总经办部门职能.docx
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总经办部门职能
总经办部门职能
一、贯彻、落实党和国家各项方针政策、法律、法规。
二、督促、检查各部门贯彻落实公司决策、决议和总裁、总经理决定情况。
三、撰写总裁、总经理授意的各项文字材料。
四、组织做好公司会务工作（大型会议、高层领导会议、每周例会）、文体活动。
五、对公司各部门的廉政建设工作进行监察。
六、编制、完善、执行、督导公司各项行政制度。
七、公司办公用品（含营运、促销品）的采购及管理，严格控制办公成本。
八、建立、维护与政府各职能部门、社会团体、合作企业的关系。
九、公司相关证照的办理与年审。
十、全面负责公司法律事务。
十一、完成各项接待、检查任务。
十二、收集、提交员工建议。
十三、公司印鉴、证明信、介绍信的管理；公司函电的收、发；公司车辆的管理工作；员工宿舍的管理。
十四、公司档案管理。
十五、公司办公区域的管理。
十六、完成总裁或总经理交办的其他工作。
总经办组织机构
主任
主任助理
车队长
内勤主管
秘书（两人）
司机（两人）
内勤文员
档案管理员
外勤主办
行政助理
前台文员
清洁员
外勤文员
注：
1、本部门人员编制为11人，增加两人共13人，分别为档案管理员岗和行政助理岗；
2、其中秘书岗和司机岗为两人；
3、主任助理兼任内勤主管（目前）；
4、外勤主办兼任外勤文员（目前）。
岗位说明书
岗位名称：
主任定员：
1人所辖人数：
12人
所属部门：
总经办直接上级：
总裁助理
序号
项目要素
具体内容
1
工作概述
全面负责总经理办公室工作，处理相关外联事务
2
任
职
资
格
学历及专业要求
本科以上学历，企业管理及相关专业毕业
工作经验要求
三年以上大型企业行政管理相关工作经验，有大型零售业管理经验者为佳
执业、技术资格要求
能力要求
具有较高的组织、计划、协调、理解、判断能力；具备较强创新能力、实施运作能力和社交能力
辅助技能
熟练的计算机操作技能；C牌驾照
素质要求
具有良好的职业道德，坚持原则，秉公办事，保守秘密，工作勤奋，效忠公司，开拓进取
身体状况
良好
3
工作职责
（1）督促、检查各部门对公司办公会、总裁、总经理决定的贯彻执行。
（2）根据总裁、总经理指示，组织做好会务工作。
（3）组织起草总经理授意的综合性工作计划、总结和工作报告。
（4）组织办公用品的订购和管理工作，严格控制办公成本。
（5）编制、完善、执行公司各项行政制度。
（6）下达、指导、监督、检查本部门各项工作的完成情况。
（7）对本部门员工进行培训、考核、培养及工作鉴定。
（8）妥善安排公司办公间的分配，检查各部门文明办公情况。
（9）组织本部门的质量认证工作。
（10）按政府职能部门、社会团体等要求组织开展相应工作。
（11）组织接待外来检查。
（12）督促公司相关证照的办理和年审。
（13）组织做好来客接待和车辆使用、管理工作。
（14）协调公司各部门开展工作。
（15）按时完成公司领导交办的其他工作。
岗位说明书
岗位名称：
主任助理定员：
1人所辖人数：
人
所属部门：
总经办直接上级：
总经办主任
序号
项目要素
具体内容
1
工作概述
协助总经办主任开展公司行政事务管理工作
2
任
职
资
格
学历及专业要求
大专以上学历，企业管理及相关专业毕业
工作经验要求
二年以上大型企业行政管理或相关管理工作经验
执业、技术资格要求
能力要求
具有较高组织、协调、理解、判断能力；具有较强实施运作和社交能力
辅助技能
熟练的计算机操作技能
素质要求
具有良好的职业道德，坚持原则，秉公办事，保守秘密，工作勤奋，效忠公司，开拓进取
身体状况
良好
3
工作职责
（1）协助总经办主任开展部门的日常事务管理工作。
（2）协助主任控制办公费用，定期对各项费用进行核查。
