卓有成效的评估面谈小组学员手册.docx

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卓有成效的评估面谈小组学员手册

卓有成效的评估面谈

业绩评估面谈的双方

小组学员手册

目录

目标GTW-2

课程GTW-3

第1单元前言GTW-4

第2单元评估的目的GTW-5

第3单元评估人的准备工作GTW-6

第4单元让员工与你坦诚相见GTW-8

第5单元直面问题GTW-9

第6单元达成一致目标GTW-11

第7单元被评估人的准备工作GTW-15

第8单元行动计划GTW-16

目标

学员在完成了本次课程的学习之后，将能够：

∙了解评估的目的；

∙学会如何准备一次有效的评估讨论；

∙积极地展开讨论，有效组织面谈内容并对目标达成一致；

∙掌握如何对评估人有时会遇到的尴尬情况进行处理，尤其是以下情况：

鼓励某个害羞的被评估人去谈谈他的烦恼事；

批评某个非常冲动的员工；

让某个长着牛角尖的员工去审视自己的表现，而不是埋怨公司。

∙确定将采取哪些具体行动，提高他们的评估技能。

课程

编号内容预计时间

第1单元前言10分钟

欢迎辞以及注意事项

课程目标

课程结构

第2单元评估的目的15分钟

录像：

介绍

讨论

定义

第3单元评估人的准备工作25分钟

小组讨论

讨论总结

第4单元让员工与你坦诚相见40分钟

录像节选

讨论

录像节选

总结

练习

课间休息15分钟

第5单元直面问题45分钟

录像节选

讨论

录像节选

总结

练习

讨论

第6单元达成一致目标45分钟

录像节选

讨论

总结

练习

录像总结

第7单元被评估人的准备工作15分钟

录像节选

讨论

第8单元行动计划15分钟

行动计划

课程总结

课程学习时间总计：

3小时45分钟

（包括课间休息时间）

第1单元：

前言

您的目标

在开始本课程之前，请写下您的具体学习目标。

我的目标：

第2单元：

评估的目的

评估的目的是为了激励员工改善业绩：

∙就公司对员工的期望值达成一致；

∙讨论他们的业绩；

∙确定他们的强项和弱项；

∙给出正面评价，提出建设性的批评；

∙理顺与合作同事之间的关系；

∙向他们提供必要的支持，其中包括发展和培训。

第3单元：

评估人的准备工作

您认为评估人在评估准备过程中应考虑哪些问题？

评估人的准备工作

当您准备对您的团队成员进行评估的时候，应考虑以下问题：

∙上次评估达成了哪些一致意见？

查看一下记录。

∙被评估人在评估阶段（一个较长的期间）的业绩如何？

哪些方面做得比较好？

为什么？

哪些方面比较欠缺？

为什么？

∙被评估人有哪些强项和弱项？

∙被评估人的岗位职责发生了哪些重大变动？

查阅《职位描述》。

∙哪些因素致使被评估人的工作在上一个评估阶段变得更加困难（资源、他人的支持、工作关系、不可预见的危机或者政策等等）？

∙是否需要向被评估人提供培训和发展？

∙您希望被评估人在下一个评估阶段取得哪些成绩？

∙安排评估面谈（不受干扰、适当的地点、充裕的时间、书面工作、提前通知被评估人做好准备）。

第4单元：

让员工与你坦诚相见

∙营造一种宽松的氛围。

合理安排座位很重要，不应存在任何屏障。

2张椅子的高度应该相同，这样就不会有人“居高临下”。

营造一种友好的氛围是很重要的，尤其是在和害羞的人进行面谈时。

您可以为对方端上一杯咖啡、和对方寒暄，这些都是重要的营造气氛的活动。

∙表扬和鼓励。

像莎伦这样的员工有时会认为评估是一个令人不快的过程。

要祝贺他们在工作上取得的成绩，改变他们的这种观点。

∙询问和倾听。

评估高手会提出开放式的问题（“如何”、“什么”和“为什么”这一类问题）让被评估人开口，然后获得更多的信息（“跟我具体谈谈”）。

最后提出封闭式的问题，对双方商定的事项加以确认。

∙让被评估人有充裕的时间去畅谈。

告诉被评估人不要着急。

害羞的员工尤其需要时间进行考虑。

您可以沉默、作出友善的面部表情甚至是鼓励性的暗示（“不要急”），这样您就能得到他们的回答；如果您催被评估人，您就不会从他们嘴里得到这些答案。

第5单元：

直面问题

∙针对业绩而不是个性。

评估不是一个治疗过程，您也不是一名精神病医生。

无论我们对某个人的个性有什么看法，我们都不可能通过一次讨论就去改变他的个性。

我们能够改变的是他的行为，也就是说，我们要把重点放在他的业绩上。

请学员要注意“态度”这个词。

在您批评某人之前，您要非常清楚您不喜欢哪些态度以及这些态度在实际工作中的“表现”是什么样的。

在批评的时候您还要举例说明。

∙使用积极的言语。

提醒学员注意埃玛说的话：

“我的意思是我们应该共同努力使你的‘可靠性’一项和其它评估项目的得分一样出色。

”

