渝水37号重庆市水利建设项目工程档案专项验收办法.docx

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渝水37号重庆市水利建设项目工程档案专项验收办法

重庆市水利局重庆市档案局

关于印发《重庆市水利建设项目（工程）档案专项验收办法》（试行）的通知

渝水〔2002〕37号

各区县（自治县、市）水利（农机）局、档案局：

　　为了切实抓好水利基建项目（工程）档案的管理工作，确保水利工程项目档案的质量，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局、计委印发的“建设项目工程档案验收办法”及水利部《水利基本建设项目（工程）档案管理规定》，结合我市水利工程档案工作的实际，特制定《重庆市水利建设项目（工程）档案专项验收办法》，现印发给你们，请认真贯彻执行。

二○○二年十月二十二日

重庆市水利建设项目（工程）档案专项验收办法

　　一、总则

　　第一条根据国家档案局、国家计委、水利部的有关文件的规定，特制定本办法

　　第二条本办法适用于重庆市行政区划范围内所有大、中、小型水利建设项目（工程）验收档案管理。

　　二、验收组织及准备

　　第三条水利工程档案的竣工验收（包括初步验收），应在基本建设项目竣工验收委员会（或验收小组）的领导下，与工程（项目）竣工验收同步或提前进行。

　　第四条凡属重庆市水利局接收的重点水利工程档案（重庆市辖区内的大中型水利水电工程、大型灌区续建配套工程等投资在2000万元以上的水利建设项目），必须由重庆市档案局、重庆市水利局会同建设单位组成验收小组进行档案专项验收，验收工作由市水利局主持，建设单位负责组织，设计、施工、监理单位参加。

　　凡属区县（自治县、市）水利局接收的一般工程档案，必须由区县档案局、区县水利局会同建设单位组成验收小组，验收评定由区县水利局主持，建设单位负责组织，施工单位参加。

　　第五条进行档案专项验收的水利工程建设项目，建设单位必须提供四套完整的、装订整理成册的工程档案进行专项评分验收。

（建设单位就是管理单位时，可只需三套）。

　　三、验收程序

　　第六条在建设项目（工程）进行初步验收前，建设单位要组织施工、设计、使用单位的项目负责人，工程管理、技术人员对项目档案情况进行自查，并写出自查报告。

　　项目（工程）档案自查报告应包括以下内容：

　　1．项目档案资料概况；

　　2．项目档案工作管理体制（包括机构、人员等）；

　　3．项目文件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况；

　　4．竣工图的编制情况及质量；

　　5．档案资料的移交情况，并注明已移交的卷（册）数，图纸张数等有关数字。

　　6．对档案资料完整、准确，系统性的评价及档案资料在施工、试运行和管理工作中发挥作用的情况；

　　7．档案资料工作中存在的问题，解决措施及对整个工程建设项目验收产生的影响。

　　第七条单位工程档案专项验收

　　施工单位已按合同内容完成单位工程的技术文件材料（含竣工图）收集、编制，并按有关文件规定收集、整理、装订成册，在工程交工验收前，由建设单位负责组织，并发出单位工程档案专项验收通知，由水利局档案部门会同建设单位，监理单位进行单位工程档案专项验收。

　　第八条建设项目（工程）档案专项验收。

　　建设项目已按有关规定要求全部完工后，在建设项目竣工综合验收前，由建设单位负责组织，发出建设项目工程档案专项验收通知，由各级档案行政管理部门、水利档案管理部门即会同建设单位、监理单位进行项目工程档案专项验收。

　　第九条工程档案专项验收合格后，由建设单位在工程竣工验收后六个月内向重庆市市水利局档案管理部门（或所在区县〈自治县、市〉水利部门）报送1套按要求收集整理的工程竣工档案。

市水利局只接收中型及以上工程档案，具体内容见附件4中主管局存档。

另外三套分别由建设单位、施工单位保存及按规定向档案馆移交。

中型以上的工程项目，在向重庆市水利局档案部门移交档案时必须同时移交制作的光盘一套（解说词必须达到真实、准确、系统、完整、具有依据、凭证作用和研究价值）。

　　四、验收等级评定及质量要求

　　第十条水利建设工程档案质量采用等级评定法，在验收时对应归档文件材料的完整性、准确性、系统性及整理质量进行检查评定，对达不到规定要求的，要限期整改，仍不合格的，按工程质量不合格处理，不得进行工程竣工验收。