（3）分管公司的党、工、团工作。
（4）拟定公司各项行政管理制度。
（5）组织公司大型文体活动。
（6）总经办文件的起草；各项文件的部门内部传阅。
（7）按政府职能部门、社会团体等要求开展公司的相应工作。
（8）协调好部门员工间的关系及本部门与其它部门的关系。
（9）收集、提交员工建议。
（10）员工宿舍的安排、管理。
（11）统计本部门的考勤。
（12）按时完成公司领导交办的工作。
岗位说明书
岗位名称：
行政助理定员：
1人所辖人数：
人
所属部门：
总经办直接上级：
总经办主任
序号
项目要素
具体内容
1
工作概述
协助总裁助理开展日常事务工作
2
任
职
资
格
学历及专业要求
本科以上学历，中文/文秘/行政管理相关专业毕业
工作经验要求
二年以上大型企业文秘/行政工作经验
执业、技术资格要求
能力要求
较强的公文写作、社交和沟通协调能力；懂法律知识；熟悉商业企业的规范运作
辅助技能
熟练的计算机操作技能、良好的英语口头表达能力
素质要求
作风严谨，谦和谨慎，保守秘密，遵守职业道德，原则性强
身体状况
良好
3
工作职责
（1）协助总裁助理做好日常事务工作。
（2）进行工程项目的资料收集，为领导决策提供信息。
（3）各类呈报总裁助理的文件资料、相关函电的处理及文书档案的管理。
（4）配合总裁助理进行相关对外事务的开展。
（5）部分文书、报告、合同等文字材料的起草、校核。
（6）法律事务办理的配合与跟进。
（7）按时完成部门领导交办的其它工作。
岗位说明书
岗位名称：
秘书定员：
2人所辖人数：
人
所属部门：
总经办直接上级：
总经办主任
序号
项目要素
具体内容
1
工作概述
协助总裁、总经理处理日常行政事务性工作
2
任
职
资
格
学历及专业要求
大专以上学历，中文/文秘/行政管理相关专业毕业
工作经验要求
一年以上文秘/行政工作经验
执业、技术资格要求
秘书资格证（中级以上）
能力要求
较强的公文写作能力；熟悉商业企业的规范运作；具有较强的社交能力和协调能力
辅助技能
熟练的计算机操作技能；较强的英语口头表达能力
素质要求
作风严谨，谦和谨慎，保守秘密，遵守职业道德，原则性强
身体状况
良好
3
工作职责
（1）合理安排总裁、总经理的日程，对重要事项及时予以提醒。
（2）协助做好会务工作（会议纪录/记要）。
（3）根据领导要求，起草文字材料。
（4）做好公司印鉴、证明信、介绍信的使用保管工作。
（5）做好总裁、总经理的来访接待工作。
（6）各类呈报总裁、总经理的文件资料的分类、传递。
（7）总裁、总经理相关函电的处理。
（8）总裁、总经理相关文件资料的管理。
（9）根据总裁、总经理指示对相关工作进行跟进和督办。
（10）按时完成总裁或总经理、总经办主任交办的其它工作。
岗位说明书
岗位名称：
外勤主管定员：
1人所辖人数：
人
所属部门：
总经办直接上级：
总经办主任
序号
项目要素
具体内容
1
工作概述
办公用品的采购管理、部分公司对外联络事务和后勤服务保障工作
2
任
职
资
格
学历及专业要求
大专以上学历，企业管理及中文等相关专业毕业
工作经验要求
二年以上公司行政事务管理经验、熟悉政府部门办事程序
执业、技术资格要求
能力要求
具有较强的协调能力、较高的办事效率、社交能力和对工作理解落实能力
辅助技能
计算机操作熟练；C牌驾照
素质要求
具有良好的职业道德，清正廉洁，维护公司利益，保守秘密，勤恳务实
身体状况
良好
3
工作职责
（1）对公司各部门办公用品的使用情况进行汇总分析，报总经办主任。
（2）每季度对议定价格的办公用品至少作一次市价调查以及时做出价格调整。
（3）对采购商品的质量进行监督。
（4）及时交纳公司部分相关对外费用。
（5）收集、整理职责范围内的相关法律事务资料，处理简单的相关业务纠纷。
