大学后勤管理处限额内物资采购及验收实施办法.docx

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大学后勤管理处限额内物资采购及验收实施办法

大学后勤管理处限额内物资采购及验收实施办法

第一章总则

第一条为进一步加强后勤管理处限额内的物资采购及验收管理工作，提高工作效率和资金使用效益，加强廉政建设，根据《**大学校院两级物资设备采购招标及验收管理实施办法》（202*年修订），结合后勤工作实际情况，特修订本实施细则。

第二条本细则适用范围：

（一）后勤管理处限额内的采购项目。

（二）根据学校物资设备采购招标及验收工作小组（以下简称“校工作小组”）会议研究确定的项目。

第三条项目科室对本科室的物资采购项目负主体责任，项目科室应依法依规进行物资采购及验收管理，同时接受各方监督。

第二章管理机构、工作职责、工作规则

第四条管理机构

根据校院两级管理的要求，结合后勤工作实际，分别成立后勤管理处招标及验收工作小组（以下简称“处工作小组”）、科室工作小组。

（一）处工作小组

处工作小组由后勤管理处处长、副处长、科室负责人组成，处长任组长，其他副处长任副组长，具体采购项目申请人或经办人作为业主代表参与。

处工作小组下设办公室，挂靠物质采购供应管理科（以下简称“采购科”），采购科负责人兼任办公室主任。

处工作小组具体事务由采购科负责落实。

（二）科室工作小组

科室工作小组由科室负责人（担任组长）、科室物资采购管理人员、项

目经办人等人组成，人数以3人以上为宜，具体项目经办人必须参与。

第五条工作职责

（一）处工作小组工作职责

1、负责本处一次性采购（单台件或批量）预算金额10万元（不含）以下项目（通用的政府采购项目中的一般设备为1万元（不含）以下）的招标采购工作。

2、负责本处中标金额单台件5万元以上（含）20万元（不含）以下或批量5万元以上（含）50万元（不含）以下采购项目的验收工作；负责本处中标金额单台件20万元（含）以上、批量50万元（含）以上采购项目的初步验收工作。

3、指定专人负责相关招标采购项目的招标档案管理。

（二）科室工作小组职责

1、负责本科室采购项目的立项工作。

2、负责本科室采购项目采购合同签订、合同履行以及合同价款的支付工作。

3、负责本科室中标金额单台件或批量2万元（不含）以下的验收工作；负责本科室中标金额单台件或批量2万元（含）以上的初步验收工作。

第六条工作规则

（一）处工作小组会议由组长主持召开，组长因事不能主持会议，可由组长指定副组长主持。

（二）召开会议必须同时具备以下条件：

1、处工作小组会议必须有1名副组长以上成员参加，参会的成员人数须达到7人以上，项目科室负责人必须参会，其它科室负责人不能到会,需指定本科室其他人员参会。

2、处工作小组会议讨论涉及与会成员本人及其亲属的事项时，成员

必须主动回避。

（三）上会研究项目

项目科室拟提交讨论研究的事项，填写《**大学后勤管理处招标及验收工作小组会议议题申报表》，经分管处领导审批后，连同上会材料一并送交采购科列入会议议程。

（四）会议建立通报制度，采购科在会议正式召开前，应把近期已开展的相关工作以及上级新出台的有关政策规定进行通报。

（五）每次会议应做好会议记录，并形成会议纪要，会议纪要须经参会人员审核后，由组长签发。

第三章采购权限及采购方式

第七条采购权限

仓库备货物资，各科室须持卡到仓库领取。

仓库无备货物资科室权限内自行组织，超过科室权限由项目科室及采购科共同组织采购并上会确认（不含公开招标、邀请招标、网上竞价）。

相应采购权限如下：

（一）单台（件）及批量采购金额6000元（含）以下物资采购，采购科仓库签字确认仓库无备货后，由项目科室自行组织采购。

（二）单台（件）及批量采购金额6000元以上2万元（不含）以下的物资采购，项目科室经费审批同时需提出具体的采购方式及理由，由项目科室派2人（其中1人为科室负责人，代表处工作小组成员）、采购科派1人共同组成采购小组组织实施，优先到大型商场采购。

