ISO50001文件控制程序.docx
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ISO50001文件控制程序
1目的和范围
对本公司能源体系文件进行规范的管理和控制,确保各有关场所使用的文件均属现行有效版本,防止作废的文件被误用。
适用于能源管理体系运行中有关能源活动的文件控制和管理。
2职责
2.1设备部是本公司能源使用和管理相关的文件的归口管理部门。
2.2各部门负责与本部门有关的能源体系文件的贯彻实施。
3定义
3.1管理文件:
是指公司能源管理体系中的管理文件,包括能源管理手册、程序文件、管理制度、规定、办法和记录等。
3.2技术类文件:
是指公司产品图纸、工艺技术文件、工装模具图纸、技术标准、作业文件、检验规程等。
3.3节能类资料:
是指公司收集的相关行业标准性标准、节能技术书籍、节能设备资料、外来节能技术文件、行业会议资料等文件。
4工作程序
4.1文件的分类
4.1.1文件按其适用范围可分为:
管理文件、技术类文件、节能类资料;
4.1.2文件按其来源可分为:
外来文件和公司制订的各类文件。
4.1.2.1外来文件包括:
a)国家及上级机关颁发的与公司能源管理体系有关的法规、法令、政策等文件。
b)行业可直接引用或执行的规范、规则、技术标准等。
c)顾客提供的产品图纸、图纸更改记录等。
d)相关网站发布的消息、通知、政策等。
4.1.2.2公司制订的各类文件包括:
a)文件化的能源方针及目标、能源管理手册、程序文件、作业指导书、技术文件、规章制度、记录表格等;
b)仅限于各部门内部使用的部门内部文件。
4.1.3受控文件和非受控文件
a)受控文件由文件发放部门在文件上加盖“受控”印章,有封面的只在封面上加盖“受控”印章,无封面的在首页上加盖“受控”印章,以便于识别。
b)未经加盖“受控”印章或加盖“受控”印章同时加盖“作废”印章的文件为非受控文件。
4.2文件的编制
4.2.1文件由承担其管理和使用职责的部门负责组织编制。
4.2.2能源管理手册与程序文件由管理者代表组织编制。
4.2.4技术类文件由设备部编制。
4.2.3能源管理体系第三层次管理性文件由各主管部门编制。
4.3文件的批准和发布
4.3.1文件必须按本程序要求批准后,才能发布实施。
4.3.2批准权限
a)能源管理手册由总经理批准;
b)程序文件由管理者代表批准;
c)第三层次管理性文件由主管负责人批准;
d)各部门根据下发的文件编制部门实施文件,由部门负责人批准。
4.3.3文件审批方式可采用文件审批单的形式,也可由批准人直接在文件上签字批准。
4.4外来文件的识别和控制
外来文件应确保其被及时评审、分发以及采用。
当外来文件被接收时,接收部门应将文件按其性质交相关的文件控制主管部门,由主管部门交上一级领导审批后,按照领导的阅办意见进行发放并记录。
4.4.1顾客提供的节能技术文件由设备部确认,由确认人签名。
确认后编写入《受控文件清单》,其发放按4.6条执行。
4.4.2外来标准管理
外来标准由设备部负责收集,确认是有效版本,编写入《受控文件清单》,其发放按4.6条执行。
4.4.3各部门由专人负责与设备部联络,获取最新有受控文件效版本。
4.5归档
4.5.1各部门均应建立本部门文件清单,分发、接收记录。
分发、接收记录使用公司统一格式。
各部门应向设备部上交一份完整的部门受控文件清单,以便由设备部根据文件的类别建立公司《受控文件清单》,识别文件现行修订状态,实施能源体系文件的总体控制与管理。
设备部负责编制公司所有能源管理文件《受控文件清单》,并进行控制。
各生产厂发布的文件,由生产厂按照本程序有关要求自行控制,可不纳入公司级《受控文件清单》。
4.5.2设备部负责归档文件的保存(除指定部门保存外)、保管,当出现电子媒体的文件时,应转换为有纸化文件或采用备份方式。
4.5.3文件的存档应有适宜的环境,防止文件的霉变、虫蛀、鼠害,并注意防火。
文件的存放要便于存取。
4.5.4存档文件应在文件清单上注明“已存档”字样。
4.5.5因工作需要借阅文件,经借阅部门领导同意,办理借阅手续。
属保密性质文件的借阅,应由主管副总经理批准。
4.6文件的发放控制
4.6.1文件编号及制作
SXDF/En×-×-××××
ABCDE
A:
SXDF双星东风轮胎有限公司
B:
En代表能源管理体系;
C:
M代表手册(manual),P代表程序(procedure),O代表作业指导书其它文件编号(operational);
D:
代表序号,手册无此序号,直接省略;程序文件序号以1开始;
E:
代表文件生效年份,以公元纪年为准,如2014代表2014年;只有新制定的文件或者文件经过系统的修改时,才允许以出版年份代表E。
以大写英文字母标注文件版本号由A(第一版)开始,每5改次为一版,依此类推B(第二版)
4.6.2能源记录编号
EnXXXXEX
ABCDE
A:
En代表能源管理体系,固定;
B:
代表文件层级,程序序号;
C:
XXX代表各阶记录序列号,因顺序而变化,以001开始;
D:
