合约部管理制度1.doc

合约部管理制度1.doc

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铁岭中建投资管理有限公司

合约部职责

一、部门定位

合约部是公司负责合同管理、工程招投标管理、变更签证管理、预（结）算管理等工作的部门。

合约部不仅要认真做好工程预算的编制工作，对工程图纸、工程量清单等计算依据应认真研究，更要做好本部门所负责合同的起草、审批、签订等工作。

二、部门职责

1、熟悉国家招标、概算、预算及工程量清单等项目的有关政策和规定，掌握成本构成的相关知识，严格按行业标准实行。

2、参与开发项目的调研，为领导决策提供经济数据方面的参考和依据。

3、合约部是成本控制部门，以追求最高经济效益为目标。

合约部工作的指导方针是：

“坚持原则、据理力争、公平合理、廉洁高效。

”

4、负责项目开发方案、项目设计方案、项目建设方案等经济评价、成本评价，提出经济优化方案。

负责项目实施过程中数据的统计与整理，建立成本数据库。

对资金的支出做出预测并与投资比较差异。

5、组织公司的工程施工招投标，编制招标文件，编制工程量清单和招标控制价；负责工程施工的概算、预算、变更签证、结算等工作。

6、负责洽谈、起草、审批、签订各项工程合同，并组织公司各有关部门进行做好合同交底。

为其他部门的合同起草、签订提供法律服务。

7、根据工程需要，做好成本的预控工作，加强与工程管理部、材料设备部等部门的联系，及时反映工现场施工情况。

根据合同相关条款审核施工过程中重要的变更及签证，实施建设工程全过程的成本监控和管理。

8、及时办理工程价款的确认、中期价款的支付、阶段性结算及工程竣工决算和项目审计工作。

9、做好预算合约相关资料的整理、建档、保管和移交工作。

10、配合材料设备部完成材料设备的招标工作，调查、测算材料及设备的暂定价格。

11、负责建立预算合约部的各项规章制度，并监督实施。

12、做好本部门资料、信息、数据的保密工作。

13、完成领导临时交办的各项工作.

