ISO50001文件控制程序.docx

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ISO50001文件控制程序

1目的和范围

对本公司能源体系文件进行规范的管理和控制，确保各有关场所使用的文件均属现行有效版本，防止作废的文件被误用。

适用于能源管理体系运行中有关能源活动的文件控制和管理。

2职责

2.1设备部是本公司能源使用和管理相关的文件的归口管理部门。

2.2各部门负责与本部门有关的能源体系文件的贯彻实施。

3定义

3.1管理文件：

是指公司能源管理体系中的管理文件，包括能源管理手册、程序文件、管理制度、规定、办法和记录等。

3.2技术类文件：

是指公司产品图纸、工艺技术文件、工装模具图纸、技术标准、作业文件、检验规程等。

3.3节能类资料：

是指公司收集的相关行业标准性标准、节能技术书籍、节能设备资料、外来节能技术文件、行业会议资料等文件。

4工作程序

4.1文件的分类

4.1.1文件按其适用范围可分为：

管理文件、技术类文件、节能类资料；

4.1.2文件按其来源可分为：

外来文件和公司制订的各类文件。

4.1.2.1外来文件包括：

a）国家及上级机关颁发的与公司能源管理体系有关的法规、法令、政策等文件。

b）行业可直接引用或执行的规范、规则、技术标准等。

c）顾客提供的产品图纸、图纸更改记录等。

d）相关网站发布的消息、通知、政策等。

4.1.2.2公司制订的各类文件包括：

a）文件化的能源方针及目标、能源管理手册、程序文件、作业指导书、技术文件、规章制度、记录表格等；

b）仅限于各部门内部使用的部门内部文件。

4.1.3受控文件和非受控文件

a）受控文件由文件发放部门在文件上加盖“受控”印章，有封面的只在封面上加盖“受控”印章，无封面的在首页上加盖“受控”印章，以便于识别。

b）未经加盖“受控”印章或加盖“受控”印章同时加盖“作废”印章的文件为非受控文件。

4.2文件的编制

4.2.1文件由承担其管理和使用职责的部门负责组织编制。

4.2.2能源管理手册与程序文件由管理者代表组织编制。

4.2.4技术类文件由设备部编制。

4.2.3能源管理体系第三层次管理性文件由各主管部门编制。

4.3文件的批准和发布

4.3.1文件必须按本程序要求批准后，才能发布实施。

4.3.2批准权限

a）能源管理手册由总经理批准；

b）程序文件由管理者代表批准；

c）第三层次管理性文件由主管负责人批准；

d）各部门根据下发的文件编制部门实施文件，由部门负责人批准。

4.3.3文件审批方式可采用文件审批单的形式，也可由批准人直接在文件上签字批准。

4.4外来文件的识别和控制

外来文件应确保其被及时评审、分发以及采用。

当外来文件被接收时，接收部门应将文件按其性质交相关的文件控制主管部门，由主管部门交上一级领导审批后，按照领导的阅办意见进行发放并记录。

4.4.1顾客提供的节能技术文件由设备部确认，由确认人签名。

确认后编写入《受控文件清单》，其发放按4.6条执行。

4.4.2外来标准管理

外来标准由设备部负责收集，确认是有效版本，编写入《受控文件清单》，其发放按4.6条执行。

4.4.3各部门由专人负责与设备部联络，获取最新有受控文件效版本。

4.5归档

4.5.1各部门均应建立本部门文件清单，分发、接收记录。

分发、接收记录使用公司统一格式。

各部门应向设备部上交一份完整的部门受控文件清单，以便由设备部根据文件的类别建立公司《受控文件清单》，识别文件现行修订状态，实施能源体系文件的总体控制与管理。

设备部负责编制公司所有能源管理文件《受控文件清单》，并进行控制。

各生产厂发布的文件，由生产厂按照本程序有关要求自行控制，可不纳入公司级《受控文件清单》。

4.5.2设备部负责归档文件的保存（除指定部门保存外）、保管，当出现电子媒体的文件时，应转换为有纸化文件或采用备份方式。

4.5.3文件的存档应有适宜的环境，防止文件的霉变、虫蛀、鼠害，并注意防火。

文件的存放要便于存取。

4.5.4存档文件应在文件清单上注明“已存档”字样。

4.5.5因工作需要借阅文件，经借阅部门领导同意，办理借阅手续。

属保密性质文件的借阅，应由主管副总经理批准。

4.6文件的发放控制

4.6.1文件编号及制作

SXDF/En×-×-××××

ABCDE

A：

SXDF双星东风轮胎有限公司

B:

En代表能源管理体系；

C：

M代表手册（manual），P代表程序（procedure），O代表作业指导书其它文件编号（operational）；

D：

代表序号，手册无此序号，直接省略；程序文件序号以1开始；

E：

代表文件生效年份，以公元纪年为准,如2014代表2014年；只有新制定的文件或者文件经过系统的修改时，才允许以出版年份代表E。

以大写英文字母标注文件版本号由A（第一版）开始，每5改次为一版，依此类推B（第二版）

4.6.2能源记录编号

EnXXXXEX

ABCDE

A：

En代表能源管理体系，固定；

B：

代表文件层级，程序序号；

C：

XXX代表各阶记录序列号，因顺序而变化,以001开始；

D：

E代表版本号，固定；

E：

代表版本序号，以1开始，每修改一次增加1个单位。

4.6.3为识别文件的现行修订状态，由文件的主管部门在文件上注明文件的修订状态：

具体方法采用版别+修改号的方式，版别以大写英文字母标注，A为第一版开始以此类推；班次以阿拉伯数字1开始计数，如：

A版修改0，即为第一版版未修改。

4.6.4文件由文件归口部门负责发放。

发放的文件应在《文件发放登记表》上登入，文件在分发前应编制分发流水号，并由收受部门签收。

增加或作废文件必须及时通知设备部，以便及时调整《受控文件清单》。

4.6.5文件的发放范围

a）能源管理手册的“受控”文本分发给中层以上领导人员，以及第三方认证机构等。

当手册的内容有修改或换版时，“受控”文本都应得到相应的修改或换版，以保证使用有效版本。

“非受控”文本主要发给本公司的顾客，当修改时，可不做相应修改。

b）程序文件的“受控”文本，汇编本分发给中层以上领导人员，以及第三方认证机构等，程序文件的内容有修改或换版时，“受控”文本都应得到相应修改和换版。

c）技术性文件的发放范围由技术处确定。

对于作业指导书、返工指导书等文件，必须发放至相应的岗位或工序，以保证其能够被相关人员使用。

4.6.6文件的使用者应对文件进行保护，以保证文件的清晰，易于识别。

当使用人的文件严重破损影响使用时，由文件管理人员负责更换发放新文件，新文件的发放号沿用原发放号。

破损文件收回后加盖“作废”章，按文件销毁程序予以销毁。

4.6.7当文件使用人丢失文件后，应向文件管理部门提出书面申请，经管代批准后，发放新文件，并在《文件发放登记表》上登录，由领用人签收，发放号用新的发放编号。

4.7文件的评审与更改

4.7.1当文件使用一个期限（通常为3-5年），或发现文件已不适用时，责任（起草）部门应及时对文件进行评审。

评审中应考虑所建议的更改内容可能对程序、体系其他部分构成的影响，必要时，采取协调措施，选择实施更改的合适时间，如需要时，对该文件及受到其影响的其他文件作相应的更改。

文件需要更改时,由文件的编制部门填写《文件更改通知单》，按照文件的审批权限进行审批。

4.7.2文件的更改方式可选择划改、贴改、整页或整版替换等。

4.7.3为保证所有受控文件均已更改，保持其统一性。

文件更改后，由文件归口部门负责在文件更改通知单规定的实施日期，发放新文件，同时收回失效文件，失效文件应加盖“作废”章。

4.7.4文件更改应同时对《受控文件清单》作相应修改，在版本号/修订码栏中标明现行的修订状态。

4.7.5顾客提供的技术文件需要更改时，按顾客提出的实施日期执行。

4.7.7版本号及修订码的更改

4.7.7.1当修订码修改到第5次时，版本号由A（第一版）改为B（第二版），依此类推。

4.7.7.2当文件大规模修改时，版本号由A（第一版）改为B（第二版），依此类推。

4.7.7.3修订码如实记录文件的修订次数。

修订码由0、1、2……类推。

4.8作废文件的管理

4.8.1对能源体系有效运行的各个场所，都应使用相应文件的有效版本。

及时从所有发放和使用场所撤销作废的文件。

文件发放部门负责收回作废的文件并销毁，作废文件（失效文件）应填写《文件销毁申请单》，经批准后销毁。

4.8.2作废文件需要保留时,应加盖“作废留存”标识,并隔离存放。

技术文件的收回由中央研究院负责，需保留时，加盖“作废留存”标识。

5相关文件

无

6相关记录

附录A《文件审批单》

附录B《文件发放登记》

附录C《受控文件清单》

附录D《文件更改通知单》

附录E《文件销毁申请单》

附F《文件控制程序流程图》

附录A

（规范性附录）

文件审批单

IDCODE:

En7001E1

发布部门

发布时间

序号

标题

编号

密级

AAAA□

AAA□

平急

一般□紧急□

是否存档

是□否□

AA□

A□

拟办意见

领导批示

签名：

年月日

附录B

（规范性附录）

文件发放登记

IDCODE:

En7002E1

序号

文件名称

文件编号

分发号

签收部门

签收人

日期

备注

附录C

（规范性附录）

受控文件清单

IDCODE:

En7003E1

序号

文件名称

文件编号

有效文件

分发号

发布部门

实施日期

备注

版本号/修订码

附录D

（规范性附录）

文件更改通知单

IDCODE:

En7004E1

更改单位

通知下发日期

限期完成时间

文件更改内容：

更改情况反馈：

授权更改人签字：

日期：

通知下发单位：

签字：

附录E

（规范性附录）

文件销毁申请单

IDCODE:

En7005E1

文件编号

文件名称

数量

备注

申请：

批准：

销毁日期：

日期：

日期：

监销：

附录F

（资料性附录）

文件控制流程

职责部门/人员流程图接口文件

Y

N

N

Y

N

Y

文件编制/修订

文件作废销毁

编写部门

文件审核

文件编号

编写部门

OK？

文件发放登记

VBJF

审批

主管领导

文件销毁

申请单

文件批准

受控文件清单

文件发放

使用

更改申请

文件更改通知单

使用部门

编写部门

编写部门

维持原状

VBJF

OK？

OK？

编写部门

主管领导

编写部门

编写部门