　　第十一条建设工程档案评定采用100分制评定。

工程档案的完整性35分，对缺项和内容不完整的适当扣分；工程档案的准确性35分，科技档案材料的内容反应施工的实际，真实可靠，图物相符；工程档案的系统性10分，符合归档要求20分，<参见档案整理要求一、

（二）条>。

　　第十二条等级标准

　　90分以上为优良；80分以上为合格；80分以下为不合格。

（附件一）

　　第十三条本办法由重庆市水利局负责解释。

　　第十四条本办法自发布之日起施行。

　　附件：

1．重庆市水利建设工程档案验收评定表

　　2．重庆市水利建设项目（工程）档案资料验收登记表

　　3．重点建设项目（工程）档案移交书

　　4．重庆市水利建设工程档案整理基本要求

附件1：

重庆市水利建设项目（工程）档案验收评定表

序号工程名称工程地址　　应得分扣分实得分

一、完整35分

1前期文件材料的项目及内容齐全6

　　2设计文件材料的项目及内容齐全2

　　3施工技术材料的项目及内容齐全15

　　4竣工图（新蓝图）齐全5

　　5竣验收文件材料的项目及内容齐全2

　　6工程原貌、施工过程、竣工验收方面有主要声像档案5

二、准确35分

1文字材料内容表述完全、填写齐全5

　　2文字材料内容准确、真实5

　　3文字材料内容签证完善5

　　4竣工图按水利部水办〔1997〕275号文执行、绘制20

三、系统10分

1文字材料按工程实施程序及有关规定整理有序5

　　2竣工图按专业部位整理有序5

四、归档要求20分

1制作材料优质纸张2

　　2书写材料用规定墨水和黑复写纸2

　　3书写要求：

字体工整、线条清晰3

　　4原件归档4

　　5案卷要素完善、案卷整齐美观、规范4

　　6其它5

合计100

评定结果：

　　年月日监理单位：

　　年月日建设单位：

　　年月日档案部门：

　　年月日

附件2：

重庆市水利建设项目（工程）

档案资料验收登记表

项目（工程）名称

项目建设单位

项目主管部门

　　填表日期年月日

项目（工程）名称主要设计单位

项目（工程）建设单位主要施工单位

项目（工程）主管部门开工日期

项目（工程）总投资竣工日期

档案完整、准确情况：

项目（工程）监理单位负责人（盖章）

　　年月日

档案整理组卷情况：

项目建设单位档案部门（盖章）

　　年月日

项目主管部门意见：

　　公章年月日

水利档案部门意见：

公章年月日

市档案局意见：

　　公章年月日

附件3：

重点建设项目（工程）档案移交书

工程档案向单位档案室（处、科）或市、区县城建档案馆）室移交工程档案卷，其中蓝图张，照片张，录像（音）带盒。

附工程档案移交目录份。

移交单位

移交人

接收单位

接收人

移交时间年月日

附件4：

水利工程档案整理基本要求

　　一、工程档案归档案卷要求

（一）归档范围及保管期限表

　　凡是水利建设项目（工程）在建设过程中各个阶段形成的（前期工作、设计、施工、生产准备、质检、监理、竣工验收等）具有保存价值的各种门类、各种裁体（含各种纸质及录音、录像、照片、影片、缩微片、计算机磁盘、光盘等）的文件材料均属归档范围。

