办公室文员工作流程及考核标准.docx

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办公室文员工作流程及考核标准

办公室文员工作流程及考核标准

一、印章管理

（一）申请刻制印章

办公室文员在印章保管过程中发现印章因自然磨损不能继续使用，需填写《印章刻制申请表》但不需副总经理、总经理审批（公章及财务章除外）。

如其他部门需要刻制印章，办公室文员需要接到填写完整并经总经理审批的《印章刻制申请表》后到指定刻章单位进行刻章，并向刻章单位详细说明印章的刻制要求。

（二）启用印章

办公室文员需持加盖单位公章的介绍信、营业执照副本复印件、身份证原件及复印件到印章刻制单位取章。

印章取回后办公室文员在《印章卡》及《印章使用说明》预留印鉴，将两表交给申请刻制部门申请人，要求其填写各项并在《印章使用说明》中详细标明印章使用范围，并经部门经理、总经理审批后交回办公室。

办公室文员收到审批后的《印章卡》及《印章使用说明》，将印章交与使用部门管理员正式启用印章，文员将《印章卡》及《印章使用说明》存档备查。

如果印章因自然磨损而重新刻制，申请部门填写《印章卡》并经审批后交回办公室，办公室将印章交与申请部门，申请部门按原审批的《印章使用说明》中的权限使用印章。

与上述红色字体内容表达有冲突。

（三）印章的保管

印章放置在安全地方并加锁妥善保管，办公室文员要时刻检查放置印章的锁是否牢固，节假日粘贴封条，如有疑点及时向公司保卫部门报告。

（四）印章的使用

1、严格按照《印章使用说明》中审批的使用权限范围内予以盖章。

2、办公室文员需见到经办人填写的并经其部门经理签字、副总经理、总经理审批后的《盖章审批表》，方可予以盖章，如经办人在特殊情况下已经请示总经理同意盖章时，办公室文员予以盖章并及时催促经办人补办《盖章审批表》手续。

3、办公室设立《盖章登记表》用以登记已审批后的各种盖章文件。

4、各种统计表、上报材料、收入证明、介绍信等需经办公室主任审批同意，办公室文员予以盖章。

5、对于经审批加盖印章的空白介绍信、纸张、单据等，办公室文员需督促经办人三日内及时交存空白介绍信、纸张、单据的使用后的复印件。

6.盖章后办公室文员需将盖章的文件复印进行存档。

（五）印章的借用

印章经办公室主任审批借出时，办公室文员在《印章借用登记表》上登记并要求借用人借出及归还时签字，并在当日下班前督促借用人归还印章。

（六）印章交接

各部门印章管理员岗位发生变动向办公室递交《员工离职审批表》时，办公室文员将空白的《印章交接卡》交由印章管理员，印章管理员交接双方填写《印章交接卡》并经其主管经理签字确认后将此《印章交接卡》交回办公室，文员对其进行存档。

（七）印章的废止、销毁工作

印章因破损不能继续使用或因工作需要不再使用，由原使用部门印章管理员填写《印章废止卡》并按表格所列各项审批后，将废止的印章一同交办公室，由办公室文员统一存放保管。

废止的印章保管五年，由办公室文员统计并经办公室主任、总经理审批后统一进行销毁。

考核标准：

1、办公室文员需对印章的安全性负责。

如因保管不慎造成印章丢失，能够及时上报未造成后果的，除承担挂失费及重新刻制印章费用外，当月工资下浮50元；造成后果的除承担上述费用后当月工资下浮100元，如后果严重予以辞退。

2、印章借出后借用人未及时归还，办公室文员未催要，当月工资下浮20元。

3、办公室文员违反印章使用规定给公司造成经济损失，赔偿全部损失并承担相应责任，如造成严重后果当月工资下浮100元并予以辞退。

4、办公室文员私刻印章，当月工资下浮500元，负责承担由此给公司造成的全部损失及后果责任，并予以辞退。

5、办公室文员未履行催告义务而导致用印文件逾期存档，当月工资下浮20元。

6、办公室文员须将总经理审批后的《印章废止卡》及作废的印章同时保管。

如缺其中一项，当月工资下浮10元，如因废止印章未收回造成严重后果的予以辞退并且当月工资下浮50元。

二、档案管理及电子文档管理

（一）档案类别及存档情况

1、文件类：

①文件类别：

公司各类合同、协议；内部、外部会议记录；印章档案、公司发文、车辆档案、工会档案；政府文件、主管机关批文；涉及工程开办手续、竣工手续；预算、决算、报告等资料；公司上报政府各职能部门材料等。

