XXXX项目信息与文档管理程序.docx

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XXXX项目信息与文档管理程序

XXXX项目

信息与文档管理程序

文件编号:

0

2015年12月18日

用于项目定义阶段

版本号

日期

发布说明

编制

审查

批准

1.概述………………………………………………………………………1

2.适用范围…………………………………………………………………1

3.引用文件…………………………………………………………………1

4.项目文件定义……………………………………………………………1

5.组织与管理………………………………………………………………3

5.1信息与文档管理的原则和目标……………………………………3

5.2信息与文档管理的组织……………………………………………3

5.3职责…………………………………………………………………3

6.信息与文档控制管理规定………………………………………………6

6.1一般原则……………………………………………………………6

6.2各类信息与文档的控制方法………………………………………6

6.3项目文件编制的基本准则…………………………………………6

6.4项目文件编制质量要求……………………………………………7

6.5文件编制要求………………………………………………………7

7.项目信息与文档管理的内容和重点………………………………………7

7.1受控文件资料………………………………………………………7

7.2项目归档文件………………………………………………………8

7.3项目文件的收集及责任……………………………………………8

8.项目信息与文档管理程序…………………………………………………8

8.1项目文件编码………………………………………………………8

8.2项目文档流转………………………………………………………9

8.3项目文件查阅………………………………………………………9

8.4宣贯与培训…………………………………………………………10

8.5管理手段……………………………………………………………10

8.6信息与文档管理要求………………………………………………11

8.7各类型文件的管理要求……………………………………………12

1.概述

为了规范XXXX项目联合管理团队及其他各参建单位在项目执行期间信息与文档（文档/数据传递）工作流程及其相关的数据结构，明确信息与文档管理各方面的特定需求，对项目信息与文档管理的目标、组织和职责、使用范围、信息安全、信息集成与交换、信息交付、文档管理与维护、培训等以及文件编码、格式、传输、存档、借阅等作出具体规定，建立方法和职责，明确管理责任，确保项目文件接收、发放、借阅、保管存档、立卷归档、流转、交付和交流等一系列工作的可控性、可追溯性和有效性，以实现对XXXX项目执行期间产生的信息与文档以及项目过程文件实施有效控制，并使其成为项目管理档案建立的可靠保证。

2.适用范围

本规定适用于XXXX项目信息与文档管理系统的构建，明确信息与文档管理的要求。

3.引用文件

下列文件中的条款通过本文件的引用而成为本文件的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单或修订版均不适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本文件。

DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》

GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》

GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》

GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》

GB/T11821-2002《照片档案管理规范》

GB/T10609.3-2009《技术制图复制图的折叠方法》

4.项目文件定义

项目文件是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工及竣工验收全过程中形成的文字、图标、声像等形式的可追溯性文件，包括前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。

下列术语和定义适用于本文件及配套程序文件。

4.1参建单位

参建单位是指参与XXXX项目并负责实施完成合同任务的当事人。

4.2项目档案

通过对项目产生的各类文档进行鉴定、整理，将属于归档范围的文档按照档案管理要求进行组卷、组册、编目即形成了项目档案。

项目档案体现了项目建设的合法性，反映了项目建设过程的真实状况，记录了项目建设过程的管理轨迹，为项目竣工验收提供依据，为今后的生产、维护、改扩建提供有力支持。

4.3资料

指供工作、学习参考用的各种公开或内部出版物及文件、档案的复制品。

4.4文档

指具有一定保存价值，且经过分类组合的文件或资料。

4.5文档管理

指对资料、文件建档管理活动的总称。

4.6外来文件

指XXXX项目以外的单位形成的与项目有关的文件。

4.7内部文件

指XXXX项目直接形成的文件。

4.8存档

指XXXX项目实施过程中形成的文件资料的保存。

4.9归档

指XXXX项目完工后，将形成的文件资料整理立卷并经审核后，按规定移交。

5.组织与管理

5.1信息与文档管理的原则和目标

XXXX项目信息与文档管理遵循“集中统一管理、分级负责”的原则，建立项目文件控制管理网络。

XXXX项目信息与文档管理的目标是：

制定科学、规范、有效的管理手段，实现项目信息与文档的标准化、规范化、科学化管理；建立完善的项目文档管理体系，使项目信息的收集、整理、归档工作有序，信息的传递工作快捷、高效；通过项目文档管理工作，记录项目建设的全过程，确保信息与文档保存完整、准确、系统和安全，充分发挥档案资料在项目管理中的作用。

