ISO50001文件控制程序.docx

1、ISO50001文件控制程序1目的和范围 对本公司能源体系文件进行规范的管理和控制，确保各有关场所使用的文件均属现行有效版本，防止作废的文件被误用。 适用于能源管理体系运行中有关能源活动的文件控制和管理。2职责 2.1设备部是本公司能源使用和管理相关的文件的归口管理部门。2.2各部门负责与本部门有关的能源体系文件的贯彻实施。3 定义3.1管理文件：是指公司能源管理体系中的管理文件，包括能源管理手册、程序文件、管理制度、规定、办法和记录等。3.2技术类文件：是指公司产品图纸、工艺技术文件、工装模具图纸、技术标准、作业文件、检验规程等。3.3节能类资料：是指公司收集的相关行业标准性标准、节能技术书

2、籍、节能设备资料、外来节能技术文件、行业会议资料等文件。4工作程序4.1 文件的分类4.1.1文件按其适用范围可分为：管理文件、技术类文件、节能类资料；4.1.2文件按其来源可分为：外来文件和公司制订的各类文件。4.1.2.1外来文件包括： a)国家及上级机关颁发的与公司能源管理体系有关的法规、法令、政策等文件。b)行业可直接引用或执行的规范、规则、技术标准等。c)顾客提供的产品图纸、图纸更改记录等。d）相关网站发布的消息、通知、政策等。4.1.2.2公司制订的各类文件包括： a)文件化的能源方针及目标、能源管理手册、程序文件、作业指导书、技术文件、规章制度、记录表格等；b)仅限于各部门内部使

3、用的部门内部文件。4.1.3受控文件和非受控文件a)受控文件由文件发放部门在文件上加盖“受控” 印章，有封面的只在封面上加盖“受控”印章，无封面的在首页上加盖“受控”印章，以便于识别。b)未经加盖“受控”印章或加盖“受控”印章同时加盖“作废”印章的文件为非受控文件。4.2文件的编制4.2.1文件由承担其管理和使用职责的部门负责组织编制。4.2.2能源管理手册与程序文件由管理者代表组织编制。4.2.4技术类文件由设备部编制。4.2.3能源管理体系第三层次管理性文件由各主管部门编制。4.3文件的批准和发布4.3.1文件必须按本程序要求批准后，才能发布实施。4.3.2批准权限 a）能源管理手册由总经

4、理批准； b) 程序文件由管理者代表批准；c) 第三层次管理性文件由主管负责人批准；d）各部门根据下发的文件编制部门实施文件，由部门负责人批准。4.3.3文件审批方式可采用文件审批单的形式，也可由批准人直接在文件上签字批准。4.4 外来文件的识别和控制 外来文件应确保其被及时评审、分发以及采用。当外来文件被接收时，接收部门应将文件按其性质交相关的文件控制主管部门，由主管部门交上一级领导审批后，按照领导的阅办意见进行发放并记录。4.4.1顾客提供的节能技术文件由设备部确认，由确认人签名。确认后编写入受控文件清单，其发放按4.6条执行。4.4.2外来标准管理 外来标准由设备部负责收集，确认是有效版

5、本，编写入受控文件清单，其发放按4.6条执行。4.4.3各部门由专人负责与设备部联络，获取最新有受控文件效版本。4.5归档4.5.1各部门均应建立本部门文件清单，分发、接收记录。分发、接收记录使用公司统一格式。各部门应向设备部上交一份完整的部门受控文件清单，以便由设备部根据文件的类别建立公司受控文件清单，识别文件现行修订状态，实施能源体系文件的总体控制与管理。设备部负责编制公司所有能源管理文件受控文件清单，并进行控制。各生产厂发布的文件，由生产厂按照本程序有关要求自行控制，可不纳入公司级受控文件清单。4.5.2设备部负责归档文件的保存（除指定部门保存外）、保管，当出现电子媒体的文件时，应转换为

6、有纸化文件或采用备份方式。4.5.3文件的存档应有适宜的环境，防止文件的霉变、虫蛀、鼠害，并注意防火。文件的存放要便于存取。4.5.4存档文件应在文件清单上注明“已存档”字样。4.5.5因工作需要借阅文件，经借阅部门领导同意，办理借阅手续。属保密性质文件的借阅，应由主管副总经理批准。4.6文件的发放控制4.6.1文件编号及制作 SXDF/En- A B C D EA：SXDF双星东风轮胎有限公司B: En 代表能源管理体系；C：M代表手册（manual），P代表程序(procedure)，O代表作业指导书其它文件编号(operational)；D：代表序号，手册无此序号，直接省略；程序文件序号

7、以1开始；E：代表文件生效年份，以公元纪年为准,如2014代表2014年；只有新制定的文件或者文件经过系统的修改时，才允许以出版年份代表E。以大写英文字母标注文件版本号由A（第一版）开始，每5改次为一版，依此类推B（第二版）4.6.2 能源记录编号En X XXX E X A B C D E A：En代表能源管理体系，固定；B：代表文件层级，程序序号；C：XXX代表各阶记录序列号，因顺序而变化,以001开始；D：E代表版本号，固定；E：代表版本序号，以1开始，每修改一次增加1个单位。4.6.3为识别文件的现行修订状态，由文件的主管部门在文件上注明文件的修订状态：具体方法采用版别+修改号的方式，

