炼油厂设备档案管理规定.docx
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炼油厂设备档案管理规定
Q/LHYW
炼化公司制度
Q/LHYW098—2012A
陕西延长石油集团炼化公司
设备档案资料管理规定
2012年8月14日发布2012年8月14日起实施
陕西延长石油集团炼化公司发布
陕西延长石油集团炼化公司
设备档案资料管理规定
第一章总则
第一条为了规范各厂设备档案、及技术资料管理，为以后设备管理工作提供参考依据，特制定本制度。
第二条本标准规定了设备档案、技术资料的收集、整理、保管及档案格式的管理内容要求、检查与考核。
本制度未提及设备档案管理部分，应执行各厂档案管理有关规定。
第三条本标准适用于移交各厂档案室以外的设备资料归档管理。
第二章管理职责
第四条机动设备部是炼化公司设备技术档案的归口管理部门，负责制定炼化公司设备技术档案管理的标准和规范，负责组织相关单位督促和检查各厂做好设备技术档案的管理工作。
第五条机动科是各厂设备档案技术资料的归口管理部门，负责提出本单位设备建档要求和填写规定。
必须配备专业技术管理人员负责设备档案技术资料建立、存档的监督、检查和指导，负责定期（半年）组织检查是否符合标准。
第六条生产车间有专人或兼职技术人员负责本单位的档案收集、整理、保管、统计工作，完善设备运行检修记录，建立健全设备档案目录。
第七条各生产车间档案管理为设备档案管理分级保管单位，负责本单位机泵、电气、仪器、仪表及自用设备等相应设备检修、检测、巡检档案资料、台帐、卡片的收集、整理、保管、统计和完善工作，负责故障分析会议纪要的整理工作。
第三章管理内容与要求
第八条：
设备技术档案的内容
1．设备购置计划、技术协议、变更记录；
2．设备验收记录、设备购置（调入）开箱验收资料、图纸；
3．自行设计、制造在用设备有关资料、图纸。
4．设备安装、使用、维修过程中形成的文件资料、图纸。
5．公司、各厂级管理标准、制度中要求的台帐、卡片、应建立的技术资料。
6．设备特护管理相关制度、规范，设备故障和分析报告。
7．设备管理工作总结，设备改造技术方案以及设备检修方案等技术性文件。
8．装置保运日常检修记录，包括记录所有设备、工艺、电气和仪表专业的工作量。
第九条：
档案的建立与收集
1．根据分级管理的原则，机动科应建立本单位设备台帐、关键机组档案及台帐、主要设备档案及台帐、安全阀台帐、设备润滑台帐、设备腐蚀台帐、静密封台帐、联锁自保台帐、特种设备台账、GC1,2,3类工业管道明细表、静电接地台帐、备品配件档案。
其中设备缺陷台帐是指凡是不能及时整改的所有设备（包括管道、死漏点等）的问题、缺陷，均应登记到台帐内，形成动态管理，并及时消项，每半年更新一次。
2．各生产车间按照各厂级管理标准、制度中要求建立本车间所有设备档案、明细表、台帐、卡片（具体见附件1）。
3．各厂装置停工检修、大型检修技措项目、固定资产投资项目（主要指由各厂负责监督施工的项目）的竣工资料，在工程竣工验收后一个月内由车间督促施工单位将有关文件材料进行整理（分项目或设备分台整理），装订成册，一式两份在机动科、生产车间归档。
4．零星检修计划项目档案收集及保存
（1）零星检修计划项目（包括一般静设备的施工检修及机泵设备大修、往复式、离心式压缩机检修、设备较大故障检修）在完工后，检修单位一周内将完整的检修记录和竣工资料（分项目或设备分台整理）一式三份：
分别由机动科、生产单位、检修单位存档（生产车间督促检修单位按时上交），同时由生产单位及时录入EAM软件系统。
（2）零星检修计划项目中3米以上生产所使用的管道安装、更换（不包括暖气线、伴热线等非生产使用管道），均编制检修资料，按
（1）条款存档。
（3）零星检修计划项目中3米以下生产所使用的管道安装、更换完工后，车间应在一周内将管道档案及时修改、补充、完善。
