总部财务管理手册模板.docx
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总部财务管理手册模板
财务管理手册模板
编制说明
【编制目的】
标准化是连锁企业大规模快速扩张的基础，标准的工具包含流程、规范、表单，而其重点表现方式就是规范化手册。
为此，重庆市一号易百货有限公司总结10多年来服务各类型连锁企业的经验，推出了涵盖连锁企业运营各个方面的手册工具，以便各连锁企业能够据此快速领悟、创造、实践适合企业自身的手册工具，推动自身连锁平台的快速发展。
《连锁总部财务管理手册模板》是重庆市一号易百货有限公司在10年专业积累和企业实践的基础上总结而成，旨在为连锁企业编制《总部财务管理手册》提供范例和方法。
【使用说明】
1.本手册模板包括财务系统规划、财务管理业务流程、操作规范与工作标准及工具表单等方面。
其中涉及很多的工作程序及规范标准，是工作执行的基础标准指导。
是连锁成功的操作经验。
2.请企业根据自身的经营特色和个性需要进行相应的调整、补充。
【版权声明】
本手册仅供购买或获赠《连锁企业全员培训解决方案》的企业内部使用，其版权归重庆市一号易百货有限公司所有。
未经本公司书面许可，任何单位及个人不得以任何理由，通过网络、媒体以及其他任何方式向第三方传播或公开发布。
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版权所有XX
1财务系统规划
为加强总部管理，总部将战略、财务计划进行集权管理，建立财务控制型管控模式，通过预算控制、资金控制、业绩管理及审计等方式对各区域市场进行强控制，未来财务系统内将逐步建立战略财务管控体系。
在企业发展初期，财务管理系统可实行统一领导、统一管理、统一核算的财务管理体制。
总部的财务管理工作，在总经办、公司财务中心总监的领导下，由财务中心负责人组织实施。
跨区域且规模扩大时，可建立区域性的分部，负责对本区域内的店铺进行核算，再由总部对分部进行核算。
各区域分部的财务管理工作，依据总部财务控制体系，在总部、公司财务中心的领导下，由区域财务部门负责人组织实施。
公司财务中心统一核算的主要内容是：
对采购货款进行支付结算；对销售货款进行结算；进行连锁企业的资金筹集与调配等等。
1.1公司战略与财务管理规划
战略阶段划分
时间
门店数
财务管理重点工作
创业阶段
建立会计核算及门店财务管理规范，完善采购管理、资金计划与费用控制，实施信息系统，完善财务信息化
成长阶段
建立基于战略的财务管理系统，资金及税务筹划加强连锁网络的财务监控、业绩与成本管理
成熟阶段
进行财务规范，并完成股权结构进一步优化完善战略财务管控体系
继续壮大
完成上市准备，并进行资本运作及上市筹备
2财务作业流程
2.1年度财务预决算流程
2.2资金计划与管理流程
2.3加盟结算流程
2.3.1加盟商投资结算流程
2.3.2加盟商月度经营结算
2.4供应商结算流程
2.5财务报销流程
2.6门店财务管理流程
2.7财务审计流程
3财务管理规范
3.1年度财务预算及执行规范
3.1.1目的与适用范围
为明确公司年度预算及季度滚动预算编制的管理要求与操作规范，规范预算编制作业程序，制定本规范。
此规范适用于公司年度预算编制过程及季度滚动预算调整。
3.1.2预算编制原则
1.预算应体现真实性、准确性、预见性原则；
2.本预算为滚动预算，即不仅要求编制年度计划，计划期内（下一季度）的详细预算（包
括每月的预算情况），同时要求编制计划期后连续三个季度的预算，以实现长期规划和有效监控的目的；
3.1.3预算编制流程
1.每季度最后一个月的15日前，由总经办领导财务中心、行政部及其他中心制定预算大纲，主要包括预算期内市场重点、各项费用控制要求、各职能发展计划等内容，并于15日下达；
2.各部门根据预算大纲，制定详细的管理、运作及发展所涉费用与支出预算，并报财务