E代表版本号,固定;
E:
代表版本序号,以1开始,每修改一次增加1个单位。
4.6.3为识别文件的现行修订状态,由文件的主管部门在文件上注明文件的修订状态:
具体方法采用版别+修改号的方式,版别以大写英文字母标注,A为第一版开始以此类推;班次以阿拉伯数字1开始计数,如:
A版修改0,即为第一版版未修改。
4.6.4文件由文件归口部门负责发放。
发放的文件应在《文件发放登记表》上登入,文件在分发前应编制分发流水号,并由收受部门签收。
增加或作废文件必须及时通知设备部,以便及时调整《受控文件清单》。
4.6.5文件的发放范围
a)能源管理手册的“受控”文本分发给中层以上领导人员,以及第三方认证机构等。
当手册的内容有修改或换版时,“受控”文本都应得到相应的修改或换版,以保证使用有效版本。
“非受控”文本主要发给本公司的顾客,当修改时,可不做相应修改。
b)程序文件的“受控”文本,汇编本分发给中层以上领导人员,以及第三方认证机构等,程序文件的内容有修改或换版时,“受控”文本都应得到相应修改和换版。
c)技术性文件的发放范围由技术处确定。
对于作业指导书、返工指导书等文件,必须发放至相应的岗位或工序,以保证其能够被相关人员使用。
4.6.6文件的使用者应对文件进行保护,以保证文件的清晰,易于识别。
当使用人的文件严重破损影响使用时,由文件管理人员负责更换发放新文件,新文件的发放号沿用原发放号。
破损文件收回后加盖“作废”章,按文件销毁程序予以销毁。
4.6.7当文件使用人丢失文件后,应向文件管理部门提出书面申请,经管代批准后,发放新文件,并在《文件发放登记表》上登录,由领用人签收,发放号用新的发放编号。
4.7文件的评审与更改
4.7.1当文件使用一个期限(通常为3-5年),或发现文件已不适用时,责任(起草)部门应及时对文件进行评审。
评审中应考虑所建议的更改内容可能对程序、体系其他部分构成的影响,必要时,采取协调措施,选择实施更改的合适时间,如需要时,对该文件及受到其影响的其他文件作相应的更改。
文件需要更改时,由文件的编制部门填写《文件更改通知单》,按照文件的审批权限进行审批。
4.7.2文件的更改方式可选择划改、贴改、整页或整版替换等。
4.7.3为保证所有受控文件均已更改,保持其统一性。
文件更改后,由文件归口部门负责在文件更改通知单规定的实施日期,发放新文件,同时收回失效文件,失效文件应加盖“作废”章。
4.7.4文件更改应同时对《受控文件清单》作相应修改,在版本号/修订码栏中标明现行的修订状态。
4.7.5顾客提供的技术文件需要更改时,按顾客提出的实施日期执行。
4.7.7版本号及修订码的更改
4.7.7.1当修订码修改到第5次时,版本号由A(第一版)改为B(第二版),依此类推。
4.7.7.2当文件大规模修改时,版本号由A(第一版)改为B(第二版),依此类推。
4.7.7.3修订码如实记录文件的修订次数。
修订码由0、1、2……类推。
4.8作废文件的管理
4.8.1对能源体系有效运行的各个场所,都应使用相应文件的有效版本。
及时从所有发放和使用场所撤销作废的文件。
文件发放部门负责收回作废的文件并销毁,作废文件(失效文件)应填写《文件销毁申请单》,经批准后销毁。
4.8.2作废文件需要保留时,应加盖“作废留存”标识,并隔离存放。
技术文件的收回由中央研究院负责,需保留时,加盖“作废留存”标识。
5相关文件
无
6相关记录
附录A《文件审批单》
附录B《文件发放登记》
附录C《受控文件清单》
附录D《文件更改通知单》
附录E《文件销毁申请单》
附F《文件控制程序流程图》
附录A
(规范性附录)
文件审批单
IDCODE:
En7001E1
发布部门
发布时间
序号
标题
编号
密级
AAAA□
AAA□
平急
一般□紧急□
是否存档
是□否□
AA□
A□
拟办意见
领导批示
签名:
年月日
附录B
(规范性附录)
文件发放登记
IDCODE:
En7002E1
序号
文件名称
文件编号
分发号
签收部门
签收人
日期
备注
附录C
(规范性附录)
受控文件清单
IDCODE:
En7003E1
序号
文件名称
文件编号
有效文件
分发号
发布部门
实施日期
备注
版本号/修订码
附录D
(规范性附录)
文件更改通知单
IDCODE:
En7004E1
更改单位
通知下发日期
限期完成时间
文件更改内容:
更改情况反馈:
授权更改人签字:
日期:
通知下发单位:
签字:
附录E
(规范性附录)
文件销毁申请单
IDCODE:
En7005E1
文件编号
文件名称
数量
备注
申请:
批准:
销毁日期:
日期:
日期:
监销:
附录F
(资料性附录)
文件控制流程
职责部门/人员流程图接口文件
Y
N
N
Y
N
Y
文件编制/修订
文件作废销毁
编写部门
文件审核
文件编号
编写部门
OK?
文件发放登记
VBJF
审批
主管领导
文件销毁
申请单
文件批准
受控文件清单
文件发放
使用
更改申请
文件更改通知单
使用部门
编写部门
编写部门
维持原状
VBJF
OK?
OK?
编写部门
主管领导
编写部门
编写部门