（4）对不需要形成档案资料的动设备的日常检修更换的配件情况、检修情况，在检修完工后一周内，及时修改、补充、完善到设备履历表内。
备履历表应建立电子版台账，则填写在该台设备运行时间表的备注栏内，注明检修时间、检修内容、配件更换情况，并在EAM软件中技术录入。
（5）所有防腐工程（包括修补），及整体管道保温工程，施工单位均应有完整的检修资料交车间存档；当为管道保温修补时，则不需要编写竣工资料。
（6）土建工程：
为整体基础安装时，施工单位均应有完整的检修资料交车间存档；当为基础修补、贴瓷砖等简单工作量时，不需要编写竣工资料。
5．检维修记录的验收
各类竣工资料内容要详实、齐全、准确。
（1）关键机组必须有各厂机动科长、机动科主管人员、车间设备技术人员、检维修单位技术人员签字验收，同时注明验收意见。
（2）主要设备必须有机动科主管人员、车间设备技术人员、检维修单位技术人员签字验收，同时注明验收意见。
（3）一般设备必须有车间设备技术人员、检维修单位技术人员签字验收，同时注明验收意见。
6．设备订购要求带随机技术资料一式四份，开箱验收时由机动科、车间等相关部门同时参加。
7．设备购进安装过程中形成的全部图纸、文字材料，应在设备安装运行后一个月内由项目负责单位进行收集、整理，对主要设备装订成册，一式三份，向机动科归档，一般设备一式两份向使用单位（车间）归档。
8．设备拆除时，其档案应随设备调出。
闲置设备入库时，档案资料随设备一起入库。
设备调拨时资料随设备一起调拨。
9、装置保运记录
（1）机动科必须有专人负责装置保运记录管理，负责按月对各装置保运记录进行汇总和归档。
（2）装置保运记录要求详细准确，能够说明检修工作量，达到预算条件。
（3）生产车间有专人负责保运记录填写和整理工作，保运记录如实反映施工单位的工作量。
第十条设备档案管理
1．设备档案资料应逐台汇总存放，在设备变动后应及时增补、修改。
确保内容应准确、及时、齐全、完整，且电子版档案要随时备份，及时在EAM软件进行更新，形成动态管理。
变更后的台帐、卡片一周内及时报机动科。
2．资料记录管理
（1）车间原始记录应能真实反映设备的重大问题。
记录的项目要符合实际，记录真实，专人负责，并使有关人员能正确填写它的内容。
（2）定期对资料记录进行整理和分析，以便达到设备管理的目的。
A、分析要从各种不同角度进行，其中设备故障分析评价（装置设备故障率、单台设备故障间隔时间、故障损失、单台设备故障累计次数、故障原因、解决措施等）是重要分析内容。
B设备故障分析时对那些多次重复发生的故障或可能造成重要设备长时间停工的故障或设备维修费用大的故障应给予更多的注意。
C由设备所在单位设备技术人员按规定填写、整理、保管设备技术档案、车间设备副主任每季检查一次。
保证设备技术档案的及时更新。
D设备档案应随设备转移而转移。
E车间所存档案资料应建立《科技档案分类目录》，格式见附录4，要建立电子版本，各单位要定期对档案进行检查核对工作，做到帐物相符，对存损及纸质变质的档案要及时修补或复制，档案需移交、销毁时，要说明原因，保存依据。
F档案和竣工资料交接时，接收人员必须认真审核，将问题彻底解决后方可签字验收，同时办理交接登记手续做到有交接记录（见附录-5），借阅要有借阅登记（见录-6），归还有检查，并及时放回原处。
G档案管理人员工作调动时，必须办理档案交接手续，档案要交接清楚，不能遗留问题。
档案资料因移交、缺损时，应及时补充齐全。
第十一条：
档案保管
1.对应归档资料中已破损的文件材料、图纸应及时予以修正、裱糊。
2.归档的文字材料和竣工图折叠尺寸采用国际标准A4型（长*宽为297mm*210mm），图纸要折叠成统一幅面，图纸要向里折叠成手风琴式，图标露在外面，案卷左侧留有25mm的装订位置，案卷厚度不超过20mm。