在项目管理过程中，项目联合管理团队部根据项目的管理模式和建设特点，编制项目信息与文档管理程序，建立健全项目信息与文档管理的各项管理制度、工作程序和业务流程；信息与文档管理程序的编制应严格执行国家、行业及项目所在地有关规范标准，并结合项目建设特点；程序的编制应涵盖信息与文档管理的各项工作，例如：

文件编码、文件流转、文件检查、文件交付与接收、文件借阅、文件归档等。

项目信息与文档管理程序在执行和落实过程中应不断修改、补充、完善，以达到项目信息与文档管理工作的有效控制。

5.2信息与文档管理的组织

在项目定义阶段，XXXX项目信息与文档管理归口管理部门是技术部，各部门负责各自形成文件资料的收发、登记录入、保管存放、提供利用、销毁和立卷归档。

技术部负责联合管理团队各部门信息、档案的业务指导、监督、接收和管理等工作，组成包括：

技术部（副）经理、文档负责人、文档人员、技术部助理。

联合管理团队将通过发布程序，对各职能部门、各参建单位的信息与文档管理提出明确要求，各职能部门、各参建单位必须确定专职文档人员，以确保各职能部门、各参建单位与IPMT联合管理团队之间信息与文档的有效传递。

5.3职责

5.3.1部门职责

5.3.1.1负责贯彻、执行有关项目文档管理工作的规范、规定、程序等文件，确保项目文档质量管理符合标准规范要求；

5.3.1.2负责按照标准规范要求编制符合、适用于本项目的文档管理程序、制度；

5.3.1.3负责编制适用于每个受控合同的文档编制要求、交付要求，并按合同要求检查文件交付的符合性；

5.3.1.4协调好项目文档管理工作进度与项目建设进度相对应，确保项目文档管理不影响项目建设的进展；

5.3.1.5负责按照项目文档管理程序对项目内部产生的正式文件进行收集、处理；

5.3.1.6负责按照项目文档管理程序对项目外部产生的需向业主提交的正式文件进行检查、接收、处理；

5.3.1.7负责对各文档提交单位交付资料的编制工作进行指导、督促、检查，发现不合格项立即要求整改，并及时解答在资料编制过程中产生的问题；

5.3.1.8制定涉密文件的访问规则，并做好相应的保密管理工作；

5.3.1.9负责制定适用项目的、统一的项目文档格式（即各类模板）和编码；

5.3.1.10根据项目文档管理的需求，合理配置软件、硬件设施；

5.3.2技术部人员职责

5.3.2.1技术部经理：

5.3.2.1.1负责项目文档的所有管理与协调工作；

5.3.2.1.2负责编制文档专业的的人力计划及工作安排，明确人员数量、结构、分工，细化工作内容；

5.3.2.1.3文件密级制定；

5.3.2.2技术部（副）经理：

5.3.2.2.1负责制定项目文控管理模式；

5.3.2.2.2负责规划文档管理软件；

5.3.2.2.3负责建立并推动项目文控管理体系运行；

5.3.2.3文档负责人

5.3.2.3.1根据文档管理模式，编制适用于本项目文档管理制度并组织宣贯学习，并确保在项目建设过程中有效运行；

5.3.2.3.2负责文档技能操作培训、业务指导和工作检查；

5.3.2.3.3负责技术部文档资料的收发、分类、整理及归档，同时编制台账报表；收集、整理、组卷、归档有关项目立项文件、设计基础文件、总体规划文件、涉外文件、项目管理文件等文件；

