联合办公管理制度.docx

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联合办公管理制度

XXX联合办公管理制度

（试行）

二〇一五年编

第一章总则.............................................................3

第二章行政管理.............................................................4-8

第三章财务管理.............................................................8-9

第四章档案管理.............................................................10

第五章保密管理.............................................................10-11

第六章安全管理............................................................11-12

第七章卫生管理............................................................12

第一章总则

为了使XXX联合办公区域保持高品质的办公环境，以及从各事业部共同利益的最大化为出发点，特制定XXX办公区域管理办法，各事业部需配合严格执行，共同打造“XXX”高端资源合作社群品牌。

一、创想社事业部名称

科技事业部

网络事业部

酒业事业部

教育事业部

定制事业部

贸易事业部

创想社联合办公管理原则

1、XXX联合办公本着资源共享、节约成本、拓展业务及社交圈的目的共创想享社群品牌。

2、XXX联合办公由各事业部合伙人共同组成XXX办公理事会，共同处理XXX公共事务及参与办公区域管理工作。

3、XXX联合办公所产生的公用费用根据使用事业部门数和量进行分摊原则，在协商无法达到统一情况下采取少数服从多数原则。

第二章行政管理

一、XXX联合办公日常行政管理委托科技事业部的行政部统一进行管理，管理内容如下：

1、负责前台人员日常管理工作。

2、负责与物业公司的日常对接，针对各事业部问题统一进行反馈处理。

负责办公区域日常问题的解决与协调。

3、负责各事业部员工日常考勤管理与考核管理。

4、负责各事业部人员招聘工作，员工个人档案建档工作等认人事管理。

5、负责会议室日常管理工作，需要使用会议室的事业部，请提前预约报备于行政部根据申请先后次序进行统一安排使用。

6、负责日常办公用品采购、使用登记管理。

并负责共有财产的登记与保管。

二、人员招聘

1、人员招聘流程：

求职人员填写《面试登记表》所应聘职位主管经行面试总经理面试并做出决定

三、员工入职

1、人员入职流程：

入职人员在行政部填写《入职登记表》并提交相关证件原件经行审核复印行政部进行入职培训及办公物品的发放登记行政部领其到用人部门试用，由部门主管接受，并安排工作。

四、职员试用

1、试用期：

1-2月

2、新员工试聘期间按公司可以请事假和病假，但试聘期按请假天数顺延。

试用期上班不足三天的职员要求辞职，无工资。

3、新职员在试用期间旷工一次或迟到早退累计三次（含三次）以上，可随时解聘。

五、转正

1、用人部门主管及总经理根据该员工日常工作表现，在新职员试用期满之后一月内，做出同意转正，延长试用或不拟录用的决定。

六、提前结束试用期

1、在试用期间，对能力出色的新职员，试用部门主管可以提前结束试用期，报请总经理批准，总经理在入职登记表中签署意见

2、在试用期内，对不能适应岗位的职员，可安排在其他岗位试用或提前辞退试用职员。

3、确认员工转正后，公司与员工签订《劳动合同》，一式两份，一份交由行政部存档，一份交新职员自留，聘用日期及正式工资的起算日期自试用期满之日计算。

4、《劳动合同》按公司经营年度一年签定一次。

具体内容见《劳动合同》

七、职员培训

1、入职培训由行政部负责，内容为：

公司简介、管理规章制度的讲解；工作要求、工作程序、工作职责的说明；业务部门进行业务技能培训；

八、离职与解聘

1、职员主动离职，应提前三十天（试用期3天）向该部门主管提出书面离职申请，在未得到批准前，应继续工作，不得先行离职，否则扣发该月工资。

2、公司根据职员的表现或经营策略，需要解聘员工，应提前十五天（试用期3天）通知被解职的职员。

3、上述各种原因结束聘用或试用关系的职员，在接到正式通知后，应填写《离职登记表》做好相关交接工作领取离职证明正式离职。

九、考勤与休假

1、公司员工必须自觉遵守劳动纪律，工作时间不得擅自离开工作岗位，做与工作无关的事情（吃早餐，玩游戏等）。

外出办理业务前，须经本部门负责人同意，并告知行政部。

2、标准工作时间：

夏季作息时间（7.1-9.30）：

上午9：

00-12：

00，下午2：

00-6:

00。

冬季作息时间（10.1-6.30）：

上午9：

00-12：

00，下午1:

30-5:

30。

周一至周六为工作日，周日为休息日。

3、严格请假制度。

请假需提前一天填写请假条（特殊情况致电总经理并告知行政部），员工因私事请假1天以内的（含1天），由部门负责人批准；3天以内的（含3天），由副总经理批准；3天以上的，报总经理批准。

部门负责人请假，一律由总经理批准。

未经批准而擅离工作岗位的按旷工处理。

4、上班时间开始后5分钟至30分钟内到班者，按迟到论处；超过30分钟以上者，按旷工半天论处；超过2个小时以上，按旷工一天论处；提前10分钟以内下班者，按早退论处；超过30分钟者，按旷工一天论处。