3.档案装订前必须去除金属物，装订要整齐、结实、不压字、不掉页、不倒页，便于保管和利用。
档案中表格的装订要表头向里或向上。
4.档案题名要简明、完整、语法通顺、准确反映卷内内容。
档案封面、卷内文件材料目录、备考表填写采用碳素墨水或蓝黑墨水，抄写字迹规范、工整、清晰、体式一致，有条件的可采用计算机打印。
5.各类档案按问题组成案卷，一般一事一卷，卷前有“封皮”、“卷内目录表”，卷后有“卷内备考表”，见附表—1、表—2、表—3。
目录表与卷内内容保持前后一致，不得随意改动。
存放档案必须有忖用柜架，排架方法要科学和便于查找。
有密级的档案要严加保管，要求专柜、专人管理，确保档案的安全。
6.档案保管时间要求：
设备使用过程中的运行记录、档案资料保管时间要根据设备的运行来定，如果设备运行，则档案必须保存。
第十二条：
各类工程竣工资料格式要求
1.各类工程竣工资料归档范围要求见附录1
2.以上各种检修资料、记录均应有相关专业技术人员验收签字才能生效。
3.其它未包括施工检修文件材料由施工单位制定，经各厂机动科审核确认后使用。
第四章：
检查与考核
第十三条：
炼化公司机动设备部定期组织相关单位对各厂设备技术档案的管理进行抽查和考核，各厂机动科要督促和检查生产车间档案管理，认真执行本标准。
第十四条：
工程项目施工单位在完工后按时按要求将施工资料交给使用单位，未按要求者不予验收结算，并作为承包商资质评价考虑因素。
第五章附则
第十五条本制度由炼化公司机动设备部解释与修订。
第十六条本制度未涉及设备档案管理的，按照各厂档案管理制度执行，其余由各厂自行补充管理。
第十七条本制度从发布之日起执行。
第十八条附录1：
各类工程竣工资料归档范围
附录2：
车间应建立设备档案资料目录：
附录3：
卷内目录
附录4：
科技档案分类目录
附录5：
设备资料交接验收单
附录6：
借阅利用档案登记表
附录1：
各类工程竣工资料归档范围
序号
类别
资料内容
1
压力容器施工检修验收资料
设计变更及材料代用通知单、材料及零部件合格证；
检修记录（含焊缝质量检验报告）；
中间检验记录；
试压记录；
施工验收证明书。
2
工业管道施工检验验收资料
设计变更及材料代用通知单，材质，零部件合作证；
隐蔽工程记录、施工安装记录；
检修记录（含单线图或竣工图纸）；
焊接试验记录、报告；
焊缝质量检验探伤报告、合格焊工登记表；
试验记录（包括强度密闭性试验报告、管线清洗、试压记录）防腐、保温记录；
竣工验收证明书。
3
管式加热炉检修施工验收资料
设计变更及材料代用通知单、材料、材质和零配件合格证以及
材料复验报告；
炉管胀接、盘管水压试验记录；
炉管焊缝质量检验报告、回弯头、急弯弯管、炉管试压合格证明书；
施工检修记录；
隐蔽工程记录；
实际烘炉曲线；
合格焊工登记表；
竣工验收证明书。
4
塔类设备检修施工验收资料
隐蔽工程记录和封闭记录；
检修记录；
焊缝质量检验（包括外观、无损探伤等）报告；
气密试验记录；
合格焊工登记表；
竣工验收证明书。
5
固定床反应器检修施工验收资料
隐蔽工程记录和封闭记录；
隔热内衬施工记录；
施工检修记录；
合格焊工登记表；
竣工验收证明书。
6
耐热隔热衬里竣工验收资料
实际使用的各种原材料的化学成分，质量合格证明书；或补充试验报告；
设备喷砂除锈记录，保温钉焊接记录；
衬里施工检修记录；
拆模后和烘干后的质量检查记录（如催化再生、反应器衬里烘干后直接开工的设备，此项可缺项）；
衬里的烘干记录；
单位工程质量鉴定。
7
双层耐热隔热衬里施工验收资料
实际使用的各项原材料的化学成分、质量合格证明书、或补充试验报告；
设备喷砂除锈记录、龟甲网焊接记录；
衬里施工记录；
养护后和烘干后的质量检查记录；
衬里的烘干记录；
单位工程质量鉴定；
竣工验收证明书。
8
管壳式换热器检修施工验收资料
检修记录（包括管束堵管位置图）；
焊缝质量检验（包括外观检验和无损探伤等）报告；
