工程监理档案资料管理制度.docx
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工程监理档案资料管理制度
工程监理档案资料管理制度
1．编制依据
北京市《建设工程监理规程》DBJ01—41—2002
北京市《市政基础设施工程资料管理规程》DBJ01-71-2003
北京市《建筑工程资料管理规程》DBJ01-51-2003
《北京电力公司工程项目竣工档案管理细则》
《北京电力公司工程项目竣工档案案卷质量标准》
2．职责
2．1项目总监理工程师（总监代表）负责组织、审签本项目监理档案资料的形成、组卷和移交。
2．2监理工程师、监理员负责项目监理档案资料的形成、收集、过程中保管、组卷和移交。
2．3公司档案员负责工程监理档案资料的检查、接受及保管。
3．监理档案资料归档范围
3．1监理工作文件
3．1．1合同文件
3．1．1．1项目监理合同及与合同相关文件；
3．1．1．2标书及与标书相关文件。
3．1．2监理指导文件
总监理工程师任命书、监理规划、监理实施细则及其它监理指导性文件。
3．1．3监理信息文件
3．1．3．1监理例会及其它有关会议纪要；
3．1．3．2监理月报、监理工作总结、质量评估报告、监理日记；
3．1．3．3各类资料核查记录表；
3．1．4监理指令文件
3．1．4．1监理通知；不合格项处置记录；工程延期审批表；工程暂停令；工程竣工移交证书；
3．1．4．2费用索赔表及相关证明资料，工程付款证书文件（合同规定时）。
3．2施工报验文件
3．2．1施工指导文件
3．2．1．1施工组织设计、专项施工方案/技术措施、措施报审表及报审文件；施工测量放线报验单（含复测记录、放线依据）；工程动工报审表；设计变更文件及工程洽商；
3．2．1．2分包单位资格报审表（含资质、业绩等）；
3．2．2施工进度控制文件
3．2．2．1施工进度计划报审表及月进度计划报审表；
3．2．2．2工程延期申请表及申请文件、工程复工报审表。
3．2．3施工质量控制文件
3．2．3．1工程物资进场报验表及附件；
3．2．3．2分项/分部工程施工报验表及承包单位最终检验、试验纪录；
3．2．3．3质量事故及事故处理文件；
3．2．4（）月工程进度计划款报审表、工程款支付申请表；
3．3建设单位文件
针对工程项目的文件、纪要、通知、指令等书面文件及电话或口头指示记录。
对于建筑工程和市政工程有其它要求时，归档范围按相关规定执行。
4．管理内容与方法
4．1监理档案资料以单位工程分专业进行组卷。
其卷内文件应依据本标准监理档案资料归档范围的规定内容按文件形成的时间、分类排序、编号并编写卷内目录。
每一单位工程的档案尚应编制档案总目录置于第一卷档案盒内。
4．2监理档案资料卷册划分及编号
4．2．1监理档案资料卷的划分原则
根据监理档案文件类型，每个单位工程以专业分为三卷，各卷案卷题名为：
监理工作文件（见本标准3.1）
施工报验文件（见本标准3.2）
建设单位文件（见本标准3.3）
4．2．2监理档案资料册的划分
监理档案资料的分册依本标准3.1-3.3规定中文件性质划分。
具体划分原则如下：
4．2．2．1监理工作文件
监理工作文件共分为3册，即：
第1册：
合同文件本标准：
3.1.1
第2册：
监理指导文件本标准：
3.1.2
第3册：
监理信息文件本标准：
3.1.3
第4册：
监理指令文件本标准：
3.1.3
4．2．2．2施工报验文件
施工报验文件共分为3册，即：
第1册：
施工指导文件本标准：
3.2.1
第2册：
施工进度控制文件本标准：
3.2.2
第3册：
施工质量控制文件本标准：
3.2.3
第4册：
工程投资控制文件本标准：
3.2.4
4．2．2．3建设单位文件
不分册，按卷进行组卷本标准：
3.3
4．2．3监理档案资料编号规则，如下页：
××××××—×××
专业代码
注1：
册内文件类型型号在编制时应：
当为文件类时按本标准3.1-3.3分类，规定以a、b、c、d标志；当为表格类时按监理表格号标志。
注2：
工程名称代码在编制时通常使用工程名称汉语拼音字头，尽量少编。
如西罗园变电工程可编为“BXLY”；高井~八里庄线路工程可编为“SGB”。
注3：
各专业代码规定
变电工程“Ｂ”；输电工程“Ｓ”；电缆工程“Ｌ”；
变电土建工程“Ｔ”；电力沟工程“Ｇ”；
4．2．34各单项工程专业案卷编号细目见附录A。
4．3监理档案资料组卷及移交程序
1——收集、整理档案资料。
2——将档案资料按卷册划分规则分卷、分册、排序、组卷。
3——填写档案资料编号，填写监理档案封面及卷册目录。
4——填写监理档案审核备考表，项目总监审核签署。
NO
5——交公司档案管理员核查。
6——以卷为单位装钉。
7——档案移交公司档案管理员签收、存档。
4．4监理档案资料归档时限
4．4．1施工阶段监理档案资料自竣工之日起60天之内送交公司档案室。
4．4．2保修期阶段监理档案资料自保修期施工验收合格之日起30日内送交公司档案室。
4．5监理档案资料的管理
4．5．1档案管理员接收监理档案后，应及时将档案登入台账。
4．5．2档案应按规定装入档案盒存放，并在盒子脊背上标明工程名称、案卷编号，以便于查阅。
4．5．3档案盒应顺序码放于资料柜内。