②档案编号：

文件均按发生日期依次建立档案号存档，如同一事件的相关内容已将首次发生事件的文件资料编入档案号，可将与其相关的文件在此档案号下依次设立序号；如同类别的文件资料多而且发生日期不同，为此类别的文件建立档案号后将此类文件统一入册保存；工程证件的复印件编号存档后，工程证件的原件统一入册存档。

③档案存档及电子档案的管理：

同类别文件的装订本需存入A4档案盒内，同类别文件的纸张版需存入档案资料册或档案夹内，档案盒或资料册脊背都要标明类别，档案盒或资料册内都需要设立索引目录，文件右上角都要粘贴文件的编号。

各分公司的资料分别存在不同的档案柜中，档案盒及档案册需依次编号以便查询此柜中的文件册总数量。

档案在录入电子目录时，除录入存档日期、文件摘要、存档情况、档案编号外，须在计算机中输入此档案所在的档案盒或资料册数目以便查找。

2、证件类：

法人营业执照、分公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证、银行开户许可证、贷款卡、土地证、房屋产权证、卫生、环保、消防、取水许可等公司证件。

上述证件统一按发生日期依次编号，原件统一存放，复印件统一打孔装入档案夹内存档。

3、图纸类

各分公司的施工图纸、规划图、效果图、平面图等统一编号入盒存档，并录入电子目录，电子目录中录入图纸类别、页数等并标明图纸所在的档案盒数目，按所属分公司存入该分公司的档案柜中。

4.其他资料管理

照片、光盘按分公司分类存于不同的CD包或相册中，会议结束后的会议录音直接存入电脑中的会议录音目录下，标明会议日期及会议类别。

（二）档案的交接与借用

办公室文员在收到档案时直接将文件存档，并与交存档案人双方签字确认。

其他部门工作人员需要借阅或复印档案时，办公室文员须征得办公室主任的同意方可将档案或复印件借出，借用人须在《证件、档案借用登记表》进行签字确认，详细标明文件的去处，办公室文员须将此表录入电脑备查。

如借用人借用档案超过七日未归还，办公室文员需通知借用人及时归还，借用人如需延长借用时间，则附说明并经总经理审批后交办公室文员，办公室文员将此说明粘贴于借用人原始登记的借用签名处。

