药易通某某药业零售连锁药店解决方案doc.docx

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药易通某某药业零售连锁药店解决方案doc

药易通：

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药易通：

某某药业零售连锁药店解决方案

医药零售行业概述

医药经营企业现状

第一章：

系统规划

一、    产品简介

二、    产品特点

三、    版本介绍

四、    局域网配置方案

五、    远程连接配置方案

六、    整体构架

七、    产品优势

第二章：

系统功能

一、系统功能模块简介及业务流程

二、GSP管理

三、系统功能特色

四、设备要求

第三章：

系统实施

一、系统目标启元药业有限公司方案明细

二、方案产品及报价

三、系统运行特点

四、规范化实施

五、应用实施

医药连锁行业的概述                                                        

    2001年，我国成功加入世界贸易组织，在轰轰烈烈的市场表面现象之下沉淀了中国医药连锁经营业形成发展的理性。

如果说中国医药连锁经营业的发展源于积极的市场刺激而蔚为壮观，那么这座冰山下面所蕴含的力量是连锁经营发展的驱动力。

近一两年内，医药连锁业出现了前所未有的投资热潮，医药零售领域已成为继IT业之后的又一资本聚集新洼地，我国医药连锁经营发展何去何从也成为了大众瞩目的焦点。

    目前，包括世界排名前15位的跨国医药公司总部在内的众多国际医药企业已经进入我国，其连锁组织经营的形态远优于国内的医药流通企业。

医药产业的竞争将向“大集团、大品种、大市场”战略方向靠拢。

国家经贸委2000年底时就提出要在中国扶持建立5家至10家面向国内外市场、多元化经营、年销售额达50亿元左右、具有现代营销水平和高度文化内涵的大型医药流通企业集团。

据专家预测，在未来2—3年之后，将会有70％以上的药房纳入医药连锁企业的轨道。

相关的政策鼓励通过GSP认证的药品零售连锁企业跨地域开办连锁店；进一步营造有利于技术进步和药品创新的宏观环境；提倡零售、批发企业实行代理配送制（新特药、进口药和普药），零售企业实行连锁经营制，形成一批突出主业的多元化经营组织，实现一体化经营，降低费用，提高效率与效益。

    而医药是特殊商品，医药流通的特点是有市场准入限制，也是政府管制、行业管制、行政监督较强的行业，相应的法规、标准也日趋成熟。

在医药流通市场化的同时，行政执法机关将严格执行《药品流通监督管理办法》、GSP、《药品经营企业许可证》等验收标准。

    医药行业打破过去只能由国有资本投资医药行业的禁令，引入市场竞争机制，允许有条件的企业入市经营连锁药业，开设零售药店，各路资本相继入市抢滩，特别是我国加入WTO后，会向外资开放医药流通市场，医药流通企业将遇到更严峻的挑战。

医药行业药业主要包括四股资金力量：

一是原来已有零售基础的连锁药店；二是药品制造企业；三是传统的大国营批发商；四是其他行业资本与民营资本看准商机竞相渗入。

    在当今高度信息化的时代，医药连锁机构维系业务正常运行以及建立核心竞争力的基础之一就是拥有高效、稳定的信息系统。

可以说，没有信息化的医药连锁几乎是不可想象的。

医药连锁企业的现状

医药连锁企业随着规模的扩大，连锁结构越来越复杂，往往会有二级乃至有三级连锁机构，传统的药品经营管理模式已经不适应现代医药经营企业管理的需要，因此也就产生了大量的问题：

1.药品种类繁多。

一方面医药连锁经营企业的药品种类少则几千种，多则上万种，因此药品批次过多，效期管理工作困难，由此带来的失效损失巨大；另一方面因药品繁多，而手工操作的准确性不可能保证百分之百，所以销售统计及库存情况不准确。

