浪费时间的外在因素和解决方法.docx
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浪费时间的外在因素和解决方法
浪费时间的外在因素及解决方法
（二）
【本讲要点】
权责混淆的原因及解决方法
沟通不良的原因及解决方法
进度失控的原因及解决方法
资料不全的原因及解决方法
导言
使用相同的时间，不同的人有不同的结果。
在时间管理中有多项因素干扰时间的有效利用，其中包括外部因素和内部因素。
首先分析这些干扰因素浪费时间的原因，然后针对其原因，提出具体的解决办法。
浪费时间的外部因素，包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行等。
针对各项因素浪费时间的原因，然后提出相应的解决方法。
浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。
这些内在因素都是人为的因素，而人为的因素绝大多数是取决于他的心态和习惯。
因此解决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。
因此，浪费时间的内在因素的解决办法就是，学习做你自己，做到自律、自控、自觉，唯有自律、自控、自觉，以诚实负责的心态来面对自己，你的工作在未来才会更有效率。
所有的解决办法只要有心，丢弃那种茫然，丢弃那种每天瞎忙，甚至不知道如何去忙的情形。
有心就是做计划，有心就是让自己内心有一股对生命的热爱，对工作多一份执着。
你所安排的一切事情必有两种结果，一个是离你的目标很远，一个是离你的目标很近，怎么做？
关键在乎于心，关键在于你自己的选择与决定。
权责混淆的原因及解决方法
浪费时间的原因
权责，其中权是指职权，是完成你所负责工作的权利；责是责任，是谁有义务做什么工作的问题。
权责混淆是浪费时间、降低效率的一种最主要的因素。
主要表现在：
◆权责问题主要是发生在工作项目的说明上，说明含糊不清就会导致权责不清。
◆权责配合不当，会浪费许多时间，甚至浪费精力。
有些管理者每天都给很多员工做某件事的责任，却没有授予他们完成指示的权利。
【案例】
某公司的总经理聘用了一位秘书A，这名秘书上班不到一个星期，出差的董事长在外面打电话到总经理室，秘书A接了电话。
董事长交代了很多事情叫他去办，A非常负责任，把事情都安排好了。
其中有一件事情，就是帮董事长定机票。
后来由于行程更改，机票又只得重新订了。
你认为这个秘书的问题出现在哪里呢？
事实上问题出在这个秘书身上。
她非常负责任，但是买机票的行程她应该与董事长的秘书协商，或者把这个事情交给董事长的秘书或办公室的成员去处理。
她的职责是总经理的秘书，董事长交代她买机票，她也应该买，但她应该去跟别人协调。
她直接独揽完成了，这就出现了权责混淆问题。
解决的方法
（1）定期更新所有员工的工作说明，以保证他们真正的权责得到清楚的界定
（2）权责对等
◆交出职责时一定要授予同等的职权。
◆主动检讨并提供对等的职权。
【案例】
某公司销售部的一名副经理A计划对销售人员做一次培训，他直接跟外面的一些培训师资联络、讨论，甚至谈到报酬问题。
可是公司的人力资源部主管B，在他的年度计划里已经安排在某一段时间对销售部的员工进行类似的培训。
这就造成了权责混淆，没有做好协调工作，造成公司无谓的浪费。
公司的人力资源部要跟销售部协调。
所有的培训工作应该是由人力资源部的培训主管统筹办理的。
销售部要做培训，应该把培训的时间、培训的地点、师资的要求等统一交给培训部门的主管来负责。
上例中销售部要办培训，他的上级主管销售部的总监或者销售部的总经理，可能批示了，在批示之前可能以为A已经协调好了，所以公司便投入时间、投入精力。