具体如下：

　　水利基建项目（工程）文件材料归档范围和保管期限表

序号归档文件保管期限

建设单位施工单位设计单位管理单位主管局

1可行性研究、任务书

1．1项目建议书及批复永久长期永久长期

1．2可行性研究报告及批复永久长期永久长期

1．3项目评估（包括借贷承诺评估）、论证永久长期永久长期

1．4环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复永久长期永久长期

1．5计划任务书及批复永久长期永久长期

2设计基础资料

2．1工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明永久永久永久

2．2地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录永久长期永久

2．3水文、气象、地震等其它设计基础资料永久长期永久

3设计文件

3．1总体规划设计永久永久永久

3．2初步设计永久永久长期

3．3技术设计永久永久长期

3．4施工图设计短期永久长期

3．5技术秘密材料、专利文件永久

3．6设计计算书和期永久

3．7关键技术试验永久永久

3．8设计评价、鉴定及审批永久永久长期

4项目管理文件

4．1征地、移民文件

4．1．1征用土地申请，批准文件，红线图、坐标图、行政区域图永久永久

4．1．2征地移民拆迁、安置、补偿协议书永久永久

4．1．3建设前原始地形、地貌、状况图、照片永久永久

4．1．4施工执照永久永久

4．2计划、投资、统计、管理文件

4．2．1有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划长期长期

4．2．2概算、预算管理、差价管理文件长期长期

4．2．3合同变更、索赔管理文件长期长期

4．2．4规程、规范、标准，规范、方案、规定长期长期

4．2．5招标文件审查、技术设计审查、技术协议长期长期

4．2．6投资、进度、质量、安全、合同控制文件长期长期

4．3招标投标、承发包合同协议

4．3．1招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期长期长期长期

4．3．2投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件永久永久长期永久

4．3．3开标议程、开标大会签字表、报价表，评标记录、评标人员签字表、评标记录、报告长期长期

4．3．4中标通知书长期长期长期长期

4．3．5合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件长期长期长期长期

4．4专项申请、批复文件

4．4．1环境保护、劳动安全卫生、通讯、消防、规划等永久永久

4．4．2水、暖、电、煤气等供应协议书长期永久

5施工文件

5．1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期长期长期长期

5．2施工组织设计、施工计划、方案工艺、措施长期

5．3原材料及构件出厂证明及施工现场复查复验报告长期长期长期长期

5．4建筑材料试验报告长期长期长期长期

5．5设计变更、工程更改洽商单、通知单永久长期长期长期

5．6材料、零部件、设备代用审批长期短期长期长期

5．7土建施工定位测量、地基允许承载力复查报告永久短期长期长期

5．8岩、土试验报告、基础处理、基础工程施工图永久长期长期永久

5．9地质描绘及有关说明永久长期永久

5．10水工建筑物测试及沉陷位移、变形等观测记录永久短期永久

5．11设备和管线焊接试验记录、报告及施工检验探伤记录长期长期长期

5．12设备和管理线强度、密闭性试验长期长期长期

5．13设备和管线安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期长期长期

5．14设备和管线调试、性质测试和校核长期长期长期

5．15管线标高、位置、坡度测量记录长期长期长期

5．16管线、清洁、通水、消毒记录短期短期短期

5．17设备装置交接记录，电气、仪表操作联动试验短期短期

5．18施工大事记短期

5．19施工记录长期

5．20施工过程中的往来函件长期短期短期长期

5．21隐蔽工程验收记录永久长期永久永久

5．22单元、分部、单位工程质量检查、评定材料长期长期长期长期

5．23竣工验收记录（包括单项工程的中间验收）长期长期长期长期

5．24事故处理报告及重大缺隐处理和处理后的检查记录长期长期长期长期

5．25记载施工重要阶段、过程与重大事故现场的声像材料及有关文字说明长期永久长期

5．26施工总结、技术总结永久长期

5．27竣工报告、竣工验收报告长期长期长期长期

6监理文件、资料

6．1监理合同协议、监理大纲、监理规划、及监理细则长期长期长期

6．2施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审长期长期长期

6．3施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核，施工进度、延长工期、索赔、及付款报审长期长期长期

