医院后勤管理.docx

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医院后勤管理

医院后勤管理信息系统项目设计书

目录

1系统建设背景3

1.1系统建设必要性3

1.2系统建设的可行性3

1.3系统建设中存在问题3

2系统建设指导思想和建设原则3

2.1系统建设指导思想3

2.2系统建设目标4

2.3医院现有信息系统建设环境4

3系统总体设计5

3.1系统技术架构5

3.2网络结构5

3.3系统软件描述5

3.4系统用户分析5

4系统模块设计6

4.1系统总体架构图6

4.2物资管理6

4.2.1物资申购业务流程调查6

4.2.2新系统业务流程图7

4.3招投标管理11

4.3.1招投标管理业务流程调查12

4.3.2新系统业务流程图12

4.4供应商管理14

4.5工程管理业务流程15

4.6办公管理业务流程17

4.7档案管理业务流程18

4.8绩效考核管理业务流程18

4.9综合管理业务流程20

4.10系统维护20

5系统展望20

5.1拟建系统展望20

5.2待建系统20

1系统建设背景

1.1系统建设必要性

医院后勤服务管理是医院正常运行的重要保证和必要条件。

提高医院后勤服务质量，能够有效的节约医院运营成本，提升医院整体形象，同时能够为医护人员、患者和家属提供方便快捷、周到满意的服务，使得医患关系更加密切。

提高医院后勤服务质量，提升后勤保障工作的效率，能够使医院管理过程更加规范、有序、有效，而且使信息流通更加畅通、准确和及时。

1.2系统建设的可行性

从现代管理学思想出发，所谓“三分技术，七分管理”，一个组织运行效率不高的最终原因就是管理不善，该系统的引进可以促进后勤管理规范化，标准化，按照ISO9002质量认证体系的要求，实现与国际标准接轨，在管理上是完全可行的。

医院后勤信息管理系统在技术上是完全可行的，按照信息系统开发思路，在系统总体分析和设计的基础上，对现有流程进行优化重组，方便医院后勤信息管理和数据共享，同时能够为决策层提供决策相关基础数据。

1.3系统建设中存在问题

目前现有的医院后勤信息管理，主要存在一下几个方面的问题：

·主要是面向职能部门管理。

现代流程管理思想和ISO9000标准族都趋向于面向流程管理，流程管理模式可使组织结构扁平化、简化管理层次、减少内耗、降低成本。

有利于避免因人为切断流程，割裂事物发展内在联系而造成的种种弊端。

·缺乏对医院后勤系统的总体规划。

现有的医院管理系统很多都围绕部分功能进行了信息化管理，没有将大部分的业务和管理活动纳入一个动态的持续不间断的流程。

从而导致形成一个个数据孤岛。

·现有系统存在与其他子系统的兼容性问题。

由于建设的随意性和盲目性，没有进行总体的系统分析设计，从而导致系统通信复杂，数据不匹配，不兼容。

2系统建设指导思想和建设原则

2.1系统建设指导思想

根据现代流程管理思想和ISO9002质量认证体系要求，主要面向流程管理，对现有流程进行改造、优化和重组，促使管理流程规范化、标准化。

从医院后勤管理的全局出发，考虑系统的总体目的和要求，对系统进行全局的分析和设计，实现完整的数据流交换，为绩效考核和决策提供服务。

具体设计原则如下：

（1）注重过程效率和注重过程控制：

面向流程管理在对每一个事件、过程的分解和控制过程中，它非常注意全面提高时间的有效利用。

强调通过对过程的控制实现对结果的追求，这需要管理者把主要的力量放在过程能力建设方面，以过程能力保障过程切实能够创造出优化的结果。

（2）明确管理目标：

面向流程管理强调对流程目标的确定化，使各流程的方向和组织管理的目标需要保持更密切的配合。

（3）信息工具的重要性：

面向流程管理可推动人们充分认识运用信息工具的重要性，以电子化信息工具推动信息流通，全面提升流程的效率。

2.2系统建设目标

利用医院现有的计算机网络和设备，通过后勤综合管理软件为医院信息提供安全可靠和高性能的传输平台，在现有的医院管理信息系统基础上密切结合后勤管理的实际需要，把增效减支和后勤管理规范化作为贯彻整个软件系统的两大主线，把提高医院服务质量作为根本目的。

