基于金蝶K3ERP系统之采购管理详细业务流程图.docx
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基于金蝶K3ERP系统之采购管理详细业务流程图
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ERP管理信息系统
采购管理详细业务流程
创建日期:
****
控制编码:
****
当前版本:
V1.0
发布日期：
编制/业务：
会签/生产：
会签/物控：
会签/质量：
审核/ERP项目负责人：
批准/副总经理：
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姓名
地点和位置
1．采购管理基础数据
1.1供应商编码
供应商分类〔+流水号
1.2采购人员
工号编码+姓名
1.3供应商档案
主要数据列：
供应编码、名称、
1.4供应商价格档案
主要数据列：
1.5物料采购信息档案
采购单位、主要供应商、采购提前期、最小订购量〔可选项
1.6采购关键参数设置
1采购订单和委外订单必须有价格才能下达
2采购员无关闭采购和委外订单权限
3采购员只能参照采购申请单生成采购订单
4委外关键物料没配套发够物料无法做委外入库
2．供应商管理流程
2.1供应商新增流程图及说明
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
1.0
采购员根据与供应商业务跟进情况,对达成初步合作意向的潜在供应商建立"供应商档案"。
把附表单上传到系统。
ERP
采购/采购员
&《供应商调查表》
2.0
对于潜在供应商,如果需要进一步发展为交易供应商,需由采购员提出"供应商资质申请"经采购部长初步审批后,提交公司技术、质量部门进行审核。
ERP
采购/采购员
采购/部长
&《审核申请表》、《供应商开发申请表》
3.0
采购、技术、质量部门对新供应商进行评估打分,填写审批意思。
手工
技术、质量、采购/负责人
&《供应商评估表》
4.0
对于评审通过的新供应商,由申请人通知供应商档案管理员,在K3系统中进行"转交易供应商"操作,供应商档案管理员在系统中核对"供应商资质申请表"及相关审核情况无误后,进行"转交易供应商"操作。
ERP
供推中心/文员
&《合格供应商审批表》
2.2供应商变更流程图及说明
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
1.0
采购员根据与供应商变更信息,填写"供应商变更申请表"
注：
只涉及到变更名称、帐号走变更单据流程,其它变更直接邮件通知供推中心文员变更即可；
手工
采购/采购员
&《供应商变更申请表》〔制单
2.0
采购部长审核"供应商变更申请表"
手工
采购/部长
&《供应商变更申请表》〔审核
3.0
采购主管副总审批"供应商变更申请表"
手工
采购/主管副总
&《供应商变更申请表》〔审批
4.0
对审批后的供应商信息,由申请人通知供推中心文员,在K3维护"供应商档案"操作。
把供应商核准通知单或帐号变更通知上传到系统
ERP
供推中心/文员
&《供应商档案》
2.3采购询报价流程图及说明
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
1.0
有新材料需要采购,或现在采购价格需要调整时,由采购员录入"报价单",把附表上传到K3系统；
ERP
采购/采购员
《供应商报单》&《报价单》〔制单
2.0
采购部长审核"报价单"
ERP
采购/部长
&《报价单》〔审核
3.0
生产总监核准"报价单"
手工
生产/生产总监
&《报价单》〔核准
4.0
采购主管副总批准"报价单"
手工
采购主管副总
&《报价单》〔批准
5.0
报价单审批完成后,由供推中心文员对K3基础档案中采购价格档案进行更新。
ERP
供推中心/文员
&供应商价格档案
2.4合格供应商评估流程图及说明
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
1.0
采购部针对合格的A类、B类供应商提出评估,填写"供应商月考核表"
手工
采购/采购员