但是公司人力资源部已经安排了销售培训，而销售部又在办，所以出现了重叠培训现象。
这是因为权责不明，没有充分的沟通与协调。
销售部承办培训的人，没有主动地去跟人力资源部统一和协调培训事宜，造成权责混淆。
因此在发生权责混淆情况时，应该主动检讨工作项目重叠的可能性。
沟通不良的原因及解决方法
浪费时间的原因
一个群体，一个团队的士气是否高昂，彼此之间的融洽度是不是良好，一个重要的原因就是沟通，沟通不良是造成浪费时间的原因。
1.不明白事情的重要性
上例中那个秘书主动承揽了一些事情，但她不明白事情的重要性，没有去沟通，造成了一些不好的影响。
2.没有时间
没有安排时间，让大家通过会议或是通过工作以外的时间来沟通，大家彼此表述一下对工作、对目标的一些看法。
往往是你做你的，我做我的，彼此之间没有互通信息，甚至也不知道如何去协调。
一个团队沟通不良，这个单位的主管要负完全责任。
3.没有倾听
没有学习倾听，每个人的工作都是绝对的重要，你说你的重要，我说我比你的还重要，那到底谁最重要呢？
所以不知道事情的重要性，因为没有安排时间来沟通，大家对事情不了解，就是没有所谓的倾听。
要知道，上帝给你两只耳朵，就是要让你多去听听别人的意见。
4.沟通的目的不明确
有沟通但不知道沟通的目的是什么，为什么事情而去交流、交换信息，或者说是去协调。
沟通目的不明确也会造成时间浪费。
5.时机不当
有时候地点不对，方式不对，人不对，时机不当也很难沟通。
6.沟通的机会不够
沟通的机会不够，彼此之间在有些事情上经过日积月累，往往会有一些不良的因素存在，因此要制造便于沟通的机会。
一个企业最大的责任是在做到为社会尽责任的，同时，它也在追求利润最大化，而追求利润最大化和尽到社会的责任都有一个目的，就是要让这个团队更具生产力和凝聚力，因此把时间安排好，让员工了解沟通的重要性就很重要。
解决的方法
沟通的方式有很多，有电话沟通、口头沟通、文字沟通、信件沟通等方式。
训练或者培育一个人沟通的技巧，改善沟通的步骤，关键是如何去沟通，怎样去运用沟通的工具。
不管用电话也好，语言也好，文字也好，应该选择什么方法和步骤，要仔细思考。
1.学习改善沟通的技巧
（1）学会倾听
在沟通不良造成浪费时间的时候，你要学习的是做一位好听众，这对每一个人都很重要。
团队成员中每一个人的工作都是非常重要的，各有各的难度，但是彼此之间应该都有一个共同的目标，就是希望让这个团队、让这个公司更好。
每一个人首先要学习的是接纳别人和尊重别人，做一个好听众。
（2）使用恰当的字眼
沟通时要使用恰当的字眼。
例如总务部的一个职员，马上要买一件东西，首先得到上级批示，然后去取款。
假设你是一个财务人员，在取款的过程中，可能是程序错了，或者步骤错了，不能取款。
如果你对他说：
不行，没有签字就不能取款。
那样就造成了沟通不良。
使用恰当字眼，你就应该学习这样说：
我非常理解你的难处，同时我也知道这个事情对你的重要性，我只是做个建议，您不妨再让你的经理签个字，如果没有问题我们马上就拨款。
（3）运用非语言式的沟通
天下有三大利器，舌尖、笔尖、刀尖。
人们常常都是靠语言，但是除了语言以外还有很多可以沟通的方式，例如你可以用善意的微笑，这也是最好的沟通方式。
2.改善沟通技巧的步骤
首先弄清目的。
如果你不清楚自己为什么要传达这个信息，就会表现出一种没有把握的态度而破坏了沟通的进行。
选择适当的渠道。
可以用口语沟通，电话沟通，也可以发一个E-mail沟通，甚至可以私下喝杯咖啡来沟通。
尽可能以最少的干扰选择适合接收者接收的信息。
传达信息特别重要的是注意自己的用字措辞，要求对方给予反馈，做个好听众，排除偏见，以开放的心态去跟别人谈话。
【自检】
在你的工作中曾发生过沟通不良的情况吗？
