费用报销管理制度.docx

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费用报销管理制度

费

用

报

销

管

理

制

度

二零一二年七月

棕榈园林股份有限公司

费用报销管理制度

编制

审核

批准

版本号/生效日期

财务部

总裁办

人力资源部

V1.1/2012年7月1日

目录

一、费用报销管理制度总则…………………………………………1

二、费用报销财务规范……………………………………………3

三、办公费等行政费管理规定……………………………………6

四、培训费、福利费管理规定……………………………………10

五、其他费用管理规定……………………………………………12

棕榈园林股份有限公司

费用报销管理制度总则

第一条目的

为加强公司的费用管理，严格控制费用开支，规范成本费用的报销及审核流程，根据会计基础工作规范化和财务管理的要求并结合公司的实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于总公司、分公司及全资子公司。

各控股、参股公司可根据本制度，结合自身实际情况制定具体制度。

第三条各部门职责

（1）财务部：

负责制定费用报销管理制度及审批流程，对费用报销进行审核，办理现金的预借支业务及报销事宜。

（2）总裁办负责制定办公费、会议费、车辆费、差旅费的费用管理办法及对办公费—装修费、大型会议费、车辆费用进行审核；人力资源部负责制定福利费、培训费的费用管理办法及费用审核；企业文化部负责公司各俱乐部费用标准的制定及费用审核。

（3）各部门：

在预算范围内对本部门费用发生进行控制，并对费用报销进行严格审核。

第四条费用管理原则

（1）费用管理必须坚持预算管理、统一核算、限额审批、超支报批的原则。

费用按照部门统一归口，分工负责与分级管理相结合的原则，实行预算管理。

（2）对于一次性支出金额较大的项目原则上采用招标方式确定供应商，由归口管理部门、财务部组成招标小组进行评标。

采用招标方式交易的项目主要有：

办公装修、办公家具购置、办公设备、广告宣传、期刊印刷、礼品制作等。

第五条费用范围

本制度所称费用，包括：

企业为组织生产经营过程中所发生的各种费用，包括差旅费、业务招待费、办公费、车辆费、培训费、会议费、中介机构服务费、广告宣传费。

固定资产（1500元以上）购置、低值易耗品（500元以上）以及集中采购等不在本制度规范。

第六条附则

本制度由公司总裁办负责解释和修订。

本规定自总裁签发之日起生效，原有相关细则、规定、通知、办法等制度同时废止，相关事项以本规定为准。

棕榈园林股份有限公司

费用报销财务规范

第一条总则

为进一步规范成本费用的报销及审核流程，公司财务部根据会计基础工作规范化和财务管理的要求并结合公司的实际情况，特制定本制度规范。

第二条费用发生

（1）各部门应根据生产经营需要在预算范围内进行费用开支，对于涉及业务招待费、差旅费，应事先经部门领导或分管领导批准后进行。

公司层面组织的培训费用统一归口为公司人力资源部，由人力资源部申报预算经批准后进行。

（2）员工因公出差或购物需预借现金或申请转账支票的，需按照借款审批管理的相关规定办理借款手续。

报销时，再按照费用报销流程进行办理，并冲销借款。

第三条费用报销审批流程

各部门严格按照各自权限范围内进行审批，不得越权审批。

总部职能部门的审批权限人为分管副总裁，对于超过限额的费用的具体审批权限人为公司总裁。

各业务体系的分部总经理或院长为分部费用的审批权限人，对于超过限额的费用的具体审批权限人为各分管副总裁及公司总裁。

具体审批流程以公司流程审批为准。

第四条费用报销审核规定

（1）财务部负责费用报销的审核，对于涉及办公费、培训费、会议费、车辆费、员工工资及福利费，由总裁办、总部人力资源部门或区域行政及人力资源部按照费用归口进行审核后，再交由财务审核报销。

（2）审核内容包括：

费用报销是否经费用发生部门负责人或分管领导审批；需归口管理部门复审的费用是否已经审核；审批权限是否在合法授权范围及额度内；报销内容是否符合公司规定；报销凭证是否真实、合法、齐全；报销凭证的填写、粘贴是否符合财务规范等。

