行政办公室策划doc.docx

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行政办公室策划doc

行政办公管理策划

在湖北沪蓉西面项目进场初期，经理部的驻地临建便成为办公室工作的主要任务之一，同时项目办公室也紧密围绕生产工作的实际情况开展了各项工作，完成了职责内的各项工作任务，过程中也发现很多不足之处，现对办公室今年的各项工作做出初步策划，为后续工作的开展及改进提供思路。

一、部门组织结构框图

二、行政办公管理

（一）办公用品管理

1、办公用品分类

根据办公用品的用途和其价值大小可以将办公用品分为耐用品、招待用品和其它办公用品。

耐用品指在使用过程中不改变其实物形态，并且使用寿命较长的办公用品，例如钢笔、办公桌、文件柜、计算器、计算机、复印机等等。

招待用品指价值较高主要用于对外招待的办公用品，主要指礼品、烟酒等。

如收到礼品须上缴行政办公室，同时礼品上缴和领用都须进行登记。

其它办公用品指在使用过程中易于消耗的办公用品，如纸张、墨水等。

2、办公用品的管理流程

每月25号由各部门将经主管领导签批的下月办公用品采购计划报办公室，然后由办公室根据采购计划统一采购，在采购之后于每月1号根据采购计划将办公用品发放各部门，在发放的同时应根据本办法填写办公用品领用表，对于价值较高的耐用品要做好耐用品台帐。

每月5号之前办公室将各部门上月的办公用品领用情况及所发生的办公费用报各部门和其主管领导及财务部门。

3、采购

办公用品由办公室统一采购并且作好记录，采购时采取货比三家原则，通过价格、质量、实用性等原则，先进行市场调查，然后确定采购地点，和销售方进行价格谈判，定价后方可进行采购，办公用品发放时须将各种办公用品的数量、单价、金额作详细记录以备核算各部门办公费用。

对于价值较高的耐用品如电脑在采购时要多方调查，坚持实用的原则，既要保证其质量，又不单方面追求其高性能。

招待用品由办公室按经理部规定统一采购。

其它办公用品由办公室根据各部门所填写当月采购计划统一采购，并且发放。

如有某部门需要的价值在500元以上的办公用品的要经项目经理审批。

4、保管

耐用品和其它办公用品由使用部门自行保管，办公室不留库存。

但对于价值高于100元的耐用品如电脑、办公桌、文件柜等由办公室建立台帐，定期核查，如发现有损坏则由该部门追究责任人的责任。

耐用品应由领用部门落实到使用者个人进行保管，对于计算机等高价值的耐用品应选择有一定技术能力的人员保管，并作好日常的保养维护工作。

办公桌等应由使用者个人作为保管人和直接责任人。

办公用品损坏后由办公室组织维修，其修理费用记入使用部门当月的办公费用。

招待用品由办公室指定专人进行保管。

并且每月填制招待用品消耗明细表，月末在申报下月计划的同时应盘点当月库存，作到帐实相符。

5、领用

耐用品和其他办公用品在办公室根据计划采购之后，由使用部门签字领用。

使用部门领用办公用品必须和采购计划相一致，每个月只有在采购之后领用一次。

耐用品在领用之时办公室要建立台帐详细记录（见耐用性办公用品台帐）。

6、核算

办公用品领用之后，办公室应根据采购发票、采购计划及领用记录核算各部门当月办公用品的消耗费用，并及时将核算结果交领用部门和其主管领导及财务部门，由财务部门根据领用情况进行成本核算。

（二）大型办公设备使用管理：

1、复印机使用管理

经理部的复印机放置在办公室，设专人负责管理。

办公室负责复印机的管理、日常维护、保养和技术服务工作。

试验室、合同部复印量较大的部门须由部门负责人指定专人进行复印，但人员须由办公室统一培训。

任何人私自复印致使复印机某些部件损坏者，由损坏者负责照价赔偿或修复。

2、复印纸管理

复印原则上能手写的决不复印，能两面复印的决不单面复印，能利用废纸复印的决不用新纸复印。

2.1各部门当月所需复印纸，由其自行报采购计划经领导批准后给予购买

2.2经理部内部资料一律使用废旧复印纸，不得使用新复印纸。

2.3不得把复印纸当作稿纸使用，更不得用于其它用途。

2.4复印时，调好纸盒后方可复印，以免浪费纸张和损伤复印机。

（三）行政公文

公司“公文处理”是指对企业经营管理过程中形成的具有法定效力的规范体式的文书的制发、办理、管理、立卷、归档等一系列相关联的衔接有序的工作。

公文处理必须做到及时、准确、安全，简洁高效的原则；必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密和企业商业秘密的安全。

