文件控制程序范本.docx

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文件控制程序范本

ZS/CX/SB01文件控制程序，2003年9月26日生效

0目的

对与集团公司一体化管理体系有关的文件、资料进行控制，确保与一体化管理体系有关的场所使用有效的文件和资料。

1适用范围

适用于本集团公司一体化管理体系有关的文件、资料控制。

2术语和定义

2.1本程序中的术语采用GB/T19000-2000标准、GB/T24001-1996标准、GB/T28001-2001标准中的术语。

2.2文件持有者：

经批准后领用一体化管理体系文件的保管人员。

2.3格式文件：

按《文件编写导则》格式拟制的文件。

3职责

3.1文件批准

3.1.1一体化管理手册的批准由公司总经理负责;

3.1.2一体化管理手册的审核、程序文件的批准由管理者代表负责;

3.1.3格式作业文件的批准由分管公司领导负责，非格式作业文件的批准根据需要由分管公司领导或者责任部门负责人负责；

3.1.4技术文件的批准由公司总工程师负责。

3.2责任部门

3.2.1负责拟制职责范围内的程序文件、作业文件；

3.2.2负责分发非格式作业文件；

3.2.3公司办另负责拟制本程序并督导实施,负责印制分发格式文件；

3.2.4企划部另负责拟制一体化管理手册，负责审核格式文件及其文件更改通知书与一体化管理手册的一致性、协调性。

3.3文件持有者

3.3.1维护一体化管理体系文件的规范性，督导有关人员履行文件内容；

3.3.2按文件更改通知书及时更改文件内容；集团公司领导所持一体化管理体系的文件

的更改，由公司办安排办理。

3.3.3发现不妥之处向拟文部门提出修改意见；

3.3.4妥善保存一体化管理体系文件，防止破损及遗失；

3.3.5受控文件不准复制（除表格外）和对外借阅；

3.3.6因故离岗时，将“有效文件清单”、“受控文件清单”及所列文件移交给继任人员，或将发文部门所发受控文件移交给发文部门。

3.4项目部

3.4.1负责对所在工程项目与一体化管理体系有关的文件和资料的控制；

3.4.2负责根据工程项目实际制定落实集团公司《文件管理程序》文件的实施性文件,并定期对项目部及下属各工区执行该文件的情况进行检查,检查结果书面报公司办。

4工作程序

4.1文件拟制和审核

4.1.1一体化管理手册由企划部拟制，管理者代表审核;

4.1.2程序文件和作业文件由责任部门拟制,部门负责人审核,格式文件须送企划部审核；

4.1.3程序文件拟制为格式文件，长期执行的作业文件可拟制为格式文件;

4.1.4责任部门制定的作业文件必须与一体化管理手册和程序文件相融;

4.1.5作业文件由责任部门提出文件发放范围。

4.1.6文件需引用国标、部标、行业标准及政府法令、法规等有效资料，应注明出版社、版号、生效日期。

4.2文件批准

拟文部门将拟制后经过审核的一体化管理文件稿件按3款职责规定送交批准。

4.3文件印制

4.3.1批准后的文件由公司办打出清样，拟文部门负责校核。

4.3.2公司办按照文件发放范围印制，并盖公司章和受控印章。

提供给顾客的一体化管理体系文件不受控，应在文件显要处注明“非受控文件”，如有修改可不通知。

4.3.3格式文件注明拟制部门/审核人/批准人，非格式文件需注明批准人。

4.3.4受控文件应加盖受控印章，注明其受控号，格式文件的受控号与该套文件中一体化管理手册受控号相同；一次发放多份格式文件时，由公司办标注第一份文件的受控号，其余文件由文件持有者标注受控号。

4.4文件收发

4.4.1根据批准的发放范围，公司办分发格式文件，其它文件由拟文部门分发。

4.4.2发文控制

a）配发给机关相关岗位的文件，公司办/拟文部门填写“发文登记表”，文件持有岗位人员签字领取并负责保管；配发给机关部门的文件，部门指派人员签字领取并负责保管。

b）凡是通过邮寄的文件，公司办/拟文部门应在“发文登记表”上记录清楚，对受控文件随同文件发出“收文回执”，收文单位/部门收到文件后，填写收文回执寄回或传真发文部门；非受控文件可以其它适当方式确认收文。

4.4.3收到内、外部文件后，填写收文登记表。

对外部文件，需转发执行的，即转化为内部文件，按有关规定办理；不转发而直接执行该文件的，该文件在使用上应受控，在文件的适当位置加盖受控印章，注明受控号。

4.5文件更改

4.5.1原文件拟制部门拟制更改内容，说明更改原因，注明更改标记和生效日期，对技术标准、政策条文还应附有充分依据，填写“文件更改通知书”，按所更改文件原审核、批准程序执行。

