费用报销管理办法75521.docx

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费用报销管理办法75521

费用报销管理办法

（试行）

第一章总则

第一条为了明确费用报销的基本要求，加强费用报销管理并明确监管职责，确保各项费用支出得到合理有效控制，根据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》、《财务管理制度》等相关财务制度及规定，制定本办法。

第二条本办法所称的费用是指在业务经营和管理过程中所发生的各项费用。

第三条本办法适用于“XXXXX”（XXXXXX有限公司、XXXXXX有限公司、XXXXX有限公司）各团队、职能部门以及店铺（以下简称“各部门”）的费用报销管理。

第二章费用报销的基本原则

第四条真实、合法、合理性原则

费用报销内容及原始凭证须真实、合法、合理，且手续完备、附件齐全。

第五条授权审批原则

费用报销须根据授权履行必要的审批手续；审批人根据公司费用授权委托书在授权范围内进行审批，财务管理中心根据授权范围制定相应的报销流程。

第六条额度控制原则

（一）费用报销应在各部门预算额度内使用，超预算费用须进行超预算审批后再进行报销。

（二）费用报销有规定标准的，需要在规定范围内进行报销。

（三）各部门的营销费用报销需在规定的额度范围内进行报销。

第七条归口管理原则

（一）费用分类：

行政费用、资本性支出、人力费用、营销费用、财务费用、筹建费用、培训费用、品牌宣传费用等。

（二）上述费用支出“XXXXX”进行归口管理，归口管理部门包括总经办、人事行政部、财务部、品牌战略部、货品运营部。

（三）原则上事项发生部门向费用归口部门提出申请，归口部门负责办理审批、报销手续。

（四）各归口部门可依本办法对归口费用制定相关的管理细则或规定。

第三章费用报销审批流程

第八条公务费申办审批流程

上述流程，可根据审批授权体系进行简化。

第九条借款单审批流程

上述流程，可根据审批授权体系进行简化。

第十条费用报销单审批流程

上述流程，可根据审批授权体系进行简化。

第四章费用报销相关人员责任

第十一条费用报销审批所涉及的人员包括：

申请人（报销人或经办人）、部门负责人、财务复核人、董事长、出纳。

第十二条申请人（报销人或经办人）：

即费用报销当事人，应取得与其业务内容相应的合法票据，必须如实填制报销单据，规范粘贴相关票据并对所报销费用内容的真实性、合法性、完整性负责。

定期归集本部门的报销单据，对所填内容的规范性进行审核并提交完成审批流程。

第十三条主管领导：

根据部门预算全面管理和控制本部门的费用支出，并审核费用报销内容，对费用发生的真实性、合法性负责。

第十四条部门负责人：

统筹管理和控制归口费用的支出，并审查费用事项的合理性、规范性。

第十五条财务复核人：

审核审批流程是否合规（费用报销单、借款单中事项金额是否在公务申办单范围内）、审查报销单据金额与所附单据是否相符；审核报销单据、发票等原始凭证是否符合国家法律法规规定及公司财务规定。