6．4开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书长期长期长期

6．5设计变更、材料、零部件、设备代用审批长期长期长期

6．6协调会审记要、监理工程师指令、指示，来往函件长期长期长期

6．7工程材料监理检查、复检、实验记录、报告长期长期长期

6．8监理日志、监理周（月、季、年）报，备忘录长期长期长期

6．9各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录长期长期长期

6．10工程质量事故、施工安全事故报告长期长期长期

6．11工程进度计划、实施分析统计文件长期长期长期

6．12变更价格审查、支付审批、索赔处理文件长期长期长期

6．13单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部分项质量认证、评估长期长期长期

6．14主要材料及工程投资计划，完整报告长期长期长期

6．15监理工作声像文件长期长期长期

7竣工文件

7．1项目竣工验收申请、批复及竣工验收会议文件材料永久长期长期永久永久

7．2全部竣工材料永久永久

7．3项目质量评审材料永久长期永久

7．4项目现场声像材料长期长期

7．5竣工验收委员会（小组）会议记录长期

7．6竣工验收鉴定书永久长期长期永久永久

7．7竣工财务决算、审计结论永久长期永久

8运行技术准备、试运行

8．1技术准备计划短期

8．2试运行管理、技术责任制短期

8．3开停车方案短期

8．4设备试车、验收、运转、维护记录短期

8．5试运行质量鉴定报告短期

8．6安全操作规程、事故分析报告短期

8．7运行记录短期

8．8技术培训材料短期

9设备材料

9．1规程、路线、试验、技术总结长期

9．2产品检验、包装、工装图、检测记录长期

9．3设备、材料出厂合格证长期

9．4设备材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单短期

9．5设备的图纸、说明书长期

9．6设备测绘、验收记录长期

9．7设备安装调试、测定数据、性质鉴定长期

10涉外文件

10．1询价、报价、投标文件短期

10．2合同、合同附件永久

10．3谈判协议、议定书永久

10．4谈判记录长期

10．5外商提交或我方收集的有关材料短期

10．6出国考察报告长期

10．7国外各设计阶段文件永久

10．8各设计阶段审查议定书永久

10．9技术问题来往函电短期

10．10国外设备材料及设计联络永久

10．11国外引进的设备图纸、说明永久

10．12国外设备储存、运输短期

10．13开箱检验记录、商检及索赔永久

10．14国外设备、材料的防腐、保护措施短期

10．15外国技术人员同志提供的有关文件材料长期

10．16国外有关的技术标准短期

11财务器材管理

11．1年度财务计划长期

11．2工程概算、预算、决算永久长期

11．3固定资产清单及交接凭证永久长期永久

11．4主要消耗材料与器材移交清单短期短期

12科研项目

12．1专题报告、任务书、准备书永久长期

12．2协议书、委托书、合同书永久

12．3研究方案、计划、调查研究报告永久

12．4实验记录、图表、照片永久

12．5实验分析、计算与整理的数据永久

12．6实验装置及特殊设备的图纸与工艺技术规范说明书永久

12．7实验装备操作规程、安全措施与事故分析报告长期

12．8阶段报告、科研报告、技术鉴定材料永久

12．9成果申报、鉴定、审批及推广应用材料永久永久

12．10考察报告长期

（二）归档的基本要求

　　1．制成材料：

原件制成材料应用优质纸张，纸张尺寸为A4（210mm×297mm），归档时尺寸不统一的要求折叠和用A4纸裱糊；

　　2．书写要求：

书写字迹要工整清晰，不能自造简化字；需绘制的图纸表格一定要规范，达到制图要求;移交的竣工图必须用CD图或兰图，不得用复印图纸，一律用钢笔（碳素墨水）、毛笔或黑色签字笔书写（含领导签名、签字、意见及原始记录等）不得用圆珠笔、水彩笔或铅笔代替；

　　3．原件归档：

指盖有鲜章和原始签证的文件材料。

　　二、组卷要求

　　组卷要遵循科技文件材料形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。

　　组卷时应按水利工程档案分类方案执行。

在一个项目内即可分为可行性研究、任务书；设计基础材料；设计文件；施工文件；监理文件；竣工文件；运行技术准备、试运行；设备材料；涉外文件；财务器材管理；科研项目等十一类。

　　组卷方法：

即工程—单位工程—分部工程—组成案卷。

同一类型的文件的属类（分部工程）为单位进行组卷，即一个属类（分部工程）中的相同类型的文件材料尽量放在一起。

针对整个单位工程或整个工程的文件材料以项目为单位组卷。

　　文件材料的排列应按问题、时间或重要程度排列。

一般应做到：

正文在前，附件在后；正本在前，定稿（签发稿）在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；文字性材料在前，图样在后；复制件在前，原件在后。

组卷的厚度，每卷应控制在3公分以内。

　　三、案卷封面的编制

　　案卷封面必须按国家标准（GB/T1182—2000）要求编制，案卷封面上的项目均用碳素墨水填写，字迹要清晰，工整。

　　案卷题名：

案卷题名应简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟制。

　　立卷单位：

应填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。

　起止日期：

填写案卷内文件材料的形成日期或起止日期。

保管期限与密级：

按有关规定划分保管期限与密级。

保管期限分为永久、长期、短期，填写划定的保管期限；密级分为机密、秘密、内部，填写划定的密级。

　　档号：

档号应填写全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号。

全宗号由各单位根据本单位法人的变更情况自行设定，分类号是指按统一的分规则划分本单位全部档案后所给定的类别号；项目代号是指科技档案所反应的产品、工程、课题、设备的代字代号；目录号一般指分类目录号；案卷号是指科技档案按一定顺序排列后流水号。