4.5.2更改应由文件资料的原审批岗位进行审批。

因特殊原因，更改由非原审批岗位审批时，文件原拟制部门应提供审批所需的有关背景资料。

文件更改时应注意与之相关的文件也应做相应更改。

4.5.3更改批准后，拟制部门将“文件更改通知书”送公司办印制，公司办/拟文部门按原文发放范围发放一份文件通知书至文件持有者，并填写“发文登记表”。

4.5.4文件持有者收到“文件更改通知书”后，作好收文登记，及时对文件进行更改和

/或换页，按文件更改时间顺序保存好“文件更改通知书”。

手册的更改，须采用换页方式，并填写“文件更改状态记录”。

4.5.5文件经过多次更改或需进行大幅度修改时要进行换版，重新执行本程序。

4.5.6文件更改标识为：

在被更改文件的条款前面注明：

第一次更改为①，第二次更改

为②依次类推。

对文件的附表作更改时，更改标识为在被更改的附表代号后加“/①”、“/②”，依次类推。

4.6文件、资料管理

4.6.1盖公司章的文件底稿由公司办统一保存，拟文部门将文件底稿交公司办，其它文

件底稿由责任部门保存。

4.6.2需要摘抄使用文件资料时，摘抄人应将文件标题、文件编号、生效日期摘录清楚。

文件持有者负责填写“摘抄文件记录”。

当摘抄的文件内容更改时，文件持有者应同时通知摘抄人对摘抄的文件内容进行更改。

4.6.3格式文件破损需领用文件，填写“文件领用申请表”，经分管公司领导批准后到

公司办以破损文件换取，受控号按原文标注。

公司办填写发文登记，并销毁破损文件。

4.6.4格式文件增加使用范围或文件丢失，应说明原因，填写“文件领用申请表”，经

分管公司领导批准后到公司办领取，确定新的发文受控号。

4.6.5文件持有者收到文件新换版本或文件作废通知后，原版本即告作废，应及时将作

废文件撤出，自行销毁，并做好销毁记录，记录清楚销毁文件理由，日期，文件名称，编号，版号，销毁人，监销人。

4.6.6需保留作废文件时，做“作废保留”标识，注明作废范围，与有效文件分离存放。

4.6.7当执行内、外部文件新换版本后，责任部门应及时将新换版本、出版社以书面形

式发至文件持有者。

集团公司未提供的文件，文件使用单位自行配置，用“收文登记表”记录清楚配制日期。

4.6.8责任部分/项目部应对所发文件和执行的有关外部文件进行定期评审，并公布“有效文件清单”。

每年元月底，责任部门/项目部公布前一年“有效文件清单”发往文件持有者，公司领导可不发。

项目部的“有效文件清单”主要内容是项目部发文和转录/摘抄甲方（业主）、设计、监理的文件和资料。

每次公布/收到“有效文件清单”后，上次公布/收到的“有效文件清单”即告作废，及时自行销毁。

使用单位/岗位当获得外部文件换版信息后，及时与相应责任部门确认有效性。

4.6.9责任部门、项目部应建立“受控文件清单”。

4.6.10

4.6.11手册、程序文件和格式作业文件的底稿及其所有的文件更改通知书的底稿都由公司办负责归档到公司办档案科。

每三年归档一次，即与认证周期同步，在认证（换证）后的6个月内，将前一个周期三年内的以上文件和资料归档。

4.6.12本程序所附发文编号表专为发文部门发文编号用；发文登记表分两种表样，代号

为S/CX/SB01-2表适合于收文单位较少时的发文，代号为S/CX/SB01-3表适合于收文单位较多时的发文。

5相关/支持性文件

5.1文件编写导则（ZS/ZY/SB01）

5.2记录控制程序（ZS/CX/SB02）

6记录

6.1发文登记（二级）

6.2收文登记（二级）

6.3文件更改通知（二级）

6.4文件领用申请（二级）

6.5受控文件清单（一级）

6.6有效文件清单（二级）

6.7摘抄文件记录（二级）

6.8收文回执（二级）

6.9文件销毁记录（二级）

7附表/附录

7.1发文编号表

7.2发文登记表（两种表样）

7.3收文登记表

7.4文件更改通知书

7.5文件领用申请表

7.6有效文件清单

7.7受控文件清单

7.8摘抄文件记录表

7.9收文回执

7.10文件销毁记录表<返回>

S/CX/SB01-1

发文编号表

年

发文

日期

序

号

收文单位

文

件

编

号

版号

受控号

份

数

文件名称

附

件

批准人

备注

月

日

月

日

月

日

月

日

月

日

S/CX/SB01-2

发文登记表

年

发文

日期

收文单位

文

件

编

号

版号

受控号

份

数

文件名称

收文人签字

S/CX/SB01-4

收文登记表

年

收

文

日

期

序

号

发文

单位

文

件

编

号

份

数

版号

受控号

文件名称

附

件

办复情况

归入档案

备注

月

日

月

日

月

日

月

日

月

日

S/CX/SB01-7

有效文件清单

编号：

公布单位

日期

文件持有者

文件状况

序号

文件名称

编号

版号

发文部门

备注

第页

S/CX/SB01-8

受控文件清单

建立单位

文件状况

序号

文件名称

编号

版号

受控号

发文部门

建立时间

第页

S/CX/SB01-3

发文登记表

年月日

文件编号

文件名称

挂号

收文单位

份数

签章

挂号

收文单位

份数

签章

挂号

收文单位

份数

签章

挂号

收文单位

份数

签章

S/CX/SB01-5

文件更改通知书

编号：

更改文件名称

文件编号

责任部门

更改理由：

更改内容：

更改文件人：

年月日

更改方式

手改囗/换页囗

更改状态

部门初审

日期

企划部审核

日期

批准

日期

生效日期

第页

S/CX/SB01-6

文件领用申请表

编号：

领用文件申请人

文件持有者

日期

申请理由

申请领用文件名称

文件编号

版号

份数

管理者代表批示

日期

领用文件人签字

日期

第页

S/CX/SB01-9

摘抄文件记录表

编号:

摘抄

时间

摘抄

岗位

摘抄文件

名称/版号

摘抄条款

/或页码

通知更改时间

第页

S/CX/SB01-10

收文回执

发文部门

发文日期

文件编号

版号

受控号

文件名称

收文单位

收文时间

收文人签字

S/CX/SB01-10

收文回执

发文部门

发文日期

文件编号

版号

受控号

文件名称

收文单位

收文时间

收文人签字

S/CX/SB01-11

文件销毁记录表

日期

编号

版号

文件名称

销毁理由

销毁人

监销人