（三）档案的保管

办公室文员做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光工作，档案每年清理一次。

如需销毁，办公室文员详细列出档案明细，经办公室主任审核、总经理审批后统一销毁。

（四）电子文档的管理

办公室文员在日常打印文稿时，须将每一个打印的文稿名称中标明此文件形成的日期，以便日后查询。

办公室文员应对电脑中的各类打印文稿按年度、部门、文件类别进行统一归类存档。

办公室文员应在每日下班前将当日存档档案的电子文件目录录入到电脑中，每周六对更新后的电子档案目录向优盘中备份一份。

办公室文员在每年度初1-10号之间将上一年度的电脑存储文件以及档案目录刻录成光盘并保存。

考核标准：

1、办公室文员的档案归档要及时，如超过3日未归档，每迟一天，当月工资下浮10元。

2、不按公司要求对档案分类归档，办公室文员当月工资下浮20元。

3、档案不编号、不设档案目录索引页，办公室文员当月工资下浮20元。

4、不履行档案借用手续，造成档案残损，办公室文员当月工资下浮50—100元。

5、办公室文员将档案归档后丢失或未经领导批准私自销毁档案，当月工资下浮50—200元，文件每缺一页，当月工资下浮20元。

（二罚并行，还是择其一）

6、办公室文员未履行档案借用手续，造成档案丢失，当月工资下浮50—200元。

（同5点问题）

7、档案管理员发生变更时档案交接目录未交部门主管查阅，当月工资下浮50元。

8、办公室文员要保守档案秘密，不传递不泄露信息及数据，严格遵守公司的《保密制度》，如有泄秘按《保密制度》规定进行处罚。

三、证照日期检查，办理证照的年检、变更

（一）证照日期检查

各部门办理的证件交至办公室时，办公室文员将此证件登记需年检日期及到期日，于每月初1-3号检查各项证件是否当月需要年检或变更。

（二）证照变更

1、其他部门办理证照变更或年检：

办公室文员在检查证照日期时发现证照需年检或变更，对相关办理人员下达通知（电话或当面口头通知），催促其办理，并为办理人员提供相关文件资料。

办理完毕后将证照交回办公室，办公室文员将此证照复印并存档。

2、办公室办理证照变更

根据公司经营需要，需对营业执照或代码证等证照部分内容进行变更，由办公室文员到公司所属管辖的工商局或质量技术监督局领取需要填写的表格（公司变更登记申请书、组织机构代码申报表等）和一次性告知书，根据一次性告知书要求提供相关证件、拟写需要提供的公文（如股东会决议），填写相应的申请书或表格，经办公室主任审核后盖章，到相关部门办理变更。

（三）组织机构代码证的年检

组织机构代码证年检须在每年1-3月进行或视主管机关要求而定。

办公室文员去公司所属管辖的质量技术监督局领取表格，根据此表背面所附年检需要手续的要求，办公室文员填写表格，经办公室主任审核并加盖公章、法人名章并按要求准备营业执照、税务登记、银行开户许可证、代码证及IC卡、法定代表人及经办人身份证的原件及复印件（复印件需加盖公章、经办人签名并注明“此件与原件一致”），资料准备齐全后去所属管辖的质量技术监督局进行年检。

办理年检后，办公室文员将原件及复印件存档。

（四）营业执照的年检（红色部分为修改部分）

营业执照年检须在每年1-3月进行或视主管机关要求而定。

办公室文员在工商局网站上填写并提交网上年检资资料，待3个工作日工商局网上审核批准后，打印“公司年检报告书”去公司所属管辖的工商局领取“公司年检报告表”及咨询年检需要准备材料，根据工商局要求填写“公司年检报告表”（预删除蓝色部分），经办公室主任审核并加盖公章后，准备营业执照、社会保险登记证、房屋产权证明、法定代表人及经办人身份证的原件及复印件（复印件需加盖公章、经办人签名并注明“此件与原件一致”）。

上年度审计报告原件、财务报表（加盖财务章、法定代表人签字并盖章），资料准备齐全后去公司所属管辖的工商局办理年检。

办理年检后，办公室文员将原件及复印件存档。

考核标准：

1、办公室文员须在规定证照检查日期进行证照检查及证照到期日统计，如因未检查证照日期延误其他工作的进行，当月工资下浮20元；如造成其他经济损失除承担损失，外当月工资下浮100元，情节严重的予以辞退。

2、办公室文员如因未及时告知相关部门进行年检导致证件过期而影响其他工作进行，当月工资下浮20元。

如造成其他经济损失，除承担损失外当月工资下浮100元，情节严重的予以辞退。

3、办公室文员未在规定期间进行证照的年检工作，造成经济损失除承担损失外，当月工资下浮100元，情节严重的予以辞退。

四、文书打印，上报材料的整理工作

（一）办公室文员接到办公室主任指派撰写相关材料（如上报街道的有关团队建设、集体活动等材料），须按要求进行资料的初步搜集、整理、打印，交由办公室主任审核后，上报到相关部门。

（二）接到办公室主任的文书打印指令时，按照稿样或指示打印文件，电脑打字力求准确、快速，对不合规范的文字内容及时提出并更正，并根据文件类别不同在计算机中按年份、部门、类别进行保存，做到查询时简便、快捷。

（三）办公室主任上报各项材料时，文员需听从领导指示进行相关档案的查找、复印、整理、装订工作，并将上报材料保留存档一份。

考核标准：

1、办公室文员打字要求准确、快速、内容明确、清晰，每错误一字当月工资下浮5元；

2、办公室文员不得随意删改文件内容，重要文件需要设置密码，不得随意借阅他人。

故意删除重要文件当月工资下浮200元。

3、违规操作打印、复印设备造成设备损坏不能正常使用，除按零部件损坏金额赔偿外当月工资下浮100元。

五、公文管理

（一）发文的管理

1、本部门发文管理工作：

（1）办公室主任指派文员撰写相关文件，文员须按要求进行撰写，尽量做到条理清楚、层次分明、结构紧密、文字精炼、简明扼要，符合国家的法律、法规。

（2）打印初稿经办公室主任审核并修改后，办公室文员按发文标准格式进行公文编号、打印一份交办公室主任审核，审核后由办公室文员填写《发文审批表》并经办公室主任在相关栏中签字，将发文附在此表后，送至各部门进行会签。