&《供应商月考核表》〔制单
2.0
采购部与质量对A类、B类供应商进行评分
手工
采购、质量/部长
&《供应商月考核表》〔会签
3.0
将评估结果录入K3系统"供应商评分表",把附表上传到K3
ERP
采购/采购员
&《供应商评分表》
4.0
把评估不合格的供应商暂停交易
ERP
采购/采购员
2.5样品需求管理流程图及说明
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
1.0
技术部根据新产品提出样品试制申请,录入K3
ERP
技术部/工程师
&样品试制申请单《工作联络书》
2.0
采购部通知供应商打样、送样,并接收样品
ERP
采购/采购员
&样品收样
3.0
把样品交给技术部或质量进行样品检验
ERP
采购/采购员
技术部/工程师
&样品交接
4.0
样品合格后进行确认封样,把签字完毕的的"样品确认单"上传到K3
ERP
采购/采购员
&《样品确认单》
3．采购和委外业务管理流程
3.1采购订单流程图及说明
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
1.0
根据不同的物料类型
●生产用物料由物料需求运算模块自动生成采购申请,PMC审核后打印给采购部；
●安全库存控制的物料,由PMC生成采购申请,审核后打印给采购；
●非生产物料,由申请人手工录入采购申请,并由各部门负责对采购申请单进行审核后打印给采购；
ERP
生产部/PMC
各部门/文员
&《采购申请单》
2.0
采购员依据采购申请单、采购价格,选择供应商生成采购订单。
ERP
采购/采购员
&《采购订单》〔制单
3.0
采购订单经过采购经理审核后,采购员打印采购订单给供应商,并跟踪订单执行情况。
ERP
采购/采购部长
技术部/工程师
&《采购订单》〔审核
4.0
供应商送货到达后,由采购员依据采购订单,在"供应商送货单"签名确认订单号。
手工
采购/采购员
&《供应商送货单》
5.0
物控收货后,根据仓管员确认的"供应商送货单"开具"收料通知单",免检的物料直接做入库,抽检或全检的物料交质检部对物料进行检验。
ERP
物控/文员
&《采购入库单》
6.0
根据"收料通知单"对物料进行检验,并将检验结果录入"来料检验单",判定合格物料,交仓管员办理入仓,不合格物料通知采购部门处理,视生产情况退货或申请特采；
ERP
质量部/检验员
&《来料检验单》、《不良品处理单》、《特采单》
7.0
根据"来料检验单""不良品处理单"做入库业务,合格及让步接收的入良品仓,退货的入不良品仓；
ERP
物控/文员
&《外购入库单》
3.2采购订单变更图及说明
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
1.0
PMC计划员补生产计划调整情况提出采购变更申请,编制"采购变更联络函",PMC主管审核打印给采购；
手工
生产部/PMC
&《采购变更联络函》
2.0
采购部根据"采购变更联络函"在K3中录入"采购变更通知单",采购部长审核后通知ERP工程师；
ERP
采购/采购员
采购/采购部长
&《采购变更通知单》
3.0
ERP工程师根据"采购变更联络函"和"采购变更通知单"执行变更单生效或关闭采购订单
ERP
ERP/工程师
4.0
采购订单尾数关闭：
延期1个月,生产不需要的采购订单尾数,由采购员提出"采购订单关闭申请"联络函,PMC审核确认,ERP工程师执行手工关闭
手工
ERP
采购/采购员
生产部/PMC
ERP/工程师
&《采购订单关闭申请》
3.3采购订单退货流程图及说明
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
1.0
批量退货：
采购员根据质量部的不合格检验报告及时参照采购订单生成"退货退知单",采购部长审核后打印给仓库；
零星退货：
采购员根据不良品仓的物料手工录入"退货退知单"采购部长审核后打印给仓库；
ERP
采购/采购员
采购/部长
&《退货通知单》
2.0
物控根据"退货通知单"生成"红字外购入库单"处理实物退货；
ERP
物控/文员
&《采购退货单》
3.4委外订单流程图及说明