　　脊背只填写卷内所保存的档号或档案的起止号。

　　四、卷内科技文件材料页号的编制

　　卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号，逐页编号，不得遗漏号或重号。

单面书写的科技文件材料在右下角编写页号；双面书写的文字材料正面在右下角，反面在左下角编写页号。

图样页号编写在标题栏外。

　　成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件材料填写卷内目录，不必重新填写页号，可在备注中注明总页数。

　　卷内目录、卷内备考表不编写页号。

　　五、卷内目录的编制

　　单份文件材料的案卷不要编写卷内目录。

由多份文件组成的案卷需填写卷内目录（格式见附表1）。

内容有：

　　顺序号：

用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料件数。

　　文件编号：

填写科技文件材料的文号，设计变更的编号或图样的编号。

设备代号、项目代号等。

　　责任者：

填写文件材料的直接编制部门或主要责任者。

　　题名：

文件材料题名应填写科技文件材料的全称。

　　页号：

应填写每文件科技文件材料首尾页上标注的页号。

　　备注：

填写文件材料需要说明的问题。

　　六、卷内备考表的编制

　　卷内备考表要写明案卷内文件材料的页数、图表的张数、需要说明的问题以及立卷人的签名（格式见附表2）。

　　七、装订要求

（一）案卷可采用装订和不装订两种形式。

硬封皮精装（线装）的文件材料可以不装订，但必须在空页上编写档号章、写明文件材料的页数。

（二）需要装订的案卷首先必须去掉金属物；有破损的文件材料要进行修补、裱糊；取出空白纸和重份材料。

　　（三）案卷内不同尺寸（大尺寸）的文件材料和附图、表格要折叠为统一幅员（A4）（210mm×297mm）。

　　（四）卷皮的折叠按已制定好的线条折叠（前三条线），如文件材料有一定的厚度，应折叠出一定的背脊。

　　（五）案卷装订应结实、美观。

　　八、设计底图的整编要求

（一）设计底图不装订、不折叠。

（二）设计底图要逐张检查，对破损的要用胶纸在背面进行修补。

　　（三）设计底图应成套归档，并提交整套的图纸目录。

　　（四）底图归档最好用底图夹保管，亦可卷放。

　　九、蓝图的整编要求

（一）没有装订成册的蓝图应折叠，折叠后图纸的幅图规格为A4（210mm×297mm）。

（二）折叠后图纸的标题栏应露在外面。

应根据总目录在图题框线上空白处编写档案号、顺序号，并加盖套号章和档案资料专用章（由档案部门加盖）。

　　（三）无论是横幅或纵幅图，先一律按折叠规格中的长度（297mm）正反来回折叠成开手风琴式的折叠，再按宽度（210mm）折叠，折叠应整齐、美观。

　　（四）折叠后的蓝图每套一个档案袋。

数量多的可分卷分装，并注明档号

　　（五）装订成册的蓝图，要按文字材料整编装订次序进行整编。

　　十、装盒

（一）经装订、整理后的档案（包括文字材料、蓝图等）应装盒存放，档案盒采用国家标准统一制定的档案盒。

（二）脊背处应填写盒内所存档案的档号或档案起止号。

　　十一、声像材料的归档要求

（一）声像材料包括照片（包括底片）录音带、录像带等。

（二）照片档案要按拍摄的时间顺序排列，装入照片档案夹，并附上归档说明。

（格式见附表3）。

　　（三）录像带要按拍摄时间顺序编写序号，在原包装盒上写归档说明，归档说明应包括：

录像带号、画面内容、拍摄时间、地点、拍摄单位、拍摄者、参见号等。

包括盒与录像带一并归档。

　　十二、计算机磁盘、光盘等载体材料的发档要求

（一）归档的磁盘、光盘等应是可读文件，能在相应的设计上进行演示或检测，运转正党，无病毒、无划伤。

磁盘、光盘归档时应附归档说明，（格式见附表4）。

　　计算机磁带、软盘、录象带、磁性载体文件归档要求