运用现代信息技术，在现有的硬件和网络资源平台的支撑下，建立起规范、合理、科学的医院信息系统处理模式，规范和优化后勤管理工作，提高后勤保障的时效性，降低管理成本。

2.3医院现有信息系统建设环境

医院现有的硬件设施如下：

·医院现有硬件设施可以做到每个科室有1-2台PC机，办公室做到人手一台。

硬件设备及网络布线都已完成

·医院有专门的计算机中心，负责数据的集中处理与维护

医院现行软件系统主要有医院信息管理系统（HIS）、仓储管理系统和财务管理系统

·主要的医院管理信息系统，采用C/S结构，前台采用delphi6.0编程语言后台采用MSSQLserver2000数据库

·HIS系统包括了部分耗材信息数据库和人员基础信息库，所以必然会存在和拟建系统的数据交换

3系统总体设计

3.1系统技术架构

鉴于本系统的分布式处理要求和运行效率考虑，系统采用VisualStudio.Net2003平台和MicrosoftSQLserver2000数据库下的B/S结构，运行环境为医院内网。

3.2网络结构

3.1系统网络机构图

3.3系统软件描述

系统采用B/S多层结构,系统利用现有医院内部网络，在计算机中心设立一台数据库服务器和一台WEB服务器，数据库服务器和WEB服务器也可以使用同一台服务器。

后勤信息综合管理系统主要集中在服务器上实现处理功能。

3.4系统用户分析

系统用户主要有：

后勤处长，后勤其他人员，管理员

各类用户权限：

1．普通科室用户：

各类物资的申购，新材料的申请，流程执行情况的查询，使用材料信息反馈，科室内部审核（科室领导）。

2．后勤管理处人员：

系统所有管理功能。

各个用户负责不同的部分，可以随时调整

数据字典如下：

系统模块信息（T_CODE_MODULE）

中文名称

英文名称

数据类型

长度

约束

可否为空

结点编号

NODE_CODE

VARCHAR

10

主键

线形编码

结点名称

NODE_NAME

VARCHAR

50

Notnull

结点主页

NODE_PAGE

VARCHAR

100

结点类型

NODE_KIND

VARCHAR

10

0-只读，1-可更新

所属级别

NODE_LEVEL

Int

1，2

结点简介

NODE_NOTE

VARCHAR

50

结点父类

NODE_PARENT

VARCHAR

10

人力资源信息（T_EMPLOYEE）

中文名称

英文名称

数据类型

长度

约束

可否为空

职工号

EMP_CODE

VARCHAR

10

主键

姓名

EMP_NAME

VARCHAR

30

Notnull

密码

EMP_PWD

VARCHAR

30

工作日期

EMP_WORKDATE

VARCHAR

10

用户类型

EMP_TYPE

VARCHAR

20

用户权限

EMP_POWER

VARCHAR

100

是否管理员

EMP_ADMIN

BIT

1

///实现用户管理和权限分配

4系统模块设计

4.1系统总体架构图

系统从逻辑上被划分为九大部分：

物资管理、招投标管理、供应商管理、工程管理、办公管理、绩效考核管理、档案管理、综合管理和系统维护。

4.1系统架构图

4.2物资管理

物资管理部分主要实现新增物资审批准入和常规物资的申购，具体包含：

一般耗材的审批，固定资产和新医用材料的审批准入。

统一管理所有物资及物资的审批记录（申请时间、申请部门、申请量、申请人等等），实现物资的使用量统计与预测分析。

4.2.1物资申购业务流程调查

经过调研，现有的物资申购业务流程如下（医用物资和总务物资，分别由张云和倪顺康负责）：

4.2原有物资申购流程图

流程描述：

各科室医护人员根据实际需要填写相应申请表单，物资申购单，大件物资申请表，增材料申请表和新增物品申请表；但是存在这些问题：

现有流程部分由原来的HIS系统完成，但主要部分还是由人工完成，没有相应的操作数据记录，同时存在HIS系统更新物资频率过慢，表单申请存在反复，同时不能提供数据分析和自动统计功能。

