电子政务处理办法.docx

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电子政务处理办法

2.3.2公文管理

公文是政府部门文件等流转的一个重要手段，是政府日常办公的一个主要组成部分。

一般公文的处理过程分为发文、收文和办文、查询四个部分。

一般的公文管理界面如下图（2-3-2-1）所示：

可根据公文类型、标题、状态、发文单位、文号、发起人、创建日期进行查询。

点击高级检索按钮界面如下图（2-3-2-2）所示：

单击此按钮可以进行如下选择，如图（2-3-2-2-4）

单击此按钮可以进如下选择，如图（2-3-2-2-3）

单击此按钮可以进行如下选择，如图（2-3-2-2-2）

单击此按钮可以进行如下选择，如图（2-3-2-2-1）

图（2-3-2-2-1）

单击此按钮可以进行如下选择，选择完后点击搜索。

图（2-3-2-2-2）

单击此按钮可以进行如下选择，选择完后点击搜索。

单击此按钮可以进行如下选择，选择完后点击搜索。

图（2-3-2-2-3）

单击此按钮可以进行如下选择，选择完后点击搜索。

图（2-3-2-2-4）

单击此按钮可以进行日期和月份选择，选择完后点击搜索。

标题、发文单位、文号可以进行手工输入，填写完后点击搜索按钮进行搜索。

2.3.2.1基本设置

在公文处理之前，必须对公文处理流程中将会使用到的某些内容预先进行设置。

这些设置活动只有系统管理员可以进行。

对于部门的公文管理，可由系统管理员为某一个人员分配其所在部门的公文管理，由此人执行相应的管理功能，详细情况见2.3.2.6其他管理，除以上两种可能外，其他人没有这个权限。

