基于金蝶K3ERP系统之采购管理详细业务流程图.docx

1、基于金蝶K3ERP系统之采购管理详细业务流程图*ERP管理信息系统采购管理详细业务流程创建日期:*控制编码: *当前版本: V1.0发布日期：编制/业务：会签/生产：会签/物控：会签/质量：审核/ERP项目负责人：批准/副总经理：文档控制更改记录日期作者版本更改参考审阅姓名职位签字分发编码姓名地点和位置1采购管理基础数据1.1 供应商编码供应商分类+流水号1.2 采购人员工号编码+姓名1.3供应商档案 主要数据列：供应编码、名称、1.4 供应商价格档案 主要数据列：1.5物料采购信息档案采购单位、主要供应商、采购提前期、最小订购量可选项1.6 采购关键参数设置1采购订单和委外订单必须有价格才能

2、下达2采购员无关闭采购和委外订单权限3采购员只能参照采购申请单生成采购订单4委外关键物料没配套发够物料无法做委外入库2供应商管理流程2.1供应商新增流程图及说明序号步骤说明处理部门/岗位输入&输出相关政策1.0采购员根据与供应商业务跟进情况,对达成初步合作意向的潜在供应商建立供应商档案。把附表单上传到系统。ERP采购/采购员&供应商调查表2.0对于潜在供应商,如果需要进一步发展为交易供应商,需由采购员提出供应商资质申请经采购部长初步审批后,提交公司技术、质量部门进行审核。ERP采购/采购员采购/部长&审核申请表、供应商开发申请表3.0采购、技术、质量部门对新供应商进行评估打分,填写审批意思。手

3、工技术、质量、采购/负责人&供应商评估表4.0对于评审通过的新供应商,由申请人通知供应商档案管理员,在K3系统中进行转交易供应商操作,供应商档案管理员在系统中核对供应商资质申请表及相关审核情况无误后,进行转交易供应商操作。ERP供推中心/文员&合格供应商审批表2.2供应商变更流程图及说明序号步骤说明处理部门/岗位输入&输出相关政策1.0采购员根据与供应商变更信息,填写供应商变更申请表注：只涉及到变更名称、帐号走变更单据流程,其它变更直接邮件通知供推中心文员变更即可；手工采购/采购员&供应商变更申请表制单2.0采购部长审核供应商变更申请表手工采购/部长&供应商变更申请表审核3.0采购主管副总审批

4、供应商变更申请表手工采购/主管副总&供应商变更申请表审批4.0对审批后的供应商信息,由申请人通知供推中心文员,在K3维护供应商档案操作。把供应商核准通知单或帐号变更通知上传到系统ERP供推中心/文员&供应商档案2.3采购询报价流程图及说明序号步骤说明处理部门/岗位输入&输出相关政策1.0有新材料需要采购,或现在采购价格需要调整时,由采购员录入报价单,把附表上传到K3系统；ERP采购/采购员供应商报单&报价单制单2.0采购部长审核报价单ERP采购/部长&报价单审核3.0生产总监核准报价单手工生产/生产总监&报价单核准4.0采购主管副总批准报价单手工采购主管副总&报价单批准5.0报价单审批完成后,

5、由 供推中心文员对K3基础档案中采购价格档案进行更新。ERP供推中心/文员& 供应商价格档案2.4合格供应商评估流程图及说明序号步骤说明处理部门/岗位输入&输出相关政策1.0采购部针对合格的A类、B类供应商提出评估,填写供应商月考核表手工采购/采购员&供应商月考核表制单2.0采购部与质量对A类、B类供应商进行评分手工采购、质量/部长&供应商月考核表会签3.0将评估结果录入K3系统供应商评分表,把附表上传到K3ERP采购/采购员&供应商评分表4.0把评估不合格的供应商暂停交易ERP采购/采购员2.5 样品需求管理流程图及说明序号步骤说明处理部门/岗位输入&输出相关政策1.0技术部根据新产品提出样

6、品试制申请,录入K3ERP技术部/工程师&样品试制申请单工作联络书2.0采购部通知供应商打样、送样,并接收样品ERP采购/采购员& 样品收样3.0把样品交给技术部或质量进行样品检验ERP采购/采购员技术部/工程师& 样品交接4.0样品合格后进行确认封样,把签字完毕的的样品确认单上传到K3ERP采购/采购员& 样品确认单3采购和委外业务管理流程3.1 采购订单流程图及说明序号步骤说明处理部门/岗位输入&输出相关政策1.0根据不同的物料类型生产用物料由物料需求运算模块自动生成采购申请,PMC审核后打印给采购部；安全库存控制的物料,由PMC生成采购申请,审核后打印给采购；非生产物料,由申请人手工录入