5.3.2.3.4组织协调终版项目管理文件（包括纸质版、电子版）的出版、分发及归档工作；

5.3.2.3.5负责各类文档文件目录编制，协助做好项目档案的归档审查工作；

5.3.2.3.6参加项目竣工文件资料的验收工作，接收所有竣工资料，确保其正确记录，按照规定移交和归档竣工资料；

5.3.2.3.7参与项目文档的检査与指导，管理各部门产生和接收的文档，协助各参建单位、各部门文档的整编、归档工作；

5.3.2.4文档人员

5.3.2.4.1执行项目文件控制程序及文控各项管理制度；

5.3.2.4.2组织和管理项目内所有图纸、规范和文件资料；

5.3.2.4.3负责建立文件资料往来的各种台帐记录；

5.3.2.4.4负责对内对外各类文件的接收与发放，避免部门人员从多个途径获得文件，造成各专业得到的文件不一致，给文件控制造成混乱；

5.3.2.4.5按要求正确接收、审批、传送、分发和保存文件，保证文件资料传送及时畅通，避免文件资料散落和遗失，且项目相关文件在传递过程中，均应进行签发和签收，以保持其可追溯性；

5.3.2.4.6根据文控管理要求，做好文件分类、整理、汇总；

5.3.2.4.7做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全；

5.3.2.5技术部助理

5.3.2.5.1负责会议服务、差旅辅助、用车安排、费用报销申请、业务招待等行政工作；

5.3.2.5.2负责劳保；

5.3.2.6各部门兼职文控

5.3.2.6.1负责本部门产生管理文件的接收、分发，并按规范要求整理、组卷后移交档案室归档；

5.3.2.6.2负责对本部门产生的电子文件和外单位所提交的电子文件（无电子版的纸质文件需要扫描为电子文件）的管理工作；

5.3.2.6.3接受文控主管部门的业务指导、培训、检查；

5.3.2.6.4履行保密职责，严格执行文件控制的各项审批程序；

6.信息与文档控制管理规定

6.1一般原则

为确保项目信息与文档收集齐全、完整和有效。

按照相关档案规定，必须建立信息与文档控制的“四纳入”、“三参加”制度。

“四纳入”即：

将建设项目信息与文档材料的形成、积累、整理、归档工作纳入项目计划管理，纳入项目管理及考核范围，纳入部门领导和管理人员的岗位职责，纳入经济责任制；“三参加”即项目专职或兼职文档人员要参加工作例会和工程质量评定会，参加设备开箱，参加各单项验收和工程项目总验收。

6.2各类信息与文档的控制方法

各部门形成的管理性文件如：

会议纪要、传真、通知、信函、工作联络单、计划、报告、阅批件等，按照规定控制流转。

各部门文档人员要及时收集整理电子版文件；各部门纸质文件由各部门文控进行收集、整理，移交归档；

6.3项目文件编制的基本准则

归档的项目信息与文档必须完整、准确、系统、规范，要能够真实记录和反映工程建设项目的全过程，做到图物相符、数据可靠、签署完备；

项目文件执行相关规定，项目文件整理时，要保持文件之间的有机联系，分类科学、组卷合理，案卷编目、装订等符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）的要求。

6.4项目文件编制质量要求

6.4.1归档文件应做到字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字认可手续齐备，并应剔除易腐蚀的金属物。

6.4.2需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制；用热敏纸形成的需要永久、长期保存的文件归档时应附一份复印件。