2.统计数量大。

企业的零售量相当大，每天的销售数据统计、汇总相当困难，尤其对于门店端的数据，往往不能准确统计。

3.药品作为一种特殊的商品，对批次号和有效期的管理要求很高，手工操作使管理者很难及时了解哪一批次号的商品是否超过有效期，给企业带来了许多不必要的损失。

4.销售门店多。

因各销售分店库存不同、销量不同，给配送工作带来巨大难度，不是库存积压就是缺货、断货。

5.企业经营管理决策缺乏有效的数字依据，计划定制盲目、不合理，加大企业经营风险。

而在财务管理方面，财务信息滞后，财务报表的及时性差，往往需较长的时间财务报表才可使用。

6.销售前端关键业务信息收集与反馈速度缓慢。

7.连锁总部远离客户的趋势明显。

8.不能及时、准确了解各层次连锁机构的销售情况和库存情况。

9.在连锁体系中贯彻GSP认证标准会遇到重重困难；

如何合理调配企业海量的信息和复杂的销售流程？

如何整合利用各部门信息资源，加强企业管理？

如何提高生产效率，降低成本，在医药行业激烈的市场竞争中，立于不败之地？

如何在医药连锁体系中实施严格的质量管理，贯彻GSP标准？

建立高效医药连锁管理信息系统是唯一的办法。

《药易通零售连锁医药管理系统》针对我国医药经营现状的采购、库存、销售等业务与财务一体化的专业管理系统，它整合了医药连锁企业的各个环节，全面实现对人流、物流、资金流、信息流进行管理，切实实行医药连锁企业的规范化和标准化管理，为企业提供新的管理思路和方法，并为管理层提供决策依据。

第一章系统规划

一、产品简介

  《药易通零售连锁版医药管理系统》是以SQLServer大型网络数据库技术作为其程序开发的底层数据库，是专门针对我国医药企业药品经营管理而开发的医药软件产品，适用于药品销售企业进行配送及零售管理。

该系统在规范管理的基础上结合管理实践和业态趋势，集进、销、存、财务、经营分析及GSP管理为一体，充分满足医药经营企业的各种需求。

从医药经营企业的各个环节对人流、物流、资金流、信息流进行统一系统的管理。

该系统通过采购管理、库存管理、销售管理、配送管理、零售管理、财务管理及往来管理等功能模块为医药企业建立完善的经营管理平台，并通过药品进价跟踪、药品售价跟踪、销售价低于成本价报警、库存上下限报警、门店缺货通知以及自动生成配送中心请购单、决策支持等功能，为企业提供良好的信息管理渠道，最大程度的保障药品经营企业业务处理的流畅和安全，促进企业的高效运作。

    该系统具有药品销售企业所必须的批次管理及效期管理，并可对批准文号及注册商标进行管理，充分满足了医药行业的特殊需求。

该系统全面支持GSP档案管理，对药品在流通领域中全面质量管理的各个环节进行记录与管理，提供药品GSP管理、医疗器械GSP管理、库房GSP管理等标准格式报表近百余张。

    该系统可满足跨区域分布式经营业务，支持区域连锁和跨区域连锁的协同运作，支持多级配送中心模式及区域中心店模式的同时运作，可适应多种复杂业务如连锁、代销等不同经营方式的同时运作。

二、产品特点

  《药易通零售连锁医药管理系统》经过多次的版本升级，产品日臻完善，其具体特点如下：

1.稳定性  系统采用三层“客户/服务器”结构模式，有客户端、服务器端和SQLServer数据库端，运行安全、稳定。

2.安全性  系统具有完善的安全性设计，能设置多级权限控制体系，可自定义使用权限及密码，对断电等突发事件自动保护设计，确保数据安全可靠。

3.友好性  界面友好直观，可操作性强，结构清晰明了，色彩柔和，并充分考虑了人体视觉疲劳因素，即使长期使用，眼睛也不会疲劳。

4.实用性  系统具有强大实用的功能，在提供功能齐全的进、销、存、配送、财务等功能基础上，还提供了零售系列、采购系列、库存系列、销售系列等统计功能以及资产负债表、经营情况表、往来分析等报表，还有功能强大的决策支持。