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
1.0
根据不同的物料类型
●由物料需求运算模块自动生成采购申请,PMC审核后打印给采购部；
●其它零星的委外需求由申请人手工录入采购申请,并由各部门负责对采购申请单进行审核后打印给采购；
ERP
生产部/PMC
各部门/文员
&《采购申请单》
2.0
采购员依据采购申请单、采购价格,选择供应商生成委外订单。
ERP
采购/采购员
&《委外订单》〔制单
3.0
委外订单经过采购部长审核后,采购员打印委外订单给供应商,并跟踪订单执行情况。
ERP
采购/采购部长
&《委外订单》〔审核
4.0
采购员根据委外订单做原材料的"委外加工出库",系统能根据委外产品的BOM自动生成委外加工需发出的材料清单,委外加工出库"打印签字交给仓库发料；
ERP
采购/采购员
&《委外加工出库单》〔制单
5.0
仓管员发料后,物控文员根据仓管员签字的"委外加工出库单"审核K3单据
ERP
物控/文员
&《委外加工出库单》〔审核
委外异常处理：
退换料：
经质量部确认后,采购作"红字委外出库单",再以"蓝字委外加工出库单"补料给供应商
补料：
采购提出补料申请,采购部部长审核后,物控参照生成"委外加工出库单"
ERP
采购/采购员
物控/文员
&《委外加工出库单》〔制单
&《委外加工出库单》〔审核
6.0
供应商送货到达后,由采购员依据委外订单,在"供应商送货单"签名确认订单号。
手工
采购/采购员
&《供应商送货单》
7.0
物控收货后,根据仓管员确认的"供应商送货单"开具"收料通知单",免检的物料直接做入库,抽检或全检的物料交质检部对物料进行检验。
ERP
物控/文员
&《委外入库单》
8.0
根据"收料通知单"对物料进行检验,并将检验结果录入"来料检验单",判定合格物料,交仓管员办理入仓,不合格物料通知采购部门处理,视生产情况退货或申请特采；
ERP
质量部/检验员
&《来料检验单》、《不良品处理单》、《特采单》
9.0
根据"来料检验单""不良品处理单"做入库业务,合格及让步接收的入良品仓,退货的入不良品仓；
ERP
物控/文员
&《委外入库单》
10.0
月末成本会计按委外订单,根据"委外入库单"对委外加工发出的材料进行核销。
ERP
财务/成本会计
3.5返修委外订单流程及说明
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
1.0
因材料原因产生不良导致的返修或改制,采购员录入委外订单时委外类型选择"返修订单"
ERP
采购/采购员
&《委外订单》〔制单
2.0
委外订单经过采购部长审核后,采购员打印委外订单给供应商,并跟踪订单执行情况。
ERP
采购/采购部长
&《委外订单》〔审核
3.0
如需进行委外投料变更处理,由采购员提出申请,采购部长执行投料变更单,不需则跳过此步。
ERP
采购/采购部长
&《委外投料变更单》
3.6委外订单变更流程及说明
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
1.0
PMC计划员按生产计划调整情况提出委外变更申请,编制"委外变更联络函",PMC主管审核打印给采购；
手工
生产部/PMC
&《委外变更联络函》
2.0
采购部根据"委外变更联络函"在K3中进行委外订半单变更；
ERP
采购/采购员
3.0
委外订单增加：
变更后需追加委外材料出库数量；
ERP
采购/采购员
&《委外加工出库单》
4.0
委外订单减少或取消：
变更后则需追回部分材料或全部材料退回；
ERP
采购/采购员
&《红字委外加工出库单》
3.0
ERP工程师根据"采购变更联络函"和中止的委外订单,查看委外在制品数量为零后关闭委外订单
ERP
ERP/工程师
4.0
委外订单尾数关闭：
延期1个月,生产不需要的委外订单尾数,由采购员提出"采购订单关闭申请"联络函,PMC审核确认,ERP工程师执行手工关闭
注：
一定要在制品数量为零的委外订单才能关闭
手工
ERP
采购/采购员
生产部/PMC
ERP/工程师
&《委外订单关闭申请》
3.7委外订单退货流程图及说明
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
