人事档案管理制度.docx
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人事档案管理制度
人事档案管理
一．人事档案管理的基本要求
1．公司人力资源部负责人事档案工作的归口管理，指导监督各分公司、直属部门的人事档案管理工作;
2．人事档案管理实行公司领导下的分级管理负责制;
3．人事档案管理必须严格确保材料保密。
公司人力资源部负责公司各级干部的各级分支机构经理室成员、人力资源部负责人、稽核审计部负责人的人事档案管理工作;
4．各分支机构人力资源部负责本机构经理以下人员的人事档案管理;
5．同级组织部门有权查阅本级人事档案;
6．各单位专职档案管理人员的本人档案由同级组织部门与人力资源部门交叉管理，其他人员不得代管。
二．确立两级档案管理制度
1．一级档案管理为本办法所指人事档案，是员工入公司随转的人事档案材料;
2．二级档案为员工入公司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查资料。
三．人事档案分类：
第一类：
履历材料；
第二类：
自传材料；
第三类：
鉴定、考核、考察材料；
第四类：
学历和评聘材料；
第五类：
政治历史情况的审查材料；
第六类：
政治面貌材料;
第七类：
奖励材料;
第八类：
处分材料;
第九类：
录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料.
第十类：
其他可供组织上参考的材料。
四．一般文档管理
1．人力资源部文件：
A.人力资源本部正式形成发出的文件、传真、通知等，除保密薪资文件外，均应保存一份原件或复印件归档，年终按内容类型、依成文时间编号装订成册；
B.人力资源工作中形成的台帐、报告，以及搜集到的业务资料等，由各处归口管理，各经办人保存。
年终根据内容价值酌情归档；
C.薪资福利类保密文件由薪酬福利处自行建档保存。
2．公司文件：
3．包括集团公司发文、所属公司的请示和报告（除保密的薪资内容），平时收文即入活页册保存，年终编排目录，装订成册归档
4．外部文件：
5．包括国家和市政府有关部门（劳动人事部门）的发文，社会公开资讯等，应作为公开业务资料共享。
五．员工人事档案管理
1．人力资源部负责管理（建立、接转、保存、整理）本机构内员工的人事档案；
2．人力资源部一般情况在员工试用期满，向其人事档案关系所在单位开出“调函”，交员工或其委托人，在规定时间内将档案转入公司。
档案管理人员应在接到调入档案时当场拆封核查，如有缺漏或疑点，应将档案密封交员工本人退回原单位补齐或作出书面解释；
3．员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在“终止/解除劳动关系手续清单”上签字，确认无遗留问题；员工出具调入单位的调函后，人力资源部核对档案材料，密封人事档案，连同开具的“档案材料转移单”、或“干部介绍信”、“调出人员工资转移单”及其它有关材料，转至调入单位；
4．人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。
查阅员工人事档案应经人力资源总监（或经理）批准，并办理登记手续。
档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。
六．员工管理档案的管理
1．“员工管理档案”是公司为每个员工建立的内容管理档案。
包括该员工的关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。
建立此档案在方便内部管理；
2．员工管理档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门归类。
员工终止/解除劳动关系时，应归进员工人事档案的材料归入人事档案，员工管理档案封存；
3．员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利（休假、医疗、工伤、教育培训等）、奖惩、考核、体检等所有材料的原件，人力资源部指派专人负责管理；
4．员工管理档案中不应包含秘密内容，人力资源部员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管理档案。
任何人员不得私自更改管理档案内容；
5．员工管理档案仅供公司内部使用。
附录1：
RecruitingRequest
招聘申请
Department
用人部门
Position/title
招聘职位
Amount
人数
Interviewer
面试负责人
Workinglocation
工作地点
Closedate
预定聘用日期
JobDescription
职位描述
Roleintheorganizationchart
在部门组织结构图中位置
Careerpath
此职位发展计划
Educationbackground
教育背景（专业年限）
Experience&Qualification
所需经验技能
Otherrequirement
其它要求（英语、计算机等）
Requestedby（Dept.Head）