4.2.2新系统业务流程图

4.3新系统业务流程图

整合后的业务流程描述：

各科室进入物资管理模块，选择要购买物资，若要购买物资在数据库中不存在，则根据物资性质填写新增材料申请表或新增物品申请表，提交表单并打印，打印的申请文档人工进行层级的审批签字，然后交物资管理处存档，物资管理处管理员接到申请文档后，上网使原来提交的电子表单有效，进入招投标管理部分。

各科室申请表单查询信息（流程控制）

物资审批状态查询流程：

需求调研部分：

·现有HIS系统中的物资审批，包括了常规的医用物资审批和总务物资

·总务物资中的新增物品申请表和大件物资申请表的区别是什么？

超过1000RMB的物资请购需要填写大件物资申请

·需要进行招投标的材料：

新增医用材料，固定资产？

专项招投标主要包括什么材料？

·物资审批部分HIS系统中主要包括了什么？

日用耗材，医用材料？

·新增材料申请表只是新增医用物资填写

·使用管理这块要实现招标数据汇总统计（原有的HIS中的使用量统计已有，但是不全面）

·医用材料的使用量无法统计，因为拟建的系统中只是申购的物资数量，各科室的使用量是无法从此系统中统计出来的

·输出主要是针对部门的使用量统计和针对物资的使用量统计

常规物资申购数据要求

新材料调查信息库（问题编号，问题内容，原因，调查方面，描述）

包括内容：

申请理由信息，大件材料相关信息，申购材料成本及效益预测信息，科室内部审查意见，医保信息，医务处审核意见，财务处审核意见，产品调研及谈判信息

新增材料申请表包括：

流转签收信息，申请信息，准入审批信息，产品调研及谈判信息

新材料流转签收信息（申请书编号，送达人姓名，送达时间，职能部门，接受人，收到时间，规定工作日，完成时间）

数据字典如下：

物资申购单（T_APPLICATION_MATERIAL）

中文名称

英文名称

数据类型

长度

约束

可否为空

申购单编号

APPLY_CODE

VARCHAR

15

主键

申请科室

APPLY_OFFICE

VARCHAR

10

Notnull

申请时间

APPLY_DATE

VARCHAR

10

Notnull

申请人工号

EMP_CODE

VARCHAR

10

Notnull

申请人姓名

EMP_NAME

VARCHAR

10

操作管理员（编号）

CHECK_ADMIN

VARCHAR

10

管理员审核时间

CHECK_TIME

DATETIME

系统时间

备注

APPLY_NOTE

VARCHAR

50

请购单内容（T_MATERIAL_CONTENT）

中文名称

英文名称

数据类型

长度

约束

可否为空

申购单编号

APPLY_CODE

VARCHAR

15

Notnull

代码

MTL_CODE

VARCHAR

10

Notnull

数量

MTL_AMOUNT

Int

备注

MTL_NOTE

VARCHAR

50

日前完成

MTL_DEADLINE

VARCHAR

10

包含科室物资查询和统计

大件物资申请表（T_APPLICATION_GOODS）

中文名称

英文名称

数据类型

长度

约束

可否为空

申请单编号

APPLY_CODE

VARCHAR

15

主键

申请科室

APPLY_OFFICE

VARCHAR

10

申请日期

APPLY_DATE

VARCHAR

10

申请人工号

EMP_CODE

Char

6

申请人姓名

EMP_NAME

VARCHAR

10

申请物资

GOODS_NAME

VARCHAR

10

单价

GOODS_PRICE

Decimal

（9,2）

数量

GOODS_AMOUNT

Int

预计总金额

GOODS_SUM

Decimal

（9,2）

申请说明

APPLY_CONTENT

VARCHAR

500

管理员（编号）

CHECK_ADMIN

VARCHAR

10

管理员审核时间

CHECK_TIME

DATETIME

物资信息库（T_MATERIAL）

中文名称

英文名称

数据类型

长度

约束

可否为空

物资代码

MTL_CODE

VARCHAR