中心汇总；
3.财务中心根据各部门预算，编制公司整体费用支出预算，要求体现各部门在各时段（如：
每月内的不同费用支出情况，并与总经办、行政部及其他中心研讨，直至达成一致意见）；
4.总部财务中心根据各部门和各项目预算，编制模拟合并现金流量表、投资预算表、利
润表和资产负债表；
5.总经办召集召开由财务中心主持，并与总经办、行政部及其他中心负责人参加的预算专题会议，讨论总部整体财务预算，并确定最终方案；
6.总部财务中心根据预算方案制定总部资金调拨使用计划和投资预算表；
7.总部财务中心下达总部整体预算，并指导各部门和各区域调整预算。
3.1.4新开店项目投资预算
1.新开店项目投资预算主要涉及新项目资金投入和回收的数量、时间等方面的预算。
2.预算编制程序：
1）在新开店项目可行性论证时期（结合选址和收益测算），由运营中心、品牌中心配合拓展中心制作预算，财务中心审核，并交总经办审批；
2）根据总经办调整意见，拓展中心和财务中心人员修改预算，再次交总经办审批，直至达成一致意见；
3）投资项目预算报总部财务中心汇总。
3.1.5预算的执行与监督
1.各部门经营活动与各项工作的开展应符合预算要求，预算的执行状况将作为业绩考评的指标之一；
2.预算的执行情况将由财务中心定期进行分析，并提供书面报告，指出预算执行中的问题和解决对策，并预见可能出现的预算外资金需求；
3.总经办负责监督预算执行状况，定期开展检查，及时纠正各类问题和偏差；
4.预算的修改由各部门在每季度初提出修改申请，经财务中心、总经办两级审批通过后，下达执行。
3.2资金计划与管理规范
3.2.1目的
为了加强对总部资金的监督和管理，加速资金周转，提高资金使用利润率，保证资金安全，特制定本规定。
3.2.2职责
1.总部财务中心对资金进行集中统一管理，它包括银行存款、信贷资金、外借资金、各门店上交的资金、总部周转金、吸收投资资金等来源内容；
2.总部资金的使用内容主要是构建连锁网络，对连锁企业内部各分部（各区域公司）进行调剂，以及其自身的资金运作等；
3.总部资金使用包括日常开支、对外资金运营等内容，其审批由财务中心、总经办负责。
3.2.3资金计划制定与审批
1.各部门、各区域根据实际资金收支情况和职能部门业务计划汇总，填制资金计划表，主要依据全年的计划预算及本公司相关业务情况进行合理平衡，每月25日前必须将下月月度资金计划报总部财务中心；
2.总部财务中心在预测资金计划的基础上，审核、调整资金计划，并在每月27日前签署审批意见；
3.每月27日财务中心召集公司各中心部门召开月度资金计划审批会议，会议提出计划的修改调整意见；
4.财务中心在会后修改调整资金计划，于每月28日完成并提交审批；
5.公司总经办审批同意后，各中心部门按计划执行，财务中心进行计划备案并监督执行。
若总经办未同意，则财务中心需进行修改调整；
6.财务中心负责资金计划的执行监督，并与每月5日前将上月的《月度资金计划与管理报告》送交总经办。
3.2.4库存现金管理
1.公司现金的使用范围应符合国家《现金管理办法》的规定，严格控制现金结算，超出结算起点的付款应通过银行结算；特殊情况下需用现金结算时，必须取得对方的收款收据；公司不得为任何单位和个人套取现金；
2.公司必须核定库存现金限额，限额以2万元为准，凡超过库存限额的现金应及时送存银行，企业现金的存入及取出应派车辆接送，切实做好安全保卫措施；
3.除零星现金收入可以补充库存外，收入的现金应当天送存银行，在银行停止收款后收进的现金，应存入财务的保险柜，于第二天上班后及时送存银行；
4.出纳在办理现金收付时，必须检查收付款凭证是否按规定的审批权限及程序经过审批，不得受理未按规定审批的收付款业务；不得受理不完整、不真实、不合法的内外部凭证，并视情况报告财务中心负责人；