如果某个人的业绩在各个方面都非常糟糕，那您就要和他进行一次批评面谈而不是评估面谈。

∙鼓励员工自我评估。

如果您采用提问的方式去问员工对自己的业绩有何看法而不是告诉他们您对此有何看法，员工就不会感到太多的压力。

当然，他们也会让您提出您的看法。

但是，如果您能够首先了解他们的看法，在轮到您发言时，您就可以针对他们的观点发表一种比较积极的见解。

（“您没有完全实现目标，这确实遗憾，但是您要想一想您要去克服哪些障碍。

您认为有哪些经验教训呢？

”）。

∙不要对被评估人进行“突然袭击”。

如果某个员工业绩不佳，必须当时就把问题指出来。

评估人当然可以在评估过程中对改进情况进行评审，但是不要把员工在业绩方面存在的问题全部积存到评估的时候再向员工提出来，否则他们会摸不着头脑，就像特蕾西当时的反应一样。

练习

不打无准备之仗！

设想一下您将如何同以下这样一位销售人员进行一次评估面谈。

您的任务是去讨论您将如何进行评估准备工作。

∙您将收集哪些信息？

∙您准备提出哪些问题？

∙您将怎样对这方面表现不好的员工提出批评？

经理背景情况的简介

您是某公司在伯切市的分店经理，您手下有10个销售人员。

您马上就要与其中的一个销售人员进行一次评估面谈。

这个销售人员加入你们公司只有1年多的时间，他工作很卖力，您和他之间的关系很好，尽管他是一个不和群的人。

他很有商业头脑，在推销方面干得很不错。

他的销售业绩在您手下的销售人员当中是最好的。

所以您开始不想采取任何措施去纠正他其他方面的缺点。

然而问题总归是要解决的。

您知道他在同事当中的人缘不怎么样。

他总是想抢头功，不大乐意去帮助他的同事。

他很少参加小组会议，团队合作精神较差。

您希望在评估讨论过程中，向他提出这个问题，对改进措施达成一致意见。

第6单元：

达成一致目标

策划面谈内容

确定会谈将涉及业绩的哪些方面。

您可以根据《职位描述》，也可根据一开始商定的目标或者上岗资格，确定会谈将涉及业绩的哪些方面。

下面是评估讨论的一个典型结构：

∙营造友好的氛围、确定讨论议程：

一开始就营造一种宽松的氛围。

概述将对哪些问题进行讨论。

看看被评估人对此是否同意。

向被评估人说明讨论议程。

强调评估是一个讨论过程，您希望听到被评估人的观点和想法。

∙开场讨论：

提出一个总体性的、开放式的问题，让被评估人开口。

“在进行详细讨论之前，将如何对前6个月进行总结？

”

∙依次讨论业绩的每一个方面：

一次只涉及一个方面。

在讨论完一个方面后，进行总结，然后再谈下一个方面。

∙主题和结论：

主题和结论会随着讨论的展开越来越清晰。

验证一下您的理解是否正确（“我越来越觉得您很喜欢去处理紧急情况，是吗？

”）。

做好记录，便于在评估结束的时候作总结。

∙培训/发展：

这是最重要的主题之一。

记住，正式的培训课程只是发展提高员工的方法之一，所以您要问他们：

“在这个方面您还需要掌握哪些其它的技能和知识？

”接下来再问：

“您认为我们最好怎样安排？

”不要这么问：

“今年您希望参加哪些培训课程？

”

∙采取行动：

并不是说只有讨论过程才是双向的，你们应采取的行动也是双向的。

如果您是被评估人的上司，您是否可以对被评估人进行辅导呢？

您是不是应该更多授权？

您是否能够帮助他去理顺他和同事之间的工作关系？

∙被评估人是否感到满意？

在被评估人畅所欲言之前，不要结束讨论。

实事求是

∙这包括两层含义：

首先，只对相关事项进行讨论；其次，举例证明。

对可衡量的目标达成一致

如果这些目标很容易进行量化衡量，那就很容易对这些目标达成一致意见。

评估的优点之一就是能够向管理人员及其团队成员提供机会，他们可以讨论如何衡量目标的实现情况。

确定回顾日期

不应仅仅把评估视为一年一度的例行程序。

为了使评估取得最佳成效，应该把评估作为一个没有终点的改进过程；这就是说，要对目标达成一致意见，回顾目标的实现情况并汲取经验教训。

角色扮演练习简介

关于评估人的情况简介

角色扮演1

您是某银行在当地分行的初级经理，您要对简进行评估。

简负责对出纳员的管理，她最近的压力很大，因为有些出纳最近请了病假，所以她无法在所有的柜台上都安排人手，有些客户对此非常不满。

简的工作效率很高，您知道她急于获得升职。

但是在出现问题的时候，她对手下的员工很严厉。

不久前她手下的一个员工还泪汪汪地来找过您。

您知道，如果您批评她，她会说：

“这都是银行的错，银行的人手不够，我已经尽力了。

”