（6）安全、准确、及时地送达公司对外文件资料，并严守公司秘密。
（7）完成公司领导交办的其它临时性工作。
岗位说明书
岗位名称：
外勤文员定员：
1人所辖人数：
人
所属部门：
总经办直接上级：
外勤主管
序号
项目要素
具体内容
1
工作概述
部分对外联络事务和后勤服务
2
任
职
资
格
学历及专业要求
大专以上学历，企业管理、中文等相关专业毕业
工作经验要求
二年以上公司行政事务工作经验；熟悉政府部门办事程序
执业、技术资格要求
能力要求
具有较强的协调能力、较高的办事效率和对工作指示的理解能力
辅助技能
计算机操作熟练
素质要求
具有良好的职业道德，清正廉洁，保守秘密，勤奋踏实
身体状况
良好
3
工作职责
（1）每月定期进行办公用品的集中采购。
（2）按时完成公司领导交办的临时采购任务。
（3）公司各种证照的办理及年检。
（4）安全、准确、及时地送达公司对外文件资料，并严守公司秘密。
（5）办公设备的维护。
（6）完成公司领导交办的其它临时性工作。
岗位说明书
岗位名称：
内勤主管定员：
1人所辖人数：
2人
所属部门：
总经办直接上级：
总经办主任
序号
项目要素
具体内容
1
工作概述
公司内勤管理
2
任
职
资
格
学历及专业要求
大专以上学历，企业管理及中文等相关专业毕业
工作经验要求
二年以上大型企业行政事务特别是后勤事务工作经验
执业、技术资格要求
能力要求
具有较高组织、计划、协调、理解、判断能力；具有较强创新能力、实施运作能力和社交能力
辅助技能
计算机操作熟练
素质要求
具有良好的职业道德，坚持原则，秉公办事，保守秘密，工作勤奋，效忠公司。
身体状况
良好
3
工作职责
（1）监督各分店、各部门办公用品的使用情况。
（2）总经办文件的发放、归档。
（3）做好质量管理体系文件的编写、控制及相关沟通工作。
（4）印刷品的订制、管理。
（5）定期检查总务仓库的库存情况。
（6）员工工服的订做、采购。
（7）员工宿舍管理工作的检查、指导。
（8）办公区绿化的安排。
（9）安排公司办公区域的分配，检查各部门文明办公情况。
（10）定期联系清洁公司对总部办公区域内的地毯等进行清洁。
（11）完成部门领导交办的其他工作。
岗位说明书
岗位名称：
内勤文员定员：
1人所辖人数：
人
所属部门：
总经办直接上级：
总经办主任
序号
项目要素
具体内容
1
工作概述
公司内勤事务工作，包括办公用品、办公设备、固定资产的综合管理，总务仓库的使用与管理等工作
2
任
职
资
格
学历及专业要求
行政管理、中文、经济管理类大专以上学历
工作经验要求
具有二年以上商业企业相关工作经验
执业、技术资格要求
能力要求
具有较强的协调能力、较高的办事效率和对工作指示的理解能力
辅助技能
熟悉办公室电脑操作
素质要求
具有良好的职业道德，清正廉洁，维护公司利益，保守秘密，勤恳务实
身体状况
良好
3
工作职责
（1）每月根据各分店各部门递交的《办公用品申购计划表》进行汇总。
（2）做好办公用品和办公设备的领用、报废工作。
（3）公司办公用品的日常管理工作。
（4）总务仓库的管理。
（5）员工宿舍的管理。
（6）报刊杂志的订阅和综合管理。
（7）完成部门领导交办的其他工作。
岗位说明书
岗位名称：
档案管理员定员：
1人所辖人数：
人
所属部门：
总经办直接上级：
总经办主任
序号
项目要素
具体内容
1
工作概述
公司档案及文件资料的管理工作
2
任
职
资
格
学历及专业要求
档案管理、管理类大专以上学历
工作经验要求
具有一年以上档案管理相关工作经验
执业、技术资格要求
能力要求
具有档案管理基础知识、工作细心
辅助技能
熟悉办公室电脑操作
素质要求
具有良好的职业道德，坚持原则，秉公办事，保守秘密，工作勤奋，效忠公司，开拓进取
身体状况
良好
3
工作职责