5、迟到、早退扣20元/次；旷工一天扣200元/次，一月累积旷工2次，可随时辞退 ，扣除当月工资。

6、凡发生早退、迟到、请假、休假均不能算全勤，无全勤奖。

7、工作时间禁止做与工作无关的事情。

如有违反者罚款20元/次

8、国家法定节假日均按国家规定放假，由行政部下发具体通知。

9、病假：

经批准，因病或到医院就医不能到岗工作者，为病假。

2天（含）以内的病假可先口头请假，并报备至人事行政部门，且于事后1日内须补办请假手续。

2天以上的病假，应出具诊断证明书报行政部及主管，员工病假期间只发给基本工资。

10、员工的考勤情况由指纹打卡机与行政人员记录，行政部要秉公办事，认真负责。

如有弄虚作假、包痹袒护迟到、早退、旷工员工的，一经查实，按处罚员工的双倍予以处罚。

如有特殊原因无法进行打卡需报备至行政部进行备注说明，由行政部统一进行判定是否有效，延迟报备按迟到情况进行处理。

十、茶室、会议室的管理

1、各事业部申请使用茶室、会议室时，需明确使用时间、参加人数，活动负责人等，报备于前台，前台据其需要安排时间。

2、如遇双方及多方需同时使用，发生冲突，本着先来后到，重要、紧急优先的原则活动负责人自行协商解决。

3、各事业部员工不得私自在茶室逗留和使用，必须要经老总批准方能使用。

4、茶室的日常管理、客户接待、卫生由前台人员负责。

5、茶室为公共事务区域，为保持良好的环境，任何人不得在该区域吃饭、睡觉等一切无关事情。

第三章财务管理

一、财务人员

1、财务人员在办理会计事务中，必须坚持原则，照章办事。

对于违反财经纪律和财务制度的事项，必须拒绝付款、拒绝报销或拒绝执行，并及时向总经理报告。

2、公司资产应以列表登记编号，由各事业部自行实施 。

二、办公用具、用品购置与管理 

1、所有办公用具、用品的购置统一由行政部造计划、报经领导批准后方可购置。

2、所有用具必须统一由行政部专人管理。

办理登记领用手续、办公柜、桌、椅要编号，经常检查核对。

3、个人领用的办公用品、用具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作调动时，必须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。

4、XXX所有公摊费用由行政部财务进行清分结算，每月5号前各事业部进行核对并支付。

第四章档案管理

一、由各事业部自行管理档案，明确规定档案责任人，档案责任人（档案员）对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。

二、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由各事业部负责归档。

三、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。

第五章保密管理

一、全体员工都有保守公司秘密的义务。

在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。

二、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。

公司秘密包括下列秘密事项：

1、公司经营发展决策中的秘密事项； 

2、人事决策中的秘密事项； 

3、专有技术； 

4、重要的合同、客户和合作渠道； 

5、公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号；  

三、 违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以经济处罚，直至予以开除。

第六章安全管理 

一、根据实际需要，行政部定期组织安全检查。

二、落实防火措施，会议中心等重要场所设置的消防栓，不得用作他用，专人应定期检查消防栓是否完好无损；配备的各种灭火器，要按规定期限更换灭火药物；防火通道必须保持畅通，严禁堆放任何物品堵塞防火通道。

三、安全用电：

1、电线、电器残旧不符合规范的，应及时更换； 

2、每天下班后应将所有的办公用具断电，关闭总闸。

四、落实防盗措施：

1、办公房间无人时要关好门窗和电灯； 

2、公司财物不得随便放置，重要文件及贵重物品必须锁好； 

五、全体员工都有遵守本制度及有关安全规范的义务。

凡违章造成事故的，一律追究责任；情节严重构成犯罪的，移交司法部门追究刑事责任。

六、锁门断电每天需落实到人，前台登记持钥匙者，持钥匙者必须走最后，或交代其它人锁门断电

第七章卫生环境管理

一、XXX联合办公区域公共区域卫生（大门口、公司走廊、洗手间、员工休息室）由行政部安排保洁人员进行打扫。

办公区域卫生则由各事业部自行打扫（自行规定），并保持日常的卫生整洁。

各事业部不得将杂物、垃圾堆放于公共区域内，必须保持公共区域及办公区域的整洁卫生。

二、为保证办公环境的质量，各事业部请要求各自员工在公共区域内不能吸烟、乱丢垃圾、吐痰和槟榔，对发现以上情况的请进行相应处罚20元/次，员工吸烟区域设置在大门外楼梯间，早餐，午饭统一设置在生活区。

三、XXX公共区域形象宣传统一规划设计（包括招盘、门牌、海报、宣传墙、广告牌等），涵盖公共区域广告设计，由各事业部共同以XXX为主力制定统一风格宣传广告，以达到统一形象与文化宣传的目的，其中也会涵盖各事业部主营业务与宣传内容，费用公摊。

各事业部具体业务广告与形象VI设计，各自在自有办公区域内自行设计定制，费用自理。