分供招标操作流程详解.docx

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分供招标操作流程详解

合约法务部

招标及合同管理

1、分供招标授权界限划分

2、分供具体操作流程

3、合同生成管理

4、分供对账单管理

一、分包分供招标授权界限划分如下；

分供

1、20万以下，项目可走询价采购

2、20万-100万为项目招标

3、100万-500万为分公司招标

4、500万以上为公司招标

注：

招标计划执行的时候一定要注意查看最终按公司审批版的招标计划。

2、招标流程

2.1项目管理信息系统报招标计划（即线上）

要求：

每月于25日前分供招标计划，按公司要求：

分供招标计划需在项目管理系统上提交审批，最终各项目在项目管理系统上查看审批结果。

具体操作如下所示：

2.1.1打开项目管理信息系统，点击业务中心—物资管理—月度物资招标计划，点击新增按钮，填报当月招标计划：

2.1.2点击新增后，出现如下界面，按照项目实际情况填写表头：

2.1.3表头填写完成后，点击左下角新增按钮：

2.1.4新增后，按照实际情况添加附件，如招标计划电子版等：

2.1.5录入完成后，点击保存按钮：

2.1.6保存后点击审批开始流转：

2.1.7项目管理系统审批完成后，点击报表按钮，选择物资月度招标计划审批表：

2.1.8点击后出现如下图示，下载此表格：

注：

物资月度招标计划审批后再上传物资采购计划，招标计划及采购计划都审批完以后，同时作为附件上传并建立采购任务。

2.2招标计划审批后，在集采平台上进行招标流程操作。

分供招标操作流程如下所示：

2.2.1在集采平台上创建采购任务；

2.2.2在集采平台上发布招标公告（在等待潜在投标人投标的过程中，在集采进行招标文件的评审）；

2.2.3在集采平台上潜在投标人报名并资格预审通过后，发布招标文件；

2.2.4在集采平台上接收投标文件；

2.2.5集采平台上开标、议标（线下议完上传）、评标；

2.2.6集采平台上定标、发布中标通知；

2.2.7集采平台上传合同进行评审（评审通过后，打印分供合同签字盖章完毕后，交至项目部经项目经理签字后寄回集团合约部盖章并返回项目部）；

2.3进入项目管理系统相关操作:

2.3.1将集采平台定标报告上传至项目管理信息系统（在此之前应在项目管理信息系统完成计划成本的录入工作）；

2.3.2在项目管理信息系统引用定标报告，方可上传合同和清单；

2.3.3在项目管理信息系统引用合同和清单，方可进行月结。

分供招标操作指南

第一步、创建采购任务

●登录页面后，点击【任务管理】，进入任务管理页面，

●点击【新增采购任务】

第二步、编辑采购任务要点

●根据采购任务内容，填写相关信息。

●信息填写完毕后点击【保存】按钮，新增任务成功。

重点字段说明：

采购方式：

标准流程分为招标采购、询价采购、协议采购、议标采购、零星采购、紧急采购，各个子平台可以根据企业实际情况选择配置。

合同类型：

分为框架合同和采购合同。

说明：

框架合同：

是指缔约机构同一个或多个供方通过谈判达成的协议，规定特定时期内授予合同的标准的条款，一旦签订了该协议，供方就可据此条件供货，并且以后签订具体的采购合同。

合同类型决定了合同管理环节生成采购合同的类型。

招标模式：

分为统招统定、统招分定

说明：

招是招标。

定是指定标。

统招统定是指集中采购时统一招标，统定是指，统一定标，当几个项目同时招标是，有统一招标的组织统一确定中标单位，分定是指，分别定标，当几个项目同时招标时，由各项目单独确定供方。