（3）各部门进行会签后，办公室文员对更改部分进行重新打印并经办公室主任再次审核，附在《发文审批表》后报副总经理、总经理审批。

（4）经副总经理、总经理审批并签字后，办公室文员按《发文审批表》中发放份数进行打印、盖章。

（5）办公室文员按《发文审批表》中所列各部门填写《公文发放记录表》，将发文下发至各部门，要求主管领导签收并传达发文内容。

如主管领导未签收，该部门相关人员签收，则办公室文员须通知其部门主管领导此发文已下发并由其部门人员签收。

（6）办公室文员收到发文后，将发文交至办公室其他人员传阅并存档。

2、其他部门发文的打印及下发工作

其他部门撰稿的公文交办公室主任会签并审核后,文员将发文进行排版、编号并打印一份，将此发文交撰稿部门,由撰稿部门审核并填写《发文审批表》,文员见填写完整并经副总经理、总经理审批后的《发文审批表》，按此表所列各部门填写《文件签收登记表》，将发文下发至各部门，要求主管领导签收并传达发文内容，如主管领导未签收，本部门相关人员签收，则办公室文员需通知其部门主管领导此发文已下发并由其部门人员签收。

3、收文管理工作

（1）办公室文员收到政府相关职能部门下发的文件时，须将此文件交至办公室主任，并向其说明送文人联系方式及与文件相关的内容或要求。

（2）如此文件涉及相关部门需要办理相关事宜，办公室文员负责督促其他部门按此公文要求的事项进行办理。

4、公文归档、使用和销毁

公司下发的公文因各种原因需废止时，由办公室文员将废止的公文收回并销毁，填写《公文回收、销毁记录表》并存档。

考核标准：

1、办公室文员禁止对公文进行污损、涂改，违者每次当月工资下浮50元。

2、公文编号编错由办公室主任改正后，办公室编号责任人当月工资下浮10元。

六、介绍信管理

因工作需要经办人需开具介绍信时，办公室文员须向经办人部门经理、办公室主任请示后方可为经办人开具介绍信。

办公室文员填写介绍信存根联及正文，并要求申请人在存根联签字。

填写完毕后，文员在正文与存根联的衔接处加盖骑缝公章、在正文空白处加盖公章，对介绍信的有效期限进行标注，期限填写为柒天。

考核标准：

办公室文员在没有经过任何请示程序私自开具介绍信，每次当月工资下浮50元，如因此导致的后果及损失由办公室文员承担，情节严重者予以辞退。

七、办公用品的管理

（一）日常办公用品的管理：

每季度月初5日前，办公室文员将各部门提交日常办公用品的《请购商品审批单》进行汇总审核，如单品单价超过100元须经副总经理、总经理审批后办公室予以购买，于本月10日前完成购买。

（二）办公设备的管理：

各部门如因工作需要或特殊情况下需要申请购买电脑、复印机等，办公室文员可协同其他部门专业人员采购。

（三）印刷品的请购定制与印刷：

各部门因工作需要定制印刷品，须填写《印刷审批单》并经副总经理、总经理审批后提供一份定稿样品交办公室，办公室按此样品进行印刷订购，印刷品印刷后由印刷厂家送至办公室，办公室文员进行质量检验并接收发票，登记保管帐并进行费用报销，通知申请定制部门领取印刷品。

（四）办公用品的入库、出库管理

办公室文员在购买办公用品、设备、电脑耗材、印刷品后须填写《入库单》、《出库单》，并随《请购商品审批单》或《印刷审批单》及发票一同粘贴报销。

在《商品保管帐》上登记采购日期、采购数量、现在库存并标注单价。

各部门于每月11-15日之间到办公室领取办公用品时，在《商品保管帐》上签字后，办公室文员予以领用。

（五）库存清点及办公用品报废处理

办公室文员在每月21日—25日进行办公用品库存清点，在账面上登记盘点数量，清点时如有过期或不能使用的物品，办公室文员填写《低值易耗品报废单》并说明原因，提出报废处理意见，经办公室主任审核签字后进行报废处理；如出现账实不符，所差数量由办公室文员个人赔偿，并出具书面盘点报告报办公室主任审核。