请分析一下沟通不良的原因，并提出应如何解决。
沟通不良的原因
是否存在
改进计划
是√
否╳
●不明白事情的重要性
●没有时间
●没有倾听
●沟通的目的不明确
●时机不当
●沟通的机会不够
补充:
进度失控的原因及解决方法
浪费时间的原因
进度失控造成的浪费时间就是不明白事情的重要性，不知道控制的进度工具，认为完善的计划会自行达成目标，没有加强控制及提出适当的进度报告。
解决的方法
解决的方法就是拟定计划。
什么时候完成什么事情，由谁来执行，完成以后向谁汇报等程序问题，要拟定详细的计划。
要求自己所有重要的工作都应该有进度报告，每一天都要控制的进度。
如果你的进度没有完善，或者没有去做进一步的检查，就会造成浪费时间。
资料不全的原因及解决方法
浪费时间的原因
◆不明白事情的重要性。
◆没有系统，不知道要何种资料以及这些资料的可靠性，这种情况也会造成浪费时间。
解决的方法
◆认清事情的重要性，排出优先顺序。
◆系统强调的是有条理，有步骤，还要有组织性。
所以在拟定计划作决定时，给予成果的反馈，任何资料都要派上用场，还要对资料进行归档和储存。
【总结】
本讲对权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全这四种外部因素进行了分析并提出了解决之道。
重点对权责混淆、沟通不良这两种因素进行了分析
浪费时间的外在因素及解决方法
（一）
【本讲要点】
电话干扰的原因及解决方法
不速之客的原因及解决方法
用人不当的原因及解决方法
社交闲谈的原因及解决方法
导言
使用相同的时间，不同的人有不同的结果。
在时间管理中有多项因素干扰时间的有效利用，其中包括外部因素和内部因素。
首先分析这些干扰因素浪费时间的原因，然后针对其原因，提出具体的解决办法。
浪费时间的外部因素，包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行等。
针对各项因素浪费时间的原因，然后提出相应的解决方法。
浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。
这些内在因素都是人为的因素，而人为的因素绝大多数是取决于他的心态和习惯。
因此解决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。
因此，浪费时间的内在因素的解决办法就是，学习做你自己，做到自律、自控、自觉，唯有自律、自控、自觉，以诚实负责的心态来面对自己，你的工作在未来才会更有效率。
所有的解决办法只要有心，丢弃那种茫然，丢弃那种每天瞎忙，甚至不知道如何去忙的情形。
有心就是做计划，有心就是让自己内心有一股对生命的热爱，对工作多一份执着。
你所安排的一切事情必有两种结果，一个是离你的目标很远，一个是离你的目标很近，怎么做？
关键在乎于心，关键在于你自己的选择与决定。
电话干扰的原因及解决方法
浪费时间的原因
电话干扰会浪费很多时间。
许多经理人认为电话经常占据他们大量的时间。
与电话有关的许多问题都牵涉到人性，牵涉到人的心理。
接电话的强烈欲望不是来自电话，而是来自于人的心理，电话之所以会吸引你有很多原因，例如你假设每次电话都来的名正言顺，需要你注意，而如果你不中断自己的工作去接电话，就是不负责任的结论。
你总有这种错觉，不管来电者想要做什么，他的需要都比你当时所做的事来得重要。
1．害怕冒犯别人
你之所以在不该接电话的时候接电话，而且讲电话的时间比应讲的时间要久，是因为害怕，如果不接的话会让来电者觉得不愉快。
2．希望保持消息灵通
不想漏掉任何情形，例如助理接电话时，许多管理者会下意识地停下工作旁听。
3．自我膨胀