1.0
由于供应商原因不良可返修退货：
采购员根据质量部的不合格检验报告及时参照委外订单生成"退货退知单",采购部长审核后打印给仓库；
ERP
采购/采购员
采购/部长
&《退货通知单》
2.0
物控根据"退货通知单"生成"红字委外入库单"处理实物退货；
ERP
物控/文员
&《委外退货单》
3.0
若因为供应商原因不良造成不可返修,做报废处理,要扣除加工费和材料费用,采购部核算损失,供应商确认后,用负数"其他应付单"记录扣款冲减应付帐款。
负数其他应付单可以与采购发票一起核销。
ERP
物控/文员
&《采购退货单》
4.0
委外物料的报废,由采购员提出申请,采购部长审核,主管副总审批后,仓库用"其它出库单"出库当废品处理或供应商收回
ERP
采购/采购员
采购/部长
物控/文员
《委外物料报废单》&《其它出库单》
4．单据、报表
4.1采购单据
●《供应商调查表》FM-PD-001A：
采购员制单—采购部长审核
●《审核申请表》FM-PD-034A：
采购员制单—采购部长审核—生产总监审批
●《供应商开发申请表》FM-PD-035A：
采购员制单—采购部长审核—生产总监审批
●《供应商评估表》FM-PD-002A：
采购员制单—采购部长审核—生产总监审批
●《合格供应商申批表》FM-PD-036A：
采购员制单—采购部长审核—生产总监核实---罗总审批
●《供应商报价单》：
供应商盖章
●《采购报价单》：
采购员ERP制单—采购部长审核—生产总监核实---罗总审批—供推中心文员维护价格档案
●《采购申请单》：
PMC申请单：
PMC制单—PMC审核
其它部门申购单：
部门文员制单—部门负责人审核
●《采购订单》：
采购员制单—采购部长审核
●《供应商送货单》：
供应商签字盖章—采购员签字—仓管员签字
●《特采申请单》：
采购员制单—采购部长审核—各部门会签
●《采购变更联络函》：
PMC计划员制单—PMC主管审核
●《采购订单变更单》：
采购员制单—采购部长审核—ERP工程师生效
●《采购订单关闭申请》：
采购员制单—采购部长审核—PMC确认---ERP工程师关闭订单
●《采购退货知单》：
采购员制单—采购部长审核
●《采购退货单》：
物控文员制单—仓管员签名—物控部长审核
4.2采购报表
●采购订单执行汇总表、明细表〔供应链－采购管理－采购订单：
采购主管、采购员
●采购订单全程跟踪表〔供应链－采购管理－采购订单：
采购主管、采购员
●采购汇总表〔供应链－采购管理－报表分析：
采购主管
●采购成本汇总表、明细表〔供应链－存货核算－入库核算：
采购主管
4.3委外单据
●《委外申请单》：
PMC申请单：
PMC制单—PMC审核
其它部门申购单：
部门文员制单—部门负责人审核
●《委外订单》〔普通、返修：
采购员制单—采购部长审核
●《采购变更联络函》：
PMC计划员制单—PMC主管审核
●《委外出库单》：
采购员制单—采购部长签字—仓管员签字—物控文员审核
●《投料变更单》：
采购员制单—采购部长签字
●《物料补料报废单》：
采购员制单—采购部长审核--产总监批准
●《委外退货退知单》：
采购员制单—采购部长审核
●《委外退货单》：
物控文员制单—仓管员签名—物控部长审核
●《委外加工费用单》：
采购员制单--采购部长审核
●《物料报废单》：
采购员制单—采购部长审核—主管副总审批
●《采购订单关闭申请》：
采购员制单—采购部长审核—PMC确认---ERP工程师关闭订单
4.4委外报表
●委外订单全程跟踪表〔供应链－委外加工－委外订单：
采购主管、采购员
●委外领料明细表〔供应链－委外加工－委外订单：
采购员
●委外生产领料差异分析〔供应链－委外加工－生产投料：
采购主管、采购员、财务
●材料耗用明细表〔供应链－委外加工－生产投料：
采购主管、采购员、财务
●生产物料报废统计表〔供应链－委外加工－生产物料报废/补料：
采购主管、采购员、财务
●委外加工入库核算〔供应链－委外加工－委外入库：
采购员、财务
●委外加工材料汇总表、明细表〔供应链－委外加工－委外入库：
采购员
●委外加工核销汇总表、明细表〔供应链－委外加工－委外入库：
采购主管、采购员、财务
升级会员 