建材品牌厂家代理经销商客户答谢会暨年会活动策划方案.docx
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建材品牌厂家代理经销商客户答谢会暨年会活动策划方案
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2016年建材品牌厂家代理经销商客户答谢会暨
年会策划方案
一、主题：
《”让掌握市场的明天”2016年优秀经销商年会》
会议时间：
2016年12月21日－23日
地点：
杭州XX大酒店
会议人数：
400人（330人代理商，意向客户80人，公司人员40人左右）
组织部门：
市场部
支持部门：
门业销售部、家居销售部、木门制造部、研发中心、管理中心、订单部、物流部
二、会议目的：
1、2016年营销政策、品牌提升及新产品发布推广，新样品下单。
2、让经销商感受XXXX的新变化、新突破。
并能了解XXXX的未来趋势，提高经销商的积极性。
3、提高XXXX品牌凝聚力，并推出XXXX香闺专业衣柜品牌，同时导入XXXX高端品牌（阿托伯格），为2016年整体解决方案的能力和销售目标的实现打下坚实的基础
三、会议组织架构：
会务组接待共分7支队，人员分配如下：
队别
1支队
2支队
3支队
4支队
5支队
6支队
7支队
支队长
客户人数
45
45
45
45
45
45
45
四、会议分工及职责表：
职务与团队
职责
负责人
组员
总顾问
活动指导及监督
总策划
活动总负责，总协调与管理
项目组织及策划
活动策划，各项具体工作的协调安排与管理
市场部
前期准备小组
各项工作的进度监督及检查。
相关团队节目设计、颁奖礼仪，演出团队及现场布置，奖牌设计制作
市场部
礼品、奖品购买入库
营销管理部
会务小组
会议支持
客户通知、会议资料及物资准备，到会客户确认，签到及客房预定安排
销售部
会议现场管理、物资存放管理及搬运、会议现场接待管理等，会场迎宾、会场及活动纪律维护，晚上客人外出监督及服务协助
销售部
接待管理
（分7队）
分别负责各队人员期间吃住安排引导，客户接待管理，各队活动组织管理，客户交通安排，业务公关（业务意向达成，样品下单签定）
各支队
后勤保障小组
餐饮协助
负责会议期间所有就餐的安排菜单的确认及香烟、酒水的购买
信息整理员
会场客户意见信息登记，会议报道等
现场摄影
会场拍摄、活动拍摄等拍摄工作
公司人员交通安排
公司人员交通支持，客户接送车辆支持
产品小组
负责会议其间产品的打样制作，运输安排及会场产品放置，产品讲解说辞及人员安排等
研发部确定
前期工作时间计划表
日期
时间
内容提示
负责小组
备注
11月
11月27日
确定期间会议场所，会场设备和食宿服务，签订合同
11月28日
对策划进行初步评审
11月28日
各准备部门进行会议协调，分配前期准备工作，费用预算通过
11月29日
前期准备：
初步统计参会人员数量及姓名，及获奖名单的单位和奖别
11月29日
获奖人员名单审批完成
12月
12月4日
邀请函设计完成
12月5日
客户邀请函发出，名单确认及经销商发言内容沟通
12月10日
会场布置设计方案确认：
产品展示方案（道具确认）、签字墙
（1）、红地毯、X展架（10）、背景音乐、礼仪服装、抽奖箱、抽奖券（正副联）、工厂横幅（3条）
12月10日
确定演出公司灯光布置前期，节目表及相关道具、产品饰品、服装确认
12月10日
相关PPT及发言、产品解说稿审核
12月10日
经销商2016年的销售政策
12月10日
确定会议纪念品、颁奖礼品的购买及制作，晚宴抽奖礼品完成并入库
12月16日
会场宣传片制作完成（唐），奖牌制作入库（丁）
12月20日
接送车辆的安排到位
12月18日
召开会前准备工作检查会议
12月18日
产品培训
12月16
画册、挂牌、手提袋、接车牌等物资制作完成入库
前期准备小组（李）
12月20日
画册（350本）、手提袋（350个）、挂牌（350个）、接车牌、礼品（300）、证书、桌牌、会议日程表的复印、样品订单准备
