档案管理制度.docx

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档案管理制度

档案管理制度

为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

1档案分类

公司档案分为行政档案、人事档案、技术档案、混气车间运行档案、维修站巡检及检修记录档案外、开发配套组档案、用户服务部档案、财务档案，根据公司的需要规定不同的档案归属不同部门保管，为使公司档案管理规范化、科学化、系统化，特制定本制度。

2档案的管理要求

档案管理人员应定期检查档案保管情况，做好记录，发现破损和字迹模糊应及时修补复制；对各类档案的移出、销毁应分别建立登记，编制目录，及时统计。

3档案管理分工

3.1行政档案：

由公司经理办公室归口管理。

行政档案的归档范围：

3.1.1公司经营管理活动中所涉及的合同、章程、协议、意向书、备忘录、验资报告、资产评估报告等规范性文件；

3.1.2公司重要的人事任命、委派文件；

3.1.3股东会、董事会文件；

3.1.4公司在经营活动中所产生的重要性文件，包括：

重要的来往公文、工作计划、情况汇报等；

3.1.5成立公司所产生的可研报告、项目建议书、营业执照、资质证书、税务证、许可证等；

3.1.6对可研报告的批复，对合同、章程及修改情况的批复；

3.1.7政府颁发的有关燃气价格方面的文件（价格调整、制定等）；

3.1.8有关燃气购买及销售方面的协议、合同文件；

3.1.9在经营中产生的贷款、抵押、担保合同等文件资料；

3.1.10管理制度、燃气安全规范、服务条例及规范等文件；

3.1.11公司在经营活动中涉及的财产、责任等各类保险单及招标书；

3.1.12公司经营所需的房屋产权证、土地所有证、租赁合同等；

3.1.13公司申请的有关知识产权方面的文件资料；

3.1.14公司股权变更所涉及的决议、批复、合同（协议）及新的执

3.1.15公司在生产管理经营活动中获得的重大荣誉等；

3.1.16其他需归档的文件资料。

3.2人事档案：

由经理办公室归口保管。

人事档案的归档范围：

3.2.1在人事工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料。

3.2.2自传和属于自传性质的材料。

3.2.3考察、考核职工工作中形成的有关材料：

民主评议的综合材料、组织审定的考察材料、定期考核材料、年度考核登记表、鉴定材料等材料。

3.2.4国民教育、成人教育（大中专）、党校、军队院校学生（学员）登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、培训结业成绩登记表、学习鉴定、学员思想小结（结业）、博士后研究人员工作期满登记表等材料。

3.2.5评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料：

专业技术职务任职资格评审表、专业技术资格考试成绩合格登记表、评审高级专业技术职务人员情况简表、业务自传、评审专业技术职务任职资格申报表、聘任专业技术职务审批表、套改和晋升专业技术职务审批表等材料。

3.2.6创造发明、科研成果鉴定材料、各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录。

3.2.7更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料：

个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。

3.2.8党、团组织建设工作中形成的有关材料。

3.2.9表彰奖励活动中形成的有关材料：

劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖（含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖）、中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批（呈报）表、先进事迹材料、先进事迹登记表、立功、受勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。

3.2.10纪律检查、监察、法院和行政管理部门工作中形成的有关材料：

处分决定、免予处分的意见、上级批复、核实（调查）报告、本人检查、交待、对处分决定的意见、撤消处分的有关材料、通报批评材料、法院判决书、复查甄别报告、决定（结论）、上级批复、离婚材料等。

3.2.11干部任免、调动、军队干部专业安置等工作中形成的有关材料：

干部任免审批表（包括所附的考察、表现情况材料）、干部调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料、公务员过渡登记表、军队转业干部审批表、授予（晋升）军（警）衔审批表、转业鉴定、定级定工资材料、退（离）休审批表等材料。