（三）采购金额2万元（含）以上的物资以公开招标或网上竞价为主,若需采取其它采购方式，项目科室应提出充分确切的理由，在处务会资金审批通过的同时确定采购方式（或提交处工作小组研究）。

第八条采购方式

参照《**大学校院两级物资采购实施办法》，结合我处工作实际，可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、直接采购、询价采购、跟单采购等方式，相关采购方式须符合学校规定的相应情形。

采购项目具体技术参数由项目科室负责把关，项目科室需提交预算依据、以往采购纪要等相关资料。

（一）公开招标或邀请招标：

1、招标公告：

采购科负责编制招标文件，招标文件经项目科室经办人、负责人和采购科经办人、负责人共同把关审核签字确认后，由采购科填写“**大学后勤管理处网站文件上传审核表”，在后勤管理处网站发布挂标公告，公告时间不得少于5个日历天；开标过程要指派专人做好评标会议记录和纪要，参加人员在纪要上签字确认。

2、招标结果经公示无疑义后（公告时间不得少于3个日历天），由采购科（代章）发放成交通知书或中标通知书。

3、物资采购项目在公开招标、网上竞价两次流标后，可改为谈判采购。

（二）竞争性谈判：

谈判过程要指派专人做好谈判会议记录和纪要，参加人员在纪要上签字确认。

谈判结果应及时上网公示（公示时间不得少于3个日历天）。

（三）单一来源采购：

若采取单一来源谈判方式，理由要充分，对谈判过程要指派专人做好谈判记录和纪要，参加人员在纪要上签字确认。

（四）直接采购：

对于金额较小且需求紧迫的采购项目，可根据实际需求直接选定供货单位进行采购。

（五）询价采购：

由项目科室派2人（其中1人为科室负责人，代表处工作小组成员）、采购科派1人共同到市场询价采购并组织实施。

（六）跟单采购：

限额内的货物采购项目可以采用低价跟单采购方式。

以**省政府采购网公布的180个日历日（指从报分管领导审批之日起的前1800）内相同产品（相同品牌、相同型号、相同技术参数）的采购中标价下调5%作为跟单采购最高参照价，可按不高于此参照价的价格向能提供相同产品的任何供应商询价后采购。

需从网上打印被参照的中标结果公告网页由相关经办人确认后并加盖项目科室和采购科公章（作为财务报销依据）。

（七）网上竞价：

通过网上竞价平台发布采购信息、接受供应商报价、网上竞标、公布采购结果。

金额较小、规格型号较为常见的采购项目可委托招标代理机构进行网上竞价。

网上竞价文件经项目科室经办人、负责人和采购科经办人、负责人共同把关审核签字确认后提交。

（八）其它物资采购

1、苗木采购按照学校规定执行。

2、校医院药品、医用耗材等采购和验收，按省市相关规定由校医院自行组织。

3、车辆保险、车辆加油、车辆维修、汽柴油、维修配件等采购由校汽车队等使用部门按相关规定采购和验收。

4、饮食服务中心各食堂的食品原料、配料等采购由饮食服务中心按学校规定自行组织采购和验收。

5、应急采购：

各科室应准备一定的物资，作为临时应急抢险抢修时使用。

确因备料不足而仓库无货或短时间内无法领取等特殊原因，按权限报领导同意后项目科室可以自行采购。

超过科室权限事后应及时以书面报告的形式报处工作小组补确认。

第四章采购程序

第九条各项目科室应尽早做好采购计划，集中批量提出采购申请，至少提前一个月提交报批后的采购申请至采购科，以便统安排实施采购。

物资采购程序：

申请审批一组织实施一签订合同一验收入库付款一整

理归档。

（一）提出采购申请。

项目科室在确定资金来源和充分调查询价基础上，填写《**大学后勤管理处物资采购申请表》或其它申请报告，按后勤管理处财务资金审批权限进行审批。

（二）组织实施。

项目科室须将经审批过的申请报告、《**大学后勤管理处物资设备采购申请表》、《**大学后勤管理处物资设备采购询价单》以及采购货物的共性技术、功能技术需求（如要提出参考品牌，须在最高限价前提下选定3个（含3个）以上的功（性）能相近品牌，可提供样品）等送至采购科。