8、 版别以大写英文字母标注，A为第一版开始以此类推；班次以阿拉伯数字1开始计数，如：A版修改0，即为第一版版未修改。4.6.4文件由文件归口部门负责发放。发放的文件应在文件发放登记表上登入，文件在分发前应编制分发流水号，并由收受部门签收。增加或作废文件必须及时通知设备部，以便及时调整受控文件清单。4.6.5文件的发放范围a)能源管理手册的“受控”文本分发给中层以上领导人员，以及第三方认证机构等。当手册的内容有修改或换版时，“受控”文本都应得到相应的修改或换版，以保证使用有效版本。“非受控”文本主要发给本公司的顾客，当修改时，可不做相应修改。b)程序文件的“受控”文本，汇编本分发给中层以上领导人员

9、，以及第三方认证机构等，程序文件的内容有修改或换版时，“受控”文本都应得到相应修改和换版。c)技术性文件的发放范围由技术处确定。对于作业指导书、返工指导书等文件，必须发放至相应的岗位或工序，以保证其能够被相关人员使用。4.6.6文件的使用者应对文件进行保护，以保证文件的清晰，易于识别。当使用人的文件严重破损影响使用时，由文件管理人员负责更换发放新文件，新文件的发放号沿用原发放号。破损文件收回后加盖“作废”章，按文件销毁程序予以销毁。4.6.7当文件使用人丢失文件后，应向文件管理部门提出书面申请，经管代批准后，发放新文件，并在文件发放登记表上登录，由领用人签收，发放号用新的发放编号。4.7文件的

10、评审与更改4.7.1当文件使用一个期限（通常为3-5年），或发现文件已不适用时，责任（起草）部门应及时对文件进行评审。评审中应考虑所建议的更改内容可能对程序、体系其他部分构成的影响，必要时，采取协调措施，选择实施更改的合适时间，如需要时，对该文件及受到其影响的其他文件作相应的更改。文件需要更改时,由文件的编制部门填写文件更改通知单，按照文件的审批权限进行审批。4.7.2文件的更改方式可选择划改、贴改、整页或整版替换等。4.7.3为保证所有受控文件均已更改，保持其统一性。文件更改后，由文件归口部门负责在文件更改通知单规定的实施日期，发放新文件，同时收回失效文件，失效文件应加盖“作废”章。4.7.

11、4文件更改应同时对受控文件清单作相应修改，在版本号/修订码栏中标明现行的修订状态。4.7.5顾客提供的技术文件需要更改时，按顾客提出的实施日期执行。4.7.7版本号及修订码的更改4.7.7.1当修订码修改到第5次时，版本号由A（第一版）改为B（第二版），依此类推。4.7.7.2当文件大规模修改时，版本号由A（第一版）改为B（第二版），依此类推。4.7.7.3修订码如实记录文件的修订次数。修订码由0、1、2类推。4.8作废文件的管理4.8.1对能源体系有效运行的各个场所，都应使用相应文件的有效版本。及时从所有发放和使用场所撤销作废的文件。文件发放部门负责收回作废的文件并销毁，作废文件(失效文件)

12、应填写文件销毁申请单，经批准后销毁。4.8.2作废文件需要保留时,应加盖“作废留存” 标识,并隔离存放。技术文件的收回由中央研究院负责，需保留时，加盖“作废留存”标识。5 相关文件无6 相关记录附录A文件审批单附录B文件发放登记附录C受控文件清单附录D文件更改通知单附录E文件销毁申请单附F文件控制程序流程图附录A （规范性附录）文件审批单ID CODE: En7001E1发布部门发布时间序号标题编号密 级AAAAAAA平 急一般 紧急是否存档是 否AAA拟 办 意 见领 导 批 示 签名： 年 月 日附录B（规范性附录）文件发放登记ID CODE: En7002E1序号文件名称文件编号分发号签

13、收部门签收人日期备注附录C（规范性附录）受控文件清单 ID CODE: En7003E1序号文 件 名 称文件编号有效文件分发号发布部门实施日期备注版本号/修订码 附录D（规范性附录）文件更改通知单 ID CODE: En7004E1更改单位通知下发日期限期完成时间文件更改内容：更改情况反馈： 授权更改人签字： 日期：通知下发单位： 签字 ： 附录E（规范性附录）文件销毁申请单 ID CODE: En7005E1文件编号文件名称数量备注 申请： 批准： 销毁日期： 日期： 日期： 监销： 附录F（资料性附录）文件控制流程职责部门/人员 流程图 接口文件YNNYNY文件编制/修订文件作废销毁编写部门文件审核文件编号编写部门OK？文件发放登记VBJF审批主管领导文件销毁申请单文件批准受控文件清单文件发放使用更改申请文件更改通知单使用部门编写部门编写部门维持原状VBJFOK？OK？编写部门主管领导编写部门编写部门