费用报销制度及资金审批流程.docx

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费用报销制度及资金审批流程

财务费用报销制度及实施细则

为规范公司各种开支费用报销及付款程序，加强公司财务管理，控制成本，切实保障公司利益，根据《资金审批制度》和《费用预算制度》，特制定公司费用报销制度及实施细则。

第一部分：

关于报销的审批流程及原则

一、报销流程

1、一般的报销流程（预算范围之内或有经审批的费用）

经办人申请→本部门主管审核→财务负责人审核→总经理审批→出纳支付

2、特殊的报销流程（预算之外或没有经审批的费用）

原则上预算之外或没有经审批的费用是不予以报销支付的，如确属公司正常经营和发展需要而发生的开支，可按以下流程报批：

经办人填制单据并补申请报告→本部门经理（或上级主管）复核→总经理审批→财务负责人审核→出纳支付

二、审批原则

1.费用报销需经办人的主管领导批准，不得自行批准自己的报销费用。

2.不得逾越流程，不得未经直接领导及财务人员审批，直接提交公司总经理审批。

3.出纳必须凭签名完整的报销单支付相关费用，一旦发现违规操作，如造成经济损失，由出纳及相关人员承担连带责任。

三、报销、审批及审批的责任

经办人\报销人：

因公办理业务时应向对方索取相应的原始单据，经济业务发生后应及时准确的填写报销单据，对经办的经济业务及提供的原始单据的真实性负有直接责任，并有责任及时向财务人员提供其审核所需的相应文件或资料。