1、公开招标或邀请招标，采购科根据项目科室提供的采购货物技术参数及图纸（如需要）等材料完成招标文件的编制，送项目科室审核确认后发布公告。

2、竞争性谈判，参照公开招标的程序进行。

3、其他采购方式根据采购货物的特性须在10个工作日内完成。

（三）签订、履行合同。

由项目科室必须在中标通知书发出之日起3个工作日内与中标人拟定采购合同，并签章《**大学后勤管理处合同签订会签单》后提交处办公室、分管处领导签署意见后报处长签订。

项目科室指定专人负责招标项目合同签订，货物到货情况的跟踪及合同的履行。

询价采购和直接采购项目可以不签订合同。

但是应根据财务要求提供相关凭据。

（四）验收、入库和付款详见第五章

（五）档案整理详见第六章

第五章验收、入库和付款第十条验收

货到后，项目科室应及时开箱验货，核对型号、参数，清点数量，检测性能，如实填写《**大学物资设备验收单》，不得无故拖延验收或拒绝验收。

项目科室应指定经办人提交相关资料根据验收的要求逐级上报验收（包含经费审批报告、招标材料、采购合同、验收单及《**大学后勤管理处物资设备采购单项管理流程表》等），提交的相关货物清单应由项目科室验收人签字、中标供应商及项目科室盖章确认。

验收应严格按照招投标文件及合同等相关要求组织实施。

服务类项目验收项目科室应根据项目招投标文件以及合同要求做好相关验收记录并由验收人签字及项目科室盖章确认。

（一）验收权限

1、中标金额单台（件）及批量金额2万元（不含）以下的物资设备采购项目，由项目科室自行组织验收，须有一名非采购人参与。

2、中标金额单台（件）及批量2万元（含）以上5万元（不含）以下的物资采购项目，由采购科与项目申购科室共同验收。

3、中标金额单台（件）及批量金额5万元（含）以上的物资设备采购项目，由采购科与项目科室（中心）共同预验收后报处工作小组验收；单台（件）20万元（含）以上、批量金额在50万元（含）以上的物资设备采购项目，提交校工作小组验收。

4、五金文具仓库水电维修和五金配件等物资由水电科、教室宿舍管理科派出专人与采购科采购人员、仓管员共同验收。

（二）无论何种级别验收，项目科室负责人对货物质量、数量把关负有首要责任。

（三）上级部门对验收有特别要求的按上级部门要求执行验收。

第十一条入库

需入后勤管理处仓库的物资，必须经采购员、仓管员验收合格后入库进帐。

达到固定资产入库条件的采购项目需由项目科室负责进行登记入库。

第十二条付款

项目科室必须在保证资金安全、货真价实的前提下按照合同约定和学校相关规定付款，不得无故拖延。

第六章档案、数据整理和信息公示

第十三条处工作小组、科室工作小组应指派专人做好档案和数据整理，纸质档案应保存至少十年。

及时做好采购信息电子化，根据校工作小组要求定期上报，以确保统计信息实时准确，存档材料详见《**大学后勤管理处限额内物资采购管理示意图》。

项目科室自行组织的采购记录由科室自行备案归档。

各科室要形成物资采购台账制，按项目填写《**大学后勤管理处物资设备采购单项管理流程表》，建立项目信息库，填写《**大学后勤管理处物资设备采购项目管理台帐》，指定专人对本科室的所有物资采购项目等进行梳理，及时推进项目采购、验收及付款事宜。

