费用报销制度.docx

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费用报销制度

费用报销制度

为了规范公司报销流程，合理控制公司经营费用，提高公司效益和工作效率，特制定本制度。

第一章总则

第一条费用报销流程

ＹＥＳ

未通过

粘贴相应票据

经办人领取签字

第二条借款流程

第三条费用的报销期限

1、费用发生后3日内按上述流程将报销凭证传递到财务部出纳处，由财务部每周二、五下午传总经理批准。

2、原则上费用不得跨月报销。

第四条原始凭证有效性的规定：

1、经办人员在费用支出时，应取得真实合法的原始凭证。

以下凭证视为合法凭证，准予报销：

2、税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票；

3、财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；

4、邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单；

5、经办人员取得合法凭证时，需检查凭证是否合法有效、内容填写是否完整，否则，视为无效凭证，不予报销。

第五条注意事项

1、报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额5—10倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理。

2、财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附附件是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时制作报销凭证并交与出纳处付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。

3、出纳收到报销单后应检查部门负责人、公司负责人（副总）、会计签名是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。

第二章各种费用报销制度

第六条备用金管理制度

1、各部门为保证公务的合理需要，按审批权限报批后，可向财务部预支一定数额的备用金。

2、备用金借支程序：

借支人填制借支单，按规定权限审批后交财务部编制记账凭证，复核后的记账凭证，向借支人支付备用金，同时借支人须在记账凭证上签字。

借支30000元以下的大额备用金须提前一周通知财务部；借支30000元以上的大额备用金须提前两周通知财务部。

借支较小备用金额的可直接和报销金额相抵。

3、管理部门公务较多的人员可申请实行定额备用金制度，即可预支保证公务合理需要的一定限额备用金，报销时可不抵借支，直接支取现金。

4、实行定额备用金制度的人员须经财务部和总裁认可。

5、备用金借支人须在公务完毕后5个工作日内到财务部结清备用金，实行定额备用金的借支人须每月结清一次。

借支人必须按规定时限及时结清备用金，前款不清后款不借。

6、每年12月31日前，除12月下旬借支的外其余所有个人借支的备用金都必须结清归还，逾期不还的，一次或分次从工资中扣回。

7、借支单是财务账务处理的依据之一，除当日借支当日归还的以外，报销费用时借支单不予退还；归还多借备用金时，由出纳开具收据给报销者本人，借支单也不予归还，收据须妥善保管备查。

允许借支人在借支单上签注已还等字样。

8、备用金是为保证公务需要而设，因私不得借支备用金。

第七条采购费用报销制度

1行政部根据批准后的采购计划采购物品，按实际付款金额取得正式发票（增值税发票），凭发票和入库单办理费用报批。

2采用预付货款方式采购物品的，必须签订《供货合同》，并以《供货合同》为附件填写《用款申请单》，经总经理批准后办理预付款手续。

3同城采购的，必须在业务发生后的3个工作日内办理费用报批；异地采购的，必须在到货后的三个工作日内且自借款日起最长15个工作日内办理费用报批。

第八条招待费管理制度

1、必须严格控制招待费的发生，并坚持“必须、合理、节约”的原则。

2、招待费用实行“先申请、后实施”的控制办法。

审批流程如下：

3、招待费用必须在发生后的3日内报账，并且不得跨月报销，对超出批准的招待项目及超限金额不予报销。

4、特殊情况下口头的请示和批准，事后都必须补办书面的审批手续，否则不予报销。

第九条差旅费报销制度

1、公司员工出差应严格履行报批手续，并且必须填写《出差申请表》（见附件二、四），未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差将按缺勤论处，所发生的差旅费均由其本人自行承担，公司不予报销。