试压记录（包括试压曲线图）；
合格焊工登记表；
竣工验收证明书。
9
钢制常压容器施工检修验收资料
隐蔽工程记录和封闭记录；
施工检修记录；
焊缝质量检验（包括外观、无损探伤等）报告；
密闭试验报告；
合格焊工登记表；
竣工验收证明书。
10
空气冷却器施工检修验收资料
材料材质、零部件合格证；
施工检修记录（包括管束堵管位置图）；
焊缝质量检验（包括外观无损、探伤）报告；
水压试验报告（包括试压曲线图）；
合格焊工登记表；
竣工验收证明收。
11
常压立式圆筒形钢制焊接储罐和湿式气柜检修施工验收资料
储罐检修内容；
检修记录、隐蔽工程记录、封闭记录；
更换附件记录及合格证；
焊缝探伤、钢板测厚等记录；
所有材料合格证；
充水试验记录；
静电接地测试记录；
合格焊工登记表；
竣工验收证明书。
12
化学清洗施工验收资料
清洗方案；
清洗前检验记录；
清洗过程监测记录；
药剂合格证书（化验单）；
耐压试验记录；
竣工验收证明书。
13
机、电、仪表安装验收资料
零部件合格证、设备材料装箱单、说明书；
施工图表或竣工图；
安装、调试、整定记录、隐蔽工程记录（封闭记录）；
性能测试和校核；
施工安装记录、质量检查记录；事故处理报告；
操作联动试验；
电工、仪表工特殊工程登记表、合格焊工登记表；
竣工验收证明书。
14
保温（冷）施工验收记录
保温（冷）材料合格证书；
保温（冷）施工记录；
竣工验收证明书。
15
机泵、电气设备检修记录
设备运转、维修、试车记录；
设备材料出厂合格证；
设备调试、测定记录；
性能测试、联动试验记录；
设备测绘、验收记录；
竣工验收证明书。
16
土建施工验收资料
原材料及构件出厂证明、质量鉴定；
建筑材料试验报告；
施工定位测量复核和技术复核记录；
土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图；
工程测量、沉陷、移位、变形观测记录；
竣工验收证明书。
17
工业设备、管道防腐工程验收记录
防腐材料出厂证明书、持量鉴定；
防腐施工方案；
防腐施工质量验收记录；
隐蔽工程记录；
竣工验收证明书。
附录2：
车间应建立设备档案资料目录：
名目
序号
EAM软件
电子版本
纸质版本
资料目录
规章制度
1
√
√
√
公司、各厂下发的管理标准、制度、及各类检修规程等技术标准
2
√
√
生产车间内部设备管理方面的规章、制度、检查、考核标准。
3
√
√
生产车间设备操作规程、使用规程、检验规程。
4
√
√
起重机械使用、操作、维护、保养、检验等制度
5
√
√
维护单位电气设备“三三、二五”制度、用电系统解合环操作规定、电气事故处理规程、备用电源自动投入装置（BZT）管理规定等
台帐卡片
1
√
√
√
设备明细表（包括常压储罐明细表）、主要设备台帐、设备A、B、C分类台帐、附属设备明细表、固定资产台帐
2
√
√
设备监测检验工具台帐
3
√
√
√
设备润滑台帐
4
√
√
√
设备缺陷台帐（动态）
5
√
√
√
设备防腐台帐
6
√
√
√
静密封点台帐
7
√
√
设备及工艺联锁自保台帐（生产车间、仪表）
8
√
√
防静电接地台帐、避雷针接地极分布统计台账
9
√
√
循环水水质分析台帐（供排水）
10
√
√
安全阀台帐（卡片）
11
√
√
√
起重设备及定期检验台帐,
12
√
√
工业气瓶明细帐和更换台帐（使用单位建立）
13
√
√
液化石油、气钢瓶登记台帐（钢瓶检验站）
14
√
√
备品配件动态统计台账
15
√
√
A、B、C类计量器具的设备台帐，以及封存设备台帐、检定证书
16
√
√
电机烧损统计台账、电气设备分类、分布统计台账（电修）
17
√
√
建立关键机组台帐
√
关键机组仪表联锁台帐
√
√
机组参数历史趋势台帐
√
√
关键机组故障缺陷统计表
√
√
√