基本设置一般包括“管理时限”，“发文模板”，“公文类型”，“公文移交”，“印章管理”,下面对基本设置进行具体讲述：

1、管理时限

A）功能简述：

这里的时限是指在公文的处理过程中所涉及的所有节点到节点之间最长的一个处理时间，可以提醒用户在一定的时间内完成工作，保证公文的顺利流转

B）主要操作流程：

操作界面如下图（2-3-2-1-1）（只有系统管理员才有这个操作权限）

所有的流程节点，系统都已经全部罗列出来，跟据实际情况，选择相应的项目单击“修改”按钮就可以进行时限的修改操作

图（2-3-2-1-1）

2、公文列表

所有与公文相关的列表页（公文管理中的在办、待阅、已阅、已退、暂存等；待办公务中的新到来文等）都显示公文的名称、文号、公文来源、状态、收到时间。

3、收发文排序

在收发文列表中拥有排序功能：

编号、单位、文号、标题都为首字拼音排序，日期为时间排序,默认是是按照日期倒序排列。

点击未排序表头按正序排列，再点击当前表头反序排列。

4、发文模版

1）功能简述：

为了能够使得公文样式更统一，可以将原先纸质的样本经过电脑word排版后形成模板让大家使用。

2）主要操作流程：

操作界面如下图（2-3-2-1-2），修改界面和创建界面类似（只有系统管理员才有这个操作权限）

单击此按钮可以进入新建模板界面，如下图（2-3-1-1-3）

此处列出已有的模板，选中相应的模板可以对其进行修改和删除

图（2-3-2-1-2）

可设置模板的页面格式

完成后单击保存推出

word编排界面，将模板在此建立排版

填写相关的模板名称和说明已便和其他模板区分

图（2-3-2-1-3）

5、公文类型

1.功能简述：

公文类型的管理和维护，包括公文类型的创建，修改和删除。

通过对公文类型的管理，在系统的公文处理中，包括收文办文和流程处理中，公文类型都是从此功能处进行相应管理的。

2.主要操作流程：

操作界面如下图，修改界面和创建界面类似（只有系统管理员才有这个操作权限）

图（2-3-2-1-4）

在此输入新填加的公文类型的名称和相应的描述，提交，便可成功

图（2-3-2-1-5）

6、公文移交

见2.3.2.6其他管理中的公文移交。

5、印章管理

1.功能简述：

印章的管理和维护，包括印章的创建，修改和删除。

通过对印章的管理，在系统的公文处理中，印章管理都是从此功能处进行相应管理的。

2.主要操作流程：

操作界面如下图（2-3-2-1-6），修改界面和创建界面类似（只有系统管理员才有这个操作权限）。

可根据用户名称、印签部门、印签名称查询

对已选印章的修改，删除的操作，也包括新建，其中新建操作，见图2-3-2-1-7

图（2-3-2-1-6）

图（2-3-2-1-7）

6、公文回收站

1、功能简述：

系统管理员可以在这个页面看到系统中删除的公文，并且可以对这些公文，进行再次清除，即从“公文回收站”中清除掉不需要的公文，清除方式有三种：

“单条清除”，“当前页清除”，“清空回收站”界面如下图（2-3-2-1-9）

删除选择的公文

清除整个公文回收站

删除当前页的所有公文

注：

删除已发公文后被传阅的公文也会一并删除；删除时间早的公文排列在前面

7、批示常用语管理

1、功能简述：

批示常用语的添加和删除操作。

通过对批示常用语的管理，在系统的公文处理中，办理公文时办理意见时可方便选择批示常用语。

2、主要操作流程：

操作界面如下图（2-3-2-1-8），修改界面和创建界面类似（所有用户都可以设置自己独有的批示常用语）

图（2-3-2-1-8）

2.3.2.2发文管理

整个公文的流转过程中，发文是第一环。

一个完整的发文过程包括撰稿、审核、复审、会签、批示、校对、签发、核发文号、盖章、传阅、发文等环节，但每个接点不是绝对的，可根据实际需要跳转或增加。

在公文已经具有所有签发条件的时候，也可以直接使用“扫描件发文”来跳过这些环节。

下面对这些环节一一进行讲述。

所有的发文操作都在“待办公文”中，如下图（2-3-2-2-1）

可根据公文类型、标题、状态、发文单位、文号、发起人、创建日期进行查询。

对于拥有“发文”状态的待办公文都属于发文流程之内，单击标题就可以进入相关的发文流程

拥有两种发文方式

有文号显示文号，无文号的显示无文号

图（2-3-1-2-1）

1、扫描件发文

1）功能简述：

当已经存在纸质或电子公文并已通过审核签发，只需要通过政务网进行发布的时候，通过扫描就可以直接使用“扫描件发文”进行公文发布。

注：

只有“发文员”角色的人员登陆系统后才能看到“扫描件发文”按钮。

2）主要操作流程：

扫描件发文只涉及到一个发文步骤，操作简便，界面如下图（2-3-2-2-2）

发文是文号为空和不规范会提醒

公文在流转过程中可收藏，收藏后的公文存放在“公文查阅”—“我的文件夹”里

除原文外，还可以通过此选项上传相关的参考资料和附件。

可以通过滚动条滚动将后面的需填写内容显示出来，如图（2-3-1-2-3）

1、扫描件发文必须要进行原文上穿，因为已经拥有纸质文档，所以可以通过扫描成图片进行上传，或者直接上传word等格式文档，直接发文不能进行公文编辑

带星号的为必填项目，为空则不能提交。

拥有下划线的项目可以通过直接点击该标题调用系统资源，直接进行选择，反之则需要键盘录入。

图（2-3-2-2-2）

主、抄送单位收文的规则为：

1.在有“收文部门”的单位里，仅该收文部门下的收文员可以收该单位的来文，若该收文部门下没有收文员，则收不到来文

2.在没有收文部门的单位，该单位下的收文员可以收文，单位下所有部门的收文员都不能收到公文

3.主送单位和抄送单位文本框，双击文本框，可以查看到所选择的所有单位，以供客户核查。

如图（2-3-2-2-2-1）

4、双击文本框后出现的文本框如图（2-3-2-2-2-2）

双击主送单位文本框

双击抄送单位文本框

图（2-3-2-2-2-1）

双击后出现的主、抄送单位文本框可进行审核，审核好后点击打叉关闭。

图（2-3-2-2-2-2）

文号可选择

通过这些按钮添加的系统外的主送单位和抄送单位，一旦发文，则此公文就会发送到相应的主送单位和抄送单位，

所有的信息填写完毕，单击此按钮，系统进行发文，发文流程完结，已发公文状态变成“已发文”