部门负责人：

对本部门发生的经济业务进行确认及对经办人提供的原始单据进行审核，对报销业务负有直接审核责任，并有责任协助财务人员的审核工作。

财务人员：

审核报销的经济业务是否符合相应的规定，审核报销所提供的原始单据是否符合相应的要求审核报单据中是否按要求填写相应的项目和内容。

对不符合要求的报销单据、原始单据及填写不规范的行为提出相应的处理意见。

总经理：

对费用进行最终审批。

第二部分：

报销原则

1.预算内的费用方可直接报销，如：

采购报销应附上经总经理审批后的采购申请书，大额采购应附上采购合同。

2.所有的报销均遵循“谁支出、谁报销”的原则，严禁假借他人的名义报销自己费用的行为。

3.严禁报销虚假费用的行为。

4.无预算或预算外的费用报销须经总经理批准后方可列支。

5.每办一次业务，应该填写一张报销申请单（差旅费除外）。

业务招待费用、物资采购、餐费不论金额大小，一律每发生一次填写一张。

笼统地在报销单上写上“×月”的费用的，或多次业务单据分不清的，财务部有权不予受理。

6.所有费用开支，应“先申请、后开支、再报销”的流程，财务人员应根据预算来审核和支付。

相关预算外费用在发生费用前，应该先书面请求总经理，得到批准后才可以发生相关费用，坚决杜绝“先斩后奏”的现象，事先申请以总经理签名的日期为准。

总经理外出时，或本人出差在外遇紧急情况时，应电话或邮件通知，得到许可后才可进行。

事后应及时补充申请表，作为报销的依据。

7.关于报帐时限，上月28日后至当月28日的期间费用必须在当月报销，差旅费用必须在结束后3个工作日内报销。

逾期单据，财务部有权不予受理，由此造成的损失，由报销人自己承担。

因单据不合要求，被退回按规定整改后再重新报销，特殊延期（如外地出差时间较长），需提出书面报告，经分管领导签署意见后才可以报销。

8.跨年度的费用必须在次年1月25号之前填单报销，年终结算后不管何种原因均不得报销上年度费用。

9.原则上有借支备用金情况的，报销时必须先冲其备用金，多退少补。

10.大额支付款项必须使用支票或其他银行结算方式，超过1000元而用现金支付的，报销时必须详细说明原因，总经理审核后方可报销。

无正当的理由，一律退回。

11.从出纳处领取报销款时，需报销人签名确认。

对于领款不方便的，需由他人代领的，本人应该出具书面委托书，指定代理领款人。

由代理人在领款表上签字，无书面委托书，其他人不得代领，发放人员有权拒绝。

出纳把委托书附于领款表后。

财务负责人不定期抽查款项是否如实发放。

第三部分：

提供原始凭证和报销单填写的要求

1.因公发生经济业务时，经办人员必须向对方索取原始单据。

未取得原始单据或虚假的原始单据一律不予报销。

2.报销时提供的原始单据必须是由税务部门监制的发票或由财政部门监制的收据，以及采购申请、采购合同等附件。

原始单据必须真实、合法，与开支的内容一致。

对于标有“顾客（单位）名称”的发票务必由开票人填写相应公司名称，自己补充填写为无效发票，不予受理。

无“顾客名称”的发票，不需填写。

另报告、申请等附件必须是经权限人员签字同意的纸质件。

3.各种类型的发票应该分开粘贴，并在粘贴单上标出共××张，金额××元。

票据粘贴混乱，不注明张数、金额单据一律退回。

4.原始单据遗失的应尽量取得了出票单位的原单据复印件并盖上出票单位财务专用章或发票专用章，经总经理签署意见后方可报销。

5.报销单上所有内容均需完整填写，严禁用圆珠笔填写报销单、严禁涂改，报销单的“经办人”务必由本人亲笔签名，单据填写不齐全和涂改的，一律不予受理。

第四部分：

主要费用管理规定

费用管理的把关人为财务人员，财务人员应遵循《资金审批权限》和《费用预算制度》中的规定对每笔发生费用进行核查，并及时对一些费用进行归集汇总，提供准确的财务数据。

一、公关费

1.凡因公司发展需要而发生的公关费（包括餐费及赠送礼品费用），必须事前提出专项申请，根据资金权限一览表的规定由相关人员审批。

2.报销时必须提供已经审批的申请报告（-----元以内除外，报部门负责人备案即可），财务人员核对报销内容是否与申请报告内容一致，如果是赠送礼品，需提供礼品清单。

二、会议费

1.此会议费仅指分公司内部会议场地租用费、交通费、物品费、餐费等费用。

内部会议具体指月度总结、月中会议、经理沟通会议等。

2.经办人在报销会议费用时必须遵循真实完整的原则，在报销单中需注明以下信息：

开会主题、会议地址、物品清单，会议费用应按场租、餐费、物品费用、交通费、住宿等分类汇总，直接写会议费用××元的不予报销。

3.在会议同时发生的活动费，奖励费用应单独填写报销单，按活动费用和奖励费用规定报销。

4.超预算或无预算举办会议，一律不予报销。

5.会议结束后一周内，会议主办方应及时办理报销手续并办理相应的还款手续。

三、活动费、招待费及奖励费用

1.有发生招待费支出的人员，请提前填写<<招待费申请单>>,写明招待地点、时间、人数、招待事由等，报总经理核准后方予招待；

2.经办人在报销招待费用时应注明以下信息：

招待时间，招待目的，招待人员，陪同人员，招待地点。

3.经办人报销活动经费时应遵循真实完整的原则，在报销单中需注明以下信息：

活动内容，参与人员（附参与条件），活动日期，活动地点，活动费用应按场租、餐费、物品费用、交通费、住宿费等分类汇总，直接写活动费用××元的不予报销。

4.经办人在报销奖励费用时应注明以下信息：

奖励条件，奖励内容，奖励人员，并附奖励签收清单，提供不完整的一律不予受理。

5.活动、招待或奖励费用发生一周内，经办人应及时办理报销手续并办理相应的还款手续。

四、市内交通费

1.提倡节俭，外出办事，应尽量乘坐公交车或地铁，严格控制出租车费，如有特殊情况需乘坐的士，应事先获得总经理批准。

2.发生费用后，应立即填写报销单，频繁外出的可以一周报帐一次。

3.对于出租车票，必须取得税控出租车票，手撕发票一律不予以报销，报销人在车票的背面写上起止地点并签名。

4.连号的出租车票，不论何种原因都不得报销。

5.对于长距离（如跨城市）的出租车票，比照长途车的票价予以报销，多出不报，如有特殊情况，需总经理签字认可。

五、差旅费

1.差旅费指相关人员为完成公司指派的任务组织，公司会议或培训等活动而发生的交通费、住宿费等。

2.经办人报销时此类差旅费应附《出差申请单》，并注明出差人数及交通工具，财务人员根据《差旅费报销制度》规定的标准审核。

六、文具、办公用品、低值易耗品、网络配件等办公费

1.文具、办公用品、低值易耗品、网络配件等物料用品一律由综合部统一采购，其他员工不得私自采购；

2.原则上每月集中采购、集中报销一次，由各部门填写办公用品计划表，综合部根据各部计划表统一填写《物资采购申请单》，经总经理批准后进行集中采购；

七、报销时附正式发票、《采购申请单》及电脑小票、供应商送货单等，详细列明所购商品的明细，并做好各部门的领用存登记，未领用的物品由综合部保管，并做好存量登记。

八、汽车\车辆费用

1.报销车辆费用必须使用车辆相关费用票据（如汽油票、过路过桥票、停车票等），不得以其他票据代替；

2.所有车辆费用（过路过桥费、加油费等）报销必须附与车辆有关的发票，油票后注明加油时里程数，并且附上出车记录表（出车日期、事由、随车人员、到达地点、行程公里里程数等），注明用车的起讫时间点。

如果实行加油卡管理，每次加油后在票后记录公里数，加油卡只能用于指定的公司车辆使用，不得用于其他或私人车辆使用。

3.对公司的车辆维修费用，由司机填写《车辆维修保养申请单》，注明维修和存在的问题。

车辆保养、维修实行定点管理，统一结算，车辆维修须经综合部负责人审核（审批），并在维修明细单上签名确认方可报销，更换的旧件交综合部负责人验收，并注明更换旧件已验收，设备已维修合格。

第五部分单据粘贴要求

1.从左部及顶部对齐，按从左到右翻阅顺序使用胶水或浆糊粘贴；

2.幅度大小不要超过报销凭证，数量过多、且不统一时附加衬页铺底；

3.注意不得使用订书钉装订，以防脱落或抽换；

4.粘贴后每张凭证均能查阅，粘贴牢固、不易脱落，整份凭证厚度均匀。

5.特别约定：

为便于审核，实报实销的票据（如汽车路桥费票据），需按日期顺序粘贴。

第六部分：

附则

1.本制度自颁布之日起生效。

2.本制度解释权归公司财务部。

3.遇不适应业务开展的条款，经公司开会讨论，总经理签字后可予以删改。