别人打电话来向你索取资料或者信息，你会有一种好像身价不凡的感觉，这就叫自我膨胀。
4．享受社交的乐趣
有些人无法抗拒社交的诱惑，把每次电话变成社交活动的工具，还有当成现成的借口。
如果你不愿意承担某项艰巨或乏味的工作，接重要的电话便可以成为光明正大的拖延时间的借口。
解决的方法
电话干扰的确会给你的工作产生干挠，带来很多时间的浪费，会影响你的时间管理，解决方法主要有阻绝干扰和集合电话。
1．阻绝干扰
很多人就是因为不了解过滤电话，不知道如何处理电话，以至于他在一天的时间里往往都浪费在接电话上。
学会过滤电话，阻绝干扰有几个步骤。
（1）处理
如果有可能尽量由助理回答来电者的需求，并记下有关的信息。
（2）转接
如果助理无法处理电话，下一步就是把电话转给团队里其他能够协助的人。
（3）暂缓
如果遇到只有你能处理的状况，助理要试着写下留言，避免使你受到打扰，你可以下一步再去处理这个事情。
（4）速办
如果来电者合乎你们事先约定好的原则，紧急事或者重要人物的电话可以直接接听，速办可以把时间压缩更短。
圆滑过滤电话的一些诀窍，例如可以说：
◆（处理）你稍微等一下，我翻一下我们的档案。
◆（转接）我们的企划主任今天下午正在着手这个计划，要不要我把您的电话转给他?
◆（暂缓）我想他11点左右就可以回你的电话，这样可以吗?
◆（速办）我看我可不可以去打断他一下。
如果你没有助理怎么办？
那么，你就必须与同事互相帮助接电话，安装留言系统。
如果有开关你可以暂时切断，或将电话移到视线以外，关键性的时间索性拔掉电话的插头，甚至把你的工作带到没有电话的地方。
2．集合所有电话
在某时间段把电话一起回掉，同时去做别的事情。
就是说在这个时间你同时在回电话，就不会受到电话的干扰。
良好的电话交谈技巧，有几个简单的方法：
◆暗示他谈话即将结束，尽量简短扼要。
◆提到您有时间限制时，就说待会儿得开一个会，开会之前有一分钟的时间，问对方还需要任何帮助吗?
◆坦率直言：
拜托，等一下我得走了，老板要我几分钟之内到达他办公室，明天见。
不速之客的原因及解决方法
突然有人来拜访你，只借用你一分钟时间可以吗？
或者说你是一个经理人，你把门大开着，就是欢迎来打扰。
不速之客会造成你时间管理不当。
对于突然造访的不速之客，及由于敞开门户而来的不速之客，有不同的解决方法。
一个高效率的现代人，要学习如何去应对不速之客。
突然造访的不速之客
1.解决的方法
突然有人来造访你，“只借用你一分钟时间可以吗？
”只占用你一分钟时间，这绝不表示你会只花一分钟的时间解决问题。
应对这种情况可以有以下几个解决方法。
（1）延后处理
遇到不速之客干扰时，如果需要可以另外安排谈话的时间，即延后处理。
你可以说：
“对不起，我们改天或者什么时候再来讨论这件事情。
”你可以当场把约定的谈话时间记在记事本上，表示你会守信用。
（2）把访客转交给别人
经常是访客来找到你，明明不是你的事情，那你可以转交给别人来处理。
如果可能，鼓励部属自己去寻找答案，或寻求找其他的同事帮助。
（3）另外安排时间
可以另外安排时间，重新安排与不速之客见面的时间。
要定一个时间上限，这样你可先安排好多次谈话的时间，访客在你结束见面之前也才不会感到意外，如果你对谈话的时间没有把握的话，绝对不要因为迟疑而不敢发问。
2.回答问题
对于有很多人说我可以打扰你一分钟吗？
在你回答有或没有之前，永远要问：
什么事？
对于不速之客的问题，回答时应注意：
（1）简明扼要
如果你可以回答而不至于打断正从事的工作，千万要扼要地回答，然后双方都可以继续做自己的事情。
有人到你的办公室来，你甚至可以站起来跟他讲话。
如果你坐着，就是给那些不速之客机会。
（2）长话短说
一个你以为可以很快问完的问题，有时常常会变成一个比较复杂的问题，例如与访客谈了几分钟以后，你发现这个事要多花点时间，你就可以说：