6.4.3材料质量证明文件必须是加盖生产厂检验专用章或质量证明专用章的原件,或供应商在产品质量文件复印件加盖确认印章的延续性质量证明文件。

6.4.4竣工图应按《技术制图复制图的折叠方法》的要求折叠，幅面为A4大小、手风琴式，图面向里，且标题栏显露在右下角。

6.4.5录音、录像文件应保持载体的有效性，对录音、录像文件的管理应执行国标规定，照片档案的管理应执行国标规定。

6.5文件编制要求

文件编制内容及深度必须符合标准规范要求；

文件原则上应使用计算机编制打印。

如不能用计算机打印，书写材料应符合档案管理要求。

有明确规定交付文件需要双语的必须严格按要求执行。

7.项目信息与文档管理的内容和重点

7.1受控文件资料

项目建设过程中的受控文件包括：

项目建议书、选址意见书、可行性研究报告、项目评估文件、环境评价文件等及这些事项的请示与批复；

总体设计、初步设计、基础设计及勘察、测量、地质、水文、气象等设计基础文件；

与以上事宜有关的往来信函、会议纪要、专项报告等管理性文件。

7.2项目归档文件

项目形成的各类文件，由技术部文档负责人按相关程序规定归档，主要包括项目建议书及其报批文件、可行性研究报告及其评估报批文件、环境评价报告和批复、项目方案设计文件、项目管理程序文件。

技术部文档负责人负责与各部门进行信息与文档管理的沟通与协调，负责统一管理与部门之间往返文件资料的整理、归档和上报工作。

7.3项目文件的收集及其责任

技术部文档负责人负责收集、积累和整理项目技术类文件以及涉外文件；其他部门文档人员助理负责收集、积累项目各部门文件，并按规定及时向技术部提交。

7.3.1项目文件收集范围

在项目执行过程中，所有反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设项目档案，项目文件归档范围、保管期限及资料提供部门详见参考国家档案管理办法。

7.3.2项目文件收集时间

各类文件应按文件形成的先后顺序或项目进展情况及时收集，工艺包技术文件应首先由技术部登记，再行复制、分发和使用，项目结束后，由技术部将整理好的全部文件向XXXX集团提交。

8.项目信息与文档管理程序

8.1项目文件编码

统一项目文件编码管理，规范项目文件编码原则,以实现项目文档管理工作标准化、规范化；文件编码的编制原则应统筹考虑项目的划分、WBS、文件类型、技术专业、编制部门等因素，文件编码代号应简单明了，清晰易懂；在规范文件编码的同时，还应对文件的类型和格式进行规范化要求。

具体编码规则详见《XXXX项目文件编号规定》。

8.2项目文档流转

一个文档的流转过程就是项目文件形成、积累、整理的过程。

项目文件的传递必须遵循文档流转管理规定，按要求发出或接收文档，先对流转文件进行检查，检查的内容包括：

文件格式、文件编码、文件份数、文件版本、文件内容、是否符合合同要求等，检查无误后方可在传送单上签字发出或接收；

根据信息分类指引（即文件密级管理）、授权指引对文档进行分级管理，各级/各类文档按照分发范围进行文档的分发、回收，必要时使用者需签定保密协议，防止出现泄密情况。

具体流转管理详见《XXXX项目信息与文档控制程序》。

8.3项目文件查阅

文件查阅的具体规定详见《XXXX项目信息与文档控制程序》。

8.3.1纸质文件查阅

对于一般纸质版本文件，各部门因工作需要借阅时应办理借阅手续，并在使用完毕后及时归还。

已归档的纸质文件原则上不对外借阅；特殊情况下因工作需要可查阅文件，但必须申请，经批准后履行书面手续方可查阅，且不得带出档案室。

文档管理人员应做好相应的文件查阅记录。

外单位因工作需要复印或拷贝的需经过批准。

8.3.2电子版文件查阅

电子版文件可在电子文档管理系统上检索，各部门、单位可按照管理程序进行申请，经批准后查阅。

8.3.3涉密文件查阅

必须执行保密文件的具体规定，注意保护国家秘密、相关方的知识产权、商业机密等；

8.4宣贯与培训

在项目定义阶段，技术部制定完善项目信息与文档管理制度、工作程序、业务流程，组织各参建单位和职能部门进行相关程序、标准的宣贯与培训。

宣贯与培训应根据项目工作重点，分阶段、多层次、有侧重的进行，以规范各参建单位和职能部门文档管理人员的文档管理水平，提高项目管理人员的文档管理意识，统一项目信息与文档管理要求，为项目信息与文档的形成、积累、整理、归档质量打下良好的基础。

