文书及档案管理.docx

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文书及档案管理

台中市立四育國民中學

文書及檔案管理

電腦化作業規範

（九十三年修正版）

中華民國九十三年六月

文書及檔案管理電腦化作業規範

目錄

壹、前言1

貳、作業規範2

一、作業目標2

二、作業範圍2

三、作業功能2

四、作業流程3

五、相關規定16

六、欄位定義16

七、代碼清冊27

參、技術規範31

一、共同傳輸檔案格式32

二、附件採用格式49

三、電子公文傳遞交換作業規範51

四、中文字碼處理原則57

五、政府憑證管理中心相關規範58

六、智慧卡設備規範72

附錄一：

附件補充說明74

一、附件傳送原則74

二、各類檔案格式之分析比較74

三、附件傳送方式之建議79

附錄二：

前置處理訊息傳輸方式補充說明81

一、SMTP傳輸方式81

二、FTP傳輸方式87

三、FTP傳輸步驟88

四、公文電子交換訊息傳輸資料格式89

五、訊息格式說明92

六、軟體功能說明126

附錄三：

公文閘道系統補充說明（草案，系統建置案完成視需要更新）130

一、公文交換系統使用閘道系統API作業規範132

二、公文本文、附件及數位簽章資料傳輸編碼原則135

三、公文交換系統使用閘道系統資料傳輸API，ASN.1編碼規範138

四、閘道器間資料傳輸與編碼規範152

五、閘道管理者與轉送閘道器管理者間資料傳輸與編碼規範153

六、閘道系統各項訊息彙編155

附錄四：

憑證ASN.1格式補充說明157

一、格式說明157

二、GCA憑證DERcode範例160

三、憑證廢止清冊的ASN.1格式164

四、GCA憑證廢止清冊DERcode範例164

文書及檔案管理電腦化作業規範

（九十三年修正版）

壹、前言

「文書及檔案管理電腦化作業規範」分二大部分，分別為作業規範及技術規範。

作業規範是提供文書、檔案及資訊人員使用，技術規範是提供資訊人員開發公文電腦化作業系統使用。

貳、作業規範

一、作業目標

（一）訂定各機關之文書處理、檔案管理標準作業流程及共同性規範。

（二）以電腦輔助文書製作，提高品質，減少重覆繕打之時間、人力及可能造成之錯誤。

（三）藉電腦輔助文書流程管理，確實掌握文書處理流程及時效，並予以稽催管制。

（四）經由網路傳遞交換，大幅提升文書交換效率。

（五）以電腦輔助檔案管理，促進檔案目錄彙整公布，便於查詢調卷，提升決策品質效果與便利民眾申請應用。

（六）為提升發文收文處理效率，郵寄信封得以開窗式信封處理，便於郵寄文件自動化處理。

二、作業範圍

本作業規範涵蓋文書製作、流程管理、傳遞交換、檔案管理，並涵蓋一般公文、訴願、陳情、人民申請、專案管制、民意代表質詢案件等之文書及檔案管理作業（但不含訴願、陳情、人民申請、專案管制等之實質處理）。

三、作業功能

文書處理及檔案管理電腦化作業包括從電腦輔助承辦人製作公文之文書製作、文書處理過程之流程管理、檔管介面、透過通信網路進行公文傳遞交換，另提供電腦化作業之檔案備份、檔案重整、作業權限設定等系統維護功能（如圖一）。