项目行政办公室是公文处理的管理部门，主管项目经理部的公文处理工作并设立一名专职符合岗位要求的人员，主要负责公司呈送、传阅、分发、归档的公文处理工作。

为使项目公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高项目公文处理的质量和效率，依据公司公文处理办法项目办公室在信泌路的基础上将进一步加强文件管理，建立更为完善的文件管理程序，做到收文、传阅、归档、发文都符合公司公文处理办法的相关规定和要求。

1、项目发文审批程序：

2、项目收文处理程序：

（四）印章管理

1、项目印章的保管部门是行政办公室，并设专人负责保管。

职能部门的印章由部门负责人指定专人保管。

；

2、印章管理人员必须坚持原则，责任心强，具有保密观念；

3、印章管理人员必须保证印章的正常、准确使用和存放安全，防止印章的滥用、盗用和遗失；

4、印章的使用

4.1项目经理部公文经项目经理签发后用印。

4.2合同、契约、约定、授权书等具有法律责任的重要文函，以及证件、申请（报）表等用印必须经项目经理批准。

4.3一般性资料由主管部门负责人签署意见，行政办公室负责人审核批准后用印。

4.4各类便函、介绍信、证明信等一般日常事务用印，由行政办公室负责人批准，重要事项由主管行政领导批准后方可用印。

4.5项目办公室建立《用印登记表》，严格履行用印批准手续，用印前应审阅、了解用印内容，不得盲目盖印。

公文应保留领导人签批的原件；合同契约等应保留一份文本归档；各类证书要附有颁发文件或领导人批准的书面资料；授权书、便函、介绍信等留有存根的，存根与发出件内容必须一致，并加骑缝章；不需留存资料的要如实记载用印情况。

4.6严禁在未经项目经理签字的各类合同、协议书、以及空白介绍信、证明信及空白纸上盖印章。

确属特殊情况，必须由主管行政领导或行政办公室负责人审批并履行严格的登记手续。

经办人要妥善保管，未使用的盖有印章的空白信函纸应及时交回印章保管人员。

4.7印章使用时必须盖在有文字处，如落款名称、日期、签署意见、负责人签字等，不得在空白处落印。

4.8项目印章应在办公室由保管人使用或监印，不得将印章携离办公室使用，特殊情况必须携离办公室使用时，由使用部门或部门负责人提出申请，填写《印章外带使用审批表》，按表格程序填写相关事项，项目经理审批后方可用印。

