行政专员岗位说明书.docx

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行政专员岗位说明书

行政经理职位说明书

一、职位标识

职位名称

行政专员

所属部门

行政部

职位编号

职位类别

中低层

职位定编

3人

直接上级

行政部经理

直接下级

无

二、职位概要

为了更好的完成行政部年度工作任务，在公司发展战略规划的指导下，在行政部经理的领导下，对公司行政、后勤、接待活动等事务进行管理，为公司各项工作提供后勤保障和支持。

三、工作职责

职责一

职责描述：

目标管理

履行程序：

参与制定行政部工作发展规划、计划与预算方案；进行行政办公、员工生活、劳保及物业服务物资的采购，保管、发放和登记工作。

职责二

职责描述：

制度管理

履行程序：

参与制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行。

职责三

职责描述：

会务、外联管理

履行程序：

1.参与并协调公司年会、员工活动、市场类活动及各类会议；

2.做好外联工作及办理公司所需各项证照；

3.做好来客接待和相关的外联工作；

4.拟写公司组织接待制度、标准和流程，并监督和指导部门执行；

5.安排公司日常接待工作；

6.对公司设备、使用、维修等情况进行管理。

职责四

职责描述：

安全、卫生管理

履行程序：

1．安排专人负责公司办公区和生活区的卫生保洁；

2．做好公司安保、消防管理、劳动保护以及环境建设等工作。

职责五

职责描述：

档案管理

履行程序：

1．建立和完善公司档案管理体系；

2．参与制定公司档案借用、复印、借阅等管理制度；

3．构思并制定公司档案分类标准和档案编号标准，并进行分类存档、保管；

4．搜集、整理公司内部信息，及时做好公司大事件的编写；

5．做好公司重要资质证件的管理工作。

职责六

职责描述：

固定资产管理

履行程序：

1．构思并建立和完善公司固定资产管理体系；

2．审核公司固定资产采购、转移、调拨、报废申请；

3．定期开展固定资产盘点工作；

4．指导固定资产日常维护和台帐管理工作。

职责七

职责描述：

成本管理

履行程序：

对控制成本的方法及时提出建议和改进方法。

四、职位权限

1.对直接下属任免、辞退建议权；对直接下属考核评估权；

2.对部门规章制度的监督、检查权；对公司各部门规章制度的监督、检查权；

3.行政处罚权；

4.相关文件的审核权；授权内的财务审批权；

5.本部门预算内的费用使用权、建议权；

6.对所属下级的费用报销的监督权。

内部联系

行政部经理、人力资源部、财务部

外部联系

政府机关、物业公司、物流公司等、供应商、工商行政管理部门、公安、法律、消防和社区事务管理等相关机构。

五、业绩指标

1.行政目标达成率；2。

部门考评达成率；3.行政制度管理达成率；4.费用控制率。

七、任职资格

经验要求

年龄

28岁及其以上

性别

不限

教育背景

本科以上学历

工作经验

3年以上行政管理工作经验。

技能要求

1.熟悉行政管理流程；2.熟练掌握人力资源六大模块；3.熟练使用各种办公软件；

资格证书

无特殊要求

知识要求

受过会务组织、物料管理、后勤管理、公共关系、财务知识等方面的培训。

素质要求

做事客观、严谨负责、踏实、敬业；具有很强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神，责任心强、细致、成就欲。