5.行业性  系统除了具有医药行业使用特点外，并且全面支持GSP档案管理，提供药品、医疗器械、库房GSP管理等标准格式报表近百种。

6.可操作性  系统全面引入“傻瓜财务”的新理念，即使您丝毫不懂会计知识也可以轻松做好财务管理，全面分析整个企业的财务状况，全面监控企业每一笔资金的来龙去脉。

7.兼容性  系统提供航天金穗专用数据及用友财务软件数据接口，以打印税票和制作标准财务报表、凭证。

系统前台还支持钱箱、扫描仪、客显屏、小票打印机、条码打印机等POS设备，直接作为前台POS机使用。

三、版本介绍

《药易通零售连锁版医药管理系统》

零售连锁药店          配送单机版          配送网络版      连锁分店版

四、局域网配置方案

    《药易通药业供应链管理系统》是三层数据结构（如下图），即以SQL数据库为底层、成都天力数据服务器作为中间层、《药易通》客户端作为应用层。

方案实施过程中在保证各部分结构正确连接的前提下，可进行灵活的操作与应用。

根据公司经营模式的不同，可做如下方式的配置：

    配送单机版：

单个用户在局域网后台进行数据管理。

和分店版配合使用可以实现自动配送、自动生成缺货分析、自动生成采购需求等功能，增强了企业管理的自动化程度，提高了企业的工作效率，降低了企业的财务风险，可以满足不同规模连锁药店的需求。

该版本既可单独使用以管理独立药店，也可以作为总部管理中心与分店版配合使用，以管理连锁经营模式的药店。

    配送网络版：

多个用户在局域网后台进行数据管理。

基本功能和配送单机版相同，该版本的基本用户为3用户，可根据药店的规模不同，增加相应的用户数量，因此，只需购买一套软件，即可实现在局域网内多台电脑、多个用户同时录入数据，实现网络功能。

连锁分店版：

同一局域网内的前台进行零售管理。

该版本不能单独使用，必须配合配送单机版或配送网络版同时使用，

配送单机版/配送网络版+连锁分店版

    实施目标：

适用于大型局域网内的应用，在一个局域网内实现多台电脑同时录帐、查帐。

后台使用配送单机/网络版进行数据的全面系统的管理、前台使用分店版进行零售管理。

    版本配置：

后台安装《药易通》配送单机版/配送网络版、成都天力数据服务器版及SQL7.0/2000数据库，前台安装连锁分店版进行零售管理。

    方案说明：

该方案是作为后台管理中心配置的，当使用配送单机/网络版时，前台作零售，后台只能进

药易通通过报表设计器可以从报表中选取所需内容，自由增减与组合生成不同企业用户所需的新报表，也可以自动生成GSP报表。

13.进、销、存功能全国做得最好，这是业界承认的事实

14.久经市场洗礼和考验的品牌价值、内涵

15.多年的从事物流系统的研发专业经验

16.多年的从事医药行业的研发专业经验

17.软件在医药经营行业的大占有率

18.软件的不断提升

19.公司在全国各地的服务网络，可满足跨地区、省经营的发展

第二章系统功能

一、系统功能模块简介及业务流程

1.采购管理

1.可使用采购合同进行采购订货；

2.采购合同可多次调用；

3.采购单价使用最近进价跟踪；

4.采购入库单可进行价税反算；

5.支持双单位采购入库；

6.可根据库存下限生成采购需求，制定采购计划；

7.支持生产日期和有效日期的双日期输入方式；

8.可进行受托代销商品的帐务处理；

9.可进行采购入库、采购退货及相关报表查询；

10.单据录入时可使用数据挖掘，进行进价分析；

采购流程步骤说明:

    1、根据企业的销售和库存情况,按年、季度、月制定采购计划,采购计划由采购部门制定后,要求提交质管部、物价员、主管经理审核后才生效执行。

    2、由业务部门制定采购合同，报业务主管审批。

    3、执行采购，业务员填写购进记录。

    4、商品到货，存放于待验区，由仓管员填到货请验单，请求质检部门验收。

    5、质检员验收商品，合格商品则允许入库，不合格商品拒收，验收完成，生成质量验收记录和业务采购单草稿。

6、采购单草稿过帐，增加库存和应付帐款。

采购管理功能模块：

功能模块简介：

药品需求  是根据门店缺货通知单，经过门店配送、配送审核后，对配送中心仓库缺货的药品生成的缺货分析单，通过请购确认后自动生药品需求单，也就是请购单；也可根据配送中心仓库的库存下限报警自动生成。

