文件及记录控制程序.docx
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文件及记录控制程序
1、目的
对质量管理体系的所有文件进行有效控制，确保质量管理体系运行的各个场所使用有效文件，并处于受控状态，以及质量管理体系的持续有效进行，保证记录完整，实现质量追溯性。
2、范围
适用于本公司及所属子公司质量管理体系所有文件和记录。
3、定义
3.1受控文件：
指最新有效文件，加盖“受控”印章的文件。
3.2非受控文件：
未加盖“受控”或加盖“作废”的文件。
3.3质量体系文件：
质量手册、程序文件、作业文件、质量记录、表格等。
3.4记录：
为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。
3.5外来文件：
非本公司发布的，与质量体系有关的标准、规范、手册，与产品有关的法律法规，顾客提供的标准等文件。
3.6技术性文件：
设计图样、工艺文件、作业指导书、检验规程等；“技术通知”
3.7行政文件：
除公司技术性文件、质量体系文件以外的行政管理性文件；
4、职责
4.1集团总经理：
负责质量手册的批准。
4.2集团管理者代表：
负责公司质量手册审核、程序文件的批准。
4.3集团质量管理部门：
负责质量手册的编制、组织程序文件的编写、修改、校对与报批。
4.4各部门主任、子公司分管领导：
负责本部门所需的三、四层次文件的批准。
4.5各部门、子公司各职能部门：
负责本部门第三、四层次文件文件的编制、报批。
4.6集团质量部门：
负责组织和主持质量管理体系文件编制、修改、评审、发布、更新、作废、处置的监督管理。
4.7集团技术部门：
识别和编制所需的技术、工艺等文件，并负责该文件的归档管理，（含顾客图纸、样件等）。
4.8人力行政部门：
编制公司行政管理文件并负责公司行政文件归档管理，（含人事任命、培训、基础建设等）。
4.9各部门：
负责识别所需的各种内部管理性文件。
5、文件控制流程图
6过程要点描述
过程
要点描述
责任单位
使用记录
编制
6.1.1依据本程序4职责，各部门编写相应文件。
6.1.2文件编写完成后，交质量部门对文件统一进行编号，并校对文件。
6.1.3文件编制要求及记录编码规则见本程序8附件说明。
各部门
文件初稿
审批
6.2.1文件审核、批准权限依据附表及控制矩阵表。
各部门
管理者代表
总经理
《文件编制、更改审批/通知单》
发放
6.3.1归口管理部门负责相应文件的发放并按规定进行记录、存档。
6.3.2质量手册、程序文件、三层文件、技术文件、质量类文件发放时均须盖“受控”章。
各部门
《文件发放回收记录表》
培训
6.4.1新制定或更新的文件由人力资源部或归口管理部门组织相关人员进行培训，并保存相关记录。
人力资源部、归口部门
培训计划
培训记录表
储存和使用
6.5.1各部门指定专人对文件进行分类并建台帐；
6.5.2质量部门负责清理本公司质量类文件的归口管理，并建立有效文件清单。
6.5.3使用过程中，允许以电子版、纸制版等保存
6.5.4质量文件定期清理或更换后，作废文件‘原稿’原则上需保存1年，但需标识“作废”章，并隔离存放。
6.5.6质量部门根据《质量体系文件受控清单》中文件的受控状态，对文件进行管理，适时（每年至少1次）检查评审文件的有效性，发现问题须及时处理。
6.5.7临时借阅质量体系文件时，内部借阅，由归口部门负责人签字后方可借阅。
原则上不允许外部借阅。
各部门
《文件发放回收记录表》《质量体系受控文件清单》
更改与修订
6.6.1填写《文件编制、更改审批/通知单》，按本程序附表一进行审批，对修改进行登记。
（注：
技术文件用《技术文件更改通知单》）
6.6.2技术文件的更改与修订，按《变更管理程序》执行。
各部门
《文件编制、更改审批/通知单》
回收及处置
6.7.1发放新文件时，应回收旧版本文件，并做记录。
6.7.2对于失效的旧版文件，由归口管理部门加盖“作废”章。
作废文件每年集中统一销毁，电子档同时集中删除。
各部门
《文件发放回收记录表》
外来文件管理
6.8.1外来文件由归口管理部门进行接收、识别，并建立《外来文件清单》。