（六）离职人员交回办公用品的管理

离职员工向办公室递交《员工离职审批表》时，办公室文员须对其所领办公用品除日常消耗品外统计（如：

计算器、账本、订书器、书立、钢笔、笔筒等），由交接双方在《商品保管帐》进行办公用用品的入库、出库登记。

如发现缺失的办公用品由办公室文员以书面形式告知人力资源部。

缺失部分由离职人员的离职工资中扣除。

考核标准：

1、对购买的办公用品质量、价格、数量、单价进行仔细验收，验收未查出办公用品有质量问题导致不能使用，除个人弥补由此造成的经济损失外，当月工资下浮10元。

2、保管帐登记清晰准确、库存盘点做到账实相符。

否则所差数量的办公用品由办公室文员进行原价赔偿并且当月工资下浮20元。

3、办公室文员在购买办公用品时虚开发票、虚报金额的当月工资下浮100元并予以辞退。

4、办公室文员须多家询价、综合比较，购买同期同等质量市场价格最低的办公用品。

如购买的办公用品高出同期同类市场价格经公司查证确认后，其高出的差额部分由采购人员承担，每次对工资下浮20%，视情节予以辞退。

八、固定资产的管理

（一）所指的固定资产限定为：

1、使用期限超过1年的房屋及建筑物；机械设备；运输设备；与生产经营有关器具、工具、家具等；电子设备；土地使用权。

2、单位价值在2000元以上（含2000元）的资产。

（二）计提折旧方法：

按税法规定的固定资产的最低折旧年限计提折旧。

（三）责任分工：

各部门的经理为固定资产负责人。

资产负责人应指定专人（资产专管员/文员）对资产进行管理并设置台账。

资产负责人如有工作变动，需在总经理指派专人监交下对其管理部门的所有资产进行盘点，交接人、接交人、监交人履行签字后，财务负责人方可签字办理离职手续；公司员工如有工作变动，需将领用物品如数归还所属部门资产专管员处，由资产管理部门统一出具资产盘点表，资产负责人签字后财务负责人方可签字办理离职手续。

（四）固定资产编号

1、办公室文员依据固定资产（低值易耗品）编号目录，对固定资产进行统一分类编号并设置固定资产（低值易耗品）卡片，资产如有新增应通知财务部门，由财务部对资产进行统一编号，编号规则如下：

资产编号（电脑）

位置（办公室）

责任人编号

034

BGS

01

注：

责任人编号01代表其名下使用的所有资产。

2、未列入固定资产（低值易耗品）编号目录的低值易耗品不需设卡片，可直接通过设置台账进行管理。

（五）固定资产的购置

1、如购买商品已签订购买合同的，依据合同进行购置。

2、购置的未签订购买合同的固定资产应事先填制《商品请购审批单》，按《商品请购审批单》内容详细填写，经部门经理签字、副总经理和总经理审批后方可购置。

3、以下两种情况需重新审批，方可购买。

①物品单价在3000元（含3000元）以内，价格浮动超过10%的；②物品单价在3000元以上的，价格有变动。

（六）固定资产验收入库及登记账簿

1、收到固定资产：

①验收无误后，依据《商品请购审批单》填制入库单，入库单上需填写物品品名、规格、数量、单价及金额。

如购买物品与所需物品有差异，应及时向主任汇报。

②办公室文员依据财务部下发的固定资产编号目录，对固定资产进行编号，并制作固定资产编号标纸，粘贴于固定资产上，对固定资产的保管和使用落实到责任人，使用人根据实际需要在出库单上签字后方可办理商品的出库手续。

2、办公室文员所购商品的入库单、出库单（复印件留存记账）及时登记账簿。

并将编号添于固定资产明细账上，每月新增或减少的固定资产，办公室文员月末汇总后上报公司财务部。

（七）固定资产的转移

固定资产在公司内部部门员工之间转移调拨，移出部门需填写《固定资产（低值易耗品）转移申请单》一式二联，送移入部门签字，确认后移入部门依据《固定资产转移申请单》进行登记。