◆我原以为这是个简单的问题，但现在看起来问题有点复杂了，对不起，我早该问你花多少时间。
◆我12点以前要完成老板交给我的任务，把你的事情延期到明天好吗？
◆坦率直言，你可以开门见山地说，我真的不想让你扫兴，但是我现在真没空，希望你能够见谅，或者希望你能够谅解。
门户开放的不速之客
1.浪费时间的原因
浪费时间的第二个原因就是敞开你的大门,门户开放等于是听命于别人，这种方式可以让需要找你的人都能够找到你。
但是在很多情况之下，你却变成了公然欢迎别人的打扰对象，你把门打开了，不速之客当然会进来。
2.解决的方法
（1）学会过滤
◆让部属安排见面的时间。
如果没有助理的时候，一开始就设好时间。
◆当这个不速之客要找你谈话时，你可以到别的办公室去谈，或者站起来说话。
◆不速之客如果是你的上司或你的老板，你要尽早谨慎地提到你正在替他进行的工作及完成期限，询问自己是否可以晚一点去他的办公室以便讨论别的事情。
（2）不要让别人找到你
不算是很好的方法但却很有效的做法就是不要让别人找到你。
因为你的工作特别是你的职位越高，你的工作任务越重，你的时间就越宝贵。
不让别人找到你，即不干扰别人也就不被别人干扰。
如果一个组织认为需要强化有形的门户开放政策的话，你和所有的同事就必须发挥相互尊重的精神，留意他人的作息时间，不要让自己变成干扰者。
用人不当的原因及解决方法
浪费时间的原因
在竞争激烈的社会环境里，公司改组，缩小规模，裁减人员的管理方式已经司空见惯，管理人员必须会利用较少的员工去完成较多的或至少与过去等量的工作，因为越是竞争，人手越不足,工作量就会越大。
管理人员必须学会如何利用较少的人去完成更多的工作，或者说与过去等量的工作。
员工能力不足或部属欠缺完成工作的能力是浪费时间的重要原因。
这意味着：
◆公司雇人程序出了错；
◆该职位提供了不正当的训练，因为不正当的训练造成员工不知道他的工作中，每一天做的最有价值的事情是什么。
解决的方法
1.教导员工善用时间
教导员工善用时间，学习良好的时间管理，告诉他们排除干扰包括来自你的干扰，并示范如何为一天设立目标，以及将这些目标排出优先次序的技巧。
【案例】
海尔公司的企业文化中强调的逐日完成计划的一种习惯，即OEC管理的日清、日结、日高。
海尔教导他们的员工提高效率，今天要把今天的事情完成，而且要比昨天更进步。
提高效率就是在节约时间。
他们运用每日计划完成他们的工作，如果员工没有做好，主管就会要求他站在海尔公司里一种叫做6S大脚印上面，检讨一下为什么今天的工作没有完成，为什么进度没有完成，要怎么样做才能做得更好。
2.提升员工时间管理的成本意识
改善现有员工运用的情况，如果还是不足，就必须拟定一套职位管理计划，根据工作日志做一次详尽的成本利用分析。
现在很多员工比较缺乏成本意识，有的人是为工作而工作，不知道得他今天的工作价值，他仅是为了这个公司而上班。
所以作为主管，你必须让你的员工，你的团队里的每一个人了解时间的成本观念。
你这个月做多少业绩是用多少时间完成的，你每一次的时间成本是多少，透过这种时间成本的训练去影响他们，让他们去接受训练。
让员工接受良好的训练，同时你也可以带领他们完成每天的工作，对员工发挥极大的影响力。
所谓开发潜能就是训练并教导你的员工了解时间的成本意识。
社交闲谈的原因及解决方法
浪费时间的原因
纯粹的社交动机用一句话来讲叫做不甘寂寞。
需要改变工作的步调异常和好奇心理，渴望消息灵通，满足自我，害怕冒犯别人，无法抗拒、喜欢社交的人，工作时间在办公室里闲谈，都是造成浪费时间的原因。
解决的方法
（1）过滤访客与电话
来访的客人要让秘书首先接待，谢绝与工作无关的人员和电话。
（2）衡量办公地点是否恰当