第七章监督检查

第十四条后勤管理处招标与验收工作小组在后勤管理处的领导下，在校工作小组和校监察审计处监督指导下开展工作。

第八章附则

第十五条本办法由处招标及验收工作小组负责解释。

第十六条服务项目的采购参照本办法执行。

第十七条本办法自****年1月1日起施行，原有规定与本办法不一致的，以本办法为准。

大学采购管理办法

第一章总则

第一条为加强采购管理，规范学校采购行为，提高采购效率，促进廉政建设，根据和自治区有关法律法规，结合学校工作实际，特制定本办法。

第二条本管理办法适用于学校及校直属各学院（部）各单位使用学校财务统管理的各类财政性资金和非财政性资金进行货物、服务和工程项目的采购活动。

第三条采购应当遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。

建立统领导、分工协作、相互制约、优质服务、廉洁高效的采购管理运行体系。

第四条学校实施项目采购的工作流程主要包括：

项目论证、采购申报及审批、采购实施与执行、合同签订与履行、组织验收与资金支付等环节。

第二章组织管理机构及职责

第五条学校采购管理工作的领导机构为学校采购工作领导小组，组长、副组长由校领导担任，成员由校长办公室、校工会、教务处、科学技术处、财务处、审计处、资产管理处、基建处、后勤保障处等部门主要负责人组成。

采购工作领导小组办公室设在资产管理处。

采购工作领导小组主要职责是:

（一）负责对全校采购管理工作的统领导；

（二）审议学校采购工作相关规章制度；

（三）审核确认采购预算达到公开招标额度项目的采购文件；

（四）审议确定特殊采购项目的采购方式；

（五）商议和裁决采购过程中重大问题和事项；

（六）向学校委和行政报告采购工作中的重大事项。

第六条资产管理处是负责全校采购日常管理的业务部门，

其工作职责是：

（一）制定学校采购工作相关规章制度；

（二）负责组织货物、工程、服务项目采购实施与管理；

（三）建立完善学校采购人代表（校内专家）信息库；

（四）负责组织校内专家对采购预算达到公开招标额度项目的采购方案的论证（校内专家技术条件达不到要求时，可组织校外专家进行论证）；

（五）受理和审核全校采购申请，负责上报自治区财政厅各项采购计划；

（六）委托采购代理机构实施项目采购，负责对采购代理机构服务质量的监管；

（七）负责审核确认采购预算在公开招标额度以下项目的采购文件；

（八）负责组织有关部门确认中标结果；

（九）通过校园网和学校公示栏等渠道及时发布采购信

（十）按规定抽取学校采购人代表参加开标、评标会；

（十一）参与监督项目开标过程；

（十二）协助代理机构处理采购过程中的质疑和投诉事宜；

（十三）协助办理采购合同的签定和参与项目验收；

（十四）负责收集采购活动相关资料整理归档和移交工作。

第七条申购单位职责是：

（一）负责落实采购项目经费；

（二）负责确定并提供采购项目的各项技术指标，包括商务资信要求和技术需求，提供采购项目预算；

（三）负责本单位采购项目的前期调研，负责组织采购项目的技术方案及可行性论证；采购预算货物类80万（含）元以上、服务类50万（含）元以上的，申购单位需提供论证报告（含项目的必要性、项目需求及项目预算的科学合理性）；

（四）参与采购文件的审核确认；

（五）负责采购过程中的答疑；

（六）负责对中标结果进行确认；

（七）负责采购合同的洽谈、拟订、会审、签约、履行和验收；

（A）协助处理采购合同履行过程中产生的相关问题；

（九）组织和实施单位自行组织的项目采购。

第八条财务处的职责是：

（一）对采购资金来源的合法、合规、合理性进行审核；

（二）按程序、合同规定支付款项和退还履约金和质保金。

第九条审计处的职责是：

（一）负责组织工程项目的预决算审计；

（二）参与建设工程招标文件的审核；

（三）参与工程采购项目的答疑。

第十条学校工会的职责是：

代表教职工对采购活动进行监督。

第三章采购的组织形式

第十一条学校实施采购的组织形式有：

集中采购、分散采购、自行采购。

第十二条集中采购，是指纳入**政府集中采购目录的通用类政府采购项目且单项或年度批量采购预算达到政府采购限额标准以上，这类项目必须按照政府规定委托政府集中采购机构代理采购。