6.8.2由归口管理部门组织相关部门对外来文件进行评估，报公司领导是否采纳并运用。
如被批准，归口管理部门将负责对外来文件的推广与运用。
6.8.3外来文件的由归口管理部门保存。
归口部门
《外来文件清单》
7、记录管理流程图
8.过程要点简述
过程
要点描述
责任单位
输出记录
编制、填写、修改
8.1.1记录格式按本程序附表一权限进行审批，报送集团质量部门备案后使用。
8.1.2记录格式如需要修改，需填写《文件编制、更改审批/通知单》。
8.1.3各子公司可根据实际情况对程序文件的表单在现有基础上做相应完善，表单编号不变，修改后的表单报批后，报集团质量部门备案。
各部门
《记录表单》
审核
8.2.1记录审核人员应确认记录是否正确，规范，不符合则给予指导修正或重写；发现不符合者组织培训
各部门及其负责人
整理归档
8.3.1各部门每月底对各项记录进行编目、分类装订、保管，以便于检索。
各部门
《质量记录清单》
记录的储存保护
8.4.1根据记录的重要性，对每一种记录制定其保存期限，见本程序11记录。
8.4.2需保存在清洁、干燥、防火、防盗的适宜环境，以防损坏、变质和丢失。
各部门
记录的检索
8.5.1质量记录的查阅，原则上须由归口管理部门负责人批阅后，在规定的场所进行。
原始记录不得外借。
8.5.2公司外部的查阅，须经公司领导批准。
各部门
过期记录的处置
8.6.1保存到期的资料，由归口部门提出《销毁明细表》申请，报公司领导批准后执行。
8.6.2销毁时可用粉碎或烧毁的方式进行。
各部门
《销毁明细表》
9附加说明
文件编制、审核、批准矩阵表见附件一
9.1文件及记录的编码规则
9.1.1质量体系文件编号规则为：
XXYZQXXXXXXXX
作业文件序列号：
001-999
程序文件号（上层文件号）
质量体系文件类别号：
手册：
M；程序：
P；记录：
R；
子公司代号（XX-XX，XX-XX，XX-XX）
公司代号（）
9.1.2程序文件编码规则为：
XX/QP0803
程序文件号（0803为变更管理程序）
9.1.3三层次文件编码规则为：
XXXX/QPXXXXXXX
各子公司标识/程序文件代号程序文件号三层次文件序列号
9.1.4记录表单文件编码规则：
XXXX/QPRXXXX－XXX
各子公司名称标识/质量记录代号程序文件号记录表单号
9.1.5质量手册文件号为“XXQM”
9.1.6程序文件页面设置格式
8.1.6.1程序文件表头
（宋体小二加粗居中）
文件及记录控制程序
（四号加粗居中）
文件编号：
XXQP0701
（宋体5号）
页数：
5/7
（宋体5号）
发行日期：
2020年7月1日
（宋体5号）
版本：
G0
（宋体5号）
9.1.6.2程序文件序号标题宋体、五号、加粗；
9.1.6.3程序文件正文宋体五号；行距固定值22磅；特殊格式“无”（首行无缩进）
9.1.6.4程序文件提纲目录：
1.目的；2.范围；3.定义；4.职责；5.流程图；6.要点描述（表格形式）；7.附加说明；8.支持文件；9.记录明细表（表格形式）；10.文件变更记录（表格形式）。
（如有特殊情况需要增加提纲，目录顺序可以插入、延续或增加）。
9.1.6.5程序文件的过程描述以表格形式表达（如本程序）
过程
要点描述
责任单位
使用记录
9.1.7三层次文件页面格式
9.1.7.1三层次文件表头设置
XXX机械制造有限公司（四号宋体）
文件编号
XXJZQP0602-01
设备操作规程（四号宋体）
页数：
6/15
版本
A0
编制：
审核：
批准
发布日期
未注明文字均为五号宋体
9.1.7.2三层次文件序号标题宋体、五号、加粗；无特殊格式（不缩进）
9.1.7.3三层次文件正文宋体五号；行距最小值20磅；特殊格式“首行缩进2字符”；
9.1.7.4三层次文件更改记录表与程序文件相同采用表格形式。
放在文件末尾。
9.1.8记录表单无固定格式，根据各个公司记录形式的继承性进行编制；
9.1.8.1记录表单必须包括以下内容和要素：
子公司名称；记录表单名称、文件编号、记录编号、记录时间、记录人员
10、支持性文件
10.1《管理评审程序》
10.2《内部体系审核管理程序》
10.3《持续改进管理制度》
11、记录
序号
文件名称
文件编号