10

主键

物资品名

MTL_NAME

VARCHAR

30

Notnull

物资型号

MTL_TYPE

VARCHAR

30

物资规格

MTL_SPEC

VARCHAR

30

物资单位

MTL_UNIT

VARCHAR

10

物资类别

MTL_SORT

VARCHAR

10

收费类型

FEE_KIND

VARCHAR

10

物资备注

MTL_NOTE

VARCHAR

50

MTL_SORT（医用，总务）MTL_CODE采用线性编码

物资类别库（T_MATERIAL_SORT）

中文名称

英文名称

数据类型

长度

约束

可否为空

类别编号

SORT_CODE

VARCHAR

10

主键

类别名称

SORT_NAME

VARCHAR

30

Notnull

所属类型

SORT_TYPE

VARCHAR

10

备注

SORT_NOTE

VARCHAR

50

类别名称（医用，总务）

新增材料申请表（T_APPLICATION_NEWMATERIAL）

中文名称

英文名称

数据类型

长度

约束

可否为空

申请书编号

NEWMTL_CODE

VARCHAR

15

材料名称

NEWMTL_NAME

VARCHAR

50

申请科室

NEWMTL_OFFICE

VARCHAR

10

申请人工号

EMP_CODE

VARCHAR

10

申请人姓名

EMP_NAME

VARCHAR

10

申请日期

NEWMTL_INTIME

DATETIME

管理员（编号）

CHECK_ADMIN

VARCHAR

10

管理员审核时间

CHECK_TIME

DATETIME

系统时间

申请书存储路径

NEWMTL_PATH

VARCHAR

100

若完成，提示是否转入物资信息表中

需要模板化管理的有：

六院总务物资采购合同，新材料审批表，总务物资年度供货协议模板，

文档模板信息（T_DOM_TEMPLATE）

中文名称

英文名称

数据类型

长度

约束

可否为空

模板编号

TEMP_CODE

VARCHAR

10

主键

模板名称

TEMP_NAME

VARCHAR

100

存储模板路径

TEMP_PATH

VARCHAR

100

模板类型

TEMP_TYPE

VARCHAR

30

模板用途

TEMP_USE

VARCHAR

100

备注

TEMP_NOTE

VARCHAR

50

模版类型：

可以填写

物资管理相关表单：

序号

表名

位置

提供者

类别

状态

1

新增材料申请表

申请准入

张云

完善

2

物资申购单

申请

张云

完善

3

大件物资申请单

申请准入

小倪

比较少

4

新增物资申请单

申请准入

小倪

修改

5

标识项目审批单

小倪

标识牌

6

姓名标识审批单

小倪

姓名标识

类别：

A统计汇总表B情况登记表C审批流转表D其他

状态：

A完善B需要修改C拟建创新

4.3招投标管理

招投标管理部分主要实现从标书制作开始，全程的计算机辅助管理，具体包括比议价数据自动分析，标书的定制格式制作、合同管理和付款到期自动提示（主要用于固定资产管理）。

4.3.1招投标管理业务流程调查

经过调研，现有招投标流程如下图所示：

（主要由小倪和小张负责）

4.4招投标业务流程图

流程描述：

固定资产和新材料准入审批合格以后，需要根据物资种类制作标书，提供给相应供应商，供应商根据标书进行竞标并提供产品报价，后勤管理处根据数据分析结果进行比价谈判，最终确定本物资的供应商，存在问题，没有对流程过程中的数据进行必要保存，同时由于没有对供应商信息进行统一管理，所以招标的范围比较狭窄，人工进行的数据分析，导致分析结果不准确和招标流程持续周期过长，效率和效果都不满意。

4.3.2新系统业务流程图

4.5新系统业务流程图

新系统业务流程描述：

新材料和固定资产准人审批合格以后或是到年度招标时间，管理员首先根据物资种类制定标书，按照供应商种类和考核情况进行邀标，供应商提供样品信息和报价，系统自动进行比议价分析，结果辅助谈判，然后确定供应商签订合同。