八、工作条件

按公司制度执行

附件：

1．行政人员职业素养分级定义

职业素养是指职业内在的规范和要求，是员工在任职过程中表现出来的综合品质。

对行政人员而言，其职业素养主要体现在服务意识、主动性、进取心、诚信意识、成本意识、廉洁自律性和团队意识等方面，其定义如表所示：

行政人员职业素养定义表

素质名称

定义

服务意识

在工作中善于站在对方立场上考虑问题，具有满足对方需求的意识

主动性

指在日常工作中不需要他人指派，能够主动承担相应的工作

进取心

指一个人希望更好地完成工作或达到某一绩效标准的持续性欲望

诚信意识

以诚实、善良的心态行使权力，履行义务

成本意识

注重投入产出，具有节约公司资源的意识

廉洁自律性

指不利用职务之便为自己或他人直接或间接谋取私利的态度

团队意识

指个人自觉地融入团队，与同事合作完成工作任务的意识

2．行政人员知识分级定义

知识是指人们在工作实践中获得的认识和经验的总和。

它是人才充分发挥作用的基础性要求，没有良好的知识根基，专业化程度便会大大降低。

行政人员需要了解或掌握的知识主要包括七个方面，即管理知识、行政管理知识、公共关系知识、办公自动化知识、人力资源知识、车辆维护保养知识和企业知识等。

各类知识的定义及分级行为表现如表所示：

行政人员知识分级定义表

素质名称

定义

级别

行为表现

企业知识

包括行业知识、企业文化（发展历史、价值观等）、组织结构、基本规章制度和业务流程等

1级

了解员工手册与职位的相关内容，了解公司发展历史，熟悉与本岗位有关的管理制度、流程

2级

了解行业状况，熟悉公司的历史、现状、未来发展目标以及相关管理制度、整体运作流程，了解公司体战略规划和战略步骤

3级

洞悉行业的重大变化与趋势，能基于企业整体战略规划和战略步骤，对企业整体运作流程与制度提出系统、科学的建设方案，以支持、保证战略目标得以实现

管理

知识

包括管理学、经济学、人力资源管理、战略管理等知识

1级

初步了解管理学原理及企业经营管理的知识，能够理解企业的一些人事政策、管理措施

2级

掌握管理学、人力资源管理、组织行为学等相关管理知识，能够进行下属员工工作分配、计划落实、考核评价等管理工作

3级

精通管理学、企业管理等相关学科知识，在生产经营管理、战略管理、管理心理学等方面具备一定的修养，并能够将其运用于工作实践，为企业的财务管理、经营管理服务

行政管理知识

主要包括日常行政事务处理、公文处理、档案管理、后勤服务管理等知识

1级

熟悉基本的行政学原理以及相关法律法规，了解简单的日常行政事务处理原则和公文处理技巧

2级

1．精通日常行政事务处理、公文处理、档案管理和后勤服务管理等相关专业知识

2．能够运用自身掌握的行政管理知识，妥善处理日常行政管理事务

3级

1．具备战略规划知识，能够从企业的角度规划行政管理工作

2．能够妥善协调企业内各部门之间的关系、企业与政府部门之间的关系、企业与合作方之间的关系等，同时做好企业公关与形象宣传工作

人力资源知识

主要包括三大类知识，具体请参考表9-3

1级

了解A、B、C类的一般概念及内容框架、一般原理和方法，具备一定的人力资源管理意识，并能够独立开展人力资源工作

2级

1．掌握A、B、C中任意一两类知识的操作运用原理，对人力资源工作有所了解，并积累了一些经验

2．可综合运用各种人力资源知识处理员工之间的纠纷与抱怨等问题

3级

熟练掌握三类人力资源管理知识，能够为企业人力资源建设与规划服务，并能够起到人力资源增值的作用

办公自动化知识

包括电脑操作系统、office办公软件、网络运用以及计算安全管理等知识

1级

1．具备一定的电脑操作常识和网络知识

2．能够熟练应用office办公软件，完成一般性工作

2级

1．熟悉电脑操作系统、网络安全知识，防止电脑被病毒侵袭

2．能够运用office办公软件完成绘图等领导特殊要求的工作任务

3级

1．精通电脑及网络知识

2．能够构建内部办公局域网络，完成杀毒软件更新等工作

3．能够指导他人应用office办公软件，并将操作过程中经常出现的问题进行归类，集中进行分析讲解