第一联由移入部门留存，更新固定资产卡片，第二联由移出部门留存，更新固定资产卡片，移出部门将原卡片的复印件交移入部门，移入部门将复印件与新卡片一并保管。

（八）固定资产的报废

1、当固定资产严重损坏，没有维修价值时，办公室文员提出申请，填写《固定资产（低值易耗品）报废申请单》，经办公室主任批准，报副总经理和总经理审批。

2、经审批后，办公室文员根据实际情况安排时间对实物进行处理。

处理资产时需财务部门、保卫部门人员同时在场签字确认，办公室文员负责议价，财务部门人员负责处置资产数量及金额的核对，开具票据、收款；保卫部人员负责出售资产及钱款的安全事宜，处理后办公室文员对台账及固定资产卡片进行更新后报公司财务部存档。

（九）固定资产的清查

1、固定资产为每季度清查。

季度清查时间为每年的1月、4月、7月、10月每月初7号至15号，由管理部门和财务部共同执行。

2、财务部门同固定资产管理部门对固定资产每季度进行清查时，做到账实相符，保持账、物、卡一致，管理部门填制《固定资产（低值易耗品）盘点明细表》，详细反映所盘点的固定资产的实有数，并与固定资产账面数核对，做到账账、账物、和账实相符。

3、若有盘盈或盘亏，须由资产管理部门编报固定资产（低值易耗品）盘盈盘亏报告，列出原因和责任，非人为性毁坏应及时通知有关人员进行维修；发现短缺、人为性毁坏应查明原因，报管理部门经理、副总经理和总经理批准后，财务部进行相应的账务调整。

4、管理部门对台账和固定资产卡片内容进行更新。

5、附则

本公司规定，单位价值在2000元以下的不能作为固定资产管理的各种管理用具、家具、工具等物品列为低值易耗品。

低值易耗品的购置、管理、领用、处置比照固定资产处理，建立台账，无法粘贴编号的工具、器具可以按类别、数量管理。

考核标准：

1、对购买的固定资产质量、价格、数量、单价进行仔细验收，验收未查出有质量问题导致不能使用，除个人弥补由此造成的经济损失外，当月工资下浮20元。

2、新增、报废或转移的固定资产应在保管帐登记清晰准确，库存盘点做到账实相符。

否则所差数量的固定资产由办公室文员按折旧价进行赔偿并且当月工资下浮20元。

3、与财务部进行清查时，由于财务部或其他原因造成清点数量有误而办公室文员未及时发现的情况下，除要重新清点清楚外，当月工资下浮20元。

4、由于资产编号错误而导致清查或转移时固定资产有误的情况下，办公室文员除要将编号改正，当月工资下浮10元。

5、办公室文员需将购买的固定资产的说明书或质保卡留存，方便日后出现质量及其他问题的处理。

如因办公室文员将还在质保期的固定资产的质保卡丢失而造成未能退换或维修的情况下，办公室文员除承担由此造成的经济损失之外，当月工资下浮20元。

九、对本部门办公环境、办公设备的维护工作

（一）办公室文员要对办公室负责保管及维护的电脑、打印设备、复印设备、传真机、卷柜、桌、椅等办公设施进行日常保养与维护，发现异常及时与厂家联系或报物业部进行维修，以保证正常办公使用。

（二）为了防止未及时发现办公区域内办公设施的损坏，办公室文员须在每周六下午对办公区域内的办公设施及办公设备进行一次检查，发现问题及时与物业部联系，或与厂家联系。

（三）厂家到达并检查设备的运转情况，如需要更换设备配件，文员须详细问清需更换配件名称、价格、使用寿命等信息，报办公室主任审批并填写《请购商品审批单》，预约厂家进行更换配件。

考核标准：

因办公室文员未及时与厂家联系维修或更换配件，给公司造成重大损失，除承担责任、赔偿损失外当月工资下浮100元，情节严重者予以辞退。

十、长途电话及传真管理

（一）各部门因工作需要拨打长途电话或传真时，文员在《发送传真及拨打长途电话记录登记表》进行相关记录，由文员发送传真或将长途