图（2-3-2-2-3）

主送单位列表和公文处理签列表中显示的排列顺序按单位组组织优先级排列。

2、拟稿发文

1）功能简述：

与直接发布不同。

当需要开始拟新的公文时，将会涉及撰稿、审核包括（初审、一审、二审、三审）、复审、会签、送签、批示、校对、签发、核发文号、盖章、发文、传阅等环节，所有环节或根据实际情况部分环节完结，一篇公文才会发布出去。

2）主要操作流程：

一个完整的发文涉及多个环节，每个环节完结，如果没有选择续办对象，则公文会自动流转到撰稿人处或分办员处。

注：

在公文处理过程中除发文、归档和阅文外的各个节点，每个节点用户上传的附件（正文及附件）都可以删除，并且谁上传的附件由谁来删除

普通发文的流程如下图（2-3-2-2-4）所示：

图（2-3-2-2-4）

A）拟稿：

当需要起草新公文时使用。

具体操作过程如下图（2-3-2-2-5、6）

如果是待撰稿状态，表示是拟稿暂存状态，可以通过点击标题再次进入新公文拟稿界面

单击此按钮开始新公文的起草，打开如图（2-3-2-2-6）操作界面。

图（2-3-2-2-5）

“签发”操作前的每个节点都可更改抄报人，抄报人在待阅公文列表中查看到该公文

取消：

将本次发文过程取消，所有信息清除。

删除按钮可以删除这篇公文

选中，将会将操作员的相关信息列入发文卡的相关位置

所有信息填写完毕，选择续办对象，办理方式，确定后按照办理方式转出。

如果不选则自动转成“已撰稿”状态等待分办。

公文在流转过程中可收藏，收藏后的公文存放在“公文查阅”—“我的文件夹”

可以选择相应模板后，单击公文处理，进行公文原文的起草。

文号可以自动生成，例如上一次文号为：

测试发〔2009〕1号，这一次在文号栏输入测试汉字会自动生成这次的文号，在上一次的文号上自动加一，则这次显示为：

测试发〔2009〕2号

打*是必填项目

图（2-3-2-2-6）

发文时选择单位时，选择后系统提示“一共选择了n个组织”，有单位被重复选中后此单位只收到1篇公文。

审稿：

公文起草完毕，选择办理方式“审稿”，选择相应的续办对象后，按确定，此篇公文就流转到相应的续办对象处。

用该用户帐号登录，在待办公文中可以看到一篇“发文-待审稿”的公文，点击标题，打开该公文处理界面，如下图（2-3-2-2-7A）

B）如审稿后不选择续办对象和办理方式，则此篇公文自动流转到撰稿人处，由其再选择后续办理动作。

图（2-3-2-2-7A）

在文件要素抄送下增加抄报人、抄报单位。

发文时同时将公文发送给被抄报单位或个人。

主送、抄送、抄报单位不可重复选择。

被抄报单位由收文员在文件登录下收取，收取后走收文流程。

被抄报人在待阅公文列表中查看发文原件。

发文运转记录可以有2中行驶，一种是默认为系统所具有的html及doc格式，另一种为系统预设办理签形式

公文在流转过程中可收藏，收藏后的公文存放在“公文查阅”—“我的文件夹”

此处显示的是发文卡内容，如果要查看原文，可以点击“文档列表”。

使用手工批示将公文打印出来点击“手工批示”选择确定打印公文，选择取消则终止操作，由领导进行手工批阅，同时公文转到此领导的秘书处，（如果没有设置有秘书，则该公文还在当前办理人处），公文状态称为“发文-待手工批示”，当秘书将手工批阅的内容上传，公文才会再次流转出去。

状态修改为“发文-已手工批示”