大型备用机组的润滑、封油、冷却、密封、平衡等系统定期试运计划
√
√
长、短期摘除自保联锁作业票、关键机组特护会记录
技术档案资料
1
√
设备结构及易损件图册、设备技术参数变更记录、设备主要配件更换记录
2
√
√
设备检修作业票、设备四方联检表、点检表，车间周检检查记录
3
√
设备运转周期、运转时间纪录
4
√
√
√
设备技术改造和革新记录、设备调拨变更手续
5
√
√
一般、主要备用设备试运计划、试运记录
6
√
√
动设备状态监测记录及分析
7
√
√
√
设备检修记录、 设备试验与技术鉴定记录、总结报告
8
√
√
√
历年设备缺陷、故障、事故记录及定期分析（故障率，平均故障间隔时间、故障严重率、故障次数率、故障原因等）、事故三不放过登记表、
9
√
√
√
III类以上工业管道档案（图、表、新建工程竣工资料，Ⅰ、Ⅱ类管道技改、更新、检修、检验等资料）
10
√
√
√
起重机械使用证、效验、检修、保养资料
11
√
√
联锁、自保参数及回路的修改审批手序、联锁保护系统摘除短期票证及长期停用、摘除手续、工作票
12
√
√
联锁保护系统调校记录
13
√
压力容器竣工资料、合格证书、质量证书、竣工图、安装记录、检验、检修记录
14
√
√
压力容器档案
15
√
√
√
设备腐蚀与防腐记录、易腐蚀设备档案、防腐施工资料
16
√
√
√
润滑油品领用、发放记录；油品合格、定期化验分析单、油品更换审批手续
17
√
√
√
工业气瓶灌装记录，气瓶检查及灌装安全操作规程
18
√
√
√
液化石油气钢瓶检验记录、判废记录、合格证
19
√
√
√
电气三图一表、及设备图、地下电缆图、电气解合环操作记录、工作票、操作票、设备检修记录（电修）
20
√
√
√
机泵设备维修档案，包括历次大、中、小修记录，易损件更换记录，设备状态监测记录，事故分析报告等（钳工）
21
√
√
√
三年内月度计划、历年大修计划
术档案资料
仪表车间
√
√
√
除建立以上相关资料外，仪表车间还应建立健全以下仪表资料：
装置仪表设备台帐；
各装置仪表汇总表；
各装置静密封点统计表；
备品备件动态管理台帐；
各装置联锁台帐；联锁系统明细表；
联锁解除（或恢复、改值）工作票；
联锁试验工作票；联锁定期校验记录。
联锁分布图；联锁逻辑原理图；
DCS设备一览表；
DCS系统运行状态记录；
DCS故障及软件修改记录；DCS系统检修记录；
DCS系统说明书；
DCS备品备件管理记录；
仪表维护、检修、操作规程；
各种仪表技术说明书；
仪表及附件检修校验单；
节流元件数据和调节阀计算数据表；
标准器具检定证书和合格证；
装置仪表自控系统技术资料；新增回路任务书、图纸、资料存档（仪表）
交接班记录；
控制系统软件备份记录；
附录3
设备档案
档案名称
装置名称设备编号
设备型号检修日期
验收日期编制单位
编制单位负责人
使用单位
保管期限
归档时间
档案编号
炼化公司各厂
卷内目录
序号
名称
文件号或
图号
编制
日期
所在
张页
备注
卷内备考表
本保管单位共张，其中文字材料张，图样张。
本卷情况说明：
修改情况记录
张号
文件号
修改原因
修改人
填号人
缺损
张号
原因
处理结果
备注
附录4
科技档案分类目录
序
号
档案编号
图号或文号
案卷题名
编制
页数
保管期限
密
级
归档时间
备注
单位
日期
文字
图纸
照片
一、炉类：
二、塔类：
注：
按炼化公司固定资产管理制度要求分类汇总登记，非设备检修档案资料的登记，按管道等相应类别，参照此表分类登记。
附录5：
设备资料交接验收单
序号
交接资料名称
资料接收人
接收日期
接收份数
交接单位
（或人）
备注
机动科
车间
检修单位
附录6：
借阅利用档案登记表
附表—6
年
单位
姓名
档案号或图号
主要内容
数量
（卷）
经办人
归还日期
注销人
备注
月
日
升级会员 