第十三条分散采购，是指纳入**政府集中采购目录的专用类政府采购项目且单项或年度批量采购预算达到政府采购限额标准以上，这类项目可委托政府采购社会代理机构代理采购，也可委托政府集中采购机构代理采购。

第十四条自行采购，是指按照学校采购管理办法及相关规定组织实施的校级采购行为。

分为两种类型：

一是非财政性资金项目且单项或年度批量采购预算达到政府采购限额标准以上的，由学校参照政府采购程序自行组织采购或委托政府采购代理机构代理采购；二是采购预算在政府采购限额标准以下的项目，由各申购单位按学校规定的程序和内控制度进行采购。

第四章采购范围及方式

第十五条政府集中采购目录限额标准以上的货物、服务的采购，按《**壮族自治区政府集中采购目录及限额标准的通知》执行，实行统采购。

第十六条政府采购限额标准以下的货物、服务：

（一）政府集中采购目录内限额标准以下的货物、服务：

原则上必须通过“政采云”电子卖场系统实施采购，“政采云”不能满足的，可申请自行采购，按以下程序进行：

1.申购单位向资产管理处递交《采购需求表》和《自行采购申报单》；

2.资产管理处审核后向财政厅上报计划备案；

3.备案通过后由申购单位按本单位内控制度自行采购。

（二）政府集中采购目录外限额标准以下的货物、服务：

5万元（不含）以下的，由申购单位按本单位内控制度自行采购，不需报资产管理处审批。

5万元（含）以上、政府集中采购目录限额标准以下的，原则上通过“政采云”电子卖场系统实施采购；“政采云”不能满足的，申购单位向资产管理处递交《采购需求表》和《自行采购

申报单》，经资产管理处审核同意后，由申购单位按本单位内控制度自行采购。

第十七条政府集中采购目录限额标准以上的工程项目，依照《**壮族自治区政府集中采购目录及采购限额标准的通知》，分别按以下方式采购：

政府集中采购目录限额标准以上、200万元（不含）以下的工程项目，按《**大学限额内工程项目施工单位定点采购管理规程》执行，定点采购无法满足时，可选择竞争性谈判方式采购；

200万元（含）以上、400万元（不含）以下的工程项目，可选择“政采云”电子卖场系统实施网上竞价采购，或选择竞争性谈判方式采购；

400万元（含）以上的工程项目委托采购代理机构进行公开招标。

第十八条政府集中采购目录限额标准以下的工程项目按《**大学限额内工程项目施工单位定点采购管理规程》执行。

第十九条日常办公设施（办公家具、空调设备、办公自动化设备）的采购必须严格按照《自治区本级行政事业单位日常办公设施配置标准》（桂财资（202*）10号）采购，严禁超标准配置。

属特殊需要的专业类办公设施，申请采购时必须另附情况说明。

第二十条培训项目实施过程中的相关问题，按照以下规定执行:

（一）培训过程中的食宿费、交通费、场地费、资料费、讲课费等开支按照不超过《**壮族自治区本级培训费管理办法》规定的定额标准进行结算报账。

如遇特殊情况超过定额标准的，需经分管校领导审批。

（二）培训项目有合作方，需划拨经费给对方的，按上级文件规定、委托方协议或合作协议执行。

（三）培训项目中涉及其他货物和服务采购的，按本办法中货物和服务采购的有关规定执行。

第二H一条公务机票、差旅等不纳入统采购范围，公务机票按区财厅《关于加强公务机票购买管理有关事项的通知》（桂财采（202*）23号）执行，差旅按《**大学差旅费管理办法》执行。