可退回公文到上一个节点处理人

图（2-3-2-2-7）

１．发文人员隐藏，下方的签发人补位

２．发文日期为签发日期

３．发文标题内容采用二号小标宋字体显示。

手工批示的打印界面如下图（2-3-2-2-8）：

图（2-3-2-2-8）

在公文发文流转状态下，对原文进行修改后，会生成一个痕迹文件，点击痕迹文件可查看具体的修改内容

图（2-3-2-2-9）

C）复审：

审稿完毕后，选择办理方式“复审”，选择相应的续办对象后，按确定，此篇公文就流转到相应的续办对象处。

用该用户帐号登录，在待办公文中可以看到一篇“发文-待复审”的公文，点击标题，即可打开该公文处理界面，操作界面和审核相同，这里就不再列出。

复审完毕，公文状态转为“发文-已复审”。

同样，如复审后不选择续办对象和办理方式，则此篇公文自动流转到撰稿人处，由其再选择后续办理动作。

D）会签：

如果这篇公文需要其他单位会签，则在复审后，可以进入会签流程。

会签单位的签名将会在发文卡的会签单位一栏中显示。

会签完毕，公文状态转为“发文-已会签”。

同样，如会签后不选择续办对象和办理方式，则此篇公文自动流转到承办人员处，由其再选择后续办理动作。

如果还需要其他单位，则可以继续选择会签动作。

操作界面和审核相似，这里就不再列出。

注：

会签不允许选择外系统的单位和部门。

此处赘述：

如需要多个单位进行会签。

（仅防城港）

1.会签节点为并行

2.会签单位收到公文后只能给出会签意见，对公文正文内容及公文要素不可修改。

3.发起会签者有权利终止会签。

当公文处理中由“会签”节点“转内部事务”后在内部事务模块中，开放“公文处理”按钮，可对公文正文做编辑和盖章操作

E）批示：

上一节点处理完毕，选择办理方式“批示”，选择相应的续办对象后，按确定，此篇公文就流转到相应的续办对象处。

用该用户帐号登录，在待办公文中可以看到一篇“（发文）-待批示”的公文，点击标题，即可打开该公文处理界面，操作界面和审核相同，这里就不再列出。

批示完毕，公文状态转为“（发文）-已批示”。

同样，如复审后不选择续办对象和办理方式，则此篇公文自动流转到撰稿人处，由其再选择后续办理动作。

公文只要经过“批示”节点后，就开放“归档”节点（恩施）。

F）校对：

校对完毕，校对人的姓名和校对时间将会在发文卡的相关地方显示。

同时公文状态转为“发文-已校对”，同样，如校对后不选择续办对象和办理方式，则此篇公文自动流转到撰稿人处，由其再选择后续办理动作。

操作界面和审核相似，这里就不再列出

G）签发：

本单位领导对这篇进行查阅签发。

领导的意见将会在发文卡的“领导签发”一栏显示。

同样，如签发后不选择续办对象和办理方式，则此篇公文自动流转到撰稿人处，由其再选择后续办理动作。

操作界面和审核相似，这里就不再列出

H）核发文号：

所有审核通过，开始核发文号。

文号制定的同时，还需要对公文原文进行文号的添加。

如核发文号后不选择续办对象和办理方式，则此篇公文自动流转到撰稿人处，由其再选择后续办理动作。

（只有核发文号之后的公文才可以进行签名印章）,操作界面如下图（2-3-2-2-9）

修改正文：

隐藏痕迹，盖章等等。

填入相应文号，同时需要在原文的相关位置将文号也添加进去

图（2-3-2-2-10）

这就是印章

点签名印章进入进入签名印章界面，签名印章完毕之后会在这里显示印章

图（2-3-2-2-11）

选择电子印章，调用印章管理里的印章，输入密码，就可以盖章

图（2-3-2-2-12）

手写签名可以在下面空白区域写，然后确定，颜色和笔宽可以调

图（2-3-2-2-13）

文字签批，可以在空白区域写下意见，确定就表示盖章

图（2-3-2-2-14）

I）盖章：

公文一旦盖章就不可以再修改。

如盖章后不选择续办对象和办理方式，则此篇公文自动流转到撰稿人处，由其再选择后续办理动作

J）发文：

选择本单位的发文人员，办理方式选择发文，发文员收到文以后单击发文按钮，公文发出；若本人是本单位的发文员，选择自己发文的情况，公文直接发出；如果在主送抄送单位中有不属于系统平台的单位，则还会流转到“文印中心”，由文印中心负责印刷后以纸质形式发送出去。