圖一電腦化作業功能

以上五大作業項目之細部功能，如收發文時自動擷取相關公文字號、及印製各式文書及統計報表等，得視各機關實際需要自行訂定。

四、作業流程

現行文書處理流程如圖二所示。

電腦化後，作業流程中若干決策點仍由人工作業判定，詳如圖三至圖六。

現行文書處理流程

圖二現行文書處理流程

電腦化作業流程

（一）文書製作（詳圖三）

1、公文文書電子檔包括公文本文檔及附件檔。

2、已訂有標準格式之公文類型為：

˙令

˙函（書函、交辦（議）案件通知單、催辦案件通知單、移文單、機密文書機密等級變換或註銷建議單、機密文書機密等級變換或註銷通知單格式亦同）

函稿格式同函，為函製作過程中所用，部分欄位資料如受文者、發文日期、發文字號等於發文時加列

˙公告

˙開會通知單

˙簽

˙簽稿會核單

˙會銜公文會辦單

˙公文時效統計

˙其他定型化表單

前述公文紙格式及組成欄位請參見「文書處理手冊」相關說明，製作範例亦請參見該手冊，惟公文時效統計請參見「文書流程管理手冊」。

3、公文附件類型分為文字檔、靜態圖形檔、工程圖檔、動畫檔、聲音檔、動態影像檔、紙本文件及無法電子化之實物等，其處理原則如下：

˙附件用紙尺寸除法令另有規定者外，以採用國家標準總號五號用紙尺度A4為原則。

˙已電子化之附件按「參之二、附件採用格式」傳送。

˙大量附件如：

研究報告、書籍等，以於本文中敘明檔案儲存位置，如：

網址，由收方按存取控制機制自行下載為原則；第一類公文電子交換之附件大小，以不超過500K為原則，超過者應改置於共用附件下載區供收文方下載使用。

˙紙本文件適合轉換成電子附件者，請參酌檔案管理局「機關檔案管理資訊化作業要點」辦理。

˙錄音帶、錄影帶等適合轉換成電子附件者，轉換後按「參之二、附件採用格式」傳送。

˙無法電子化之實體附件，連同公文本文仍以傳統方式傳送。

其他類型之附件或採用之格式在「參之二、附件採用格式」所列之外者，若要進行交換，以收文端能解讀該附件為原則，故發文端必須確定收文端已有或能從適當管道獲得呈現該附件檔之軟體工具。

4、文書製作時，公文及附件應編列頁碼。

5、為提升文書發文收文作業效率，公文呈現列印時，郵遞區號、地址、受文者、發文日期、發文字號應列於左上角左邊留白23公厘、上方留白50公厘區域，以上四欄資訊區域以橫座標100公厘、縱座標45公厘為顯示區域，且每欄資訊以一行為原則。

（二）流程管理（詳圖四）

1、收文部分經總收發／單位收發登錄即進入管制。

創簽（稿）於開始陳核前登錄相關管理欄位後進入管制。

2、公文流程管理查詢，可劃分為承辦公文查詢（不論結案或未結案，均可用總收文號、單位收文號、創簽（稿）號、收文日期、來文機關、承辦人等條件做綜合查詢）、公文流程狀態查詢（如以公文字號）、及逾時未結公文查詢。

3、稽催管制應依分層管制原則，由各機關於期限內按規定格式，自動計算彙整機關上個月公文時效統計資料，以電子公務訊息郵遞等指定方式傳送主管機關。

4、不同類別公文於流程管制時，應依文書流程管理手冊之規定，作為稽催之準據。

圖三：

文書製作示意圖

*註:

陳核採線上簽核者，應依文書處理手冊等規定處理。

圖四文書流程管理流程示意圖

（三）傳遞交換（詳圖五及圖六）

1、執行機關公文電子交換作業，需產生符合共同傳輸檔案格式定義之電子公文檔案，進行後續處理，不需採原貌重現方式。

共同傳輸檔案格式參見「參之一」。

2、機關公文傳遞交換處理機制分為三類：

屬用第三者集中處理服務者（即公文電子交換中心）為第一類；屬點對點直接電子交換者為第二類；屬發文方登載電子公布欄者為第三類。

三類機制之選用由各機關於進行傳遞交換作業時，自行考量、決定。

3、選用第一、二類處理機制者，須先產生含括執行電子交換機關資料之交換表。

4、基於機關公文電子交換應以電子認證方式辦理，第一、二類處理機制應含括：

加解簽章、正副本分送、收方自動回復訊息等必備基本要項。

其他如通信紀錄儲存、電子信封加密、機關群組管理、怠慢處理、存證等屬加值服務，由各機關視各公文性質或需求加列於執行電子交換之功能中。

5、各機關應設置電子公布欄，對於須發文通報週知之傳閱性公文，以登載電子公布欄，且於網際網路上可閱讀者為原則，並得輔以電子郵遞告之，或請有需用機關轉載應用，不另以書面通報。