4．5．4档案保管应采取防盗、防火、防尘、防虫、防潮、防光、防有害气体等保护措施。
4．5．5应定期检查档案保管状况，并进行卷、账核对，做到卷账相符。
4．6监理档案资料保管期限
4．6．1监理档案资料期限为永久保存。
4．6．2监理档案资料不得任意更改、销毁。
4．6．3监理档案资料在保管期间若有破损或失真应及时修补或复制，以保证案卷质量。
4．7监理档案资料查阅
4．7．1公司人员查阅监理档案应经档案管理员登记。
监理档案不得带出公司或私借他人。
4．7．2上级或行业主管部门检查档案，应由公司经理下达指令后，档案管理员按上级要求调卷供检查。
4．7．3公司人员查阅及上级检查后退回档案，档案管理员均应进行核对，无误后销账入库。
4．8针对不同的专业和不同的档案接收单位，项目监理部应按其相应要求组卷，及时移交监理档案。
5．本标准应形成的文件和记录
《工程监理档案文件》
《监理档案台账》
附录A
单项工程专业案卷编号细目
第1卷：
监理工作文件
第1册：
合同文件
监理合同及与合同相关文件××××11-a01～a99
标书及与标书相关文件××××11-b01～b99
第2册：
监理指导文件
总监理工程师任命书、监理规划、实施细则××××12-a01～a99
第3册：
监理信息文件
监理例会及其它有关会议纪要××××13-a01～a99
监理月报、总结、质量评估报告、日记××××13-b01～b99
各类资料核查记录（包括旁站记录表、监理抽检记录表等）、工作联系单
××××13-c01～c99
第4册：
监理指令文件
监理通知（含附件）××××14-B101～B199
不合格项处置记录××××14-B301～B399
工程暂停令××××14-B401～B499
工程延期审批表××××14-B501～B599
工程款支付证书××××14-B701～B799
工程竣工移交证书（含附件）××××14-B801～B899
第2卷施工报验文件
第1册：
施工指导文件
施工组织设计/方案及专项施工方案、措施报审表（合报审文件）
××××21-A101～A199
施工测量放线报验单（含复测记录，放线依据）
××××21-A201～A299
工程动工报审表（含开工报告）××××21-A501～A599
设计变更文件、工程洽商××××21-a01～a99
分包单位资格报审表（含证明资料）××××21-A601～A699
第2册：
施工进度控制文件
施工进度计划报审表（含月进度计划）××××22-A301～A399
（）月完成工作量统计报表××××22-A10.101～A10.199
工程延期申请表（含申请文件）××××22-A1601～A1699
第3册：
施工质量控制文件
工程物资进场报验表（含合格证明、检验记录）
××××23-A401～A499
分项/分部工程报验表（含最终检验、试验的记录）
××××23-A701～A799
复工报审表（含书面申请复工文件）××××23-A901～A999
质量事故及相关处理文件××××23-a01～a99
其它有必要存档的文件××××23-b01～b99
第3卷建设单位文件
有关本项目的文件、纪要、通知、指令等书面文件和电话及口头指示记录。
对于工程的基建类文件也应尽量存档
××××31-a01～a99
注：
如出现本制度不涵盖的档案文件时可参照本编号原则进行编制。
监理档案归档资料明细
北京惟明力通工程监理有限公司
年月
说明
一．本监理档案归档资料明细是根据《北京电力公司工程项目竣工档案管理细则》规定编制的。
二．本明细规定了公司归档和移交建设单位归档资料内容。
明细中所有归档资料均应是正本，需要加盖印章的文件均应是红色印章。
三．所需两套档案组卷装订后均应经档案员验收后分别归公司档案室和送建设单位签收。
四．档案案卷质量按《北京电力公司工程项目竣工档案案卷质量标准》规定执行。
五．移交建设单位的资料应根据建设单位要求，在规定时间内送达，公司归档的资料竣工后不得超过2个月归档。
六．对于电力系统工程参照本办法执行，对于北京市市政工程和建筑工程按相关规定执行
七．监理存档的基建类文件按相关规定执行。
八．移交建设单位档案案卷质量的特殊要求按附件规定执行。
监理档案归档资料明细
序号
资料名称
表号
公司归档资料
移交建设单位资料
备注
正本（套）
附件
正本（套）
附件
一
监理工作文件
1
合同及标书部分
由市场部另存
2
总监理工程师任命书
1
0
1
0
3
监理规划
1
0
1
0
4
监理实施细则
1
0
1
0
5
监理例会纪要
1
0
1
0
含第一次工地会议纪要
6
监理月报
1
0
1
0
7
监理通知
B1
1
如有应一并存档
1
同左
8
监理抽检记录
B2
1
0
1
0
9
不合格项处置记录
B3
1
0
1
0
10
工程暂停令
B4
1
0
1
0
使用时应报告业主
11
工程延期审批表
B5
1
0
1
0
12
费用索赔审批表
B6
1
索赔证明资料
1
同左
13
工程款支付证书
B7
1
0
1
0
14
竣工移交证书
B8
1
单位工程验收记录
1
同左
附件由参建单位签字盖章后归档
15
工作联系单
C1
1
如有应一并存档
1
同左
16
旁站监理记录表
1
0
1
0
17
监理工作日记
1
0
0
0
18
文件和资料收发记录
1
含竣工移交目录
1
0
19
监理工作总
升级会员 