（3）费用审核原则上应在收到报销凭证3个工作日内完成，审核完毕由审核人签名。

对于不符合规范的单据，将退回修正后再重新审核。

第五条费用报销规范

费用经办人原则上应在费用发生后的当月填制报销凭证，月末28日前必须把当月28日前发生的所有费用单据收集粘贴好，履行报销手续；28日以后的单据推迟至下月报销。

除上述外下月不再报销上月的费用，特殊情况必须向财务部门提出申请，对于费用跨年（以原始报销凭据开具的时间为限）报销而无正当理由的，财务部门有权拒绝接收，不予报销。

第六条单据使用

费用报销统一使用公司制定的各类报销凭证和粘贴单，并根据费用性质不同选择正确的报销单据：

一般费用报销需填制《费用报销单》；对于车辆油费、路桥费、停车费等应填写《出车费用报销单》；因公到外地出差的，一律用《差旅费报销单》。

对特定用途的款项、暂未取得发票但已知道明确的用款金额，申请用款时需填写《用款申请单》。

第七条报销凭证要求

报销人将原始票据（正规发票）粘贴规整后，填制费用报销单。

费用报销单上需写明报销人、报销日期、报销人所属部门、报销事由、后附单据数量（以发票张数为准）及报销金额。

其中报销金额大小写需相符，且费用报销单表面不得涂抹。

（1）交际应酬费报销需注明招待时间及原因；交通费需注明日期、起止地点及事由；报销办公用品应在发票后附明细清单并应有证明人签名；报销零星材料应在发票后附材料清单并有收货人签名；车辆费用报销需有用车人签字证明，有各地车辆管理人员签字；固定费用支出，如房屋租赁费、办公业务类合同等需附合同原件（复印件）及发票原件，合同由财务部留存一份作为审核依据；在报销单封面上需详细注明，如“**小区*栋*单元*号楼”房租费。

会议费报销需附会议通知以及会议议程。

（2）报销单一律用黑笔填写，不得用圆珠笔或蓝笔填写；正确填写大小写金额，合计小写金额前写上符号“￥”，大写金额前面封顶时写上符号“⊕”，中间和末位如为0，必须写上大写的“零”。

例：

合计：

￥1,409.80元

大写：

⊕万壹仟肆佰零拾玖元捌角零分

（3）各类票据呈鱼鳞状整齐、牢固地粘贴在粘贴单上，每张粘贴单所粘贴票据不得过厚，不得超过粘贴单大小，粘贴顺序为“从上到下、从左到右”。

差旅费按票据内容依次粘贴在一张粘贴单上；出租车票将外出一来一回两张车票连续粘贴一起，并在每张车票背面写明事由和经手人；进餐发票分次按票面金额从大到小按顺序粘贴，上面附费用报销单；日常办公及杂费项目按业务内容和经费类别归类粘贴票据。

（4）对于粘贴不符合要求的单据，财务部有权退回，重新办理。

第八条附则

本制度由财务部负责解释和修订。

本规定自总裁签发之日起生效，原有相关细则、规定、通知、办法等制度同时废止，相关事项以本规定为准。

棕榈园林股份有限公司

办公费等行政费管理规定

第一条目的

为进一步规范公司办公等行政费用的发生、报销并积极控制费用，总裁办根据公司制度及实际情况，特制订本制度。

第二条办公费

办公费，包括办公用品、办公房屋租金、办公场地水电杂费、印刷费等；

（一）办公用品类统一由总裁办和区域行政指定专人进行控制与管理，采取“计划管理和集中发放”原则：

即定期上报办公用品需求计划，集中采购、集中发放。

各部门申请购置办公用品时，需注明用途、数量、规格型号，经部门负责人审批后，报总裁办/区域行政统一采购。

原则上各部门不得单独采购办公用品。

各部门若需采购临时急需的办公用品，由各部门办公用品管理员填写《办公用品购置申请表》，并在备注栏内注明急需采购的原因，经部门负责人审定同意后，交总裁办/区域行政办公用品管理员，报行政负责人审批同意后，实施采购任务。

（二）笔记本外壳及内页，大、中、小信封、小牛皮纸信封，厚、薄档案袋，棕榈手提袋的印刷由总裁办负责。

总裁办指定专人负责以上用品的印刷及管理，每次印刷前，需收集各部门的需求，汇总后，报行政负责人审核，方可进行印刷。

（三）总裁办办公用品管理员必须清楚地掌握办公文具用品库存情况，每月、每季度盘点一次，并填写《办公用品盘点表》，要求做到帐、物一致。

印刷品管理员每月需填报以上印刷品的领、发、存报表，按部门分类归档，报送各有关部门。

各部门办公用品管理员负责本部门的办公用品发放及个人领用台账管理工作，并按规定填写《办公用品领用登记表》（附表四），领取办公用品者要签字；严禁先借后领的行为。

（四）报销办公用品需有具体物品的数量、名称，如发票上写的是“办公文具一批”，则需附上文具清单，清单内容包含品名、数量、单价、金额等。

报销时，需有收货人签收，或有证明人签字，经部门主管审核后交财务部审核。

第三条办公室装修费

公司对于大额装修费用（10万以上），应将装修明细、供应商选择过程及装修费用等应先制定专项装修预算方案，经过相关部门进行审核，行政副总裁/总裁审批后，方可按照程序进行装修、请款。