7、采购申请,并由各部门负责对采购申请单进行审核后打印给采购；ERP生产部/PMC各部门/文员&采购申请单2.0采购员依据采购申请单、采购价格,选择供应商生成采购订单。ERP采购/采购员& 采购订单制单3.0采购订单经过采购经理审核后,采购员打印采购订单给供应商,并跟踪订单执行情况。 ERP采购/采购部长技术部/工程师& 采购订单审核4.0供应商送货到达后,由采购员依据采购订单,在供应商送货单签名确认订单号。手工采购/采购员& 供应商送货单5.0物控收货后,根据仓管员确认的供应商送货单开具收料通知单,免检的物料直接做入库,抽检或全检的物料交质检部对物料进行检验。ERP物控/文员& 采购入库单6.0

8、根据收料通知单对物料进行检验,并将检验结果录入来料检验单,判定合格物料,交仓管员办理入仓,不合格物料通知采购部门处理,视生产情况退货或申请特采；ERP质量部/检验员& 来料检验单、不良品处理单、特采单7.0根据来料检验单不良品处理单做入库业务,合格及让步接收的入良品仓,退货的入不良品仓；ERP物控/文员& 外购入库单3.2 采购订单变更图及说明序号步骤说明处理部门/岗位输入&输出相关政策1.0PMC计划员补生产计划调整情况提出采购变更申请,编制采购变更联络函,PMC主管审核打印给采购；手工生产部/PMC&采购变更联络函2.0采购部根据采购变更联络函在K3中录入采购变更通知单,采购部长审核后通知

9、ERP工程师；ERP采购/采购员采购/采购部长&采购变更通知单3.0ERP工程师根据采购变更联络函和采购变更通知单执行变更单生效或关闭采购订单ERPERP/工程师4.0采购订单尾数关闭：延期1个月,生产不需要的采购订单尾数,由采购员提出采购订单关闭申请联络函,PMC审核确认,ERP工程师执行手工关闭手工ERP采购/采购员生产部/PMCERP/工程师&采购订单关闭申请3.3 采购订单退货流程图及说明序号步骤说明处理部门/岗位输入&输出相关政策1.0批量退货：采购员根据质量部的不合格检验报告及时参照采购订单生成退货退知单,采购部长审核后打印给仓库；零星退货：采购员根据不良品仓的物料手工录入退货退知

10、单采购部长审核后打印给仓库；ERP采购/采购员采购/部长&退货通知单2.0物控根据退货通知单生成红字外购入库单处理实物退货；ERP物控/文员&采购退货单3.4 委外订单流程图及说明序号步骤说明处理部门/岗位输入&输出相关政策1.0根据不同的物料类型由物料需求运算模块自动生成采购申请,PMC审核后打印给采购部；其它零星的委外需求由申请人手工录入采购申请,并由各部门负责对采购申请单进行审核后打印给采购；ERP生产部/PMC各部门/文员&采购申请单2.0采购员依据采购申请单、采购价格,选择供应商生成委外订单。ERP采购/采购员& 委外订单制单3.0委外订单经过采购部长审核后,采购员打印委外订单给供应

11、商,并跟踪订单执行情况。 ERP采购/采购部长& 委外订单审核4.0采购员根据委外订单做原材料的委外加工出库,系统能根据委外产品的BOM自动生成委外加工需发出的材料清单,委外加工出库打印签字交给仓库发料；ERP采购/采购员& 委外加工出库单制单5.0仓管员发料后,物控文员根据仓管员签字的委外加工出库单审核K3单据ERP物控/文员& 委外加工出库单审核委外异常处理：退换料：经质量部确认后,采购作红字委外出库单,再以蓝字委外加工出库单补料给供应商补料：采购提出补料申请,采购部部长审核后,物控参照生成委外加工出库单ERP采购/采购员物控/文员& 委外加工出库单制单& 委外加工出库单审核6.0供应商送

12、货到达后,由采购员依据委外订单,在供应商送货单签名确认订单号。手工采购/采购员& 供应商送货单7.0物控收货后,根据仓管员确认的供应商送货单开具收料通知单,免检的物料直接做入库,抽检或全检的物料交质检部对物料进行检验。ERP物控/文员& 委外入库单8.0根据收料通知单对物料进行检验,并将检验结果录入来料检验单,判定合格物料,交仓管员办理入仓,不合格物料通知采购部门处理,视生产情况退货或申请特采； ERP质量部/检验员& 来料检验单、不良品处理单、特采单9.0根据来料检验单不良品处理单做入库业务,合格及让步接收的入良品仓,退货的入不良品仓；ERP物控/文员& 委外入库单10.0月末成本会计按委外

13、订单,根据委外入库单对委外加工发出的材料进行核销。ERP财务/成本会计3.5 返修委外订单流程及说明序号步骤说明处理部门/岗位输入&输出相关政策1.0因材料原因产生不良导致的返修或改制,采购员录入委外订单时委外类型选择返修订单ERP采购/采购员&委外订单制单2.0委外订单经过采购部长审核后,采购员打印委外订单给供应商,并跟踪订单执行情况。 ERP采购/采购部长& 委外订单审核3.0如需进行委外投料变更处理,由采购员提出申请,采购部长执行投料变更单,不需则跳过此步。ERP采购/采购部长& 委外投料变更单3.6 委外订单变更流程及说明序号步骤说明处理部门/岗位输入&输出相关政策1.0PMC计划员按