很多大公司设置ＯA办公区，每人一个空间，不要造成员工与员工之间的对话，避免无谓的言谈。
过去的办公室是属于开放式的，你坐在我前面，他坐在我后面，一个人讲话大家听得到，然后办公室里面你说我说他说，造成了工作效率的降低。
（3）设置一些暗示社交时间的结束技巧
社交的闲谈，如果不是跟工作有关的，要尽量保持站姿，因为保持站姿时，别人的谈话就会很快结束。
如果你保持坐姿，话一讲起来就没完，浪费时间。
同时不要向那些聊个不停的人让步，说话要有重点。
【总结】
本讲主要针对浪费时间的电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈四种外部因素进行分析。
首先分析浪费时间的原因，然后对这四种干扰因素提出了解决之道
浪费时间的外在因素及解决方法（三）
【本讲要点】
会议耽误的原因及解决方法
文件复杂的原因及解决方法
工作搁置的原因及解决方法
旅行不当的原因及解决方法
导言
使用相同的时间，不同的人有不同的结果。
在时间管理中有多项因素干扰时间的有效利用，其中包括外部因素和内部因素。
首先分析这些干扰因素浪费时间的原因，然后针对其原因，提出具体的解决办法。
浪费时间的外部因素，包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行等。
针对各项因素浪费时间的原因，然后提出相应的解决方法。
浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。
这些内在因素都是人为的因素，而人为的因素绝大多数是取决于他的心态和习惯。
因此解决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。
因此，浪费时间的内在因素的解决办法就是，学习做你自己，做到自律、自控、自觉，唯有自律、自控、自觉，以诚实负责的心态来面对自己，你的工作在未来才会更有效率。
所有的解决办法只要有心，丢弃那种茫然，丢弃那种每天瞎忙，甚至不知道如何去忙的情形。
有心就是做计划，有心就是让自己内心有一股对生命的热爱，对工作多一份执着。
你所安排的一切事情必有两种结果，一个是离你的目标很远，一个是离你的目标很近，怎么做？
关键在乎于心，关键在于你自己的选择与决定。
会议耽误的原因及解决方法
浪费时间的原因
◆会议没有适当的准备，或者没有会议目的。
◆会议没有议程。
◆开会找错人参加，或者是参加的人太多或太少，或者是关键的人没有到会。
◆开会没有计划。
◆会议过多或会议时间过长。
◆不能准时开会，或者不能准时散会。
◆开会时有外来干扰。
◆讨论脱离议程的内容浪费时间。
◆会议没有结论，甚至会而无议，议而未决。
◆没有追踪对会议的执行情况。
解决的方法
针对以上会议搁置的不同原因，应有各自解决的方法。
（1）会议要有目的，没有目的就不开会如果有可能就应该把会议的目的写下来，一定要让所有参与会议的人都了解。
（2）召开会议首先安排会议的议程没有会议议程就开不成会议。
因此用书面的议程，或者紧急的话，用口头宣读会议议程，使与会者有备而来，这样会议才会有重点。
（3）对于找错人参加、参加的人数太多、太少的解决方法派得上用场的人才应该参加会议。
（4）安排适当的计划做很多事情都一定要有ＰDCA（Ｐ是计划，D是执行，C是检查，A是行动）。
一个没有计划的会议就是一个失败的会议。
（5）会议的时间和次数要适当
调查大家是否愿意列席会议，把拖很长的会议时间尽量减少，评估需要何人参加，何种资料，是否需要协调，然后安排开会的时间。
（6）务必准时开会与散会
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