携章须两人同行与印章保管人办理交接手续，按照特定任务和权限用印，并限期携印返回。

4.9使用流程

（五）考勤管理

1、职责：

1.1项目部员工考勤的主管部门为项目行政办公室。

1.2项目部各部门负责本部门员工的考勤记录。

1.3项目办公室负责项目经理部（部门）员工的考勤日常管理工作。

2、规定和要求

2.1项目部员工考勤由各部门负责人或指认定专人负责，考勤范围：

本部门全体员工，行政办公室负责项目经理、副经理的考勤。

2.2考勤时间：

上月26日至本月25日。

2.3考勤员应严格按照考勤表说明认真填写考勤，准确记录员工每天的出缺勤时间。

①上班统计：

出勤、出差、外出培训、调出、调入。

②缺勤统计：

迟到、早退、病假、事假、旷工。

2.4考勤表是记录员工出勤、计发工资、评奖、晋升的重要依据，考勤员应当每天及时记录。

部门负责人认真检查，行政办公室抽查，确保考勤记录准确无误。

2.5各部门的考勤表经考勤员和部门负责人签字后，于每月26日送交行政办公室。

3、纪律规定

3.1公司员工应自觉遵守作息时间，按时上下班，不迟到、早退。

3.2外出办事须经本部门负责人或主管领导批准。

3.3项目职工请假，必须提前办理请休假批准手续，离岗时应告知本部门考勤员，返回后及时到行政办公室办理销假手续。

4、处罚规定

4.1凡上班时间不能准时到岗、下班时间提前离岗即为迟到、早退。

迟到、早退在30分钟以内扣罚本人当日效益工资。

4.2凡请休假未经批准而擅离工作岗位和迟到、早退在30分钟以上的，按旷工处理。

4.3凡未向人事部门提交请休假等相关审批手续而未到岗位的按按旷工处理。

4.4凡考勤表记录与实际不一致，经核实，扣罚部门负责人和考勤员当月效益工资各100元。

（六）人事劳资管理

1、人事管理程序

1.1项目行政办公室将协助各部门对每位职工进行了定岗定责，根据各部门工作需要提供充足的人力资源，并且尽量避免人浮于事的现象。

同时根据公司安排及工作需要，及时传递及组织相关人员参加培训，不断提高项目员工的业务技能，以适应项目生产需要。

1.2用人计划的申报程序

1.3人员信息

项目办公室建立了人员信息档案，包括姓名、出生年月、籍贯、学历、专业、参加工作时间、政治面貌等，每位员工均登记在册，并及时更新，给领导提供第一手的人员信息资料，为项目的工作安排提供依据。

1.4人员调动

项目经理部严格遵守公司调动命令，协助公司资源管理部做好职工技能水平、工作业绩及工作态度的考核工作。

调入人员必须携带调出项目所开具的工资待遇转移证。

2、劳资管理

2.1劳资工作是行政办公室工作中主要的部分，在项目各部门的积极配合下，办公室将及时、准确核算工资。

本项目工资模式按照《东盟公司项目工资考核分配管理办法（实行）》规定，制定工资考核办法对职工采用技能工资加岗位工资加年功津贴加其他奖励的工资模式，招聘职工采用效益工资加其他奖励的模式，工资计算采用基数*系数*绩效考核确定。

临时聘用职工将按照固定工资标准计发工资加其他奖励模式，前场工班职工按1500元/月计发加其他奖励模式，场地看守人员按1200元/月计发。

按照公司有关文件要求，及时保送劳资快报表，建立领导、职工收入台帐，并及时上报公司劳资部门。

2.2工资发放流程

2.3工资考核办法

为了提高工作效率和工作质量,建立有效的岗位绩效考核办法,现根据《东盟公司项目工资考核分配管理办法（试行）》制定本办法,在执行过程中如发现不足之处或有良好建议,请通知行政办公室。

①成立员工考核分配领导小组,由主管领导、各部门负责人和劳资人员组成，负责召开考核分配会议，布置考核工作，通报考核结果。

②考核的原则

考核坚持公正、公平、公开、客观的原则以目标体系为基础，主要对员工考核期内日常工作的业绩进行考核，并将考核结果（目标完成情况）与工资挂钩，以调动广大员工的工作积极性和主动性。

③目标的建立

Ⅰ.项目通过建立以目标管理为基础的关键指标考核体系，以使各部门及员工制定阶段工作目标，并以计划目标完成情况作为员工业绩的评价标准，并以此作为员工的奖惩依据。

Ⅱ.岗位考核内容应与岗位考核期内工作目标结合进行。

各部门依据项目战略目标及工程进展情况，于每月底制定各自部门阶段工作目标，并制定阶段初工作计划，由主管领导审核后开始生效。

④考核范围

Ⅰ.绩效考核主要针对项目经理部部门负责人及以下员工。

Ⅱ.基础工作和协作工作纳入范围，业务部门期初提出考核关键指标，列入考核期内工作计划，未在工作计划中列举的不予考核。

⑤业绩考核程序

Ⅰ.项目考核领导小组在考核期末一周内负责安排布置考核工作具体事宜，指导各部门依据考核内容进行自我考评。

Ⅱ.项目主管领导对部门进行初步考评。

Ⅲ.项目考核领导小组成员对各部门考评结果进行验证，考评会议中对各部门工作提出考核意见，考核小组审核批准并通报结果。

⑥分值计算

以考核期初各部门主管领导审核通过的阶段工作目标为标准，以考核领导小组考评的得分为依据，对员工的业绩进行奖罚。

员工考核扣减分值范围为80—100分。

绩效系数＝绩效得分/100

效益工资＝基数×系数×绩效考核×考核天数/当月满勤天数

例如:

某位员工1月份出勤31天,根据考核目标情况考核领导小组考评得分为85分该员工系数为1.0,本月基数为1000,则该员工考核系数为85/100=0.85。

工资＝1000×1.0×0.85×31/31=850元

⑦考核表的填制说明

Ⅰ.工作计划及考核标准表,考核结果仅采用完成和未完成来表示，并根据目标完成情况来给出相应的绩效得分。

Ⅱ.员工考核记录表，员工考核记录表为员工业绩长期记录，同员工工资关系一同归档，随工资关系调动，项目业绩考核领导小组负责建立员工考核档案，员工考核记录按阶段分为优秀、良好、称职、不称职4个档次，针对工作计划考核表中作为主要负责人的工作内容完成100%为优秀，完成90%-100%为良好，完成80%-90%为称职，完成80%以下为不称职。

Ⅲ.员工考核记录中连续一年或三个考核期考核为不称职的员工，项目可将该员工退回公司，经公司研究后决定留用查看或解除劳动合同。

3、劳保管理

3.1劳保用品管理由项目行政办公室负责，职工劳保按照每人每天1元计算，每两个月发放一次，采购金额控制在规定标准以内，如有特殊情况必须经项目经理签批以后方可购买。

3.2发放范围

劳保的发放范围包括项目经理部所有职工，以及项目领导核准发放的其他工作人员。

3.3管理程序

反馈

（七）培训管理

为了逐步提高职工业务能力和整体素质，不断优化人力资源专业结构和知识结构，依据公司“人才发展东盟，东盟造就人才”的指导思想，结合项目实际，特制定本办法，未尽事宜，遵照公司《员工培训管理规定》执行。

1、管理流程：

反馈

2、实施办法：

2.1各部门根据部门岗位需求，申报部门培训计划，并填写“部门培训计划表”，报行政办公室，行政办公室根据各部门培训计划制定项目培训计划，报项目领导审批。

2.2项目组织实施的业务培训，由项目自定参加培训人员，由办公室统一管理，由相关部门负责落实授课人、教材，负责日常事务与考试安排。

2.3项目培训重点十岗位能力培训、安全培训以及对新进大中专学生的企业文化、经营理念、规章制度、员工行为规范等；项目按照公司员工培训原则和条件组织本项目职工参加公司组织的培训。