14、生产计划调整情况提出委外变更申请,编制委外变更联络函,PMC主管审核打印给采购；手工生产部/PMC&委外变更联络函2.0采购部根据委外变更联络函在K3中进行委外订半单变更；ERP采购/采购员3.0委外订单增加：变更后需追加委外材料出库数量；ERP采购/采购员&委外加工出库单4.0委外订单减少或取消：变更后则需追回部分材料或全部材料退回；ERP采购/采购员&红字委外加工出库单3.0ERP工程师根据采购变更联络函和中止的委外订单,查看委外在制品数量为零后关闭委外订单ERPERP/工程师4.0委外订单尾数关闭：延期1个月,生产不需要的委外订单尾数,由采购员提出采购订单关闭申请联络函,PMC审核确认,

15、ERP工程师执行手工关闭注：一定要在制品数量为零的委外订单才能关闭手工ERP采购/采购员生产部/PMCERP/工程师&委外订单关闭申请3.7 委外订单退货流程图及说明序号步骤说明处理部门/岗位输入&输出相关政策1.0由于供应商原因不良可返修退货：采购员根据质量部的不合格检验报告及时参照委外订单生成退货退知单,采购部长审核后打印给仓库；ERP采购/采购员采购/部长&退货通知单2.0物控根据退货通知单生成红字委外入库单处理实物退货；ERP物控/文员&委外退货单3.0若因为供应商原因不良造成不可返修,做报废处理,要扣除加工费和材料费用,采购部核算损失,供应商确认后,用负数其他应付单记录扣款冲减应付帐

16、款。负数其他应付单可以与采购发票一起核销。ERP物控/文员&采购退货单4.0委外物料的报废,由采购员提出申请,采购部长审核,主管副总审批后,仓库用其它出库单出库当废品处理或供应商收回ERP采购/采购员采购/部长物控/文员委外物料报废单&其它出库单4单据、报表4.1 采购单据供应商调查表FM-PD-001A：采购员制单采购部长审核审核申请表FM-PD-034A：采购员制单采购部长审核生产总监审批供应商开发申请表FM-PD-035A：采购员制单采购部长审核生产总监审批供应商评估表FM-PD-002A：采购员制单采购部长审核生产总监审批合格供应商申批表FM-PD-036A：采购员制单采购部长审核生产

17、总监核实-罗总审批供应商报价单：供应商盖章采购报价单：采购员ERP制单采购部长审核生产总监核实-罗总审批供推中心文员维护价格档案采购申请单：PMC申请单：PMC制单PMC审核其它部门申购单：部门文员制单部门负责人审核采购订单：采购员制单采购部长审核供应商送货单：供应商签字盖章采购员签字仓管员签字特采申请单：采购员制单采购部长审核各部门会签采购变更联络函：PMC计划员制单PMC主管审核采购订单变更单：采购员制单采购部长审核ERP工程师生效采购订单关闭申请：采购员制单采购部长审核PMC确认-ERP工程师关闭订单采购退货知单：采购员制单采购部长审核采购退货单：物控文员制单仓管员签名物控部长审核4.2

18、采购报表采购订单执行汇总表、明细表供应链采购管理采购订单：采购主管、采购员采购订单全程跟踪表供应链采购管理采购订单：采购主管、采购员采购汇总表供应链采购管理报表分析：采购主管采购成本汇总表、明细表供应链存货核算入库核算：采购主管4.3委外单据委外申请单：PMC申请单：PMC制单PMC审核其它部门申购单：部门文员制单部门负责人审核委外订单普通、返修：采购员制单采购部长审核采购变更联络函：PMC计划员制单PMC主管审核委外出库单：采购员制单采购部长签字仓管员签字物控文员审核投料变更单：采购员制单采购部长签字物料补料报废单：采购员制单采购部长审核-产总监批准委外退货退知单：采购员制单采购部长审核委外

19、退货单：物控文员制单仓管员签名物控部长审核委外加工费用单：采购员制单-采购部长审核物料报废单：采购员制单采购部长审核主管副总审批采购订单关闭申请：采购员制单采购部长审核PMC确认-ERP工程师关闭订单4.4委外报表委外订单全程跟踪表供应链委外加工委外订单：采购主管、采购员委外领料明细表供应链委外加工委外订单：采购员委外生产领料差异分析供应链委外加工生产投料：采购主管、采购员、财务材料耗用明细表供应链委外加工生产投料：采购主管、采购员、财务生产物料报废统计表供应链委外加工生产物料报废/补料：采购主管、采购员、财务委外加工入库核算供应链委外加工委外入库：采购员、财务委外加工材料汇总表、明细表供应链委外加工委外入库：采购员委外加工核销汇总表、明细表供应链委外加工委外入库：采购主管、采购员、财务