8.5管理手段

8.5.1检查

检查的方法有定期检査、随时抽查。

文档负责人可根据项目进展情况，定期或不定期进行检査，检查主要内容有：

●检查各参建单位和职能部门提交的资料是否按流程进行管理；

●纸质版资料与电子版资料是否一致；

●各类台帐是否及时更新；

●文档人员是否能及时、正确找出所需资料。

●是否有专职文档人员；

●资料存放环境是否安全；

●资料管理是否有序；

●是否建立完整的资料管理台帐；

●是否按信息与文档管理程序规范操作各类信息与文档的提交与反馈流程；

●是否有信息与文档提交计划和完成情况统计表；

●是否按合同规定要求按时、按量、保质提交各类信息与文档。

8.5.2督促

在项目信息和管理过程中，若发现各参建单位和职能部门未能按照合同条款要求提交资料的，文档人员需即时向文档负责人反映情况，由文档负责人以口头、书面等方式督促各参建单位和职能部门按合同要求提交资料。

在口头、书面督促无效的情况下，可由技术部（副）经理牵头，召开项目文档对接会，对不能按合同要求提交资料的情况进行调查，查明原因后要找出解决办法，落实具体责任人和完成时间，并形成会议纪要。

对接会后，文档负责人需对会议决议进行跟踪和落实，并将落实情况及时反馈给技术部（副）经理。

8.5.3合同制约

合同是约束各参建单位强有力的法律依据和纽带，有了合同就有了工作的主动权和法律保障。

在合同中明确交付文档的执行规范与要求，与各参建单位签订合同之前需详细告知交付文档的质量要求、数量要求、时间要求，并将相关要求写入合同条款。

为了确保项目文档交付工作有效控制，合同中需预留一定费用作为文档管理质保金，待移交合同所规定的文件材料并经档案部门验收合格后再予结清。

8.6信息与文档管理要求

项目执行过程中产生的主要文档如下：

●项目建议书、选址意见书、可行性研究报告、项目评估文件、环境评价文件等及这些事项的请示与批复；

●总体设计、初步设计、基础设计及勘察、测量、地质、水文、气象等设计基础文件；

●与以上事宜有关的往来信函、会议纪要、专项报告等管理性文件。

项目信息与文档管理工作的重点应放在以下几个方面：

●开展项目信息与文档管理策划，确定项目信息与文档管理策略、目标、管理模式、组织机构、人员、职责等事项；

●编制与项目特点相适用的信息与文档管理程序、流程、模板；

●根据项目信息与文档管理的需求，合理配置软件、硬件设施；

●开展项目信息与文档管理程序、流程的培训；

●重点抓好项目立项上报与批复文件的收集与整理工作。

文档人员需确保与项目有关的批复文件能够及时归档到项目文档管理机构，批复文件归档管理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

8.7各类型文件的管理要求

8.7.1项目联合管理团队内部文档

XXXX项目联合管理团队的各部门内部产生的文档主要是项目管理文件，例如：

往来函件、周（月）报、会议纪要、专项报告、管理制度、大事记等。

文档人员在管理此类文档时，应清理出内部产生文档的种类，确定每类文件处理流程，建立分发矩阵，注意往来函件的接收、保管与归档；周报、月报、例会纪要等周期性的文档要注意连续性的管理；专项报告、专题会议纪要等与特定事项有关的文档，在归档时要注意加到相关事项的主文件之后。

8.7.2与其他参建单位之间文档

XXXX项目联合管理团队与其他参建单位之间的文档管理要严格执行专职文档人员之间的点对点管理，文档人员不应频繁更换，如有更换应及时通知相关各方，所有传递文件必须附有“文件传送单”，发出和接收人员均需对传递文件进行签字确认；文档人员应按规定程序处理接收文件，及时将相关资料送达到接收人手中，需要回复的文件要做好回复提醒。