同时，该公文还将在本单位进行归档处理。

主、抄送单位收文的规则为：

1.在有“收文部门”的单位里，仅该收文部门下的收文员可以收该单位的来文，若该收文部门下没有收文员，则收不到来文

2.在没有收文部门的单位，该单位下的收文员可以收文，单位下所有部门的收文员都不能收到公文

注：

当选择办理方式为发文，续办对象会验证是否是本单位的发文员，若不是会提示“请选择本单位的发文员，只有发文员可以发文！

”

K）传阅：

公文选择传阅，选择续办对象。

续办对象可在待阅公文列表里查看，如下图（2-3-2-2-10A）公文填写意见如下图（2-3-2-2-10B）以后可在已阅公文列表里查看。

点击标题可以填写意见

如下图（2-3-2-2-10A）

可以设置显示的时间段（YYYY-MM-DD至YYYY-MM-DD），但一旦设置好后，下次访问即以之前设置好的为准，直至他重新修改设置为止。

公文在流转过程中可收藏，收藏后的公文存放在“公文查阅”—“我的文件夹”

填写办理意见，点击确定，这篇公文就完成了阅文操作。

如果需要查阅，可以在已阅公文中看到。

补发公文：

公文的发文员可以对于已发文的公文进行补发操作；并且可以通过收阅记录查看公文的收文情况。

操作界面如下：

已经发送的单位和人员不允许再选择

补发单位的收文情况可以通过查看此公文的“收阅记录”中查看。

对未接收的单位，可以发送短信提醒。

3、归档

1）功能简述：

将已发文办结的公文进行归档操作。

若选择单位的归档人员，办理方式选择归档，该人员收到公文以后单击确定按钮，公文归档；若选择自己归档的情况，公文将直接归档；至此，整个发文过程全部完成。

2）操作界面如下图（2-3-2-2-10）

填写办理意见，点击确定，这篇公文就完成了归档或者阅文操作。

如果需要查阅，可以在发文查阅中看到。

图（2-3-2-2-11）

2.3.2.3收文管理

收文管理一般就是指来文登记。

所有的来文操作都在“公文处理”->“来文登记”中，如下图（2-3-2-3-1）。

一般来文登记分为两种：

一、通过系统平台收到的公文进行登录；二、通过收到的纸质公文进行登录。

收文员可以批量签收:

需要签收的公文打上勾,点击”批量签收”,即可完成所选公文的签收操作

收文时文件要素中“收文编号”按单位自动生成：

为“年份”+“4位自动编号（0001）开始”，例如“20100001”。

编号按各单位收文数量自动递增。

根据下拉框公文的类型查到相应类型的公文列表

如果收到的是纸质公文，但是需要在系统平台进行流转，则单击此按钮进行来文登记

可以对已签收的公文按签收时间段、来文单位、标题、文号进行查询

点击标题就可以进入来文登记界面

图（2-3-2-3-1）

可以把文登记薄查询出的结果导出EXCEL并进行打印

公文在签收后送到具体负责承办人处才确定这份公文是否需要退文。

退文按钮在未签收前，本单位所有收文员都可见；签收后则不可见。

已经转承办的公文则由本单位签收公文的收文员进行退文处理，承办人可以选择任意办理方式请单位收文员进行退文处理。

注意：

收文后，公文签收之前，公文展示区域的“打印”按钮应不显示或者不可操作。

公文签收之后才能正常打印。

1、纸质公文登记

1）功能简述：

对收到的纸质公文进行登记

2）主要流程：

将收到的原文扫描后上传，并填写相关的信息资料。

具体操作界面如下图（2-3-2-3-2）

公文在流转过程中可收藏，收藏后的公文存放在“公文查阅”—“我的文件夹”