5.出纳在办理现金收付时，应坚持“当面点清”的原则，每笔现金收付后，须加盖“现金收讫”或“现金付讫”戳记；
6.“现金日记账”应使用订本式账簿，即使在实行会计电算化的情况下，出纳仍要设置现金收付登记簿，逐笔登记；
7.出纳员必须做到“日清月结”，日记账与库存现金应于每日终了后核对，如出现长短款，应报告财务负责人，查明原因后及时处理；
8.不准用白条抵充现金，不准因私借支现金，不准保存账外现金，不得公款私存；
9.公司财务中心负责人每月至少对出纳库存现金检查核对一次，验证账实是否相符，情况异常时，应进行突发性检查；
10.出纳员不得兼管任何购、销业务和实物收发；不登记除银行存款、现金日记账以外的任何其他账簿；不兼管财务稽核；
11.现金支付范围：
1）支付给员工的工资、奖金、津贴及劳保福利等开支；
2）个人劳务报酬；
3）报销（或借支）的差旅费、业务费、修理费等；
4）结算起点以下的零星支出；
5）公司总经办批准的其他符合现金支付范围的支出。
3.2.5银行存款管理
1.银行户头必须按国家规定开立和使用，仅供企业收支结算使用，不得出借银行户头给外单位或个人使用，不得为外单位或个人代收代支、转账套现；
2.出纳员在每月终了后5个工作日内，应根据银行对账单仔细核对和清理银行日记账，查明未达账项及其原因，编制《银行存款余额调节表》及其说明，交总经办稽查人员审查核对并签字认可后报财务中心负责人审批。
《银行存款余额调节表》及其说明应每年装订成册归档；
3.各公司财务中心应定期对各开户行的户头进行清理、核对，对不再使用的账户应及时办理销户手续；
4.公司要严格规定银行存款支付审批权限，出纳人员应严格把关，履行审批程序，做到单据齐全、审批手续完备、合乎规章。
各级审批人员出差、休假等不在公司期间，应对审批权限进行书面授权；
5.财务人员应通晓各类银行结算方法，并根据情况选择对公司较为有利的方法进行结算。
3.3供应商结算规范
3.3.1目的和适用范围
为了规范公司的货款结算工作，加强总部对供应商结算工作的统一管理，为结算人员顺利开展工作提供依据，特制定本规定。
本规定适用连锁企业总部财务中心、采购部。
3.3.2货款结算流程
1.关于对账时间和付款时间的规定：
1）根据公司资金的统筹计划进行付款；
2）先款后货、现款现货、计划外临时付款可根据实际情况安排支付。
2.结算操作流程
参见《采购手册》中采购流程。
3.3.3供应商货款结算规范
1.结算服务规范
1）热情服务、细心指导
对来公司结算的供应商代表应态度热情，对供应商要细心指导，杜绝生、冷、硬、蛮的态度；
2）一视同仁、按规办事
严格遵守公司的结算操作规则，配合供应商代表的结算工作，不可因人而异，给予不同的态度对待；
3）准确及时、廉洁公正
在工作中耐心细致，按工作流程及时准确的进行结算核对，合理安排，按期支付供应商货款，不得无故拖欠或延期支付供应商货款，不得吃、拿、卡、要，不得接受任何形式的回扣；
4）全面维护公司利益
每个工作人员应将公司利益放在第一位，全力维护公司利益，对公司高度负责，发现有与公司规章制度相背离的问题，应及时向上一级领导报告。
2.结算准则
1）公司购进货物款项的结算，由财务中心结算部统一管理、集中结算：
公司所有货款的结算由财务中心专门办理，其他部门不再与供应商办理结算事宜；
2）商品供应商进行货款结算必须与公司签有合同，才能办理货款结算事宜。
供应商合同期满未签订新合同的，可按旧合同约定事项延期执行；如无约定的，则停止付款，
3）若按无合同付款，则必须向总经办报批；
4）按合同约定账期结算时，结款时必须审查货款的账期，严格按照合同规定的账期进行结算，禁止提前支付货款；
5）严格实行按计划付款制度，超计划拒付，或者按计划外付款，需向总经办审批；
6）严格按照公司授权权限落实审批手续，审批手续不全的拒绝付款。
3.4预付账款采购管理规定
3.4.1目的及适用范围
预付账款：
