文档管理.docx

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文档管理

文档管理制度

总则:

为使公司文件管理程序化.规范化.全面提高档案管理水平.有效地保护利用档案.使文件管理安全.高效,根据公司会议精神,结合企业实际需求,特制定本制度。

1.文档范围:

1.1、本公司对外文件的正式发文与有关单位来往的文件;

1.2、本公司的各种工作计划.统计报表及简报;

1.3、本公司与有关单位签订的合同.协议书等文件材料;

1.4、本公司职工劳动.工资.福利方面的文件材料.

1.5、本公司大记事及反映本公司重要活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。

1.6、公司设立、变更的申请、审批、登记……等方面的文件材料

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（2）.受控文件.传阅条件:

起稿人.送达对象.总经办人员.项目参与执行人员.或部门主管以上管理人员；

以上保密级别文档未经总经办同意，不得加装复制，否则按泄密加重论处！

（3）非受控文件，传阅条件：

仅限于公司内部传阅的内部人员告知文档，业务客户.加工协作方传达文档；

（4）.公开文档.海报.宣传报刊.公司广告文案.公司各类积极进步新闻媒

（5）.受控文件参照《受控文件管理制度》执行！

4.3、受控文件档案复制时，需经总经办领导批准。

4.4、绝密档案只限送达对象查阅，其他人员使用需经总经理批准。

4.5、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和总经办鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

5、档案的借阅

5.1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管-理-员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。

5.2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司总经办领导批准。

5.3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

5.4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经总经办批准。

5.5、有密级的档案调阅、复制时均需总经办领导批准。

文档管理制度

5.6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

5.7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

5.8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保

密规定办理。

6、电脑档案的管理

6.1、所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件

资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

6.2、总经理办公室即为电脑档案管理责任单位。

公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记;各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。

7、档案的鉴定与销毁

7.1、总经办定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

7.2、档案鉴定工作由总经办主任主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

7.3、档案材料鉴定小组审定，并经总经理批准后，方可销毁。

7.4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

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和当事人各罚款100元～2000元行政处罚，造成经济损失的，责令当事人全额赔付，并予以通报批评;如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。

9.3、公司所有员工凡违反本制度，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

9.4、公司所有员工凡违反本制度第四条第2项第5例，遗失档案的，应立即报

告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。

9.5、档案管-理-员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。

9.6、公司所有员工凡违反本制度第六条，不按规定存放电脑档案，不按规定

接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。

10、附则

10.1、本制度自2015年3月10日生效。

10.2、本制度由总经办负责解释。

10.3、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准！

浙江坚铭建筑五金有限公司

总经办

受控文件管理制度

拟制：

罗绍军审核：

批准：