3.2.12健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：

有严重慢性病、身体残疾的体检表、工伤致残诊断书、确定致残等级的有关材料、新录用干部体检表和毕业生分配工作体检表等材料。

3.2.13办理丧事形成的有关材料：

悼词、生平、报纸报道消息、讣告、非正常死亡的调查报告及遗书。

3.2.14其他有参考价值的材料。

3.3财务档案：

由公司财务部归口管理。

财务档案的归档范围：

3.3.1公司申请银行开户的董事会批准文件；

3.3.2财务会计报告；

3.3.3会计政策变更批复文件；

3.3.4向金融机构借款的合同协议及资金拆借协议；

3.3.5重大资产处置时签署的协议及董事会决议；

3.3.6当地税务机关税收优惠政策的批文；

3.3.7其他需要归档的材料。

3.4技术档案：

由公司工程部归口管理。

技术档案的归档范围：

3.4.1厂区基础设施图纸；

3.4.2厂区生产性设备检验报告；

3.4.3竣工工程图纸、资料；

3.4.4竣工验收资料；

3.4.5各项工程审批手续；

3.4.6生产设备的使用说明书及相关合格证明；

3.4.7管网施工预算、设计说明；

3.4.8勘察报告、可行性报告。

技术档案按年限，每年年度终了与经理办公室办理移交手续。

3.5开发配套档案：

由公司经理办公室归口管理。

开发配套档案归档范围：

3.5.1公司与用户签订的管道用气合同；

3.5.3在管道开发过程中形成的文件资料。

由工程部、开发部签订的开发配套合同及散户、商业、工业、公福等合同采取随时签订随时与经理办公室办理移交手续的方式进行归档。

3.6混气车间工作表单：

由公司混气车间归口管理。

混气运行档案归档范围：

3.6.1混气设备运行记录；

3.6.2罐区巡检记录；

3.6.3锅炉房巡视记录；

3.6.4购气检斤记录；

3.6.5天然气使用气量记录；

3.6.6混气车间交接班记录。

混气车间工作表单应于每月2日前将上月工作表单进行整理、装订成册，交由经理办公室存档。

3.7维修站工作表单：

由公司维修站归口管理。

巡检及检修档案归档范围：

3.7.1维修站（服务）工作单；

3.7.2开栓点火业务登记表；

3.7.3巡线员工作日报；

3.7.4客户服务热线纪录。

维修站工作表单，应于每月2日前将上月表单进行整理，装订成册交由经理办公室存档。

4立卷归档要求

4.1公司各部门档案管理人员应即时做好档案归档分类保管工作.

4.2各部门应及时向经理办公室移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料。

4.3各部门向经理办公室移交档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交档案提供两联清单，注明移交人、监交人，各留存一联清单备查。

4.4归档案卷的总要求是：

遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

具体应做到下述几点：

（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文件应全在一立卷。

（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。

装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：

没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

5档案保管期限

5.1文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。

长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

5.2确定公司档案保管期限的原则

（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

6档案保密级别

6.1档案分一般档案和有密级档案两类。

档案密级分为绝密、机密二级。

档案的密级由档案提交人提议，经理办公室负责人核定密级。

6.2有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经办公室主任及主管领导批准。

6.3有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任及主管领导批准。

6.4对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

7档案的借阅

7.1各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。

7.2公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任批准。

7.3借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

7.4借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任批准。

7.5有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任及主管领导批准。

7.6借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

7.7借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

7.8凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

8电脑档案的管理

8.1所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

8.2各部门负责人即为电脑档案管理责任人。

9档案的鉴定与销毁

9.1经理办公室定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

9.2档案鉴定工作由经理办公室主任主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

9.3档案材料鉴定小组审定，并经总经理批准后，方可销毁。

9.4销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

10罚则

10.1凡违反本制度，无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，给予公司内部通报批评并处以50—100元罚款。

10.2公司员工违反本制度第7.4款，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。

10.3公司员工凡违反本制度7.6款，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

10.4公司员工凡违反本制度7.7款，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。

10.5档案管理员丢失、违反档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。

10.6公司员工凡违反本制度第8款，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。

11附则

11.1本制度经经理办公会通过后实施，修改时亦同。

11.2本制度由经理办公室负责解释。

11.3以往的相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。