会务组申请领出
12月21日
宾馆及公司会场、主持人、节目、横幅、红地毯、X展架、背景墙、签字墙、席位牌、气球、鲜花、音响等调试与准备，接待处设立等完成
前期准备小组
12月21日
接待客人（前台签到），房间安排（车站、机场－宾馆）
会务组
12月21日
中餐、晚餐安排、香烟、酒水、水果购买到位
后勤小组
12月21日
会场产品摆放到位（酒店会议室）晚上
产品组
12月22日
会议期间的会场布置（茶水），会场PPT播放及音控对接，
后勤小组
12月23日
会场产品收回（早上）
产品组
五、前期工作时间计划表：
六、颁奖活动：
颁奖活动计划表
颁奖主题：
2016年度优秀经销商颁奖典礼
奖项名称
奖品
评判标准
颁奖嘉宾
颁奖礼仪
备注
卓越贡献奖
2013销售前5名
订单
全国十佳专卖店奖
销售和形象前10名
全国油漆门销售冠军奖
油漆门销售前3名
全国工程冠军奖
工程销售前3名
全国服务冠军奖
服务评分前3名
核心奖项小计24名
全国优秀经销商奖
参会老经销商160名
订单
全国新锐经销商奖
13新签约经销商16名
优秀奖项小计176名
奖品：
精美礼品一份+证书颁奖嘉宾：
七、会议行程：
会议行程安排表
时间（12月）
内容
责任部门或小组
责任人
备注
21日
9:
00-22:
00
宾馆报到，安排住宿
会务组
后勤组协助车辆
12:
00
安排中餐
后勤小组
18:
00
安排晚餐
后勤小组
22日
7:
50-13:
30
宾馆报到、会务人员到会场接待
会务组
后勤组协助车辆
14:
00-14:
10
会议开场
前期准备小组
14:
10-14:
50
总裁“改变”之演讲
总裁办
14:
50-16:
20
2016新品发布及营销战略规划（模式）
营销中心
16:
20-16:
50
阿托伯格的正式启动
16:
50-17:
00
董事长启动中国好木门项目
17:
00-17:
20
合影（前期准备小组）
17:
20-18:
00
休息
18:
00-21:
30
晚宴
18:
00-18:
10
男女王总切蛋糕、开香槟
18:
10-19:
30
节目表演
营销中心1个、订单1个（合唱）
19:
30-19:
50
经销商的领奖仪式
19:
50-21:
00
节目表演
中高层合唱（1个）
现场抽奖
23日
8:
45－10:
30
部分客户参观萧山阿托伯格
杨日田确认人数
后勤组协助车辆
9:
00-10:
30
客户参观四展厅及免漆、油漆、家居工厂
后勤组协助车辆，生产中心协助
11:
30－12：
10
午餐，公司食堂
后勤小组
12:
10－22:
00
工厂-车站（机场）
后勤小组
后勤组协助车辆
13:
00－15:
00
重点经销商2016销售方向会议
销售部
50人（销售提前单独告知）
15:
00-17:
00
分组签订合同
销售部
17:
00-18:
00
回萧山XXXX酒店用餐
销售部
后勤组协助车辆、餐饮
18:
00-19:
30
用餐
20:
00-24:
00
分组合同签约
销售部
八、费用预算：
费用预算表
序号
项目
内容描述
单位
数量
单价（元）
合计（元）
备注
1
住宿
21－23日晚
间
260
450
117000
2
中餐
21日（中餐）1000元/桌，4桌。
、22日350人，自助餐人均120元、23日公司食堂（15/人*200人）
桌
48200
3
晚餐
21日1000元/桌，15桌、23日（晚餐）1500元/桌*（7桌）
桌
22
25500
4
晚宴
晚宴22日，标准为2200元/桌（40桌）（酒水开瓶费200元每桌、另计酒水500元）
桌
40
2900
116000
5
礼品
会议纪念品
个
300
230
69000
6
会场费
含茶水服务等
全场
1
35000
7
会场灯光、演员
包含下午、晚上演出
25000
8
其他广告费和不可预见费用
奖牌等制作
30000
9
香烟
包
100
65
6500
10
奖项
抽奖礼品、奖项礼品