预付账款是公司按照购货合同或者劳务合同规定，预先支付给供货方或者劳务
方的账款。
在会计核算上一律通过“应付账款”借方进行核算。
为加强预付账款的使用并得到及时、准确的反映，减少供货商对公司资金的占压，使公司资金得到合理运用，特制定本规定。
此规定适用于连锁企业总部财务部、采购部、各分部财务及采购部门。
3.4.2作业内容
1.预付账款采购的使用范围
1）采购合同中明确约定以“先款后货”方式结算的；
2）合同中规定超额度进货须先款后货的；
3）除以上两种情况外，一律不得以预付账款支付货款。
2.预付账款进货入库期限的规定
以预付账款购进的商品，按合同约定在规定时限内收到货物并办理入库；
3.预付账款采购的管理规定
1）“严禁一次付款，分次进货”：
公司采购人员对市场需求与销售要尽可能做出准确的判断，力求做到按需采购，使以预付账款购进的货物尽可能一次验收入库；
2）预付账款的支付必须严格按照授权权限进行审批，不得违反；
3）采购人员在进行新的预付账款申请时，必须保证前期预付账款已无余额或有余额的必须在本次货款支付中予以协调处理，抵扣本次货款或购进其他商品。
对以预付账款结算的供应商，在当季内必须严格遵守“上款不清，下款不付”的规定，如遇特殊情况，向总经办申请。
3.5加盟商结算规范
3.5.1目的
为了规范公司与加盟商结算工作，加强总部对加盟商结算工作的统一管理，为结算人员顺利开展工作提供依据，特制定本规定。
3.5.2加盟商结算流程
1.加盟商投资结算流程
1）在公司与加盟商签订加盟合同后，拓展中心联合其他中心制作《投资预算表》，加盟商按照投资预算打款；
2）待门店全部装修完毕，拓展中心汇总各项投资和费用支出，交财务中心；
3）财务中心编制《结算单》，并和加盟商确认；
4）依据结算单，和加盟商进行投资结算。
2.加盟商月度经营结算结算操作流程
1）加盟商对账时间统一为：
每月15—20号之间。
2）财务中心汇总各门店上个月的收支情况，包括营业收入、成本费用明细、员工工资等；
3）财务中心将各加盟商收支情况报总经办确认；
4）财务中心按照总经办的审批结果和加盟商结算。
3.加盟商退出结算流程
1）拓展中心针对需要终止合作的加盟商出具《终止合作通知书》，并抄送相关部门；
2）各相关部门进行结算费用登记，报拓展中心汇总，交财务中心审核，报总经办审批；
3）财务中心按照总经办的审批结果和加盟商进行加盟商退出结算流程。
4.结算规范
加盟商结算规范，参见供应商结算服务规范。
3.6成本费用管理规范
3.6.1目的及适用范围
为了加强对费用的监督和管理，节约运营成本，提高资金使用利润率，特制定本规定。
此规定适用于公司财务中心和各职能部门。
3.6.2费用规范
1.总部实行统一领导下的分级成本管理。
总部负责领导、组织和协调总部的成本管理工作，如成立区域分部，总部总经办对各区域分部的成本工作负有指导、培训和监督责任，各区域分部对本部的成本工作负责；
2.费用管理坚持权责发生制原则，属于当期的费用无论款项支付与否都应记入当期，应由当期和以后各期负担的费用哪怕在当期支付也不应全部记入当期，而应采取适当的方式在受益期内摊销（例如广告费、教育培训费、装修费、租赁费），摊销期限一般不超过三年；
3.对费用实行预算控制和限额标准控制相结合的办法进行管理，各中心部门增加费用预算必须向公司总部提交专题报告，经批准后方可增加。
预算管理主要从总量上控制费用，但对工资、广告费等按单项控制，对交际应酬费、通讯费、差旅费等实行限额标准控制，超限额的需报公司总部相关部门审批；
4.根据经营管理的需要，公司应对费用按重要性和明晰性原则进行分类归集、分析，以提供必要的决策参考依据；
5.费用预算的范围：
公司的费用预算指公司总部统一筹划的专项费用如广告费用等，经营管理过程中经常发生的经营费用、管理费用、财务费用以及一定限额下的固定资产购置。
各中心部门的预算不包括总部统一筹划的专项费用如广告费用等。