装修供应商确定需通过货比三家或招标程序确定供应商。

每次申请装修费用的报销，应提供附有双方签字盖章的合同或协议、进度确认或验收签证，按付款金额开具的发票。

第四条修理费及房屋租赁费

对于公司日常发生的修理费、房屋租赁费，提供附有双方签字盖章的合同或协议，按付款金额开具的发票。

财务部对于费用需审核附件是否齐全，申请支付的款项是否符合合同条款的规定，所开发票单位是否与合同签订单位一致。

第五条车辆费用

（一）车辆费用包括车辆修理费、油费、养路费、车辆保险费、车辆税金、验车费等。

本制度规范包括使用公司车辆费用、外请车辆及车辆费用补贴。

具体车辆使用规范及具体的补贴标准以总裁办《车辆管理制度》为准。

（二）使用公司车辆费用包括车辆修理费、油费、养路费、车辆保险费、车辆税金、验车费等。

报销油费、路桥费、停车费应填写《出车费用报销单》，报销车辆修理费、验车费、车辆税金等应填写《费用报销单》。

车辆费用报销需各地车辆管理人员签字确认后方可报销。

车辆费用报销应取得合法的报销凭证，并统一抬头为公司。

对于公司车辆，需在报销时注明车牌号。

（三）公司外请车辆需按照总裁办的规定进行，由经办部门提交申请，统一由总裁办/区域行政对外办理。

报销时需取得合法的发票，由经办部门报销。

（四）对于采取定额标准报销的车辆费用，可以采取简化流程，直接经财务经理审核后在额度范围内报销即可。

其他车辆费用经部门负责人/主管升级审核后，需报总裁办/区域行政审核、财务经理审核后，主管副总裁/区域负责人审批后报销。

第六条会议费

（一）公司组织大型会议，包括年会、上市周年会等，由总裁办统筹安排，并提前编制详细的会议计划、预算方案等，经总裁办负责人、财务部审核，报分管副总裁、总裁审批后方可实行。

报销会议费用时，必须附有①会议经费预算；②会议通知，内有会议时间、地点、参加会议人员、会议内容、会议议程；③到会人员签到表或照片；④会议发票等，对于会议期间发生的餐旅费应和会议费一同报销。

（二）各区域组织年会、相关庆典活动等，由各区域需提前编制详细的会议计划、预算方案等，经区域负责人、财务部审核，经事业部总经理审批后，报公司总裁办备案。

报销时，必须附有①会议通知或会议纪要，内有会议时间、地点、参加会议人员、会议内容、会议议程；②到会人员签到表；③相关正规发票等，对于会议期间发生的餐旅费应和会议费一同报销。

（三）员工对外参加的会议，首先需经部门负责人批准后方可参加，如无部门负责人批准，则相关餐旅费及会议费由个人承担。

应该附有①会议通知；②会议召开方开具的合法发票；对于会议期间发生的餐旅费应和会议费一同报销。

第七条市内交通费

市内交通费是指业务驻点城市内发生的巴士、电车、地铁、其他公共交通工具或的士费用。

市内因公外出原则上自行解决交通工具，应优先选择公共交通工具据实报销交通费用（特殊情况须乘出租车须事先征得部门负责人同意），报销时提供真实、合法票据，并在票据背面注明事由、起止地以及乘坐出租车的原由。

