销售费用管理制度.docx
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销售费用管理制度
销售费用管理制度
第一章总则
第一条为规范销售费用支出的合理性,明确费用报销的标准及审批流程,特制订本制度。
第二条 本办法适用于深芏塑胶科技有限公司的营销中心。
第三条各项费用实行总额预算、单项控制及年终考核的原则。
第二章 职 责
第四条经办人员的责任:
（一）经办人对所报销项目的真实性、准确性、及时性及单据的合法性、完整性负责。
（二）经办人如有公司借款，必须按公司的有关规定及相关要求如期归还借款。
第五条部门负责人的责任：
（一）部门负责人一般指经办人所在销售部门的直接负责人。
（二）负责审查费用项目是否经过申请并得到批准，报销的金额是否控制在预算标准之内。
（三）对报销的内容（包括各项附件）的真实性、完整性、合法性负责。
（四）对本部门人员的个人借款承担担保责任，当借款经办人不能如期归还借款或无法在其工资中扣回借款时,担保人须在一个月内代为清偿借款。
第六条财务审核人员的责任：
（一）负责审查报销单据的合法性、真实性。
（二）负责审查报销单据金额的正确性和报销内容是否符合公司有关制度。
（三）审查报销项目审批手续的完整性和对费用标准的控制。
（四）负责审核费用项目报销的金额是否控制在预算标准之内。
第三章费用细则
第七条电话费
（一）标准：
销售助理100元/月;业务主管2００元/月;业务经理300元／月;营销总监50０元/月，营销副总700元/月。
（二）适用范围：
营销中心员工发生移动通讯及固定话费；
（三）审批权限:
中层以下的，由营销副总审批；中层以上（含中层）由总经理审批。
第八条办公费
（一）标准:
部门７0０元/月;
（二）适用范围:
营销中心所有办事处及总部销售发生的日常运作所必须的办公文具用品、易耗材料、配件的购置费用;
（三）审批权限:
预算内，营销副总审批;预算外,总经理审批。
第九条业务招待费:
（一）业务招待费是指业务人员，为了更方便地开展工作处理异常事项，与客户仓库、工程、检验、品质等部门处理维护费用所发生的餐费、娱乐费、礼品费、公关、节日支出等客情开支。
（二）整个销售部业务招待费按年度预算总额、月度分解额度控制和考核,由营销副总、总经理整体控制及审批。
（三）标准：
1.餐费：
受请人主管级以下的按80元／人,受请人主管级（含）以上的按１00元/人；
2.娱乐费：
按500元/人,每次总额控制在30００元以内;营销中心总体每月5次以内;
３.礼品费:
实报实销;
4.公关费:
实报实销；
（四）适用范围：
营销中心所有业务员发生的客情支出;
（五）审批权限：
1．餐 费：
标准内且单笔额2000元以下,由营销副总审批；超出标准及其单次总额２000元以上的,由总经理审批；
２.娱乐费：
标准以内及其单次总额3000元以下，由营销副总审批;超出标准及其单次总额3000元以上的,由总经理审批；
3.礼品费:
由各销售部独立策划，送书面申请，报营销总监审核后交由总经理核准后准予发生
4.公关费：
由各销售部独立策划,送书面申请，报营销总监审核交由总经理核准后准予发生。
（紧急情况,由营销总监口头向总经理报告后准予发生）
（六）其他规定：
１．每次招待活动发生前，由经办人员填写申请表，注明受接待的招待事由、受接待的单位、人数、招待目的、预计开支金额,事先先发邮件进行申请。
2.各级业务人员应合理安排应酬活动，节约使用,不得超支。
3.节日支出只限于春节，中秋两个节假日对对重要客户统一送出礼品、礼金
维护开支；
４．各部门在节假日对重要客户统一送出礼品、礼金或组织联谊活动时,须提交专项报告,由总经理审批；礼品报销时,必须提供等额发票及电脑小票；礼金报销时,附上经审批的专项报告。
5． 原则上支出金额在公司规定限额内。
第十条会务费
（一）标准:
12000元／次, 一年4次。
（二）适用范围：
营销中心会务的交通费、食宿费、资料印刷费、场地租用费等；
（三）审批权限：
预算内且标准内的营销副总审批;预算外或标准外的总经理审批;
（四）其他规定:
会务费按此预算。
第十一条差旅费：
（一）差旅费包括各部门及单位日常运作中因国内外出差发生的长途交通费、市内交通费、住宿费、餐费补贴、签证费、机场建设费和保险费等相关杂费。
（二）出差发生的各类票据，按长途交通费、市内交通费、住宿费、餐贴分项统计填报。
每次出差（含多人一起）发生的费用只能一次报销，不能分次报销。
（三）标准:
1.长途交通费:
A实报实销；
Ｂ长途交通费包含机票、大巴等长途交通费、机场建设费和保险费等相关杂费,异地租车费、汽油费,过桥过路费等；