第十六条董事长：

根据公司的财务制度、授权体系、管理制度以及业务情况进行审批。

第十七条出纳：

复核审批流程是否完备、原始附件是否齐全，发票金额与会计审核的金额是否相符，填写的银行信息是否合规，并进行付款。

第五章费用报销规范要求

第十八条费用报销必须以合理、合法、真实的凭据为依据，原始发票及费用报销单不得臆造、涂改。

第十九条所有款项支付业务，都应取得收款方的发票或有效收款凭据后方可支付。

第二十条原始发票的规范要求，发票均应套印全国统一发票税务监制章，应当载明单位名称、开票日期、项目、大小写金额等内容，并加盖发票专用章（当地有特殊规定的除外）。

第二十一条开票日期必须为当年；开票日期距报销日原则上不得超过三个月。

第二十二条发票上的单位名称应为公司全称，如：

北京中冶福源珠宝有限公司、北京金宏达源商贸有限公司等。

第二十三条兑奖联不得撕下；机打发票票面上除非特别注明，一律不得手工填写。

第二十四条在取得发票时，对于填开的项目不齐全、内容不真实、字迹和加盖的印章不清楚，以及经税务机关通报作废的普通发票一律不得作为报销凭证。

发票上要求所有事项不得涂改。

一经涂改需重新开票。

涂改后的发票不允许报销。

第二十五条报销人负责查询发票真伪，单张发票金额在1000元（含）以上需提供发票真伪查询凭证并将发票真伪凭证附在报销单据后，并在发票背面签字。

第二十六条对于房租、物业管理费、保洁费、绿植租赁、车辆租赁、通讯费、软硬件服务费等有费用期间的发票，在费用报销时，应在报销单用途中注明对应的期间。

第二十七条原则上所有报销须事前审批，办理公务费申办，方可开展业务。

费用报销时，相关附件必须齐全，并将批准文件作为其费用报销的依据，如费用明细、合同、借款单、公务费申办单等。

第二十八条报销单据填写的各项内容，应当与对应的批准文件相对应，内容不符的不予受理。

第二十九条有多项费用在一张报销单据上填报的，必须分费用明细填写，不得将多项费用合并填列。

报销单据上应写明收支项目、用途、金额、收款单位/人相关信息、附件张数等；对于不按规定填写的单据或单据填写不完整的，不予报销。

附件张数按报销单后所附的单据的自然张数计算。

第三十条费用报销时间要求

当月产生的费用应在事项结束后5个工作日完成报销流程。

第三十一条行政费用

（一）差旅费

差旅费是指境内外埠城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。

1、出差人须在出差前向归口部门提交《出差审批单》，批准后方可出差。

2、差旅期间的费用应于差旅结束后一次报销，原则上不允许分拆报销。

此外,出差期间发生的餐费与差旅费一起报销，不再发放伙食补助费。

3、差旅费相关的交通费、住宿费、伙食补助费等费用标准及其他相关规定按公司下发的《出差管理规定》执行，超过部分不予报销。

（二）业务招待费

业务招待费是指为业务经营活动而合理支付的业务接待费用，主要包括业务洽谈、日常拜访、对外联络、公关交往、会议接待等所发生的费用。

1、公司对各部门的业务招待费实行预算控制，由各部门在预算额度内进行集中管理、自行控制。

2、报销业务招待费时，原始发票项目为礼品、足疗、洗浴、KTV的发票不予报销。

（三）通讯费

1、通讯费是指因公使用通讯工具而发生的费用以及宽带费、座机固话费。

2、报销时，须在公司准许的报销标准内，凭发票（公司抬头）据实报销，差额不补，超支部分不予报销。

（四）办公费

1、办公费是指日常办公耗用的办公用品、日用品、办公场所的零星维修费用以及办公过程中发生的各项杂费等。

2、报销办公费时，凡发票项目为办公用品、日用品、图书的，发票金额大于1000以上均应附盖有同发票专用章一致的明细清单。

（五）维护费

1、维护费是指为保证电子设备正常运转而发生的费用，主要包括软件服务费、硬件服务费及电脑配件、网线、电子设备维护费等。

2、报销维护费时，凡发票项目为电子耗材的，均应附盖有同发票专用章一致的明细清单。

（六）车辆管理费

车辆管理费是指加油费、修理费、车辆租赁及其他。

1、其他包括停车费、洗车费、过路费、车辆保险、养护用品等。

（七）会议费

会议费是指召开各种会议开支的费用支出，包括文具、纸张、印刷材料、会场租金及参加会议人员的差旅、食宿费等。