第八条旅游费

旅游费是指员工入职一定时间以上享受的福利性质费用，各单位须在调配好工作的前提下参加旅游活动，此类活动主要强调跨部门横向沟通、交流，故提倡跨部门组织人员联合出游。

（一）时间安排：

旅游活动每两年一次，旅游时间为5个自然日内，原则上与周末联系使用；如超出以上时间规定的，将在员工个人年假或加班中抵扣。

每位员工每两年享受一次旅游，如在现工作单位参加了旅游的，不再参加调动后部门的旅游。

（二）人员范围：

在公司工作满一年以上的正式员工。

（三）旅游费用：

人均2000元，旅游费用不足部分由员工个人承担。

所有不能参加旅游活动的员工均不发放补贴。

（四）所有旅游活动由总裁办或区域行政根据各单位实际工作情况定期组织。

各单位在组织以上活动前须呈交《考察/旅游活动申请表》（详见附件），经相关部门审核后，由分管副总裁及总裁审批后，方可进行相关考察/旅游活动。

（五）旅游费的金额、发生必须由员工所在分支机构或职能部门的总裁办进行初步审核，具体核定报销标准以总裁办核定为准。

然后再按费用报销流程进行审批签字后交由财务部报销。

（六）取消原来规定的每年两次的部门活动。

第九条附则

本制度由总裁办负责解释和修订。

本规定自总裁签发之日起生效，原有相关细则、规定、通知、办法等制度同时废止，相关事项以本规定为准。

棕榈园林股份有限公司

培训费、福利费管理规定

第一条目的

为进一步规范公司培训费、福利费的发生、报销并积极控制费用，人力资源部根据公司制度及实际情况，特制订本制度。

第二条培训费

经总经办会议决定，人力资源部对全公司培训工作进行统筹管理。

培训包括公司公开组织的培训以及各部门自行组织的培训，各部门自行组织培训主要指对外参加的培训。

培训费用统一由人力资源部进行统筹报销，应该附有①培训或会议通知；②培训批准单；③培训费、餐费、住宿费发票。

第三条医药费报销

事业部员工发生的医药费报销由员工所在区域/单位人力资源部核定报销标准，职能部门员工发生的医药费报销由总部人力资源部核定报销标准。

然后再按费用报销流程进行审批后交由财务部报销。

医药费发票抬头可开具公司或个人。

第四条误餐补贴

由于餐费补贴按规定标准以补贴形式计发在员工每月工资薪酬中，无特殊原因，不再另行报销误餐费和员工聚餐费用。

驻外地工程人员午餐补贴按差旅费误餐补助（驻外餐费）标准报销；员工出差及请假（包括病假和事假）期间，应按规定扣除午餐补贴。

对于员工加班餐费标准严格控制在公司统一补贴标准范围内，报销加班餐费时应注明加班人，加班时间段。

原则上员工加班到晚7点以后方可报销加班餐费。

第五条通讯费

通讯费按规定标准以补贴形式计发在员工每月工资薪酬中，无特殊原因不再另行报销。

第六条其他福利费

其他福利费报销必须由员工所在分支机构或职能部门的人力资源部进行初步审核，然后再按费用报销流程进行审批签字后交由财务部报销。

第七条附则

本制度由人力资源部负责解释和修订。

本规定自总裁签发之日起生效，原有相关细则、规定、通知、办法等制度同时废止，相关事项以本规定为准。

棕榈园林股份有限公司

其他费用管理规定

第一条目的

为进一步规范公司其他费用的发生、报销并积极控制费用，财务部根据公司制度及实际情况，特制订本制度。

第二条对于发生的中介机构服务费、广告宣传费等，要求有相关的合同或协议，合理的发票凭据进行报销。

第三条对于公司发生的各种俱乐部费用严格按照年度预算进行控制，总部发生的俱乐部费用统一由企业文化部办理，经主管领导审批后予以报销。

各区域发生的俱乐部费用经区域行政审核后，由区域负责人审批。

第四条因公产生的的事故处理费的报销流程以公司安全管理部出具的相关规定为准。

第五条诉讼费的报销统一由公司法律部办理，并经总裁批准后予以报销。

第六条各种协会费、对外捐赠费，统一由公司总裁办办理，并经公司董事长批准后予以报销。

费用报销审批流程

各部门严格按照各自权限范围内进行审批，不得越权审批。

总部职能部门的审批权限人为分管副总裁，对于超过限额的费用的具体审批权限人为公司总裁。

各业务体系的分部总经理或院长为分部费用的审批权限人，对于超过限额的费用的具体审批权限人为各分管副总裁及公司总裁。

（一）差旅费、办公行政费、车辆使用费等经常性开销审批程序

职能：

经办人员申请→部门负责人审核→财务经理报销审核→主管领导审批

业务：

经办人员申请→主管上级审核→财务经理报销审核→各区域负责人审批

（二）业务费（包括业务招待费）的审批程序

（1）一次性支出1万元以下

职能：

经办人员申请→部门负责人审核→财务经理报销审核→主管领导审批

业务：

经办人员申请→项目财务审核→主管上级审核→财务经理报销审核→主管领导审批

（2）一次性支出1万元（含1万元）以上

职能：

经办人员申请→部门负责人审核→财务经理报销审核→主管领导审核→财务总监审核→总裁审批

业务：

经办人员申请→项目财务审核→主管上级审核→财务经理报销审核→主管领导审批→财务总监审核→总裁审批

（三）培训费、福利费等费用审批程序

经办人员申请→部门负责人审核→人力资源部审核→财务经理报销审核→主管领导审批

（四）旅游费等费用审批程序

经办人员申请→部门负责人审核→总裁办审核→财务经理报销审核→主管领导审批

（五）广告费、咨询费等其他专案费用审批程序

（1）一次性支出5万元以下

经办人员申请→部门负责人审核→财务经理报销审核→主管领导审批

（2）一次性支出5万元（含5万元）以上

经办人员申请→部门负责人审核→财务经理报销审核→主管领导审核→财务总监审核→总裁审批

（六）各种俱乐部等费用审批程序

职能：

经办人员申请→企业文化部审核→财务经理报销审核→主管领导审批

业务：

经办人员申请→区域行政部审核→财务经理报销审核→区域负责人审批

1、职能部门审批流程

2、业务部门审批流程