3.6.3费用预算的编制和分解
1.财务中心对费用预算的编制和分解要参照上年实际发生的费用额和预算年度的总体经营预算方案，本着“先进稳妥、留有余地、上下结合”的原则编制切实可行的费用预算方案，然后横向分解到公司各部门，各部门负责将全年费用预算分解到全年的12个月。
2.费用预算的执行：
费用预算在总经办领导下实行财务中心统一管理，分级分口控制，指标分解到各部门，支出使用情况纳入考核，与部门业绩挂钩。
1）公司领导成员按其分工，分别负责所管理的部门的预算费用。
根据经营和管理的需要，在一定时期内财务经理直接控制管理部分费用；
2）财务中心负责将费用指标进行分解，下达到各个部门。
凡下达到部门控制的费用，由控制部门根据实际情况安排计划，采取措施进行控制；其他没有下达到部门控制的费用由财务中心统一控制；
3）各中心在使用费用预算时必须填写《采购业务请款单》，经审批后，由财务中心统一保管和汇总请款单。
3.费用开支的预算控制
费用预算指标一经下达，任何部门未经总经办批准，不得增加预算费用指标，特殊情况下根据以下程序办理：
1）各部门发生费用开支若属预算外项目，或者预算内有此项目，但是预算余额已不足以支付此笔开支的，由总经办在进行调剂使用预算指标；
2）对于无法调剂的费用开支，使用部门提出书面申请，由部门负责人签署意见，交给财务中心审核并提出意见，由公司总经办审批后给予追加预算；
3）预算内的各项费用支出均由各中心部门、财务中心审核后，报总经办审批。
4.费用开支的检查分析：
财务中心每个月底对各部门的费用开支预算的执行情况要进行整理、检查、汇总分析。
同时检查预算指标编制分解是否得当准确，从中总结经验教训，完善以后的预算工作；
5.节俭费用开支的鼓励政策：
公司各个部门应积极主动的控制费用，通过强化管理、提高效率来履行节约之道。
财务中心按月将各部门费用超支、借支的数额提供给人力资源部，作为部门评优的重要考核指标之一。
3.7财务报销规范
3.7.1总则
1.本公司账户只能用于公司的经营活动，不得对外出借账户，不得签发空白支票，所有报销收据必须为正式发票；
2.各部门不得自设账户，收支统一由公司管理。
各部门或个人取得业务收入，必须如实入账，同时任何部门和个人不得从应收款直接列支费用或冲抵开支；
3.各部门在费用开支方面须遵循精打细算、履行节约的原则，财务中心须根据本规定，把关守口，控制不合理开支，杜绝白条抵库，弄虚作假，有章不循；
4.不得利用职权和动用公款为自己个人谋利。
凡与公司无关的个人开支费用，不得假借名义报销。
3.7.2借款管理
1.采购、出差得到部门批准后，当事人可到财务中心办理借款，借款金额要求与实际用款额相近；
2.对于金额小于1000元的小额开支，在得到各中心负责人开支批准后，先行垫款，事后报账，以简化手续，提高效率；
3.公司不提供个人使用目的的借款，借款的使用必须与借款目的一致，不得挪作他用或假借公事理由借款私用；
4.借款人须及时办理报账手续，以便公司及时、准确地核算成本，在上一笔借款报销之前，财务不予借款；
5.超过1万元（含1万元）的现金借款，必须提前一天办理借款手续，否则，财务不予借款；
6.财务人员应做好借款的管理和催还，防止资金损失；
7.所有借款须由经手人本人及相关上级领导签字方能到财务借款。
3.7.3报销管理
1.严格执行国家财务制度，报销单据必须是合法的、真实的、有效的。
填写支出凭证应如实填写支出内容、数量、金额，不能笼统填上办公用品等。
填写内容应与所附发票内容一致，单据背后应注明票据的产生缘由；
2.所有发票须由经手人本人、部门经理、财务中心审核、总经办签字方能到财务报销；
3.超过一万元（含一万元）的报销单，如需从财务领取现金，财务可根据当前现金储备情况自行决定当天或者第二个工作日支付报销款，若报销人员急需领取报销费用，请务必至少提前一个工作日办理；