招标方式：

分为公开招标、邀请招标。

说明：

公开招标是指招标公告对所有中建体系内的供方发布，所有合格供方都可以参与报名。

邀请招标是指，招标文件只发给指定的一家或几家供方，只有指定的供方才可以参与投标，两者的最大区别是，邀请招标没有资审阶段。

报价方式：

分为浮动价和固定价。

固定价清单：

固定清单是指明确采购清单明细、数量明确的采购清单。

浮动价清单：

采购的清单，不是明确的材料明细项，而是一个材料明细类如：

圆钢Φ8-12

固定价清单和浮动价清单在交易过程中，显示不同的报价清单。

第三步、推荐供方

●保存基本信息后，在推荐供方列表页面点击【添加供方】在合格供方库选出合格供方；如果选择错误，可以【删除】所选供方。

说明：

协议采购，是指框架采购下的子合同。

协议采购，在采购文件环节省略推荐供方环节，因为协议采购是框架合同下的子合同，或者执行合同；协议采购必须关联相关的合同。

合同和供方之间为一对一的关系，所以协议采购省略推荐供方环节，而是在编辑协议文件的时候关联相关合同。

编制固定清单

操作说明：

●点击【选择物资】按钮，在材料库中选项相关的清单项。

●可依据左侧物资清单分类树形结构进行选择，或通过搜索条件进行查找。

系统支持多条清单项的添加。

●完成添加清单项后，根据清单列表页面内容，填写相关信息（如：

数量、品牌、进场时间等。

）并点击【保存物资】完成相关操作。

（物资填写完毕后，一定要点击【物资保存】系统，这点非常重要。

）

●保存后，系统支持对清单的【删除】修改。

然后提交采购任务进行审批。

采购任务审批以后进入资审阶段：

第一步：

编制及发布招标公告（进入[招标公告]）：

这一步骤主要体现对招标公告的编辑和发布两个功能，其中为了适应实际业务要求设计了招标公告时间变更功能，为公告时间调整提供了便利。

操作说明：

●采购经办人在【招标公告】页面内填写公告内容，并确定“报名截止时间”。

●点击【保存】按钮，保存招标公告内容。

●招标公告确认后点击【发布】，发布到投标方平台。

●在公告发布后到报名截止前，可以通过【变更】调整截止时间。

在报名截止时间到达后【查看变更】追溯历史变更的记录。

第二步：

等待供方报名及拟定投标供方名单（进入[资格预审]菜单）

这一步，系统主要体现了在公告发布后，采购经办人对供方投标情况及供方基本信息进行查看和评定。

操作说明：

●在报名截止时间之前，等待并查看，供方的报名情况信息。

（此时不能行资审报告的编辑和提审。

）

●点击资审评定，进入资审页面，对报名的供方进行评定。

选择资审通过的供方。

●系统自动更新已经报名的供方信息（仅有合格供方才有报名资格，新供方必须注册初审通过后才能报名）。

●点击报名供方企业的名称，可查看该供方的详细信息（基本资料、资质证书、历史业绩……）

●点击【资审报批】，并选择相关审批用的流程模板，提交供方资审报告给相关领导审批。

●资审报告通过后，可查看【资审批复结果】，并支持打印功能。

第三步、结果发布（确认资审结果）

这一步，是根据资审评定的结果，确定入围的单位，并把资审结果发布到投标方页面。

●点击【结果发布】，把资审信息发布到投标方页面。

以上三个步骤组成了招标采购的资审阶段（公开招标存在资审阶段，邀请招标无此环节）。

招标阶段

第四步、编制招标文件（邀请招标环节从此开始）

这一部是对招标文件基本信息以及附件（投标邀请书）的编制，包括招标文件正文和清单的编制，招标文件编制完成后，发布到投标方页面上，并支持投标人的在线答疑。

操作说明：

招标文件分为招标文件正文和物资清单两部分

编辑招标文件正文：

●点击【招标文件】进入招标文件页面，在文本框内编辑招标文件正文。

●点击【保存】对已编辑的文件进行保存。

●点击【添加附件】同时可添加说明或附件。

【付款方式】

●点击【选择付款方式】，选择付款方式类型。

（付款方式模板在后台配置，选择时支持多种付款方式。