1、报销时，须提供相关的会议证明材料等附件；各部门应当将所有发票归集齐全后一并报销，不允许分拆多次报销。

2、会议证明材料包括会议通知或邀请函、会议总结、费用明细等，会议总结应包括会议时间、地点、出席人员、内容、目的，费用明细应当涵盖本次会议所有开支。

3、大型会议需要提供与会议地点一致的协议或合同。

（八）印刷制作费

1、印刷费是指公司统一印刷制品如：

公司介绍、名片制作、公司信封、包装纸、纸袋、等。

2、报销印刷费时，需在报销单用途中提供相关合同或协议。

（九）财产保险费

1、财产保险费是指公司购买除机动车辆以外的各项财产物资的保险费用,包括机动车交强险和商业保险。

2、报销财产保险费时，需在报销单用途中提供保险合同。

（十）劳保费用

劳保费用是指公司因工作需要为员工提供工装、安全保护用品、防暑降温用品等支出。

此项费用由人事行政部统一审批及报销。

第三十二条资产购置费用

资产购置费是指固定资产、无形资产、低值易耗品及消耗品。

资产购置报销：

须提供合同、签报、协议、招标会议纪要；发票没有按明细开具的，需附与发票章一致的盖章资产清单；资产管理部门资产购置人和验收人签字的资产验收单，资产购置与验收不能为同一人。

第三十三条固定费用

固定费用是指水电费、房屋租赁费、物业管理费、供暖费。

（一）水电费报销时，须提供发票及相关收费通知书。

（二）房租及物业管理费是指租赁营业用房等所发生的房屋租赁费和交纳的物业管理费。

报销时，需要写明费用期间及付款次数，并提供相关的协议或合同。

（三）供暖费报销时，须提供缴费通知单、政府发文的缴费标准等相关文件。

第三十四条装修费

装修费是指筹以后交付办公后的大型装修费用。

报销时，须提供预算表、装修方案、招投标会议纪要、合同、装修后所有相关验收单。

第三十五条人事费用

人事费用是指工资、津贴、绩效提成、奖金、个税、五险一金、招聘费、职工福利费等。

（一）工资、津贴、绩效提成、奖金、个税、五险一金报销时，须提供审批表并提供相关计提依据及规定。

（二）招聘费是指通过网络、报纸、人才中心等渠道招聘的费用。

报销时，提供相关的协议及发票。

（三）职工福利费是指包括为职工卫生保健、生活、住房、交通等所发放的各项补贴和非货币性福利。

第三十六条培训费

培训费是指“XXXXX”开展培训发生的各项费用支出，包括住宿费、伙食费、培训场地费、讲课费、培训资料费、交通费、其他费用。

报销时，须提供培训费证明材料作为附件。

（应包括：

培训通知、培训时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准、支付凭证、费用明细等）

第三十七条品牌宣传费

品牌宣传费是指“XXXXX”对外宣传、广告费、网络推广、媒体推介等品牌宣传过程中发生的费用。

报销时，须提供相关协议、合同、结算明细、预期效果及实现情况等相关附件。

第三十八条营销费用

营销费用是指因业务而发生的渠道费、印刷制作费、市场活动费及其他相关费用。

（一）渠道费

1、商超租赁费是指各职场用于办公临时租赁、社区营销产生的公共服务费。

2、资源使用费是指电销或高级会所营销产生的资源使用费。

3、其他费用是因展业发生的折叠桌椅采购、桌布、展业用遮阳伞等营销支持用品采购费用。

（二）印刷制作费

印刷客户合同、DM单印刷、易拉宝、人字架、无纺布、纸袋、邀请函、名片等宣传资料而发生的费用。

报销时，须提供领用登记表。

（三）市场活动费

1、市场活动费是指包括客户答谢会、社区推广会、新品推介会，郊外旅游、主题讲座、跨界营销等各类营销活动所产生的活动地租赁、现场布置等活动承办费、食宿招待以及对外展开使用的客户沟通礼品、开放日客户来访随手礼、签约客户签单礼、重大节庆客户关怀礼等客户拓展及维护礼品费用。

2、报销时，须提供营销活动照片、活动总结（内容包括地点、规模、效果等）、费用明细、签到表、礼品领取表等相关附件。

发票项目必须是跟营销活动相关产生项目发票。

（四）其他营销费用

1、其他营销费用是指业务部门在因业务需要的邮寄费、会议费、培训费、招聘费、福利费、通讯费、广告费、以及在因业务需要非上述市场活动产生的相关费用。

2、差旅费报销时，按人事行政部下发的《出差管理规定》执行。

3、培训费报销时，按照第三十六条执行。

4、