您认为她可能会嫉妒您，因为您刚毕业就获得了比她高的职位，而她一直拼命工作，却还没有得到升职。

角色扮演2

约翰是您手下的一个销售人员。

在年初的时候他认为，尽管您设定的目标很高，但是通过努力工作，这些目标是可以实现的。

最近他没有能够达标。

您怀疑他的自我管理差，这影响了他的表现。

平时他在工作中总是充满热情，客户都很喜欢他。

角色扮演3

琼在您的秘书职位上已经干了10年了。

你们彼此都非常清楚对方有哪些缺点，她的工作效率很高，也很努力，但是有时她会成为您和员工之间的一个“屏障”。

她不是非常乐于接受新的办公技术。

您曾经尝试过一两次和她谈谈，但是有点难。

你们在工作中低头不见抬头见，而且上班时的路线也是一样的，常常一同坐车上班。

彼此知根知底，进行评估就比较困难。

角色扮演4

您是某医院的门诊部负责人，您要对营养学医生戴维进行评估。

您打算在评估会谈上对他的工作大力褒奖一番。

他在工作中条理清晰，很有创造性，与病人和其他医生和护士之间的关系也非常好。

您唯一担心的就是，他可能会觉得他的这份工作没有挑战性。

当他出现在评估面谈现场时，您看得出他很不满意。

无论对他怎么褒奖都不能使他满意。

他年纪轻，希望能够马上登上事业的顶峰。

这份工作对他来说是大材小用，对他已经没有任何挑战性了。

关于被评估人的情况简介

角色扮演1

您叫简，负责对某个银行的分行的出纳员进行管理。

您的上司不久就要对您进行评估。

您最近的压力很大，因为有些出纳员最近请了病假，所以您无法在所有的柜台上都配备人手，这影响了你们的客户服务质量，虽然大部分客户都对此表示谅解，但是有些客户感到很不满意。

您工作很努力并且希望得到升职。

当然，和您的上司不一样，您没有学历，您无法像他那样很快获得晋升。

角色扮演2

您叫约翰，是一个成功的销售人员，您和客户之间的关系非常好。

您在工作中充满热情。

但是您最近没有能够实现目标。

您认为原因在于您没有时间计划好工作，您把大部分时间都用在客户关系上了。

角色扮演3

您叫琼，在您的上司的秘书职位上已经干了10年时间。

你们之间的关系很好，在工作中低头不见抬头见，而且上班时的路线也是一样的，常常一同去坐车上班。

您认为新安装的计算机系统使用起来很困难，您认为没有必要安装这样一套系统。

角色扮演4

您叫戴维，一名营养学医生。

您工作非常卖力，希望能够迅速登上事业的顶峰。

您很有抱负，但是却感到怀才不遇。

您喜欢在医院工作，但是这份工作对您已经不再具有挑战性。

观察者的检查清单：

1.评估人使用了哪种肢体语言？

2.被评估人是怎样对此作出反应的？

3.评估人使用的言语是否有效？

评估人的话让人觉得严厉、还是独断？

4.评估人是如何鼓励被评估人发表意见的？

5.评估人是否注意倾听？

6.评估人是如何表扬被评估人的？

7.评估人是如何处理被评估人的行为的？

8.评估人对批评意见是如何作出反应的？

第7单元：

被评估人的准备工作

过去

1.上次评估

看看对上次进行的评估的记录。

你们在上次讨论过程中对哪些事项达成一致？

2.您的业绩

确保您对您在整个评估阶段（这是一个较长的期间）的业绩进行了回顾。

您在哪些方面做得不错？

哪些方面还有欠缺？

为什么？

3.您的岗位职责

您的岗位职责是否发生了重大变动？

查看您的《职位描述》。

4.困难

是否存在某些因素导致您在上一个评估阶段的工作更加困难（资源、他人的支持、工作关系、不可预见的危机或者政策等等）？

当前

1.强项和弱项以及工作喜恶

您认为哪些是您的强项？

哪些是您的弱项？

您最喜欢您的工作中的哪些方面？

您最不喜欢您的工作中的哪些方面？

2.问题

在评估过程中您将向您的上司提出哪些最重要的问题？

将来

1.培训和发展

您希望获得哪些进一步的培训和发展？

2.下一个评估阶段

您在下一个评估阶段将实现哪些目标？

3.您的职业发展

您要和您的上司讨论这个问题吗？

如果要讨论的话，您会怎么说

呢？

第8单元：

行动计划

姓名：

....................................

职务：

......................................

在下一次对我的团队成员进行评估的时候，我将采取以下行动：

对评估进行准备：

在评估讨论过程中：

评估讨论的后续跟踪：