）

●点击【确定】，完成付款方式确定。

（大家可以对比一下，付款方式选择前后，清单的变化）

选择前：

选择后：

●招标文件整体编辑完成后，【保存】正文和清单。

确认无误后，发布到投标方平台。

（清单保存后付款方式不可删除。

）

【发布】

●点击【发布】，将招标文件正文及物资清单一起发布到投标方平台。

招标过程中招标人可以通过【变更】对招标文件的内容和时间进行变更。

【变更】

●点击【变更】，可对招标文件的内容和时间进行变更。

●编辑完成后【保存】，系统自动发布变更内容到投标方平台。

●变更列表中，可查看投标方对变更查看的回执情况。

●投标人可以在线对招标文件提出疑问，招标人可以在线查看问题并答复。

第五步、查看供方回标情况

功能说明：

自动汇总对比投标人的投标文件（报价）。

根据投标截止时间和开标功能，控制投标文件查看权限。

开标完成后，采购业务人员根据项目从评标专家库中选择相关评标人员。

查看开标记录

操作说明：

在回标情况页面，查看供方回标情况。

第六步、开标设置

备注：

除了招标经办人，还需开标人员配合，开标人员的操作，会在单独介绍开标人和评标

人的相关操作，这里介绍的都是招标经办人的操作。

操作说明：

●投标截止时间到后，【开标】功能被激活。

●点击【开标设置】按钮，进入开标设置页面。

●在开标设置页面选择开标人员。

●通过右侧组织结构树和右上角搜索栏，搜索开标人员。

●选择开标人员，点击【确定】按钮

●选择开标人员后，回到开标人员设置页面，系统支持对开标人员的【删除】和修改（重复4-6.）

●点击【确定】对所选开标人员进行保存。

（保存后还可以对开标人员就行删除和修改）

●确认开标人员不再更改后，点击【完成设置】，完成设置后，开标人员将不可以在进行更改。

●招标经办人完成开标设置后，等待开标人员开标。

在等待过程中：

●可以点击【开标汇总】进入开标查询页面。

查询开标情况。

●当最后一个开标人完成开标操作时，开标完成。

●开标完成后可以点击【查看】，查看投标文件。

系统启动标书查看及价格汇总功能。

第六步：

对投标文件进行评定

这一步主要用于价格的自动汇总（可以自动刷新最新的投标价格），投标方的初次报价及调价数据都将被记录。

记录评标人对相关项目清单的评标意见，并对所有评标人的评标意见进行汇总。

操作说明：

招标经办人查看投标人投标信息，当评委对投标信息有疑问时，需要投标人对评委提的问题进行回复。

【澄清】

●点击【澄清】对投标文件相关问题进行提问。

●在澄清列中查看相关供方【回复】的内容。

【评标设置】

招标经办人：

●点击【评标设置】

●在选择评标方式、评标模式、评标成员、以及评标模板。

（评标模板可在后台设置。

）点击【确认】保存评标设置，这时可以修改评标人员名单。

当评标人员确认不再修改时，点击【完成设置】，评标人员名单不可修改。

评标设置完成，系统自动对投标文件进行汇总，生成投标方价格汇总页面。

第一轮报价后，需要再次报价时。

招标方可以发起对投标方再次报价的邀请

【开始调价】

●点击【开始调价】，选择需要调价的投标人后确定，此时将允许投标方调整自身的报价。

报价成功后，投标方之前的报价将被保留，新的报价将被刷新到报价汇总表内。

投标方历史报价可以查看。

【结束调价】

●投标人调价完成后，招标人用该按钮可以结束调价过程，结束之后投标方不能再修改报价。

招标人如果对投标人的报价不满意，可以向投标人再次发起调价邀请。

系统支持多次调价。

●调价完成后，评标人开始评标，评委评标完成评标后。

采购经办人点击【评标汇总】，查看评委评分意见。

第八步、编制定标报告

该步骤：

以【报价汇总】、【评标汇总】、【商务谈判】为参考依据推荐入围单位，并编制定标报告。

操作说明：

●根据评委的评标意见编辑评定结果，填写综合排名。

●根据评标情况选择中标候选人（第一候选单位、第二候选单位、第三候选单位）