4.报销时间：
费用发生后7天内必须办理报销手续，费用报销实行一月一清制度，本月费用必须在次月5号之前报销，超过时间票据不得报销。
其中差旅费需在出差结束7天日内办理报销手续，逾期不得报销。
审核通过的单据直接交财务处理并办理领款手续，未通过的单据驳回相关经手人重新填写。
3.7.4出差报销标准细则
1、报销费用分类：
交通费、住宿费、伙食补助费、招待费、汽车费用
级别
车、船、大巴等交通费费
住宿费
伙食补助费
航空
铁路
轮船
其它
一、二类地区
三、四类地区
乡镇
省内
省外
总经理
实费
实费
实费
实费
实费
实费
实费
实费
实费
部门主管、经理
一般
硬卧
3等
实费
200
150
100
10元/餐
20元/餐
普通职员
一般
硬卧
3等
实费
150
120
80
10元/餐
10元/餐
2、交通费报销标准
1）总经理出差可乘坐火车软席、飞机公务舱。
因工作需要，随行人员可享受同等待遇，否
则按其行政级别处理；部门正、副经理出差可乘坐火车卧铺、飞机经济舱。
因工作需要，随行人员可享受同等待遇。
在出差行程确定的情况下，尽可能购买打折机票；其他人员出差一般情况下不得乘坐飞机，如需乘坐飞机，应提前三天按程序申请，并需获得总经办的批准，出差路途较远（飞行时间在两小时以上）以及出差任务紧急，经总经办批准的，可以乘坐飞机经济舱。
在行程能够保证的情况下，必须购买打折机票；
2）乘坐火车，从晚八时至次日七时，在车上过夜6小时以上的，或连续乘车时间超过12
小时的，可以购买硬席卧铺票；
3）员工出差原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外：
Ø出差目的地偏远，没有公共交通工具；
Ø携有巨款或重要文件需确保安全；
Ø陪同重要客人外出；
Ø执行特殊业务或夜间办事不方便；
主管、经理级员工出差遇上述情形乘坐出租车，可予以报销；主管级以下员工乘坐出租车，需事先经部门经理同意后方可凭据报销；遇紧急事项需及时处理的，可事后告知主管。
3、住宿费报销标准
1）住宿标准一般指每天每间房，若为同性二人同时出差，应住一个房间并且可按同行人员的最高级别者的住宿标准报销；原则上，住宿以经济型签约酒店为主，副总经理（含）以上人员出差，可单独住宿；
2）员工出差由接待单位免费接待的，不予报销住宿费；如单人出差，并且住在亲友家的，可按标准给予50%的补贴，本人提供相关说明；
3）住宿费用报销时所附发票应符合财务中心门的规定。
4、伙食补助类报销标准
1）公司员工出差在省内，30元/天，（早，中、晚餐各10元）；出差至外省，50元/天（早餐10元，中、晚餐各20元）；在本市出差不能回公司用餐每顿10元（中、晚餐）；
2）出差餐费补贴按实际出差天数及时间报销（午餐12.00前后，晚餐6.00前后）。
出差者应按实际出差的天数填报餐费补贴；
3）员工出差参加会议，并由举办单位安排免费食宿的（工作午餐或招待餐或宾馆提供早餐等）应主动减去相应的餐费补贴；
4）餐费补贴应注明：
出差地点、日期、人员名单，列出清单并限额报销。
5、招待费报销标准
1）招待费用是指与政府机构：
工商、税务、质检、消协、新闻媒体等部门的交际应酬费，招商加盟工作中发生的业务费，形式包括：
餐费、烟酒、礼品等补贴款，非广告性质的赞助费；
2）招待费要在年初核定的预算内使用，超出预算指标的，报经批准后使用；
3）加盟商接待人均在80元以内，实报实销；
4）招待费使用流程：
招待部门申请→总经办审批→接待部门（人）接待。
6、汽车费用
1）公司汽车费用包括汽油费、过路费、停车费、年检费、修理费等。
2）私车公用时汽油费按公里数来补贴油耗，报销时注明：
起止地点和公里数。
计算公式：
报销油耗=公里数*0.6元
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