20000
11
车辆
3000
备注：
本次活动费用截止至2016年12月24日早上8点
合计
495200
序号
队号
地区
姓名
性别
房号
电话
签到资料
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
客户签到表
工作人员联系表（前期小组）
序号
姓名
项目责任
部门
房号
电话
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
活动工作时间段：
12月21日------12月22日（全天）
注：
以上人员与支持部门及相关工作内容确认后，不得以任何理由推诿，并保证其工作的顺利推进。
一、年会主题：
融合
二、会议时间：
2015年1月17日（星期六）下午14:
00—20:
00
三、会议地点：
龙洋·成都家纺城龙腾大道（室外）
四、活动氛围：
融合热闹红火欢快积极向上
五、会场布置
龙洋·成都家纺城LED立柱下方搭建舞台
主要色调：
暖色调为主，主要色为红色
主要元素：
红地毯、暖色背景喷绘
六、活动内容
百人坝坝宴烤全羊羊肉汤篝火舞文娱表演
吃不完、看不尽、耍不够，不一样的迎新晚会，不一样的精彩呈现
晚会分为：
启动→会议场→娱乐场
启动通过热闹绚丽的开场舞蹈，开启活动，展现视觉、听觉震撼效果。
会议场协会常规会议流程：
年度工作总计、计划、表彰
娱乐场丰富的娱乐形式相融合，打造一个全新的迎新年会。
通过外请或企业自荐的各类娱乐文艺表演，活跃现场气氛，同时都表演节目进行评选。
内容
娱乐场详细情况
备注
坝坝宴
1、以主舞台为基准分两排摆放，汤锅和烤架摆放在餐桌中间；
2、餐桌10人/桌，餐标_500_（配备白酒1瓶红酒2瓶，饮料2瓶，果盘一份，酒水专人负责收发）
红酒开瓶器，热饮料，白开水；天气变化预案
烤全羊
选择优质羊肉2只，鸡10只、兔子10只，专人负责烹烤、分发
掌握好食用时间
羊肉汤
1、羊肉汤锅干净卫生（锅盖），实时开放供应
2、准备配汤作料
准备充足食用一次性杯子或碗具
文娱表演
1、选送节目参与评选（3个奖项）
2、准备更衣室1间
篝火舞
1、安排5-8人领舞群，邀请客人动起来，集体参与，活跃气氛（5-10分钟）
2、篝火装搭建注重安全性、坚固性，火庄实时燃烧
领舞群，与抽奖环节相结合
烟花秀
视赞助情况而定，费用不足时取消（若举办，选择地点）
七、活动规模
预计：
300人（含演职人员）
备注：
可以通过海报形式，邀请周边居民观赏晚会活动，加强与周边居民关系，提升协会形象和知名度。
八、活动流程
序号
版块
时间
项目
内容
备注
1
启动
13:
30-14:
00
签到
签到
协会安排会场
2
14:
30-15:
05
开场节目
XXX舞表演（外请）
氛围引导
3
会议场
15:
05-15:
15
会长致辞
省协会协会领导致欢迎词
15:
15-15:
25
工作汇报
省协会秘书长（官志贺）
15:
25-15:
45
执行会长表决
会长亮相、表决、授牌、轮值会长受锦旗、轮值会长发言
15:
45-15:
55
工作汇报
经销商协会会长
15:
55-16:
00
工作汇报
龙洋据物业公司
不要
16:
00-16:
10
工作汇报
龙洋成都家纺城业主委员会
16:
10-16:
20
颁奖
推荐品牌，优秀企业、优秀员工
4
娱乐场
16:
20-16:
25
节目表演
节目1
5
16:
25-16:
30
节目表演
节目2
6
16:
30-16:
35
节目表演
节目3
7
16:
35-16:
45
幸运抽奖
三等奖（10名）赞助单位讲话
8
16:
45-16:
50
节目表演
节目4
9
16:
50-16:
55
节目表演
节目5
10
16:
55-17:
00
节目表演
节目6
11
17:
00-17:
10
幸运抽奖
二等奖（5名）赞助单位讲话
12
17:
10-17:
15
节目表演
节目7
13
17:
15-17:
20
节目表演
节目8
14
17:
20-17:
25
节目表演
节目9
15
17:
25-17:
35
幸运抽奖
一等奖（3名）赞助单位讲话
16
17:
35-17:
40
节目表演
节目10
17
17:
40-17:
45
节目表演
节目11
18
17:
45-17:
50
幸运抽奖
特等奖（1名）赞助单位讲话
19
17:
50-18:
00
节目表演
节目12（锅庄舞）
开始用餐
九、物料报价
区域
物料名称
规格及说明
单位
数量
单价
金额
外场布置及签到区
空飘气球
签到背景墙桁架
4M*2.2M
M
40
352
签到背景喷绘
4M*2.3M
M²
20
184
横幅
条
签到用品
签到本，签到笔，签到台卡
套
2
200
400
签到桌椅
带白色桌布和白色椅套,1.4M*0.6M
套
2
0
0
签到桌桌花
盆
2
160
320
主会场
舞台背景板喷绘
预计6M*2.5M
M²
20
300
舞台地毯
预计8.4M*6M，红色
M²
50.4
10
504
演讲台台花
盆
1
160
160
舞台桁架
舞台音控设备
更衣室帐篷
抽奖箱
演职人员
礼仪
预计4名礼仪
名
4
400
1600
主持人
含服装
名
2
2500
5000
表演节目
3个
组
3
2000
6000
摄像
名
1
其他物料
邀请函
美工
张
30
参会证
套
200
年会手册
册
200
礼品券
张
200
铭牌
个
20
纪念品（伴手礼）
份
300
抽奖礼品
份
20
3000
订餐
桌
20
500
10000
五粮春
件
4
长城干红
件
4
780
3120
啤酒
唯宜
件
8
100
800
烤全羊
含烹烤人工
只
2
2000
4000
其他杂费
2000
2000
合计（元）
《“让改变发生”2015年XXXX优秀经销商年会》
邀请函格式范本
尊敬的经销商：
您好!
特邀请您参加此次在杭州举办的《XXXX“让改变发生”2016年XXXX优秀经销商年会》
会议内容：
1、14年新品发布
2、14年品牌、营销政策发布
3、14营销推广交流
4、XXXX“2016让改变发生”颁奖活动
主办：
浙江XXXX门业有限公司
报到时间：
2016年12月21日上午10：
00-17：
00报到地点：
杭州市萧山区………..
会议时间：
2016年12月22日下午13：
00-17：
00会议地点：
4日航民宾馆,5日门业多功能厅
返程时间：
2015年1月6日上午
宾馆地址：
萧山区宾馆电话：
0571-
因会场名额有限，每家仅限一名，并请填写参会回执单进行提前预约！
因春运将至车票紧张，请来时购买往返程车票。
……
敬邀：
参会回执表
经销商姓名
性别
□男□女
备注
经销地址
手机
其他联系方式
注：
1、由于会场位置有限，每家经销商限1人参加，请收到此函后详细填写并在2个工作日内回传本公司确认，以便我司安排接待，并确保你在会议期间能准时入住。
2、如果你未能确认报到回执表，我司将无法安排相关接待，在此深表歉意!
3、因会议期间安排互动项目，请自带便装一套及休闲鞋一双。
4、报到回执表截止日期为：
2016年12月10日
《XXXX2016年经销商年会》
期间住宿及餐饮安排
序号
项目
内容描述
工作人员数量
工作人员姓名
责任人
1
住宿
21号：
客人预留50间，公司人员1间
2-3人
会务组指定
22号：
客人暂定180间，公司人员2间
4-6人
23号：
客人暂定30间，公司人员1间
2-3人
2
21号餐饮安排
中餐：
暂定4桌，预计客人50人左右
50人
司机由后勤小组指定，会务组指定接待及接客人员姓名
晚餐：
暂定15桌，预计客人150人左右、
150人
3
22号餐饮安排
中餐：
自助餐，预计客人350人
350人
晚餐：
暂定40桌
400人
业务人员：
7人、订单主管：
6人、另中高层：
2桌，公司人员共3桌
4
23号餐饮安排
中餐：
门业用餐，预计客人200人、公司人员30人
230人
晚餐：
暂定7桌，预计客人50人左右、公司人员（20人）
70人
升级会员 