柳州办事处管理制度.docx

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柳州办事处管理制度

柳州办事处办公管理制度

1.目的

为维护公司良好形象，加强柳州办事处办公管理，提高办公效率，降低办公成本，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。

2.原则

2.1办公管理贯彻“规范、效率、效益”的理念

2.1.1规范:

以制度规范办公管理

2.1.2效率：

有助于提高整体工作效率

2.1.3效益：

减少资源耗费，降低成本

3.范围

3.1办公管理的范围包括:

3.1.1档案管理

3.1.2办公用品管理

3.1.3邮发管理

3.14文件打印管理

3.1.5办公现场管理

4.档案管理

4.1归档范围:

4.1.1由柳州办事处接收和南宁总公司发出的正式公文。

4.1.2上述公文主要指：

公司各类规划、年度计划、规章制度、统计资料、财务审计报告及报表、劳动工资报告及报表、经营情况报告及报表、公司级会议记录、领导报告、决议、合同、协议、项目方案、通告、传真电报等。

4.1.3总公司及柳州办事处委派人员人事档案、委任书

4.1.4各类证书

4.1.5以上内容的电子档案

4.2档案管理由综合管理部指定专人负责，规范编码，设立卷宗。

密级档案必须保证安全

4.3档案的借阅与索取

4.3.1部门主管以上级借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档

4.3.2部门经理借阅机密级以下密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档

4.3.3大区经理可直接提档所有档案

4.3.4公司其他人员借阅密级文件需由大区经理提报总公司总经办批准，并办理借阅手续

4.3.5借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总部批准方可复制，一般内部档案由大区经理批准方可摘录和复制。

4.4档案的销毁：

4.4.1任何组织或个人无权随意销毁归档的档案材料

4.4.2若按规定需要销毁时，须经总经办批准后方可销毁

4.4.3经批准销毁的档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单,由大区经理监督销毁

5.公文打印管理

5.1本制度所指公文为公司对外的请示、报告及其它文书，对内的以总部或部门名义发布的各类正式文件

5.2公司公文的打印工作由经理助理负责

5.3各部打印的公文须经本部门负责人签字，交经理助理打印

5.4各部门打印的公文一式两份交经理助理存档

5.5自己存档文件双面打印、复印

6.办公用品的管理

6.1办公室用品分类

公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。

低值易耗品：

笔、纸、电池、订书钉、胶水等

管制品：

订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等

个人保管物品：

个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资；

实物资产：

物资价格达300元以上，如：

计算机、摄像机、照相机。

6.2办公用品发放

6.2.1经理助理按计划分发给各部门，由部门负责人指定专人领发

根据物资分类，进行不同的领用方式：

低值易耗品：

直接向经理助理签字领用

管制品：

向经理助理申请并由大区经理签字领用

贵重物品：

根据专立文件的领用程度来领用

实物资产：

由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状

6.2.2计划以外办公用品领用，须经大区经理批准方可领用

6.2.3新聘人员办公用品，经理助理根据部门提供的名单，负责为其配备

7.邮发管理

7.1经理助理负责各部门邮发信件、邮件，并做好登记及签收。

7.2大区经理负责在每年根据各部门的需要制订报刊订阅计划报总经办及财务部审核批准后，办理有关订阅手续。

7.3经理助理每日负责将报刊进行处理、分类登记，并及时送达有关部门。

8.办公现场日常管理及奖惩条例

8.1服务规范：

8.1.1仪容仪表：

衣冠整洁、得体；男员工不得留长发、胡须。

8.1.2电话接听：

接听电话应及时，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录。

8.2办公秩序

8.2.1工作时间内不应无故离岗、不得闲聊、吃零食、大声喧哗、不得说粗口。

不用电话闲聊，利用网络资源浏览网页、娱乐信息、玩游戏等

8.2.2职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、经理室）或通过公司内线电话联系。

8.2.3公司盆栽至11年7月止由专人定期养护。

此制度发布日起盆栽分配到每个办公室人员负责。

详见附件一：

《员工花木认养实施办法》。

8.3办公环境

8.3.1上班时间随时自我检查，随时整改文件、票据，分类归档。

8.3.2下班前上班前对自己的卫生区进行清扫。

8.3.3下班后整理好个人物品，定置存放。

8.3.4店铺及办公室每月中旬进行一次大扫除，统一清理办公室的门窗、台面、墙角等处的卫生。

详见附件二：

《办公室大扫除安排》

8.3.5办公区内除接待室外严禁吸烟。

※针对第八条，如发现员工违反上述规定，将给予5元/次扣薪处理。

9.附则

9.1本制度的检查、监督部门为公司办公室共同执行，并根据《办公区核查标准》进行检查或不定时抽查，每月评比出表现最好的职员给予奖励。

并对违反此规定的人员，将给予扣薪处理

9.2本规定经总经办审批，从发布之日起生效。

所有员工认真看完以上条例后签字

附件一：

员工花木认养实施办法

一、盆栽类别

办公室大型盆栽共10盆，小型盆栽共6盆。

品种有：

大绿萝、小绿萝、步步高、富贵竹。

二、认养人责任

为节约公司开支、提升办公室人员的责任意识、爱心意识，公司商讨决定把盆栽分配到每个办公室人员负责领养！

1、认养人在有园林技工养护期间必须向园林技工做好护理相关知识的学习。

以保证没有专人养护后植物护理工作不受影响。

2、在与园林技工合同结束后柳办办公室人员将全面负责花木养护工作，包括浇水、施肥、杀虫防治、松土、清洁叶片等工作。

3、在认养期间，如果由认养人没有尽到自己的责任做相关护理的原因，造成花木顺坏，认养人负责更换同一品种、同一规格的花木。

三、认养人签字

认养人

领养盆栽明细

大绿萝2盆

大绿萝2盆

大绿萝2盆

大绿萝2盆

步步高2盆

小绿萝4盆

附件二：

月末大扫除安排表

成员

场所

成员分配

标准

地面卫生

大厅、会客室、培训室打扫/托干净

玻璃窗、门

所有门、窗、橱窗擦干净

办公设备

所有桌、椅及办公设备擦干净

签字栏

1月份

地面卫生

玻璃窗、门

办公设备

2月份

地面卫生

玻璃窗、门

办公设备

3月份

地面卫生

玻璃窗、门

办公设备

4月份

地面卫生

玻璃窗、门

办公设备

5月份

地面卫生

玻璃窗、门

办公设备

6月份

地面卫生

玻璃窗、门

办公设备

1、每月25号左右进行一次办公室大扫除

2、成员分配同事可按照自己工作日程或其他情况商量挑选合作搭档

3、如遇人员出差，按实际情况与负责同个区域的同事商量调整打扫日期

4、清理完成，同事检查合格则在“签名”处签字及日期

5、对于不按时完成个人负责区域者将按照《柳州办事处办公管理制度》给予扣薪处理

内部上报文件

呈报日期：

年月日

呈报部门

呈报人

文件编号

主报

抄报

抄送

文件名称

文件内容：

部门主管意见

抄报部门意见

行政总监意见

总经理批示