公共关系知识

包括公关策划、公关调研、公关宣传、危机处理以及公关礼仪等知识

1级

能够在相关人员的指导下，完成公共关系协调、企业形象塑造等相关工作

2级

能够充分调动积极因素，塑造企业形象，理顺和改善与公众之间的关系

3级

能够明确目标，有计划地采取一切对内和对外的传播沟通方式，建立企业与公众之间的信任关系

车辆维护保养知识

包括车辆日常维护保养技巧、方法以及车辆维护的成本等知识

1级

能够根据企业要求和相关人员的指导，完成车辆的日常维护和保养工作

2级

具备基本的车辆维护保养知识，能对车辆日常管理和使用过程中出现的问题做出简单处理

3级

熟练掌握车辆维护保养技巧和方法，对车辆维修和保养需求能做出准确判断，最大限度地提高车辆完好率，节约企业成本

3．行政人员技能/能力分级定义

能力是指人们在工作过程中表现出来的解决问题的可能性的个性心理特征，是完成任务、达到目标的必备条件；技能则是指人们运用相关知识及各种资源解决问题、完成工作的某一方面的能力。

对行政人员来说，身处不同的岗位，其应具备的技能/能力也有区别。

总体来说，这些技能/能力的定义及分级行为表现如表所示：

行政人员技能/能力分级定义表

素质名称

定义

级别

行为表现

文案写作能力

能够通过自身掌握的写作技能，保质、保量地完成相关文案的撰写工作

1级

1．熟悉各类文书、合同编写的格式和基本用语

2．能够将领导的意图转化成相关的文字，并且能够得到领导的认可

3．行文比较流畅，能够遵守相关文案的写作要求

2级

1．精通各类商务文书、信函、合同的写作要求

2．能够准确领会领导的意图

3．具备一定的写作功底，措辞优美且得当

3级

1．掌握丰富的商务文书专业词汇，能够恰当地应用于文案写作中

2．能够将自己的写作经验与他人共享，共同提升写作能力

行政事务处理能力

通过适当的协调与沟通，妥善处理各项日常行政事务

1级

1．能够将日常行政事务按照轻重缓急进行分类

2．能够处理相关部门一般性的行政服务需求

3．能在主管领导的指导下，策划、组织整个企业的中小型集体活动

2级

1．能够根据行政事务的轻重缓急独立自主地处理行政事务，并指导下属开展行政事务工作

2．能够对相关部门提出的比较复杂的、棘手的行政服务需求，给予适当的满足

3．根据领导的决策，策划、组织整个企业的大型集体活动

3级

1．能够从企业全局出发，对整个企业的行政事务进行统一规划、设计，保证各项服务工作顺利开展

2．能够综合运用各类行政资源，保证各部门的行政服务需求

3．能够通过不断完善行政管理制度和行政工作流程，提高行政事务的处理效率

关注

细节

能力

通过对行政工作各个环节中细节的掌控，最大限度地减少误差和可能出现的失误

1级

1．能够做到细致地审查行政文书、文件，以减少不必要的失误

2．通过对行政工作细节的关注，对企业运营中可能存在的问题有一定的认识

3．对于如何改进工作中的细节有一定的认识和了解

2级

1．能够对他人提供的行政文书、文件中存在的细节问题有一定的认知能力

2．能够指导他人更好、更细致地完成行政服务工作

3．能够对行政工作中经常发生的细节问题进行分析，确定企业运营中存在的问题，并提出改进意见

3级

1．能够通过制定制度、改进审批流程等方式，最大限度地降低细节问题发生的概率

2．能够比较全面地掌握改进工作细节的方法，并及时指导他人

3．能够对行政工作中发生的细节问题进行分析，准确预测企业可能面临的风险，并提出相应的应对策略

固定资产管理能力

通过对固定资产申购、使用、保管以及报废等环节的控制，最大限度地发挥固定资产的使用价值

1级

1．熟悉固定资产的申购、使用、保管以及报废等方面的基本常识

2．能够在固定资产的使用过程中，做好固定资产的保管工作，降低固定资产的损耗

3．能够对固定资产改造提供一定的参考意见

2级

1．掌握固定资产实物与账务处理方法，能够有效地提升固定资产的使用价值

2．熟悉固定资产的属性与操作要领，能够指导相关人员正确使用固定资产

3．能够根据固定资产的使用与运行记录，对于固定资产发生的问题提出妥善的