保存部门
保存方式
备注
1
文件编制、更改审批/通知单
XXQPR0701-001
质量部门
3年
2
文件发放回收记录表
XXQPR0701-002
质量部门
3年
3
质量体系文件受控清单
XXQPR0701-003
质量部门
3年
4
外来文件清单
XXQPR0701-004
质量部门
3年
5
质量记录清单
XXQPR0701-005
质量部门
3年
6
销毁明细表
XXQPR0701-006
质量部门
3年
12、程序变更记录
序号
更改条款
更改依据（通知单编号）
更改人
更改日期
备注
编制
审核
批准
发布日期
生效日期
2020年7月1日
2020年7月1日
附表一：
文件编制、审核、批准矩阵表
文件类别
编制
审核
批准
质量手册
集团质量管理部门
管理者代表
集团总经理
程序文件
集团质量管理部门
质量分管领导
管理者代表
作业文件
各子公司各部门
部门负责人
分管领导
技术文件
子公司技术部门
部门负责人
分管领导
质量记录
各子公司各部门
各部门领导
分管领导
附表二：
记录清单
序号
文件名
文件编号
表格名称
表格编号
1
文件及记录控制程序
XXQP0701
文件编制、更改审批/通知单
XXQPR0701-001
文件发放回收记录表
XXQPR0701-002
质量体系文件受控清单
XXQPR0701-003
外来文件清单
XXQPR0701-004
质量记录清单
XXQPR0701-005
销毁明细表
XXQPR0701-006
2
人力资源管理程序
XXQP0702
员工花名册
XXQPR0702-001
人力资源需求汇总表
XXQPR0702-002
招聘通知与广告
XXQPR0702-003
应聘登记表
XXQPR0702-004
劳动合同
XXQPR0702-005
特殊工种员工汇总表
XXQPR0702-006
劳动用工考核表（按期转正）
XXQPR0702-007
计件员工转正申请
XXQPR0702-008
员工年度评优
XXQPR0702-009
培训需求表
XXQPR0702-010
年度培训计划
XXQPR0702-011
提升式变更培训记录
XXQPR0702-012
专业人员台账
XXQPR0702-013
员工技能矩阵信息
XXQPR0702-014
培训工作总结分析报告
XXQPR0702-015
员工辞职申请表
XXQPR0702-016
员工离职应办手续清单
XXQPR0702-017
终止（解除）劳动合同通知书
XXQPR0702-018
3
设备管理程序
XXQP0703
设备需求计划
XXQPR0703-001
固定资产购置申请
XXQPR0703-002
设备调研报告
XXQPR0703-003
公司固定资产投资计划表
XXQPR0703-004
技术协议
XXQPR0703-005
设备验收单
XXQPR0703-006
专用器具验证报告
XXQPR0703-007
设备履历卡
XXQPR0703-008
工装履历卡
XXQPR0703-009
设备移交清单
XXQPR0703-010
设备管理台账
XXQPR0703-011
设备日常保养和点检记录表
XXQPR0703-012
设备效率统计表
XXQPR0703-013
固定资产转固流程
XXQPR0703-014
设备年度维护计划
XXQPR0703-015
设备/专用器具故障维修申请及维护记录
XXQPR0703-016
设备备件库存量表
XXQPR0703-017
固定资产调拨单
XXQPR0703-018
固定资产处置（减少）单
XXQPR0703-019
设备封存（启封）申请单
XXQPR0703-020
4
监视和测量资源管理程序
XXQP0704
监视和测量资源管理台账
XXQPR0704-001
量具领用台帐
XXQPR0704-002
量具送检表
XXQPR0704-003
量具检具报废单
XXQPR0704-004
5
合同评审管理程序
XXQP0801
沟通记录表
XXQPR0801-001
采购合同
XXQPR0801-002
大宗物质采购合同
XXQPR0801-002-01
零星物资采购合同
XXQPR0801-002-02
设备采购合同
XXQPR0801-002-03