2、出差费用报销标准

职  务

住宿标准

伙食补助

交通补助

一般员工

元/天

元/天

元/天

部门主管

元/天

元/天

元/天

部门经理

元/天

元/天

元/天

总经理（副总）

元/天

元/天

元/天

3、住宿费在规定的限额标准内凭据报销，超出部分一律由个人承担。

差旅费借款在回公司上班后5天内报销，限额支票3天内报销；

4、补助天数按出差总天数减一计算，随从副总级别以上领导出差的人员途中由领导统一安排伙食的，不应再填报出差伙食补贴。

5、出差天数的计算，原则为：

当天出发，过晚上12时以后返回的按一天计算；当天12时以后出发，12时以前返回的，按半天计算。

6、出差期间招待客户需要事先经公司负责人同意后方可报销招待费，回来后补办招待申请程序。

第十条车辆费用报销制度

1、车辆维修必须事先进行申请，并由定点维修单位对车辆维修项目、费用进行预算，经公司审核批准后方可实施维修。

维修过程中发现有新的维修项目时，必须办理维修项目及费用追加审批手续。

擅自维修的项目和超额费用不予报销。

所有更换下来的旧零部件必须带回公司，否则相关费用亦不予报销。

2、车辆必须持公司油卡加油，公司将对车辆实行油耗考核，超过核定油耗的必须作出分析和说明，公司根据情况决定超额油费是否由主车司机自行承担。

3、出差途中加油应开具正式发票，回程后与过路过桥费等发票一起填报，如无经批准的《用车申请单》，其相关行驶费用由责任人自理。

4、养路费、保险费、车船使用税等由公司财务部按期缴纳。

5、市内停车费必须随对应的《用车申请单》或经财务部审核认定合理方可报销。

第十一条通讯费报销制度

1、通讯费用的管理包括办公用座机费和手机费；

2、任何人不得利用公司部门座机电话拨打声讯台、交友等娱乐电话，一经发现将按所发生费用的双倍进行处罚。

各部门所属办公电话要有下班后及休假日的控制措施。

必要时公司将对部门座机电话费用实行定额包干制度；

3、公司每月对享受手机费用报销人员的手机费用实行限额管理，超出限额的按标准核实报销；

4、凡执行移动话费定额报销人员，手机应保持24小时处于开机状态。

如因未开机或未带电话造成无法联络，导致工作事项无法处理或处理延缓的，一律取消当月话费报销待遇；

5、报销办法：

执行移动话费定额报销人员由公司统一按限额充值或凭移动通讯公司的缴费发票进行限额报销，定额充值发票（或充值卡）不被视为有效地报销凭证。

第三章借款标准

第十二条员工借款须确有公务需要，个人借款一般不超过其半个月工资额，超过时须有公司担保人（未特别指明担保人时，现金借款单上的部门负责人为默认的担保人，借款人未能偿还借款，由担保人承担连带还款责任）。

第十三条试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任。

第十四条员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经有效批准后到财务部支取现金。

第十五条办公人员借用公款，在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。

第十六条借款人员完结事务，在报销时扣回借款，交回剩余现金。

因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，在本月发放工资时扣回。

第四章附则

第十七条未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由公司财务部或者行政部上报总经办酌情处理。

第十八条本办法中未做出规定的，按照公司的其他相关规定办理。

第十九条本办法由管理部制定，解释权归属行政部。

第二十条本办法自通过之日起执行。

第二十一条附件一：

《招待费申请单》

附件二：

《出差申请单》

附件三：

《用车申请单》

附件四：

《原始票据说明及粘贴方法》

总经办

行政部

2014年11月25日

附件一：

招待费申请单

编号：

申请人

部门

申请时间

客方

预计人数

人

接待事由

及招待项目

预约招待时间

预计花费

元

部门经理

分管副总

总经理

附件二：

出差申请单

所属部门：

　　　　　　　填写日期：

　　　年　　月　　日　　　编号：

出差人

出差地点

出差事由

预计费用

元

出差日及

返程日

备注

（填列需要配合等需求，如代订购机票、住宿等）

部门经理

分管副总

总经理

附件三：

用车申请表

申请部门

申请人

随车人数

用车时间

月日时分～至月日时分

用车部门经理：

前往地点

事由

拟派车辆

驾驶员

行政经理：

车回时间

月日时分

用车人签字：

驶前公里数

KM

返回后公里数

KM

备注

附件四：

原始票据说明及粘贴方法

一、原始票据的审核 

各项报销的原始票据，经各部门经理审签后，报财务审查其合法性并送公司总经理批准。

二、原始票据应具备的内容：

2.1 票据名称； 

2.2 填制票据的日期； 

2.3 填制票据单位的名称或填制人的姓名； 

2.4 经办人的签名；

2.5 经济业务的内容；

2.6数量、单价和金额；

2.7 各种发票、收据必须符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则的规定。

从外单位取得的原始票据必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始票据，必须有填制人员的签名或盖单；对外开出的原始票据，必须加盖单位公章，其中办理收款业务的要加盖本单位财务专用单。

三、对原始票据的技术性要求：

3.1 凡填有大小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符。

3.2 购买实物的原始票据，必须有手续完备的验收证明。

需入库的物资，必须填写出入库验收单，由实物保管人员按计划或合同验收后，在验收单上填写实收数额并签章。

不需入库的物资，除经办人在凭证上签章外，必须交给实物保管人员或使用人员 ，进行验收，并在凭证上签章。

3.3 支付款项的原始票据，必须有收款单位或个人的收款证明以及签字，有审批人签字，并有付款的依据。

3.4 职工因公出差借款的借据，必须附在记账凭证上。

收回款项时应另开收据，不得退还原借款借据。

3.5 预付性汇款，由经办人填制付款申请单，作为原始凭证，不得以汇款回单代替。

3.6 属于现金发放性质的原始票据，原则上应由本人领取签名。

有委托他人代领的，由代领人签名；由一人代领多人的，须逐个签章，不得通栏划大括号签一个章。

3.7 凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回或重新补正。

四、原始票据的粘贴办法

4.1对于集中较多的票据要按照内容进行分类粘贴，票据比较多时可使用多张粘贴纸，注意不要混贴及票据间相覆盖，以免影响辨认。

4.2粘贴时，在粘贴纸左边留出两公分装订位置，将票据按类分别粘贴。

4.3如果同类票据大小不一样，可以在同一张粘贴纸上按照先大后小的顺序粘贴。

4.4票据粘贴完整后，归集拟报销的合法单据，汇总票据金额，注明票据的张数，填写《费用报销单》，由经办人与审批人签字后，到财务部报销。

五、粘贴注意事项：

5.1将各类票据按面额的大小分类粘贴，并在粘贴处注明各类面额票据的张数和总金额。

5.2费用报销单

5.2.1原则上只报销发票；无发票，需事先向部门经理及财务部说明情况，或以其他票据充抵，但需在票据背面注明情况。

5.2.2充抵票据与正式发票分别张贴。

不能在一个报销单中报销。