用人部门签字
Date:
日期：
准（可选择）：
〇总经理/日期〇业务分管副总/助理/日期〇HR分管副总/助理/日期
〇HR总监/日期〇分支机构总经理/日期〇分支机构HR经理/日期
附录2：
InterviewEvaluationForm
面试评估表
NameofApplicant：
（应聘者）Interviewer：
（面试人员）
Position：
（应聘职位）Date：
（时间）
第一轮面试（Hiringmanager/Director使用）
GeneralImpression
综合评价（如：
沟通能力、学习
能力、创造性、持久性等等）
Education
受教育情况（学历、专业）
Experience
工作经验（专业背景及专长）
Servicecentric
服务至上理念
差12345
优
Teamworking
团队协作精神
差12345
优
Communicationskills
沟通及语言表达能力
差12345
优
Honesty,open,passion
诚实、开放、激情
差12345
优
Aggressivebutthoughtful
敏于思而慎于行分析和解决问题的能力
差12345
优
Goaloriental
结果导向
差12345
优
Interesttoinsurance
对行业的兴趣
差12345
优
Interesttothejob
对工作的兴趣
Foreignlanguage
外语水平
Computer
计算机水平
Workingstability
过去雇拥的稳定性
（）非常稳定（）比较稳定（）经常变动
Personality
个性气质类型
（）外向（）偏外向（）中性（）偏内向（）内向
Motive
应聘的动机
（）应届毕业（）寻求发展（）提高收入
（）人际关系（）其他需说明：
Strength
优势
Weakness
不足
CurrentPackage
目前待遇工资职位
Expectation
期望待遇工资职位
Availability
可到岗时间
Decision
决定
□Furtherinterview□Reject□Keepinfile
进一步面试不录用存档
面试人签字并日期：
SecondInterview
第二轮面试Director/Vicepresent/Present使用
Date：
日期
InterviewedBy：
面试人
GeneralComment&Decision
综合印象及决定
签字
（Director/Vicepresent/present）
HireRejectKeepinfile
（录用）（不录用）（存档）
BackupWaittingforfurthercontact（Pending）
（候补）（暂缓录用）
PleasemakesurealwaysreturnthisformandresumetoHR.
此表填写后请交人事部
附录3：
XXX股份有限公司
应聘人员登记表
聘应部门：
岗位：
填表日期：
年月日
附录4：
HiringDecision
CandidateChineseName
应聘人姓名
WorkingName
机构名称
Department
部门
Position
拟聘级别
Position/title
拟聘职位
Interviewedby
面试人
Salaryset
薪资/福利情况（人事填）
Startingdate
入司日期
CandidateEvaluation
综合评估
用人部门负责人签名并日期：
批准可选择
〇总经理/日期〇业务分管副总/助理/日期〇HR分管副总/助理/日期
〇HR总监/日期〇分支机构总经理/日期〇分支机构HR经理
附录5：
XXX股份有限公司
工作通知书（样本）
日期：
年月日
先生、女士：
我代表XXX股份有限公司很高兴地通知您，欢迎你加入我们公司部，任职位，级别为。
经与您协商，入职日期定于年月日，试用期为三个月，根据工作表现可以提前，但不能短于一个月。
您的职责与待遇如下：
1.工作时间：
公司的工作时间为早晨8:
30至下午17:
00。
中午11:
30至13:
00为午餐及休息时间。
2.待遇说明：
*月薪为元，其中：
。
公司将在您的月工资中按劳动法规定代扣出您的个人所得税的个人缴纳部分及其他国家规定的有关保险等费用；
*年终根据公司业绩及制度发放奖金；
*公司提供工作午餐或午餐补助；
*手册费报销额度为元；
*档案调入公司后，可享受社会养老保险与住房公积金，公司将从工资中代扣个人应缴部分；
*此外，公司还额外为您提供补充养老保险和商业医疗保险；
3.您有义务对您的薪资内容保密，不将其告知第三方。
4.聘用解除：
试用期间，无论您还是公司（经总理签字）都可以在任何时间、以任何理由解除聘用关系，但需提前30日通知对方。
5.办公地点：
。
但公司可根据业务要求安排您在公司的其它办公地点或公司下属机构工作。
6.如您接受本聘书，请签字后送交人力资源部。
我们非常高兴您能加盟XX公司，若有任何疑问，请随时向人力资源部提出。
员工签字：
XXX股份有限公司
日期：
人力资源总监
附录6：
内部空缺职位
职位名称：
所属机构、部门、岗位：
直接主管：
主要工作职责：
1.
2.
3.
4.
5.