合同评审表
XXQPR0801-003
销售合同
XXQPR0801-004
合同/订单一览表
XXQPR0801-005
6
项目管理程序
XXQP0802
《市场调研报告》
XXQPR-0802-01-001
《新产品开发可行性报告》
XXQPR-0802-01-002
《报价表》
XXQPR-0802-01-003
《顾客要求识别评审表》
XXQPR-0802-01-004
《合同评审表》
XXQPR0801-003
《项目小组成员任命及职责与分工表》
XXQPR-0802-01-005
《项目开发方案》
XXQPR-0802-01-006
《设计目标、可靠性目标及质量目标》
XXQPR-0802-01-007
《APQP计划总表》
XXQPR-0802-01-008
《新产品开发项目意向书》
XXQPR-0802-01-009
《产品设计任务书》
XXQPR-0802-01-010
《（初始）特殊特性清单》
XXQPR-0802-01-011
《初始过程流程图》
XXQPR-0802-01-012
《初始供方清单》含工装
XXQPR-0802-01-013
《初始零部件消耗定额》
XXQPR-0802-01-014
《产品质量保证方案》
XXQPR-0802-01-015
《问题清单》
XXQPR-0802-01-016
《一阶段评审报告》
XXQPR-0802-01-017
《产品设计计算报告》
XXQPR-0802-02-001
《产品三维模型》
XXQPR-0802-02-002
《三维数模评审》
XXQPR-0802-02-003
《DFMEA》或《PFMEA》
XXQPR-0802-02-004
《设计验证计划》
XXQPR-0802-02-005
《样件制作计划》
XXQPR-0802-02-006
《设备设施、工装、刀具计划》
XXQPR-0802-02-007
《检验试验设备和量具计划》
XXQPR-0802-01-008
《产品试验大纲》
XXQPR-0802-02-009
《样件尺寸检测报告》
XXQPR-0802-02-010
《样件材质、性能检测报告》
XXQPR-0802-02-011
《控制计划》样件
XXQPR-0802-02-012
《控制计划检查表》
XXQPR-0802-02-013
《设计验证记录》
XXQPR-0802-02-014
《设计信息检查表》
XXQPR-0802-02-015
《工艺平面布置图》
XXQPR-0802-03-001
《初始过程能力研究计划》
XXQPR-0802-03-002
《测量系统分析计划》
XXQPR-0802-03-003
《包装规范》
XXQPR-0802-03-004
《工艺规程》
XXQPR-0802-03-005
《外协件检测作业指导书》
XXQPR-0802-03-006
《过程检验作业指导书》
XXQPR-0802-03-007
《工装刀具检测作业指导书》
XXQPR-0802-03-008
《产品/过程质量检查表》
XXQPR-0802-03-009
《生产节拍与产能测算表》
XXQPR-0802-04-001
《试生产的可靠性检测报告》
XXQPR-0802-04-002
《试生产的有害物质检测报告》
XXQPR-0802-04-003
《MSA测量系统分析报告》
XXQPR-0802-04-004
《初始能力评价《Ppk分析报告》
XXQPR-0802-04-005
《包装评价验证表》
XXQPR-0802-04-006
《试生产产品验证报告》
XXQPR-0802-04-007
《PPAP（全套资料）封面》
XXQPR-0802-04-008
《产品质量策划认定书》
XXQPR-0802-04-009
《产品和过程放行检查表》
XXQPR-0802-04-010
《控制图》、CPK计算
XXQRP-0802-05-001
《绩效指标》
XXQRP-0802-05-002
7
变更管理程序
XXQP0803
变更申请及通知单
XXQPR0803-001
变更过程遏制表
XXQPR0803-002
技术文件变更台账
XXQPR0803-003
8
PPAP生产件批准管理程序
XXQP0804
材料试验报告
XXQPR0804-001