●系统根据评标情况自动生成相关评标报告，操作人也可以对评标报告进行修改，并支持附件上传。

●评标报告编辑完成后，点击【保存】

●评标报告完成后点击【评标报告报批】，审批后可在系统内查看【定标审批结果】

●定标审批通过后可以发布招标结果。

第七部、招标结果发布

该步骤：

用于确定最终中标单位，根据模板向全体参与投标人发布结果

操作说明：

●并选择投标人的中标情况

●系统自动生成相关通知内容，用户可根据需要自行修正

●点击【结果发布】完成招标。

2、询价采购

流程说明：

采购阶段

第一步、编制询价文件

功能说明：

●编制询价文件正文（含附件）。

●发布询价文件。

●编辑并发布询价文件。

操作说明：

询价文件分为询价文件正文和物资清单两部分

编辑询价文件正文：

●点击【询价文件】进入询价文件编辑页面。

●点击【保存】对已编辑询价文件进行保存。

●按照列表要求填些询价文件内容。

●点击【添加附件】同时可添加说明或附件。

物资清单部分

●点击物资清单

●系统自动带入采购任务中的材料明细

可在清单中选择询价【付款方式】。

询价文件整体编辑完成后，可以对询价文件进行发布

【发布】

●点击【发布】，将询价文件正文及物资清单一起发布到投标方平台。

询价过程中可以对询价文件的内容和时间进行变更，

【变更】

●点击【变更】，可对询价文件的内容和时间进行变更。

●编辑完成后【保存】，系统自动回到询价文件编辑状态，询价文件再次编辑发布。

●变更列表中，可查看投标方对变更回复的内容。

第二步、查看供方报价情况

功能说明：

●系统支持手动填写报价

●系统支持手动添加报价供方

操作说明：

●点击【添加供方】在合格供方库中选择报价供方。

（备注：

因各局的采购管理方式不一致，有的平台没有添加供方功能，）

●然后，依次点击供方名称后的【录入】按钮，

●依次，进行手动填写供方报价。

完成供方报价环节。

第三步、报价汇总

功能说明：

●系统自动对录入数据进行数据汇总。

第四步、评标汇总

●系统根据评标情况自动生成相关评标报告，操作人也可以对评标报告进行修改，并支持附件上传。

●评标报告编辑完成后，点击【保存】

●评标报告完成后点击【评标报告报批】，审批后可在系统内查看【评标审批结果】

定标审批通过后可以发布询价结果。

第五步、询价结果发布

功能说明：

●确定结果状态。

●确定最终中标单位。

●根据通告模板向全体参与供方发布结果。

三、合同管理

1、综述：

合同管理分为合同会签、采购合同、对账单三个页签，包括合同的创建、编辑（生成）

合同会签。

2、生成采购合同

操作说明：

点击【采购管理】进入采购合同页面。

【添加合同】

●点击【添加合同】后，弹出合同创建页面，分别选择新近中标的采购任务、中标供方和中标清单，保存后即完成合同创建。

【生成合同】

●采购会签列表显示全部等待合同会签的“新”合同记录

●点击【生成合同】进入合同会签单编制页面，

●根据模板内容填写相关信息

●保存后，发起办公平台审批，审批完成后可查看审批结果

●审批未通过，点击【修改合同】对合同内容进行修改，再次提交审批。

采购合同完成审批后进人采购合同页面。

3、合同归档：

查看审批合同

操作说明：

在采购合同页面：

●点击某条合同的【任务名称】，查看相关任务信息。

●点击某条合同的【供方名称】，查看相关供方信息

●点击【查看】，查看合同明细，合同明细页面支持打印功能，并可以查看合同的审批结果，以及相关附件。

四、分供对账单管理：

对账单：

是对供方在投标方平台编辑的对账单，进行编辑和审阅后进行确认或退回操作

操作说明：

●点击【查看】进入对账单明细。

●在对账单明细页面，审阅对账单，当对账单审阅无误后点击【确定】完成对账单的操作。

●审阅不通过时，点击【退回】对账单退回到投标方系统，供方对对账单进行重新编辑。