合同追踪业务流程图：

4.6合同追踪业务流程图

竞标价格数据分析业务流程图：

4.7竞标价格数据分析业务流程图

需求调研部分：

1）新型材料需要进行招投标吗？

还是需要大于多少金额的？

2）招投标是根据物资大类进行的，还是其他？

·大于10万的需要获领导认为需要进行专项招投标

·年度招投标是合同到期的物资

·现有统计数据主要来源库房

·比议价算法：

加权平均值和缺品率，权值来自库房

招标文件信息表T_INVITE_BIDDING

中文字段名

英文字段名

数据类型

字段长度

约束

项目编号

BID_CODE

VARCHAR

10

主键（循环产生）

项目名称

BID_NAME

VARCHAR

50

项目类别

BID_SORT

VARCHAR

30

项目开始时间

BID_START_TIME

VARCAHR

10

项目结束时间

BID_END_TIME

VARCHAR

10

投标截止时间

BID_TIME

VARCHAR

10

材料名称

BID_FILE_NAME

VARCHAR

50

材料存储路径

BID_PATH

VARCHAR

100

管理员编号

INPUT_ADMIN

VARCHAR

10

录入时间

INPUT_TIME

DATETIME

系统时间

备注

BID_NOTE

VARCHAR

50

招标材料信息表T_BIDDING_MATERIAL

中文字段名

英文字段名

数据类型

字段长度

约束

项目编号

BID_CODE

VARCHAR

10

代码

MTL_CODE

VARCHAR

10

品名

MTL_NAME

VARCHAR

30

参考频数

MTL_AMOUNT

INT

备注

MTL_NOTE

VARCHAR

50

投标信息表T_BIDDING

中文字段名

英文字段名

数据类型

字段长度

约束

招标项目编号

BID_CODE

VARCHAR

10

非空/唯一

招标项目名称

BID_NAME

VARCHAR

50

投标单位编码

SUPPLY_CODE

VARCHAR

10

投标单位名称

SUPPLY_NAME

VARCHAR

50

投标时间

BID_INTIME

DATETIME

投标书存储路径

BID_PATH

VARCHAR

100

投标人

BID_PERSON

VARCHAR

10

投标人联系方式

BID_TEL

VARCHAR

20

管理员（编号）

INPUT_ADMIN

VARCHAR

10

录入时间

INPUT_TIME

DATETIME

系统时间

备注

BID_NOTE

VARCHAR

50

合同信息表T_CONTRACT

中文字段名

英文字段名

数据类型

字段长度

约束

合同编号

CONTRACT_CODE

VARCHAR

15

非空/唯一

供应商编号

SUPPLY_CODE

VARCHAR

30

外键

供应商名称

SUPPLY_NAME

VARCHAR

50

合同类别

CONTRACT_SORT

VARCHAR

10

项目编号

BID_CODE

VARCHAR

10

项目名称

BID_NAME

VARCHAR

30

合同开始时间

CONTRACT_BEGIN_TIME

VARCHAR

10

合同到期时间

CONTRACT_END_TIME

VARCHAR

10

质保期限

QUALITY_TIME

VARCHAR

到达日期

合同存储路径

CONTRACT_PATH

VARCHAR

100

录入人（编号）

INPUT_ADMIN

VARCHAR

10

录入时间

INPUT_TIME

DATETIME

系统时间

备注

CONTRACT_NOTE

VARCHAR

50

物资报价表T_RESOURCE

中文字段名

英文字段名

数据类型

字段长度

约束

项目编号

BID_CODE

VARCHAR

10

代码

MTL_CODE

VARCHAR

20

非空/唯一

品名

MTL_NAME

VARCHAR

30

品牌

MTL_BRAND

VARCHAR

30

供货商编号

SUPPLY_CODE

VARCHAR

10

供应商名称

SUPPLY_NAME

VARCHAR

30

是否进口

IF_IMPORT

CHAR

2

日前供货价

RES_PRICE

DECIMAL

（9,2）

投标价

RES_BID_PRICE

DECIMAL

（9,2）

参考频数

RES_AMOUNT

INT

频数价格积

RES_MONEY

DECIMAL

（9,2）

备注

RES_NOTE

VARCHAR

50

比价信息表T_COMPARE_PR