（1）收集公司分散在各部门和个人手中的文件、资料，进行整理立卷保存。
（2）做好公司立卷档案的鉴定和保存期限的界定。
（3）对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等情况随时以表册形式进行登记和统计。
（4）对所管理的档案文件资料编制目录、卡片、索引等。
（5）建立档案借阅管理制度。
（6）做好公司领导临时交办的事项。
岗位说明书
岗位名称：
前台文员定员：
1人所辖人数：
人
所属部门：
总经办直接上级：
总经办主任
序号
项目要素
具体内容
1
工作概述
前台来访接待、复印机管理、文件打印
2
任
职
资
格
学历及专业要求
大专以上学历
工作经验要求
一年以上公司前台工作经验
执业、技术资格要求
能力要求
具有较强的协调能力、处事应变能力；良好的语言表达能力
辅助技能
计算机操作熟练、良好的英语口语表达
素质要求
具有良好的职业道德，形象大方，勤恳务实
身体状况
良好
3
工作职责
（1）来访的接待、登记。
（2）来电的接听、转接。
（3）报纸的收、发。
（4）复印机的使用、管理和简单维护。
（5）饮用水的订换。
（6）传真件的收发及传递。
（7）文字材料的打印。
（8）完成部门领导交办的工作任务。
岗位说明书
岗位名称：
车队长定员：
1人所辖人数：
人
所属部门：
总经办直接上级：
总经办主任
序号
项目要素
具体内容
1
工作概述
车队管理、车辆管理和维护、安全出车
2
任
职
资
格
学历及专业要求
高中以上学历
工作经验要求
二年以上深圳专职驾驶经验
执业、技术资格要求
B牌驾照
能力要求
熟悉珠三角交通路线情况；具有较强的行车应变能力；具有较强的沟通协调能力
辅助技能
懂得车辆的维护、保养
素质要求
具有良好的职业道德，任劳任怨，保守秘密，服务意识强
身体状况
优秀、能适应经常性加班
3
工作职责
（1）协助做好车队的日常管理和司机的管理。
（2）按照总经办的要求合理安排出车，保质保量地完成出车任务。
（3）组织司机学习交通法规和业务技术，做好车辆维护、保修工作。
（4）对各项车辆费用支出进行控制。
（5）组织落实车辆证件的办理和年检工作。
（6）认真完成部门领导交办的其他工作。
岗位说明书
岗位名称：
司机定员：
2人所辖人数：
人
所属部门：
总经办直接上级：
总经办主任
序号
项目要素
具体内容
1
工作概述
安全出车，并做好车辆的维护和保养
2
任
职
资
格
学历及专业要求
高中以上学历
工作经验要求
二年以上深圳专职驾驶经验
执业、技术资格要求
B牌驾照
能力要求
熟悉珠三角交通路线情况、具有较强的行车应变能力
辅助技能
懂车辆维护、保养
素质要求
具有良好的职业道德，任劳任怨，保守秘密，服务意识强
身体状况
优秀、能适应经常性加班
3
工作职责
（1）服从总经办的调度。
（2）严格遵守交通法规，确保行车安全。
（3）定期进行车辆的保养、维护、检查。
（4）保管使用车辆的一切工具及各种证件。
（5）了解车辆机械性能，能够进行简单的小修项目。
（6）完成出车任务后，认真清洗车辆、安全停放车辆。
（7）认真完成部门领导交办的其他工作。
岗位说明书
岗位名称：
清洁工定员：
1人所辖人数：
人
所属部门：
总经办直接上级：
总经办主任
序号
项目要素
具体内容
1
工作概述
办公区的清洁工作
2
任
职
资
格
学历及专业要求
初中以上学历
工作经验要求
一年以上写字楼的清洁工作经验
执业、技术资格要求
能力要求
干事利索、细心
辅助技能
素质要求
诚实，任劳任怨，服务意识强
身体状况
优秀
3
工作职责
（1）日常办公区域的清洁。
（2）配合花木公司对公司花木进行保养。
（3）完成部门领导临时交办的工作任务。
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