任职资格要求：
学历：
年龄/性别：
外语/电脑能力：
相关工作经验：
性格/能力/态度
公布日期：
要求上岗日期：
联系人及电话：
人力资源部
日期
附录7：
人才推荐奖励领取记录
序号
日期
推荐人姓名
推荐人部门
是否推荐成功
被推荐人级别
获得的奖励方式
金额
奖励方式
1
2
3
4
5
6
7
8
附录8：
实习人员审批表
实习部门：
年月日
姓名
性别
出生年月
文化程度
就读院校
专业
就读时间
生源
政治面貌
实习期限
联系方式
实习期间待遇和发放形式（由人事部门填）：
实习部门意见：
部门负责人签字：
年月日
人力资源部意见：
部门负责人签字：
年月日
公司领导意见：
部门负责人签字：
年月日
备注：
1、实习学生写出实习小结交人力资源部。
（300字）
2、实习生所在部门为实习生提供实习鉴定，交人力资源部存档。
附录9：
临时用工审批表
应聘部门：
填表日期：
年月日
附录10：
PersonnelActionForm
人事变动表
Name:
JoinedDate:
Department:
Sex:
Age:
Dep.afteraction:
Actionitems：
（可选择）
（项目：
）
HireCompletedprobationSalaryReview
兼职转正式聘用完成试用期调薪
PromotionInternalTransferDemotion
提升内部调动（含外派）降/免职
ResignationterminationOthers
辞职终止合同其它（待岗、借调等）
Briefthereasonofaction（可选择）
〇提议部门简述理由：
〇员工本人简述理由：
〇部门总监签字并日期：
〇员工签字并日期：
Briefthereasonofaction：
〇相关部门简述理由或意见〇员工本人简述理由或意见
〇部门总监签字并日期：
〇员工签字并日期：
Briefthereasonofaction：
〇人力资源部简述理由或意见
〇人力资源总监签字并日期
Briefthereasonofaction：
〇分公司人事部意见
〇人事经理签字并日期
Position
职位
Beforeaction
变动前
Level
级别
Beforeaction
变动前
Salary
工资
Beforeaction
变动前
Afteraction
变动后
Afteraction
变动后
Afteraction
变动后
Remarks备注：
批准（可选择）：
〇总经理/日期〇业务分管副总/助理/日期〇HR分管副总/助理/日期
〇HR总监/日期〇调入部门负责人/日期〇调出部门负责人/日期
〇分公司总经理/日期〇分公司人事部经理/日期〇支公司经理/日期
附录11：
转正通知单
姓名
入司日期
部门
年龄
生效日
变动后部门
我很高兴地通知您，由于您出色的工作业绩，公司决定为您转正，转正后您的工作及待遇安排如下：
职位
变动前
级别
变动前
工资
变动前
变动后
变动后
变动后
请接受我的诚挚祝贺，并祝您取得更大的成绩！
人力资源部（签字）：
日期：
公司认为公司的成功取决于全体员工不懈地努力，因此，公司会对为公司作出重要贡献的员工提供更好的待遇、为员工提供更多的职业发展机会，更多的培训以跟上公司的发展。
同时，公司会为员工创造更好的工作环境与公司文化。
请接受我及公司全体员工的诚挚祝贺，并希望为公司创造更多价值！
总经理签字：
日期：
附录12：
休假申请表
LeaveRecord
休假申请表
姓名：
Name
入职时间：
StartingDate
部门：
Department
职位：
Position
工作地点：
Workinglocation
请假类别：
TypesofLeave
□Annualleave年假□PregnantLeave妊娠假
□Excusedleave事假□MaternityLeave产假
□MarriageLeave婚假□OthersLeave其它（调休等）
□IllnessLeave病假
Reasons请假原因（病假一天以上采须附医疗证明）：
LeaveDuration
请假日期（具体到半天）：
从到0
Totaldays请假总天数：
0
Comment（说明）：
Signature：
部门负责人主管总经理人事经理
日期日期日期
附录13：
加班审批表
WorkOvertimeRecord
加班申请表
姓名：
Name
部门：
Department
职位：
Position
工作地点：
Workinglocation
Reasons加班原因
WorkOvertimeDuration
拟加班时（日期及每天加班时间）：
从日到0