采购合同  也是采购订单，可根据药品需求审核生成，或根据库存下限报警自动生成，也可直接录入。

保存后的采购合同可以被采购入库单调用。

采购入库单  根据采购入库商品的到货情况经审核后录入的单据，可根据采购合同审核产生，也可直接录入。

过账后引起库存数量、现金或应收应付款等会计科目变化。

采购退货单  采购退货单是一种相当于销售出库的单据形式。

过账后产生库存数量、现金及应收应付款等会计科目的变化。

付款单  付款单是钱流单据，付款单和采购入库单配合使用可达到钱流和物流分开处理的效果。

而付款单根据结算方式的不同可分为按单结算和按行结算。

受托代销商品  受托代销商品的处理包括：

受托代销商品入库、受托代销结算和受托代销商品退货。

采购日报表  是对选定日期当天的药品采购实际数量进行的统计报表，是采购入库减去采购退货的实际数量和金额的统计。

往来结算查询  是对选定往来单位的采购入库单的结算情况进行查询。

采购成本表  是对选定时间段内的实际采购商品的库存数量、库存金额、含税金额等进行统计与查询，还可以查看该药品的品名、规格、厂家、成本单价、含税单价和入库数量等。

2.销售管理

2.1.可使用销售合同进行销售；

2.2.销售单价支持最近售价跟踪及四个预设售价选择；

2.3.销售出库单支持价税反算；

2.4.销售价低于成本价提示；

2.5.可实现委托代销商品的帐务处理；

2.6.销售成本查询；

2.7.销售出库、销售退货及相关报表查询；

2.8.单据录入时可使用数据挖掘进行售价分析；

下图为销售出库、退货入库流程

                                      交给库房存档

1.顾客选择好购买商品后，由柜台营业员开出销售小票，顾客持小票到收银台缴款；

2.前台POS收银员，根据销售小票开据零售单，并向客户收款，顾客凭POS机打印的零售小票到柜台取货；

3.如果是局域网内的销售门店，在打印并保存零售小票的同时，单据即进行帐务处理；

4.如果是远程门店则零售单在保存并打印的同时进入零售交班报表，当一天销售完成后，对当天零售情况进行统计并零交班；

5.交接班后零售商品经过合并保存在业务草稿中，经过门店管理或收银人员审核后过帐；

6.远程门店的数据上传到总部后，经公司总部财务等人员审核后过帐，库存数量减少，同时财务人员根据交接班数据核对收银员交款金额。

主要模块功能简介:

零售开票  是门店销售药品时，由销售员或收银员开据的零售单，并根据零售单对零售业务进行收款。

支持条码、编号、拼音模糊查找等快速录入，并兼容各种POS设备。

零售退货  零售退货与零售开票极为相似，两者的不同在于，零售退货单的总金额是需要药店的收银员付还给顾客的。

零售单查询  可查询某一时间段内的所有零售单据；

零售交班报表  用于查询某一时间段内某一销售员或收银员的零售情况，并且可将查询结果通过交接后进行合法性检查，生成业务草稿。

零售日报表  用于查询选择日期当天的所有零售情况，包括已销售药品的数量、单价、金额、折扣，以及当天的销售总数量、销售总金额等。

职员零售统计报表  用于查询某一时间段内某一个销售员或收银员所经手的所有零售药品和零售退货药品的数量、单价、总数量和总金额等情况。

3.库存管理

3.1.可进行药品的拆装及组合；

3.2.可进行库存药品的自动盘点；

3.3.可对药品效期进行查询；

3.4.可对药品批次及批号进行跟踪；

3.5.可对总部、销售门店及所有仓库进行库存上下限的设置；

3.6.对达到库存上限或下限的药品进行报警；

3.7.可对某一药品在各仓库的库存分布情况进行分析；

3.8.可进行各种相关查询；

下图为“库存检查养护流程图”：

库存检查养护步骤说明:

    1、养护员定期对库存商品进行养护，填写养护检查记录和近效期催销单，如果在养护过程中发现有存在质量问题商品，则挂牌停售，填写质量复检通知单和停售通知单，送质检部门复查处理。

2、质检部门针对养护员传递的质量复检通知，对有问题的商品进行复检，如没有质量问题，则下发解除停售通知单，否则示为不合格药品，转移到不合格仓库，登记到不合格药品台帐，进入不合格商品处理程序。

主要模块功能简介:

库存成本调价单  是对药品的成本单价和库存金额进行修改，过帐后库存数量不会改变；被修改部分药品成本单价和库存金额发生变化。

报溢单  可对盈余药品进行处理，并以最近进价或成本均价作为该药品的入库成本，过帐后库存增加，增加金额记入商品报溢收入。

报损单  可对缺损药品进行处理，过帐后库存数量减少，减少金额记入商品报损科目。

出入库单  用于处理非经营性商品的出库及入库情况，出入库商品的金额记入费用合计和其他收入的相应会计科目。

库存盘点录入表  可对某个仓库库存商品的盘点情况进行录入，并生成报损、报溢单。

库存盘点（自动盘盈盘亏）  可对选择仓库的所有或部分商品进行盘点，录入较快，并能生成报损、报溢单。

商品拆装  是将多种药品进行组合，并以新的药品名称进行销售的功能，拆装单主要用于记录药品拆装、组合的出入库情况，而生产模板管理则可将每次拆装、组合的药品名称、数量、单位进行登记与记录，以便随时调用。

