考评。

具体填写《岗位考评表》---见附件。

第七步：

培训总结汇报

每次培训后全部要进行总结，要搜集不一样角度总结汇报。

包含职员总结结果、讲师总结结果、主管和店长总结结果。

一次完整培训进行以后，要把完整培训档案提交到企业培训部。

具体填写《培训总结汇报表》---见附件。

如在培训前申请了培训费用，必需对培训费用进行结报。

结报包含：

讲师培训费、学员用教材费等。

具体填写《培训费用结报表》---见附件。

第八步：

职员培训统计

职员培训统计工作很关键。

作为店面管理人员，要很清楚职员经过培训在工作中改变有多大，职员十二个月接收了多少次培训，总共有多少小时，职员接收了那些方面培训，每次培训考试成绩怎样，考评统计怎样等情况。

所以，店面管理人员要对每一名职员建立一份培训资历表，具体填写《职员培训资历表》---见附件。

绩效考评工作步骤

（一）设定绩效目标

1．目标设定标准

设置绩效目标着重落实三个标准。

其一，导向标准。

依据企业总体目标和部门目标，层层分解，设置个人目标。

其二，SMART标准。

即目标要具体（Specific）、可衡量（Measurable）、可达成（Attainable）、相关（Relevant）、有时间限定（Time-based）。

其三，目标数量适中标准。

目标不要太多，最多6～8个。

2．目标设定

对研发人员来说，通常要设定业绩目标和能力发展目标，业绩目标由项目团体目标分解到个人，能力发展目标则要研发人员依据高绩效研发人员能力要求，结合个人爱好来制订个人能力发展目标，在掌握技术、完成工作效率、处理用户问题能力等方面制订对应目标，并制订达成该目标应采取行动计划。

然后由上级依据企业目标进行认可。

（二）绩效考评指标体系设计

1．设计标准

考评研发人员首要标准是考评指标必需紧密结合企业战略，假如企业竞争策略是先于竞争对手推出新产品，就能够把上市时间（timetomarket）或产品开发周期作为首要考评指标；假如企业竞争策略在于低成本，则把产品成本作为首要要素。

第二个标准是研发部门、研发小组和研发个人考评指标必需息息相关，是由上而下指标分解过程而形成体系。

第三是依据研发策略，平衡好长久性和短期性指标、绩效指标和行为指标之间关系。

（1）业绩指标

企业研发人员关键分为项目经理、开发人员、测试人员等，对不一样研发人员，业绩考评指标有所区分。

项目经理业绩指标关键有：

新产品开发周期、技术评审合格率、项目计划完成率、项目费用控制、用户满意度、团体士气指数等；开发人员业绩指标关键有：

项目计划完成率、项目步骤、规范符合度、设计可生产性、设计成本降低率等；测试人员业绩指标关键有：

测试问题处理率、运行质量、计划完成率、开发过程规范符合度等。

（2）行为指标

对于研发人职员作行为评定，能够从主动性、服从性、责任心、协作精神、工作合理性、纪律性等方面进行考评。

（3）能力指标

可细分为业务知识、业务技能、计划能力、判定能力、处理问题能力、应变能力、人际技能、了解能力、学习能力、创新能力和领导控制能力（这项能力及以下能力适适用于部门经理以上管理人员）、决议能力、指导帮助下属能力、组织能力、职员管理能力等。

本文转自项目管理者联盟

（三）绩效评定

1．考评方法和方法

1）对研发人员考评通常可由人力资源部来组织，由自评和上级评相结合。

2）自评：

就年初和年中设定各项能力目标进行自评，由职员对过去一定时间内能力实现程度进行评定。

3）她评：

由该职员部门经理对职员工作进行评定，关键对该研发人员在过去一定时期内所从事一定任务，根据绩效标准对绩效考评各项指标进行考评。

4）项目管理者联盟文章，深入探讨。

5）综合评分：

依据以上研发人员自评和部门主管评定两项得分进行加权，最终得出该研发人员绩效评分，这能够较为客观地反应该职员本年度内绩效。

6）对于考评方法，大多数企业在实践中全部是将多个评价方法综合使用，如目标管理法和行为锚定法等。

2．考评周期

产品研究开发过程是一项历时漫长工作，所以对研发人员考评周期相对来说比较长，可依据项目周期来定，但最长不超出十二个月。

（四）连续沟通和绩效反馈

研发人员能够说是企业关键职员，对企业生存和发展含有极其关键作用。

常常和研发人员进行沟通，了解她们心理动态十分必需。

如一家软件企业研发副总去检验项目工作时，看了一名测试工程师汇报后，严厉地批评：

“你测试汇报不及格。

”两个月后该测试工程师离职了。

以后该工程师给企业写了一封信，吐露了她离职原因——仅是研发副总一句批评。

研发副总颇为后悔地说：

“我对她批评只是道出了实情，但假如事后我对她进步给予表彰、激励，事情完全会是另外样子。

”可见，绩效沟通、教导及反馈十分关键。

（五）绩效改善指导

绩效评价结果反馈给职员后，假如不进行绩效改善和提升指导，这种反馈就失去了意义。

绩效改善指导关键帮助职员分析绩效不足原因或改善提升机会，帮助职员寻求处理措施，并制订绩效改善目标、个人发展目标和对应行动计划，纳入下一阶段绩效目标中，从而进入下一轮绩效考评循环。