三、部门组织结构

1、部门组织结构图

总经理

合约部经理

安装预算员

安装预算员

土建预算员

土建预算员

合同管理员

四、岗位职责

1、合约部经理

（1）、负责本部门的全面工作。

全权处理合约部一切工作事务，

主持部门工作，做好部门工作的指导监督和管理。

对于涉及招投标、合同签订、变更签证等重大事项及时向总经理汇报请示。

（2）、做好部门员工的培训，提高员工业务能力，作好部门整体管理。

（3）、制定本部门的各项管理制度、工作计划并监督实施。

对部门员工进行绩效考核。

（4）、审核招标工作量清单、招标文件、招标控制价。

负责组织其他部门对施工单位考察并审核考察报告。

（5）、审核工程合同。

负责组织对其他相关部门的合同交底。

（6）、审核施工过程中的进度款支付、变更签证。

（7）、负责本部门的工作总结和报告。

（8）、及时完成领导临时交办的其他工作。

2、预算员

（1）、认真贯彻执行公司各项管理制度和方针政策，听从公司统一管理，服从公司统一领导，认真完成本职工作。

（2）、直接对部门经理负责，负责完成专业范围内的所有工作。

（3）、负责专业范围内的招标工作量清单、招标公告、招标文件、招标控制价、工程合同等的编制和起草工作。

根据本地区市场行情，与材料设备部共同确认工程材料的暂估价。

综合性的招标公告、招标文件、工程合同的编制和起草由土建预算主管完成，安装主管配合。

审核专业范围内的各项造价指标。

（4）、根据部门经理安排，参与招标、投标和评标等具体工作。

负责专业范围内的招标答疑。

（5）、参与施工单位考察工作并提交专业范围内的考察报告。

（6）、负责专业范围内的工程款拨付、变更签证、工程结算、竣工结算等审核工作。

编制专业范围内的资金支出预测。

（7）、对专业范围内造价咨询机构的履约情况和服务质量进行评价。

（8）、负责领导临时交办的其他工作。

（9）、精通现行定额的全部内容及相关的取费标准和文件，熟悉各项目部的施工图纸。

（10）、参与投标文件、标书编制和合同评审，收集各工程项目的造价资料，为投标提供依据，在工程投标阶段，及时、准确做出预算，提供报价依据。

（11）、参加各项目的图纸会审和技术交底工作。

（12）、整理齐全各项目的招投标文件、图纸答疑文件、标收、技术交底文件、工程变更资料、工程预决算资料。

（13）、辅助预算主管完成负责专业范围内的招标工作量清单、招标公告、招标文件、招标控制价等的编制和起草工作。

负责编制各项造价指标。

（14）、负责对乙方各种函件的起草工作。

（15）、经常深入工程现场，对变更签证现场实际测量，掌握工程进度状态并做好记录。

（16）、收集在建工程数据，如单价、楼盘比较等，报专业主管汇总。

调查、测算材料设备暂定价格，报专业主管汇总。

（17）、负责工程款拨付、变更签证、工程结算、竣工结算的编制和初审以及手续的办理。

参与现场变更签证工程量的收方工作。

（18）、做好领导临时布置的各项任务。

3、合同管理员

（1）、熟悉现行与工程相关的法律文件和规章制度。

（2）、负责预算合约部的收发文管理。

（3）、协助预算主管完成工程合同的起草。

（4）、负责本部门合同的流转、签订、编号、发放、归档工作。

负责其他部门合同的收文、编号、归档工作。

分类建立台账并及时做好记录，定期与其他相关部门进行台账的核对。

对于合同的借阅，严格执行公司相关制度规定。

（5）、负责合同交底的编制。

（6）、及时掌握合同履行、变更、终止情况，并与相关部门沟通，确保公司利益不受损失。

（7）、做好领导临时布置的各项任务。

第一部分合同管理制度

第一章总则

第一条为加强合同管理，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。

第二条公司部部及各部门及各项目部对外签订的各类合同一律适用本制度。

第三条合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，具有积极的意义。

各部门及各项目部必须严格遵守、切实执行本制度。

第二章合同的签订

第四条合同签订对象的选择、招投标的方式和审查批准程序遵照《招投标及经济合同管理办法》的规定执行。

报送《签订合同推荐书》时已经有合同草案的，应当将合同草案附后，没有草案的，应当附对方报价等基本情况，并在拟定合同草案后报总部合约总审查。

第五条任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，不得在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利。

第六条对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人。

法人委托人必须对本企业负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。

超越代理权限的法人委托人和非法委托人无权对外签约。

因此给企业造成损失的，应当承担相应责任。

第七条签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。

包括对方单位是否具有法人资格、单位的经营范围、有否履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限等，在签约时应当要求对方提供能证明上述情况的资料。

做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和履行能力，防止上当受骗，防止签订无效合同。

第八条需要通过招、投标方式签约的，有关部门应当把制定好的标书送总部审核后再行发出。

待签的合同有范本的，使用范本，没有范本的，由经办人与对方共同拟定合同条款，合同双方当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确，防止出现歧义。

公司合约部有权对合同条款进行审查并督促改正。

第九条签订工程合同的，合同内容应当包括工程范围、建设工期、中间交工工程的开工和竣工时间、工程质量、工程造价、技术资料交付时间、材料和设备供应责任、拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作等条款。

在签订工程承包合同时，应尽量少付预付款，预留一定数额或比例的工程质量保修金和符合规范要求期限的保修期。

第十条签订需重复使用的格式合同，在确定合同条款时应当由公司法务人员参与；如在履行中需要变更条款的，有关部门也应及时告知总部合约部。

第十一条合同纠纷可以选择管辖法院，根据《中华人民共和国民事诉讼法》的规定，合同的双方当事人可以在书面合同中协议选择被告住所地、合同履行地、合同签订地、原告住所地、标的物所在地人民法院管辖，为便于可能的诉讼，我方应尽量约定由我方所在地的法院管辖。

第十二条签订合同时，双方都必须使用合格的印章，包括公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章。

我方签订合同的用章按照有关规定管理。

第十三条合同签订人员玩忽职守，违反上述规定的要求签订合同，给公司造成损失的，应当承担相应责任。

第三章 合同的履行

第十四条 合同依法成立，即具有法律约束力。

一切与合同有关的部门、人员都必须严格执行合同所规定的义务，并监督对方的履约情况，确保合同的实际履行和全面履行。

第十五条各公司、部门应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理汇报。

如因玩忽职守，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。

第十六条合同履行过程中需要甲方及我司支付合同款项的，各公司、各项目部及相关部门应做好每笔款项的支付记录并在当月4-6日前将上个月的付款明细报公司审核及备查。

如发现错报或故意隐瞒等，应追究当事人责任。

第十七条各项目部签订合同的，双方应当尊重约定，严格按照条款履约，履行过程中发生争议的应当协商解决，协商不成的，应提请总部相关部门根据合同条款协调解决。

第十八条发生我司不能按约履行合同的情况时，与履约有关的部门和人员应当及时处理，变更合同或签订补充合同，并将情况及时上报。

第四章合同的变更、解除

第十九条在合同履行过程中遇到困难的，各履约部门首先应尽一切努力克服，尽力保障合同的履行。

如按约履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应及时与对方当事人进行协商。

第二十条对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，在不对我方利益造成损失的情况下，与对方达成变更、解除合同的协议。

第二十一条因对方变更、解除合同使我方的利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，应要求其承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。

第二十二条变更、解除合同的协议在未生效之前，应继续履行原合同。

但特殊情况经双方一致同意停止履行的除外。

第二十三条变更、解除合同的，应当按照签订合同的程序逐级上报审核，并在公司内办理有关手续。

变更的内容应当以补充协议的形式书面签订，需要公证的，应当及时办理公证手续。

第二十四条有关人员以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，应当承担相应责任。

第五章合同纠纷的解决

第二十五条合同在履行过程中与对方当事人发生纠份的，首先由签约企业或部门负责处理。

涉及内部几个公司或部门的，可以协商或由公司确定一个公司或部门负责。

签订合同的经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。

第二十六条 纠纷发生后，我方应及时与对方当事人友好协商，在既维护本企业合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。

第二十七条因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受损害；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应分清责任，合理解决。

第二十八条为了解决纠纷，需要对合同进行解除和变更的，按照本规定有关程序办理。

第二十九条 各项目部、各部门在处理纠纷时，应加强联系，及时沟通，积极主动地做好自身的工作，不互相推诿、指责和埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。

第三十条各部门不能解决的合同纠纷，应及时上报总经理。

公司法务人员负责解决