2.4建立项目中层以上领导干部讲课制度，利用雨天对职工进行岗位及知识培训、教育，加强过程教育，提高员工的思想认识。

3、总结、评价

3.1项目组织的培训结束后由行政办公室协各部门进行考核评价，并做简要总结。

3.2行政办公室负责监理员工培训登记表，员工培训结果应予以评价，评价结果做为明年制定项目培训计划的依据。

4、考核

4.1考核人：

项目主管领导，部门负责人。

4.2被考核人：

参加项目培训的职工，项目批准参加公司培训的职工。

4.3考核内容：

未按计划达到要求，在当月绩效考核中扣1－5分。

培训计划表

部门：

年

序号

培训内容

培训对象

培训方式

培训人数

培训地点

负责人

审批：

审核：

拟定：

员工培训记录表

培训内容

培训部门

培训人

职务

起止时间

负责人

备注

（八）文明办公

为了保证良好的企业形象，保持文明的办公环境与氛围，根据公司有关制度，我部门对项目办公情况将定期进行检查。

检查由项目行政办公室负责实施，基本每周进行一次。

检查按照公司《文明办公规定》的要求标准，对各部门的办公情况进行检查，并且做好记录。

对检查中发现的问题及时通告相关部门负责人，要求整改；对连续两次出现同一问题的通告其主管领导，并在项目部进行通报。

文明办公检查依据公司《文明办公规定》，主要检查内容为

1、员工行为准则的遵守情况：

1.1敬业、爱业、精业，工作力求高效、完美。

1.2工作拥有自信，勇于迎接挑战，并籍以获得进步。

1.3处事有度、办事有方。

工作有计划、有条理、讲逻辑。

1.4谦虚随和，以诚待人。

1.5维护正义，自觉维护团队利益，勇于和不良行为做斗争。

2、作息制度的遵守情况：

2.1职工应当严格遵守项目作息时间，按时上下班，不得无故迟到、早退，无故外出办理私事，外出办事应告知部门负责人。

下班休息期间各部门须严格按照人员值班表安排职工值班。

2.2作息时间应根据季节变换和工作需要，由行政办公室依据项目实际情况制定。

2.3各部门人员由各部门自行考勤，并由部门负责人签字确认；职工请假须到行政办公室领取请假条，认真填写，由部门负责人和主管领导批准后方可执行，负责按擅自离岗处理，假期结束返回项目后需到行政办公室办理销假手续。

3、员工在工作时间内工作纪律遵守情况：

3.1在工作时间内不允许串岗或进行与工作无关的活动。

工作时间不允许嘻笑、打闹、扎堆闲聊、吃零食，不允许影响他人工作。

3.2不允许在办公室内和公共办公区内大声喧哗，打电话、谈话尽量控制音量，以免影响他人工作。

不允许打架、争吵、骂人和无理取闹，不允许干扰正常工作秩序。

3.3职工对同事应礼貌，不允许出言不逊，使用粗言秽语，不允许乱传闲话，无中生有议论他人，破坏团结制造事端。

3.4不允许使用项目电脑、固定电话、传真机、复印机和打印机等办公设备办理私事，在工作期间不允许非工作原因登陆互联网，禁止在上班时看无关书报或办理与工作无关事宜。

3.5不允许在办公室接待与业务无关的人员，未经批准不允许将项目物品带出办公区域或转借外部人员使用。

4、员工文明办公情况：

4.1前场职工上班时间应按照规定着装，统一穿着工作服，并佩戴安全帽和反光服，办公区职工应以整洁大方为标准，不允许在上班穿低领无袖装（背心、短裤等），不得穿拖鞋进进入办公区。