薪资发放管理步骤

第一步：

制订薪资

第二步：

审核申报

第三步：

发放

一：

薪资制订员依据企业薪资方案录入基础工资，工龄工资；依据财务分成数据录入分成奖金；

二：

薪资表交给项目经理，由各项目经理审核本项目人员薪资数据，交给人事部审核，并呈报总经理核定签字；

三：

签好薪资由出纳依据发放时间统一发放。

办公用具采购及发放管理步骤

办公用具领用及分发本着“合理领用，杜绝浪费”标准，严禁“公物私用”如发觉这类现象进行严惩，办公用具分为“易耗品”和“不易耗品”两类，领用时本着“以新换旧”标准，新进职员可到行政部领取办公用具，职员离职时需归还不易耗品如“订书机，计算器”等。

办公用具采购及发放分为以下几步：

第一步：

各部门申报下月办公用具需求计划

第二步：

统计汇总数量及金额

第三步：

购置办公用具

第四步：

分发及领用

一、申报部门需求计划

月底各部门内勤申报下月办公用具需求计划至行政助理处，除日常办公用具外，还需上报不常见办公用具，方便行政部提前备货；对于突发情况产生预算外购置，需说明情况；

二、统计汇总数量及金额

行政助理汇总各部门办公用具需求计划后制作“下月购置办公用具表”至行政经理，经审核经过后统一购置

三、购置办公用具

行政助理将审核经过后办公用具名称及数量发传真至办公用具供给商进行购置；

四、分发及领用

下月初行政助理依据各部门申请数量分发办公用具

协议，文件管理步骤

协议文件管理本着“合理建档，领用签字”等标准进行管理，需遵照以下步骤：

第一步：

分类建档

第二步：

建立目录

第三步：

领用登记，按时归还

一、各部门、各门市签署对外协议及文件等统一归口到行政部管理，行政部进行分类建档，如“经销协议，房屋租赁协议，营业执照复印件”等

二、统一建档后还需建立目录，分门别类建立，便于查找，如**门市租赁协议，份数，有效性等

三、各门市如有需要需借用时，需到档案管理员处借用领用登记，用完需按时归还，如有遗失等追究相关责任人责任

针对过期协议及文件等，经企业相关责任人审核后进行销毁

政令及制度公布步骤

企业政令及制度建立及推行全部归口到行政部，需遵行以下步骤：

第一步：

确定政令及制度

第二步：

制度发行

第三步：

制度监督及跟进

一、针对企业实际情况，行政部确定符合企业实际管理制度，如考勤制度，会议管理制度等等。

务求结合企业实际，制订符合企业相关制度

二、制度制订及经过后，行政部面对全企业推行发出，有“QQ公布”及“纸档张贴”两种形式通知职员

三、制度公布后，行政部定时进行监督及跟进，如有不遵照及违反企业制度，行政部将依据实际情况进行处罚

办公设备维护步骤

第一步：

申报损坏设备

第二步：

安排维修

第三步：

立即跟踪

第四步：

按时保养

一、各部门如有办公设备损坏，需先报到行政部，由行政部统一安排

二、行政部收到损坏申报后，二十四小时内联络相关维修人员，对设备进行检验，找出原因及维修

三、安排维修后，行政部还需追踪维修结果，避免出现二次损坏

四、平时还需对办公设备进行合理保养及维护，延长办公设备等使用率

计算机维护管理步骤

网络管理员负责对企业计算机设备进行管理，按时升级

第一步：

编号管理，

第二步：

合理保养

一、网络管理员对企业全部电脑进行编号管理，同时了解每一台计算机配置情况，集中管理

二、平时网络管理员要对企业电脑进行维护，安装正版杀毒软件，预防病毒攻击等

入职及离职管理步骤

职员入离职手续办理是人员管理一个关键步骤，入职分为以下几步：

第一步：

人员资料建立

第二步：

安排试用

第三步：

合格转正

一、人事专员在面试经过后电话通知新职员来司报到，需带身份证、学历证复印件各一份，1寸照片两张

二、人事专员带新职员到所在部门进行试用，并发予所需办公用具

三、三个月试用期结束后，针对新职员表现，给转正及解聘决定，试用合格填写职员转正申请表申请转正

离职步骤分为以下几步：

第一步:

离职申请递交

第二步：

招聘适宜人员

第三步：

安排交接工作

第四步：

离职手续办理

一、职员提出辞职申请后，人事专员单独找改职员谈话，找出职员辞职原因；

二、在人事专员和该职员谈话后，若该职员坚持离职，人事部开始招聘人员；

三、在相关人员到位后，安排工作交接，制作交接单；

四、在工作交接完成后，离职人员可于人事部办理离职手续