效期管理  是对药品的保质期，也就是到效日期进行查询，使用这一功能时系统必须使用手工指定法进行成本核算。

批次追踪查询  是对选定药品的某一批次或全部批次的出库及入库情况进行跟踪查询。

库存商品状况  是以树型结构列出所有库存药品的数量、成本均价、库存总价，并能通过多种价格显示库存总价，以及进行大小单位的转换。

也可查询某种药品在各仓库的分布情况。

库存预警管理  是对各仓库库存药品的上下限进行设定，以便及时进行药品采购补充库存，并进行各仓库间的调拨。

使用库存上限，可以有效地保持最优库存，减少库存占压，使用库存下限，可以有效保证库存余量，保碍销售；同时，根据库存情况制定采购计划。

4.配送管理

配送管理流程简介：

1.各销售门店的缺货通知单通过数据上传至总部后台管理中心的配送中心版；

2.总部配送中心的仓库管理人员根据实际库存情况通过配送流程开出同价或变价调拨单，3.通过配送审核后将缺货药品自动生成药品需求；

4.总部配送中心库管人员根据调拨单的药品种类及数据量审核确认并准备发货；

5.而药品需求单传至采购部门并据此制定采购计划，签订采购合同实施商品采购；

6.总部配送中心出库检验员对出库货物进行数量及质量检验，库管点数后由送货人员正式装车并发货；

7.此时同价或变价调拨由财务人员审核后过帐；

8.通过配送中心与门店版的数据交换，销售门店的库存数量被更新；

9.商品运抵各销售门店后，由各门店店长清点数量，确认商品数量并安排上柜，从而保证各销售门店的正常销售。

配送管理模块：

主要模块功能简介：

门店缺货通知单  是由各门店的上传数据产生的，也可由配送中心输入，通过门店缺货通知单，可以看到每个连锁门店的缺货情况和通知日期。

门店配送和配送审核  是配送中心版的特殊功能，是整个配送流程的重要部分，通过两个功能的实施可完成对销售门店缺货部分的自动配送及缺货分析的自动生成。

缺货分析  通过配送流程后缺货商品自动生成缺货分析，并生成药品需求和采购合同。

同价配送单  主要用于各仓库间的调拨，可以是配送中心库和门店库之间进行调拨，也可以是门店仓库之间进行同价调拨

物价管理  对所有药品的物价进行管理，包括调整零售价及四个预设售价，以及根据需要对药品进行统一提价或打折处理。

门店物价管理  对不同销售门店的零售价及预设售价进行不同设置，可实现不同门店不同定价。

5.财务管理

5.1.可与用友软件、金蝶软件及管理家婆标准版进行数据传输；

5.2.可录入会计凭证；

6.往来管理

6.1.可进行往来分析及明细帐薄查询；

6.2.可对应收、应付款进行调帐

7.决策支持

7.1.往来单位的销售收入、回款金额及销售毛利查询；

7.2.内部职员的销售收入、回款金额及销售毛利查询；

7.3.现金回款额全面系统的分析；

7.4.商品、客户、部门、职员、片区、仓库及门店销售排行；

7.5.商品销售情况进行分布查询；

7.6.单品分析；

7.7.药品售价及进价分析；

7.8.库存结构及库存药品分布分析；

7.9.药品进、销、存情况的全面分析；

7.10.滞销商品全面定交及分析；

8.各模块通用功能

支持多帐套功能；

支持编号、全名、拼音模糊查询方式；

期初录入支持快速定位方式；

查询支持过滤功能；

支持打印单据自行定义功能；

支持自定义条码的打印；

支持移动加权平均、后进先出、先进先出及手工指定法四种成本核算方法；

支持对每个用户的单据使用权限、录帐权限、查询权限及其它权限有分开设置功能；

支持远程数据传输、远程登录功能；

支持对管家婆用户数据的无缝升级；

会员卡管理及设置；

与航天金穗软件实现数据接口；

药品信息可实现同名药品管理；

二、GSP管理

1.    GSP认证

GSP是英文GoodSupplyPractice的缩写,意即良好供应规范,中文译为医药商品质量管理规范。

是1992年，原国家医药管理局颁布的，共10章72条，1993年中国医药商业协会编辑《医药商品质量管理规范实施指南》对GSP的内容作了详细的阐述和解释。

综合归纳GSP及其指南，其主要内容是，医药商品进、存、销三个环节确保质量所必备的硬件设施、人员资格及职责、质量管理程序和制度及文件管理系统，它是医药经营企业商品质量管理的基本准则。

2.    GSP管理在药易通中的实施

药易通全面符合GSP管理工作流程，提供GSP管理的所有相关报表，对药品在流通领域中全面质量管理的各环节进行记录与管理，并将GSP管理贯穿于整个管理系统功能模块之中，贯穿于整个业务流程之中，贯穿于整个组织机构的每个岗位之中。

GSP管理在系统业务流程控制中的体现

●首次经营品种、企业的管理

●采购记录

●验收标准管理

●库存药品的养护

●出库复核

●批次号跟踪管理

●退货管理和质量投诉

●人事管理

●质量检验中的化验报告、检验、程序

系统将GSP认证标准融入到系统业务流程的各环节之中，通过以上的专项管理，分别在采购、验收、存储、养护、配送、销售等环节设置管理控制点，这样也就能保证医药连锁企业的业务流程能符合GSP认证的标准。

GSP单据按最新标准通过国家药监局GSP认证达标企业的批发、零售单据作为样本，提供了近百种GSP报表、单据。

1、    验收管理

首营品种审批表            首营企业审批表            质量保证协议

购进进口药品验证申验表    购进外地药品验证申验表    采购计划

采购合同                  购进记录表                药品到或请验单

药品质量验收记录          入库通知单                药品抽样验收记录

化学试剂质量验收记录      针剂澄明度检查记录          医疗器械质量验收记录

玻璃仪器质量验收记录    进口药品验收记录    药品拒收报告单

1.    储存与养护

库存药品养护检查记录      近效期药品催销表            药品质量复检通知单

药品停售通知单            解除停售通知单              养护室留样观察记录表

中药/饮片在库养护记录      药品养护档案表              药品化验原始记录

药品质量档案              养护质量报表                药品季度质量信息报表

近效期药品标志牌