职工应保持个人清洁，保持整洁的仪容和良好的面貌。

4.2职工应讲究文明礼貌，姿态端庄，举止大方，时刻注意为公司树立良好的形象。

5、办公室卫生保洁情况：

5.1行政办公室应安排专人每日进行经理部大院的卫生打扫工作，保证经理部的形象整洁。

5.2各部门应保持各自办公区域的整洁卫生，并排出值日表，安排人员每日定人定时进行卫生清洁。

6、安全保卫工作情况。

项目经理部的安全保卫工作由行政办公室安排专人负责，并安排门卫24小时巡逻，做好防火防盗工作；对外来办事人员进行登记，严禁无关人员进入经理部。

各部门在下班后须关好各自办公室的门窗，并关掉用电设备，对有破损的门窗、门锁等须告知行政办公室，以便能够及时修复。

文明办公检查必须严格依据公司《文明办公规定》的标准进行检查和记录。

各部门要严格遵守公司《文明办公规定》，保持良好的工作环境和个人工作习惯，提高工作效率，树立良好的企业形象。

（九）会议管理：

1、行政办公室负责项目各种会议以及公司、业主在项目组办的各种会议的承办工作。

2、各类会议召开前，办公室应至少提前3小时以书面、电话形式通知与会人员，并负责会议室的布置和安排。

3、行政办公室事先准备好项目统一使用的会议签到本。

项目召开的各种会议均实行个人签到，会议结束时，办公室可对各部门的出勤情况进行检查或抽查。

4、凡参加会议人员，必须按照通知的时间准时到会，并保持良好的会议秩序。

会议期间，与会人员必须将移动通讯设备调至静音状态或关机，不得在会上接电话，不得办理与会议无关的事情。

5、凡被通知参加会议的人员，原则上不得缺席会议。

有事不能参加会议者，需向主管领导请假，主管领导需向项目经理请假，批准后方可不参加会议，但各负责人必须派相关人员参加会议。

（十）计算机信息管理

为了项目内部信息快速、有效传递，办公室负责固定电话的保修和管理工作，并依据适用性、可靠性和安全性原则组建项目局域网，确定专人维护，且制定了计算机信息管理办法：

1、项目各部门计算机由项目办公室统一配置和管理，各部门应全面配合，服从管理，共同促进项目计算机信息的管理和维护工作。

2、各部门计算机实行专人负责制，必须制定或兼职的计算机维护和操作人员，其它无关人员应严禁上机。

3、各部门计算机在系统管理员的管理下实现有条件的资源共享，应该向有关领导和部门提供的数据和资料应当按要求及时提供。

4、各部门操作人员不得颤自建立或更改系统设置和应用程序设置，不得随意改变计算机的网络设置，不得私自在计算机上安装软件，特别是游戏、音频和视频文件，在工作时间之内，不得利用计算机从事与工作无关的事情。

5、各部门操作人员必须做好计算机的日常维护工作，确保计算机的正常运行。

设置计算机的办公室里必须保持整洁、安静、有序并严禁抽烟。

6、各部门操作人员应严格按照计算机基本操作技术进行操作，对各种外来计算机信息在使用时要及时杀毒，确保本部门计算机及项目网络不受病毒的侵害。

7、项目对网络进行限时管理，每天晚上8点将关闭网络。

8、计算机操作人员应严格遵照公司和项目的有关规定，严守企业秘密，不得将有关涉及公司和项目的重要资料、软件和数据转借或复制给其它单位或个人。

（十一）电话管理

为了保证项目通讯系统畅通有效，提高工作效率根据公司电话管理规定，结合项目实际，制定本项目电话管理办法：

1、固定电话管理

1.1项目固定电话包括各部门电话、办公室传真机和经理室电话。

1.2办公室传真机不开通国内长途，各部门按月配发IP电话卡，办公室为100元/月，其它部门为50元/月。

1.3项目总经理办公室、项目常务副经理办公室办公电话开通国内长途，不配发IP卡；其它部门办公室办公电话只开通市话。

1.4为确保各部门办公电话能够有效使用，对各个部门的话费进行限额管理，各部门当月话费超出限额部分，将从其部门人员当月工资中扣除，各部门的电话限额为：

总经理室400元/月，常务副经理室300元/月，副经理室200元/月，财务部50元/月，工程部、合同部50元/月，试验室30元/月，安全办、测量队50元/月，行政办公室、机械部和物资部为200元/月。

2、移动电话管理

2.1手机话费按项目实际工作予以补助，范围包括项目领导，部门负责人和作业面负责人及其他业务主办人员（具体人员见附表）。

2.2手机话费补助标准，项目经理按公司相关规定实行，即项目经理（包括常务经理不超过800元/月）其他领导不超过500元/月，部门和现场负责人不超过300元/月，其他业务主办人员50－200元/月。

2.3手机按月据实报销，超支不补，节约归公。

话费补助根据核定标准,超额部分由个人支付。

移动话费补助从员工报到上岗之日起计算，不足整月的按实际天数计算给予补助。

2.4报销话费时，本人须持打印本机号码的当月清单及发票在财务部粘贴,后由财务部统一送行政办公室核对、签认，然后按正常报销程序报销。

2.5凡由项目补助话费者必须保证24小时开机，对不开机者将进行经济处罚，处罚金额为50元/次。

2.6如有因工作需要补助话费或增加补助标准的个人，应由本人提出书面申请，经部门负责人，主管领导，项目经理批准后按核定标准给予补助。

三、宣传策划管理

（一）宣传工作的目标和任务：

1、紧紧围绕项目生产建设为中心，一切服务于项目建设，服务于项目施工，增强宣传报道的时效性和针对性，全面体现我部员工团结奋进积极向上的精神风貌,统一思想，激励士气，振奋精神。

2、在现场管理工作中严格导入企业形象识别系统，规范宣传体系建立并切实加强项目宣传工作力度，扩大项目的影响力和竞争力，进而树立局、公司的良好形象。

（二）、宣传工作的主要途径：

1、利用《东盟人》等刊物广泛宣传我部施工进展动态；

2、积极利用业主、监理等其他协作单位的内部刊物进行交流报道，对我部进行宣传；

3、