2．市内交通费:
级别
城市
费用标准（元/月）
备 注
科员
一类城市
４０0
1.超过标准按照标准报销
2.不够标准根据实际费用报销
二类城市
３０0
主管
一类城市
500
二类城市
4０0
中层
享有车贴的,按公司车贴规定执行;
高层
按公司车贴规定执行
3.住宿费：
级别
城市
费用标准（元/月）
备注
科员
一类城市
200
1.超过标准按照标准报销
２.不够标准根据实际费用报销
3.超过标准按照标准报销
４．不够标准根据实际费用报销
二类城市
180
主管
一类城市
２50
二类城市
200
中层
一类城市
400
二类城市
350
高层
一类城市
4５0
二类城市
４00
4餐贴
项目
报销标准
备 注
驻外人员餐贴
一类城市
４０0元/月
二类城市
300元/月
说明:
一类地区为北京、上海、深圳、广州、南京、无锡、宁波、杭州、苏州、青岛、武汉、珠海；其他地区为二类地区。
（五）审批权限:
1.长途交通费：
单次总额2000元以下,由营销副总审批;单次总额2000元以上的,由总经理审批;
2.市内交通费：
预算内且标准内的，由营销副总审批;预算外或标准外的一律不予报销；
3. 住宿费：
标准以内的，由营销副总审批;超出标准一律不予报销;
4．餐贴:
标准以内的，由营销副总审批；超出标准一律不予报销。
（六）其他规定
1、业务人员到省外城市或地区出差，原则上要求乘坐火车或汽车,但有特殊情况的,经营销副总批准允许方可乘坐飞机。
未经批准擅自乘坐飞机的，按乘机费用总额的６０％报销。
2、需乘坐火车的,应提前一天通知订票;当日订票的,票面金额的９0%报销。
2、多人（同性别）一同出差，应选择二人间住宿，住宿费报销按人头标准相应降低20%。
3、公司委派参加各种会议、培训的费用开支，凭会议通知及收费票据报销有关差旅费用。
由会议方或培训方统一安排餐饮、住宿者，公司不再另外报销伙食补贴、住宿费。
４、如出差所在地有与客户公司签定消费协议的单位,应到协议单位消费。
５、出差过程中的招待费按业务应酬费的相关规定单独报销。
每报销一次业务招待费用，相应扣减当天的伙食补贴。
第十二条 邮寄费:
（一）标准:
实报实销
（二）适用范围:
营销中心所有员工邮寄、快递文件、样品发生的费用；
（三）审批权限：
1．寄方付费需报销的,单笔费用200元以下的，由营销副总审批;单次总额超200元以上的由总经理审批;
2.月结的,部门费用超预算的，由总经理审批;
第十三条质量费用
（一）标准：
按不含税销售收入０．3%控制;
（二）适用范围：
营销中心或公司处理产品品质事务发生的返工费,质量罚款、质量考核不合格、质量事故费、办事处人员违规罚款、品质公关等费用;
（三）审批权限:
预算内且单笔金额在200０元以下的，有工业中心副总和营销副总同时审批;预算外或预算内单笔金额2000元以上的，总经理审批。
（四）其他：
（一）业务人员应及时跟进异常情况,一般地应在应酬费用支出中将异常处理完毕。
（二）如果应业务人员自身造成罚款,由业务人员自己承担。
（三）因工厂品质原因，但业务人员疏于跟进造成处罚事实的,承担50％责任。
（四）质量费用，统一由品质部划定责任，追溯责任由相关核算单位承担。
第十四条仓储管理费：
（一）标准：
实报实销
（二）适用范围：
各办事处对产品的储存租金、搬运费用，及其将产品从租用仓库发送至客户的运费。
（三）审批权限：
1.外租仓租赁合同,工业中心总监审核，总经理批准;费用按合同约定的收费标准执行；
2．搬运费、发货费用,以第三方物流,及客户数据为准,月结形式发生,特殊情况需要发生的500元以下由营销总监审批,5０0元以上由总经理审批。
第十五条 产品运费：
（一）标准：
按合同约定单及及实际送货数量或里程。
（二）适用范围：
产品运费包括产品从货仓至外租仓、客户的物流费用,公司外请车的送货费用,产品空运费,办事处退货物流费用。
（三）审批权限:
1．物流公司合同，租车合同及报价须工业中心总监、营销副总、总经理会签。
2.单笔退货费用在２000元以下的，营销副总审核；单笔退货费用在20０0元以上的，总经理核准
（四）其他规定:
１经办人需写明时间、路线、产品编码、数量、发货方或接收方的单据号码。
2报销时后附承运方的收据或发票。
第十六条住房补贴：
（一）标准：
每人每月70０元。
（二）适用范围：
营销中心
（三）审批权限:
在工资体现,无须单据审批。
（四）其他规定:
１. 住房补贴包括业务人员在驻地住宿租金、水电费,取暖费,网络费等，。
２．此补贴由综合管理部负责记录,并当月在工资表中体现。
3.员工在外租房属私人行为，由员工自主决定。
第十七条其他费用:
未能预计的支出，填写「费用开支申请及审批表」，按授权限额审批；累计发生金额不能超过年度总预算。
第四章 费用审批与报销
第十八条 以下的费用:
业务招待费、差旅费、质量费用、产品运费、市场调研费、 其他费用实行事前申请制度;到外省市出差,需要提前跟部门负责人请示，批准同意后方可执行。
流程
当事人
业务内容描述
事前请示
使用人
1）费用发生前，邮件给营销各部负责人审批:
→营销各部负责人收到邮件后2个小时内要给予回复;→同时抄报营销副总审批→营销副总将审批意见转发财务总监及费用会计存档；
2）超出营销副总审批权限的→报经总经理审批→总经理审批后将邮件转发营销副总、财务总监及费用会计存档；总经理审批同意后方可使用实行。
事后总结
使用人
费用发生完后，要以周为单位按照附件表格格式总结,要总结每次开支达成的结果，并将开销总结附在【费用报销单】后。
部门审核
业务经理
营销各部负责人收到当事人的报销总结报告后,一天时间内审核，再营销副总审批。
财务复核
财务部
财务收到经审核与审批的报销总结报告后,财务部各人员三个工作日内完成审查发票与业务的真实性。
终批
总经理
总经理对权限内的【费用报销单】各项开支合理性最终审批。
费用结算
出纳
出纳收到最终的报销审批后，发邮件给当事人最后审批意见,并告知费用完结时间。
第十九条费用审批:
（一）费用报销的审批程序见上表。
（二）当次业务招待费、住宿费超过200元时，经办人员须用银行卡支付费用，并附刷卡记录;特殊情况用现金支付,报销费填写请示报告进行说明合理事由,否则不予报销；送出的利事超过500元的，需两人随同办理;不能两人随同办理的,营销副总同意。
（三）对于申请、审批、报销流程不规范的，单据不合乎要求的,超出规定限额且无专项审批的,财务复核人员必须一律退回。
（四）所有费用报销必须在时限内提供相应票据及审批申请给财务,逾期的将不予报销处理;
（五）财务收到单据后，没有问题的单据在7天内必须完成报销。
超过规定时间没有完成报销的给予财务人员１０0元每次的负激励。
第二十条报销时间的规定：
各项费用必须于次月５个工作日内交单报销。
第二十一条 以上费用凡属品质管理中的质量成本列举事项,报销费用时,由业务经理与品质经理共同确认，按品质管理中的质量成本约定的责任承担比例，明确在报销单据上写明造成此笔费用的责任人,及承担比例，财务据此执行扣罚。
第二十二条所有发票必须清晰记载单位名称、开票日期、业务内
容,大、小写金额、开票人、开票单位印章或当地税务机关的代开发票专用章。
所有发票的背面要有经办人的签名和报销日期。
（一）采购发票的要求：
发票应当清晰写明单位名称、货物名称、型号、单价、大小写合计金额、开票人签名，增值税发票要保持票面清洁。
（二）餐票正面必须有消费日期、单位名称、消费价目清单。
发票上的时间、地点应与「费用开支申请及审批表」的时间、地点吻合。
礼品发票正面必须有礼品名称、单价、总金额、采购地点,背面必须有两个以上经办人签名,并附有采购之前已审批的申请表。
（四）所有报销凭据填写不得用圆珠笔和铅笔填写,要求用钢笔填写，否则财务部门有权不予以报销。
（五）所以费用发票必须是真发票，财务审核若发现有假发票,一律不允许报销，且后期也不允许再使用其他发票来替代。
（六）票据的粘贴和填写要求:
1、所有费用必须填写实际发生日;
2、招待费及业务费要填招待客户名称及部门（只填写部门即可，不可填写人名）;
３、交通费的日期或发生周期;
4、表单上不可有涂改迹象,合计金额为最终金额;
５、大小写字迹工整（不可忘记大写金额的填写）;
6、空白项无内容的要划好斜线；
７、不同月份的发票不可在一张单据上体现；
8、特殊费用一定要在备注栏内注明；
9、所有小票要一张张叠层粘贴,不可超过【费用报销单】大小；大张发票超出【费用报销单】的,要将其按费用报销单大小折叠整齐；
（七）【费用报销单】上必须写明费用性质（同预算项目要一致）。
第五章处罚办法
第二十三条 经办人员营私舞弊、弄虚作假,对违规违纪金额不予报销，对已经报销的,除退回违规报销金额外，并进行处罚。
第二十四条部门负责人对经办人因违规造成公司的损失承担连带责任。
第二十五条财务审核人员审核不严使公司造成损失的,应同时追究财务审核人员的责任，对财务审核人员进行处罚。
第六章附 则
第二十六条本办法由公司财务部负责制订和解释,经批准后实施，增删修改亦同。
第二十七条各责任
部门参照本办法制定本单位的管理办法，相应的费用标准不得高于本办法。
第二十八条 本办法从201４年1月1号起执行。
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