6、單位收（發）文比照總收（發）文辦理。

7、文書單位於傳遞交換（發文）作業之前，增補總發文檔（或單位發文檔）相關欄位：

總發文號、發文字號、發文日期、發文機關、公文本文檔名、附件說明、附件檔名。

8、文書單位於傳遞交換（收文）作業時，則可由電腦自動設定或擷取總收文檔（或單位收文檔）相關欄位：

總收文號、來文字號、來文日期、來文機關、公文本文檔名、附件說明、附件檔名。

公文及附件應由系統自動加印頁碼及騎縫標識，騎縫標識的位置應由系統隨機產生，不得為同一位置。

9、會銜公文由主辦機關辦理傳送作業，惟在確實發文前之會稿或會銜作業仍依「文書處理手冊」相關規定辦理。

10、為以電子認證方式安全傳遞交換公文，並運用中文碼對照服務，進行傳遞交換處理時，有關傳遞交換作業規範、中文碼處理原則、與電子認證相關之政府憑證管理中心規範及智慧卡設備規範，參見「參之三」至「參之六」各節。

（四）檔案管理（詳圖七）

1、檔案管理作業應依據檔案法及相關法令規定辦理，其程序包括：

點收、立案、編目、保管、檢調、清理、安全維護等事項。

2、檔案管理資訊化作業應與文書處理結合，避免相關欄位重覆建檔，並依「機關檔案管理資訊化作業要點」辦理。

3、各機關辦畢案件應於五日內歸檔，並依「檔案分類編案規範」及「檔案編目規範」之規定，完成案由（名）項、發（來）文者項、文件形式項、相關編號項、日期項、媒體型式項、檔案外觀項、關聯項、主題項及附註項之立案編目作業，並依規定將機關檔案電子目錄按季送交檔案中央主管機關彙整公布。

4、檔案保管作業包括檔案之整理、裝訂、分置及存放事項，並宜視需要進行微縮、掃描等檔案複製儲存作業。

完成電子儲存之檔案全文應與檔案目錄連結，以利應用。

5、屆滿保存年限或屆臨移轉年限之檔案，應依「機關檔案保存年限及銷毀辦法」或「國家檔案移轉辦法」之規定編製檔案銷毀目錄或檔案移轉目錄，送請檔案中央主管機關審核通過後，辦理檔案銷毀或移轉。

6、前述第三點及第五點之檔案目錄、檔案銷毀目錄及檔案移轉目錄傳輸格式，依「機關檔案管理資訊化作業要點」附表三辦理。

7、檔案目錄應提供全文檢索查詢功能，以便利檔案檢調及應用事項。

8、檔案管理各項作業結果宜提供統計功能，以掌握檔案管理及應用狀態。

圖五傳遞交換（發文）流程示意圖

圖六傳遞交換（收文）流程示意圖

五、相關規定

˙檔案法及其相關法令規定

˙公文程式條例

˙事務管理規則中有關「文書處理」篇

˙機關公文電子交換作業辦法

˙文書處理手冊

˙文書流程管理手冊

˙其他機關公文電子交換作業相關法令

六、欄位定義

文書及檔案管理電腦化作業所應用之資料皆以「欄位」描述之，欄位之組成單元，最基本者為文字與數字之組合，如「字」、「文號」等，此等欄位本身並無應用上之意義，但可用以定義更高層次之欄位，故統稱為「基本欄位」。

有些欄位如「發文字號」、「收文字號」、「來文字號」，雖然同是由「字」與「文號」組成，在應用上卻有特定之意義，此類欄位凡是與公文電子交換、檔案目錄彙送作業相關者，統稱為「交換用欄位」；其他用於文書及檔案管理電腦化作業或機關單位自訂以供內部使用之欄位，則歸類於「內部用欄位」，詳見表一至表三。

表一所列之「基本欄位」及表二所列之「交換用欄位」因與公文電子交換、檔案目錄彙送有關，請按所列欄位名稱及屬性應用，至於表三之「內部用欄位」則僅供參考，個別機關若有需要，可比照既列欄位自行增訂。

交換用欄位資料項目內容空白時，收文機關應將欄位名稱依照文書處理手冊規定呈現。

各欄位之內容格式分內部及外部兩種：

前者為便於電子儲存與處理，故明示其最大長度及資料型態；後者為便於閱讀，故無長度與資料型態之限制，即任何文字、數字及符號之組合皆可。

其他各業務系統主管機關可參照基本及交換用欄位增訂，如民意代表質詢答復系統、監察案件管理資訊系統、人事資訊系統等，惟應注意各業務系統與公文字號及公文時效管制之整合。