每日从时到0
Totaltimes加班总工时：
0
Comment（说明）：
Signature：
0
部门负责人主管总经理人事经理
日期日期日期
附录14：
员工奖励奖励推荐表
被推荐人姓名：
直属部门
推荐事迹主题：
事迹说明（请附相关数据或资料）：
奖励种类
□RMB推荐人签字：
／日期
（）1.明生奖□特等奖
（）2.特殊贡献奖□一等奖□二等奖□三等奖部门总监签字／日期
□RMB人力资源部总监签字／日期
□RMB
（）2.最佳团队奖□RMB公司总经理签字／日期
附录15：
XXXX股份有限公司
LongServiceAward
荣获xxxx公司年服务奖
感谢您对XX公司的忠诚
并期待与您更长久的合作！
分公司总经理或部门总监人力资源部总监总经理
附录16：
纪律处分报告
姓名：
职务：
入司时间：
直接主管：
部门：
联系电话：
不当行为发生时间：
不当行为发生地点：
执行人（主管经理/人力资源部）：
提交人力资源部日期：
事件发生经过：
处分方式：
（）。
如属4或5，则变更后的职务级别或薪资情况为：
。
1.口头警告2.书面警告3.最终警告
4.降职5.降薪6.解雇
直接经理意见：
签字/日期
部门负责人意见：
签字/日期
本人意见：
1.同意2.不同意
3.其他。
签字/日期
若本人不意见，见证签字：
签字/日期
人力资源部审核结果：
签字/日期
批准人签署：
人力资源部经理意见：
总经理意见：
工会意见：
签字/日期签字/日期签字/日期
处分生效日：
年月日
处分撤销说明
主管经理/日期
主管经理/日期人力资源部/日期
附录17：
年培训项目计划表
部门（分公司）：
填表日期：
培训
方式
序号
项目名称
培训时间（月）
培训地点
（公司内/外）
讲师（内部/外请/外派）
培训
对象
培训
人数
学时
（小时数）
预算
内
部
培
训
1
2
3
4
5
6
外派培训
1
2
3
4
5
6
合计
注：
“内容培训”：
指由本部门安排实施的培训，不包括人力资源部组织的培训。
“外部培训”：
指部门根据实际工作需要，派本部门人员接受外部机构培训的培训。
部门总监：
附录18：
培训统计表
部门：
整理人：
序号
培训课程名称
培训日期
培训地点
课程长度（小时数）
讲师
受训人数
费用总计（含差旅、住宿费）
备注
1
2
3
4
5
6
注：
各部门培训负责人需整理本部门岗位技能培训情况，并于每季度最后一个月的27日前将本表（电子版）及培训记录表一起交人力资源部培训中心存档。
附录19：
内部合格培训师名单
InternalTrainerList
序号
Item
姓名
Name
部门
Department
职务
Position
学历
EducationStatu
所授课程名称
CourseName
备注
Remark
1
2
3
4
5
附录20：
培训需求调查表
姓名部门
工作与标准
建议的培训
重要性
一、领导与管理
1、通过管理与发展部署，提升整个部门工作绩效；
2、掌握激励、授权、目标管理与绩效评估等有效管理手段，激发部属潜能，完成部门及公司工作。
--部属培训与生涯规化、新人教导技巧
二、财务与决策
1、解读财务报表，了解公司经营情况；
2、根据业务发展制定并控制预算。
三、市场营销与销售
1、理解集团战略，据此制定本公司、部门目标和具体项目计划；
2、了解客户及市场需求，寻找产品与服务的增长机会，提供客户满意的产品与服务。
四、问题处理
积极面对工作压力
发现并及时解决工作中问题
五、职业素养
1、适应不同人际风格，发挥团队成员特长；
2、消除不良人际干扰，提升工作效率良好个人形象，健康积极的工作心态。
六、其他
1、能通过培训把作经验累积及新知有效传授给部属及其它员工；
2、流利的商务英语；
3、能利用INTERNET开展工作。
七、除了上述培训课题，你还需要哪些培训？
八、你能为公司里其他同事提供哪些培训？
（请具体说明）你是否愿望成为一个公司内部讲师
附录20：
培训需求调查表
姓名部门
工作与标准
建议的培训
重要性
一、领导与管理
1、通过管理与发展部署，提升整个部门工作绩效；
2、掌握激励、授权、目标管理与绩效评估等有效管理手段，激发部属潜能，完成部门及公司工作。
-部属培训与生涯规化、新人教导技巧
-如何培养接班人
-招募面试员工技巧
-授权技巧
-目标管理与绩效评估
-员工激励
-员工抱怨处理
二、财务与决策
1、解读财务报表，了解公司经营情况；
2、根据业务发展制定并控制预算。
-财务管理（非财务主管）培训
-预算制定与成本分析
-战略投资分析
三、市场营销与销售
1、理解集团战略，据此制定
升级会员 