纸质公文登记，必须将受到的公文扫描后上传

如果不选择承办人，则默认为当前操作员为分办员。

如果进行了选择，则当前公文流转到所选对象处，由其负责公文的分办

填写相关信息

图（2-3-2-3-2）

2、系统平台来文登记

1）功能简述：

对于从系统平台的来文进行登记

2）主要流程：

因为从系统平台的来文信息资料齐备，所以所要做的就是检查复核相关的信息，对于缺少的内容进行补全操作就可以完成登记操作，具体操作界面如下图（2-3-2-3-3）

点击退文按钮可以将来文退回来文单位

点击签收按钮对公文进行签收，其次在进行分办

公文在流转过程中可收藏，收藏后的公文存放在“公文查阅”—“我的文件夹”，在未签收公文前，公文中的打印和收藏不能使用。

选择公文来源

如果不选承办人，则默认为当前操作员为分办员。

如果进行了选择，则当前公文流转到所选对象处，由其负责公文的分办

来文显示区域

图（2-3-2-3-3）

注意一：

发文单位发送公文成功后可以对此公文删除，此时需对已经签收此公文的单位都会有提醒功能。

1、收文单位“签收”后此公文被的公文发文单位删除，此公文将仍然出现在收文单位的公文列表中（已签收未开始承办出现在“来文登记”中，已开始办理的按照未被删除时的逻辑出现在相应的“待办”、“在办”、及“公文查阅”中）

2、此公文状态应为“（收文）被删除”，点击公文标题时可以查看发文单位的“删除原因”

注意二：

在公文中可以查看与此公文有关联内部事务的流转记录，如下图（2-3-2-3-4）

点击此处的查看连接，会弹出一个窗口

图（2-3-2-3-4）

2.3.2.4办文管理

来文登记后，就要对来文进行办文操作，一般包括：

拟办，撰稿，归档，批示查阅。

所有的办文操作都在“待办公文”中，如下图（2-3-2-4-1）。

待办公文在系统中按公文编号排序,公文编号为来文登记时的公文序号，如果没有就默认系统自动生成的序号。

（恩施州）

待办公文，在办公文列表中的发文单位显示公文要素中的发文单位，而不是发文员＋所在科室名称，如果是联合发文，则两个单位名称都显示。

注意公文状态的不同，以“收文”开头的是属于办文状态下的公文

图（2-3-2-4-1）

1、选择办理方式

1）功能简述：

来文登记后，对已登记来文进行办理方式的选择，处于登记之后的处理方式。

2）主要流程：

选择办理方式是一个流程的切换过程，是流程与流程之间的衔接部分。

具体操作界面如下图（2-3-2-4-2）

公文在流转过程中可收藏，收藏后的公文存放在“公文查阅”—“我的文件夹”

选择办理方式

每一个办文流程完结，如果没有选择后续办理对象、办理方式的时候，公文会自动流转到分办员处，由分办员选择后续操作。

图（2-3-2-4-2）

2、办文

1）功能简述：

当来文不是普阅公文，是需要单位进行办理的公文，则可以选择“拟办”办理方式进入办文流程。

“待办公文”中处理公文时，“办理人员”和“办理方式”自动记忆。

用户在待办公文中处理公文时，系统自动默认选中上一个所处理公文时所选择的办理方式和办理人员。

例如，用户处理第一份公文时选中的办理方式为“审核”，办理人员为“张三”，则下次再处理一个公文时，办理方式和办理人员默认为“审核”和“张三”。

如果此次用户选择了另外的办理人员和办理方式，则下一个公文记忆上一次的选择为默认。

公文处理签:

１．发文人员隐藏，下方的签发人补位

２．发文日期改为签发日期

３．发文标题内容采用二号小标宋字体显示。

2）主要流程：

整个办文流程可以包括拟办和交办两个部分。

1、拟办：

办文开始，可以由领导或者相关人员填写拟办意见，并选择相关的交办对象或单位进行交办办理。

当分办员对已登记的来文进行分办操作后，可以在待办公文中可以看到一篇“办文-待拟办”的公文，点击标题，就可以打开该公文拟办处理界面，如下图（2-3-2-4-3）。

选择“拟办”办理方式后，可以通过点击此按钮选择相应的交办部门。

拟办选择对象为人，而交办为部门，公文自动流转到该部门的收文员处，办文完结则发文完毕

图（2-3-2-4-3）

2、交办：

公文流转到交办部门的收文员文处，在待办公文中可以看到一篇“办文-待交办”的公文，点击标题，就可以打开该公文交办处理界面，如下图（2-3-2-4-4）。

办完，公文流转到承办人处，状态为“办文-已交办”。

注：

交办补发功能：

被交办单位可多选，可同时阅文，同时给出交办意见，可上传附件，但不能修改正文内容。