第二十二条采购方式：

（一）公开招标。

是指以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标的采购方式。

凡采购预算金额达到**规定的公开招标限额标准的项目，必须采用公开招标方式采购。

（二）邀请招标。

是以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标的采购方式。

符合下列情形之一的货物、服务和工程，可采用邀请招标采购方式采购：

1.技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在投标人可供选择；

2.采用公开招标方式的费用占采购项目金额的比例过大。

（三）竞争性谈判。

是指谈判小组与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。

符合下列情形之一的货物、服务和工程采购，可采用竞争性谈判方式采购：

1.招标后没有投标人投标或没有合格标的或者重新招标未能成立；

2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求；

3.工程项目性质特殊、专业性较强、组织公开招标工作有困难；

4.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要；

5.不能事先计算出价格总额。

（四）竞争性磋商。

是指采购人、政府采购代理机构通过组建竞争性磋商小组（以下简称磋商小组）与符合条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行磋商，供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价，采购人从磋商小组评审后提出的候选供应商名单中确定成交供应商的采购方式。

符合下列情形的项目，可以采用竞争性磋商方式开展采购：

1.购买服务且预算金额在公开招标限额标准以下的；

2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；

3.因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的;

4.市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；

5.按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。

（五）询价采购。

是指对几个供货商（通常至少三家）的报价进行比较以确保价格具有竞争性的一种采购方式。

采购的货物规格、标准统，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价采购方式采购。

（六）单一来源采购。

符合下列情形之一的货物和服务，可采用单一来源方式采购：

1.只能从唯一供应商处采购；

2.发生不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购；

3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十。

（七）政府协议采购、定点采购或网上商城采购。

已纳入政府协议采购、定点采购或网上商城等采购方式的项目，按照上级相应的管理文件规定进行采购。

第五章采购申报及审批

第二十三条各申购部门应切实加强采购项目在采购申报环节中的统筹管理，对于应一并整体完成采购的项目，不得有意拆分和多批次申报，不得有意变相更改采购内容，不得有意以其它不当行为规避政府采购。

第二十四条项目申购单位提交的采购申报表及相关材料必须由申购单位负责人审批确认；资产管理处负责采购项目的审核和确定。

第二十五条采购项目采购方式的确定，由资产管理处根据和上级有关规定确定；当一个项目符合多种采购方式时，由资产管理处提出采购方式建议，报分管采购工作的校领导审定。

第二十六条对拟采用单一来源采购方式实施政府采购的申报规定：

（一）工作流程规定：

申购书面报告（组织论证并提交单一来源采购申请报告及专家论证材料）一归口管理部门审批一项目分管校领导审批一上报财政厅审批。

（二）专家论证要求：

采购人须按照《单一来源采购专家论证意见表》的内容及格式要求，由申购部门自行组织3名校外专家对采购项目的唯一性进行书面论证。

第六章货物、服务类项目采购程序

第二十七条货物、服务类项目采购程序：

（一）提交采购申报材料：

货物、服务采购申报表及立项审批材料；

（二）按学校规定抽取采购代理机构，并与采购代理机构签订代理合同；

（三）向区财政厅上报采购计划，批复后交采购代理机构编制采购文件；

（四）完善和审定采购文件;

（五）配合采购代理机构办理采购备案、发布采购公告等手续；

（六）从学校采购人代表库随机抽取采购人代表参与评标；

（七）申购单位接到中标或成交通知书后，在30日内与中标供应商签订合同（并提交一份给资产管理处备案）；验收合格后在规定时间内出具验收报告；

（A）采购档案整理归档。

第七章工程类项目采购程序

第二十八条工程项目立项审批程序按照《**大学基本建设管理办法》、《**大学修缮工程管理办法》有关规定执行。

第二十九条工程类项目采购程序如下：

（一）申购单位填报采购申报表，同时需提供以下材料：

1.工程项目立项审批相关材料；

2.项目有关的立项批文、建设用地规划批文、环评报告批复、可研报告批复、施工设计图、工程项目预算（含工程量清单）、工期要求、施工企业资质要求等资料；

（二）按学校规定抽取采购代理机构，并与采购代理机构签订代理合同；

（三）委托造价咨