性能试验报告
XXQPR0804-002
《零件提交保证书（PSW）》
XXQPR0804-003
《顾客批准记录表》
XXQPR0804-004
9
生产过程管理程序
XXQP0806
作业准备验证表
XXQPR0806-001
设备、工、量、刃、辅清单表
XXQPR0806-002
换刀记录表
XXQPR0806-003
工、料废统计表
XXQPR0806-004
生产合格率
XXQPR0806-005
生产进度表
XXQPR0806-006
终检记录台账
XXQPR0806-007
10
产品标识和可追溯性控制程序
XXQP0807
标识卡
XXQPR0807-001
生产流动卡
XXQPR0807-002
11
交付控制程序
XXQP0808
销售需求计划表
XXQPR0808-001
生产计划表
XXQPR0808-002
采购计划
XXQPR0808-003
周/3日计划
XXQPR0808-004
调整计划表
XXQPR0808-005
物资领用单
XXQPR0808-006
产品入库单
XXQPR0808-007
产品入库台账
XXQPR0808-008
产品发货单
XXQPR0808-009
产品发运报表
XXQPR0808-010
库存台账
XXQPR0808-011
产品出库台账
XXQPR0808-012
12
不合格品控制程序
XXQP0901
返工（修）通知单
XXQPR0901-001
不合格品审理单
XXQPR0901-002
三包产品处理单
XXQPR0901-003
13
管理评审程程序
XXQP0902
管理评审计划
XXQPR0902-001
质量管理体系运行报告
XXQPR0902-002
管理评审报告
XXQPR0902-003
会议签到表
XXQPR0902-004
管理评审改进计划
XXQPR0902-005
14
内部体系审核管理程序
XXQP0903
《年度内部质量审核计划》
XXQPR0903-001
《内部审核实施计划》
XXQPR0903-002
《内部审核检查表》
XXQPR0903-003
《不合格项报告》
XXQPR0903-004
《内审报告》
XXQPR0903-005
《内审员能力评价表》
XXQPR0903-006
15
纠正预防措施控制程序
XXQP1001
纠正预防措施表
XXQPR1001-001
供应商不合格质量信息反馈表
XXQPR1001-002
内/外审不符合项
XXQPR1001-003
内/外质量信息跟踪台账
XXQPR1001-004
8D报告
XXQPR1001-005
经验教训数据库
XXQPR1001-006
纠正预防措施台账
XXQPR1001-007
16
供应商管理程序
XXQPR0805
供应商开发申请表
XXQPR0805-001
供应商基本情况调查表
XXQPR0805-002
供应商现场审核检查表
XXQPR0805-003
技术协议
XXQPR0805-004
质量保证协议
XXQPR0805-005
供应商月度业绩评价表
XXQPR0805-006
年度评价表
XXQPR0805-007
合格供应商目录
XXQPR0805-008
代用申请
XXQPR0805-009
供应商资格取消申请
XXQPR0805-010
供应商质量提升计划
XXQPR0805-011
质量提升计划跟踪表
XXQPR0805-012
17
产品监视测量控制程序
XXQPR0810
报验单
XXQPR0813-001
进料检验台账
XXQPR0813-002
首件检验记录
XXQPR0813-003
巡检记录表
XXQPR0813-004
合格证/出厂检验报告
XXQPR0813-005
库存抽查记录表
XXQPR0813-006
18
产品过程审核程序
XXQPR0904
《产品及过程年度审核计划》
XXQPR0904-001
《产品审核检查表及报告》
XXQPR0904-002
《过程审核检查表》
XXQPR0904-003
《制造过程审报告》
XXQPR0904-004
19
顾客服务管理程序
XXQP0809
售后质量投诉信息登记台帐
XXQPR0809-001
顾客满意度调查表
XXQPR0809-002
升级会员 