南昌大学档案管理实施细则.docx

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南昌大学档案管理实施细则

 南昌大学档案管理实施细则

　　（经1999年6月2日校长办公会通过）

　第一章　总　则

　　第一条　　为了逐步实现档案工作规范化，不断提高档案管理水平，有效地为学校各项工作服务和为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《普通高等学校档案管理办法》及其它有关法规，结合我校工作实际，特制定本实施细则。

　　第二条　　我校形成的各类档案，是学校各项工作和活动的真实记录和宝贵史料，是党和国家的宝贵财富，必须由档案馆集中统一管理。

　　第三条　　我校的档案工作是学校工作的重要组成部分，是提高学校工作效率和教育质量及科研水平的重要条件，是维护学校历史真实面貌的一项重要事业。

学校应加强对档案工作的领导，把档案工作纳入学校发展规划，纳入议事日程，纳入教育、科研和行政管理人员职责范围，做到“四同步”：

在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

　　第四条　　我校的各类档案是指在党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财务会计等方面工作过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等各种载体的材料，包括图纸、图表、实验记录、文字材料、计算材料、照片、录像带、录音带、模型等。

　　第五条　　档案部门必须严格贯彻执行党和国家规定的保密制度，在确保档案安全和国家机密的前提下，按规定搞好对社会的开放利用。

第二章　体制和任务

　　第六条　　我校档案工作在分管校领导和校办的直接领导下行使职能。

同时接受上级教育行政管理部门和档案行政管理部门的指导、监督与检查。

　　第七条　　单位由一名负责人分管本单位的档案工作，根据需要设专职或兼职档案工作人员1～2名，并把做好归档工作纳入有关人员的责任范围，作为检查工作、考核干部的重要内容之一。

　　第八条　　校档案馆是永久保存全校各类档案的职能管理部门，是向学校和社会提供利用档案的中心，也是对全校档案工作进行指导的业务管理机构。

　　第九条　　校档案馆的基本任务如下：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；

（二）建立健全学校档案工作规章制度；

　　（三）指导、监督、检查校内各单位立卷归档工作；

　　（四）负责接收、整理、保管、鉴定、利用、统计及管理全校各类档案及有关资料；

　　（五）建立健全学校档案工作网络，培训专（兼）职档案干部，组织全校档案干部开展学术研究，按学校要求做好档案干部专业职务聘任工作；

　　（六）配备必要的现代化管理手段，编制必要的检索工具和参考资料，开展档案的开放和利用工作，为社会和学校各项工作服务；

　　（七）开展档案宣传工作和档案利用者教育活动；

　　（八）参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流，开展档案学术研究和交流活动。

第十条　　按照集中统一管理原则，我校档案工作实行统一领导、分级管理。

各单位应按本细则的规定定期向校档案馆送交归档资料。

对于某些需特殊条件保管或利用频繁且有一定独立性的档案，可根据实际需要设立分室管理。

第十一条　　从方便工作出发，在档案数量较多、条件成熟的单位设立分室，负责本单位的档案工作，业务上受学校档案馆领导，每年向档案馆报送新增库存目录，并不定期向档案馆移交永久保存的档案。

　　第十二条　　档案工作人员属专业干部，其职称和待遇按国家有关规定执行，与教学、科研、图书资料人员同等对待，并保持相对稳定。

档案工作人员要努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，坚持四项基本原则，严守国家机密，忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。

对玩忽职守造成档案损失的有关领导和个人，应根据情节轻重，严肃处理，直到追究法律责任。

　　第十三条　　学校在编报预算时，要把档案管理所需经费纳入计划，单列专款，由校档案馆统筹安排，各职能部门应在切块经费中给予适当资助。

　　　　　　　　第三章　　文件材料的归档、移交和接收工作

　　第十四条各部门应建立和完善归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的

职责范围内，做到每项重要的教学、科研、党政管理工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

　　第十五条　　各部门应做到档案工作与各项工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收等各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

　　第十六条　　各部门对科研成果和基建工程等进行鉴定、验收时必须有档案部门的人员参加。

有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查、签意见。

没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收、不予上报成果。

　　第十七条　　学校实行文件形成部门、课题组立卷的制度。

一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查，装订后向学校档案馆移交。

校档案馆应派人指导立卷工作。

　　第十八条　　文件材料的归档范围：

（一）党政管理类

　　主要包括校党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录，党政群各部门的工作计划、总结、上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。

（二）教学类

　　主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

按国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（［1987］教工字016号）执行。

　　（三）科研类

　　按国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发［1987］6号）执行。

　　（四）基本建设类

　　按国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发［1988］4号）执行。

　　（五）仪器设备类

　　主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在五万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

　　（六）产品生产类

　　主要包括自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。

　　（七）出版物类

　　主要包括自行编辑出版的学报及其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

　　（八）外事类

　　主要包括有关人员出席国际学术会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他活动中形成的文件材料，授予中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。

　　（九）财会类

　　按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财预字［1984］第85号）执行。

　　以上各类指归档范围。

归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

具体内容详见各种门类档案管理实施细则。

　　第十九条　　归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准要求。

　　第二十条　　归档时间要求：

（一）党政群各部门和能按年度归档的部门，应在次年六月前归档；

（二）各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次年度十二月前归档；

　　（三）科研、基建等部门，应在项目完成后三个月内归档。

　　第二十一条　　凡由本校与其它单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交主办单位保存。

　　第二十二条　　学校档案原则上由校档案馆永久保管。

在国家需要时，或学校所存部分档案列入有关国家档案馆接收范围时，应向有关国家档案馆提供所需部分档案原件或复制件。

　　第二十三条　　个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向校档案馆移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

　　第二十四条　　校档案馆要注意向国内外征集与本校有关的各种档案和资料。

　　　　　　　　　　第四章　　档案管理

　　第二十五条　　校档案馆要按照《普通高等学校档案实体分类方法》对档案进行分类、编号和排列。

　　第二十六条　　学校各类档案按价值将其保管期限分为永久、长期二种。

对于到期档案的销毁工作，由档案人员会同有关业务部门，共同鉴定，提出具体意见，登记造册，报分管校长批准后，方可销毁。

销毁时要有2人以上监销，监销人要在销毁清册上签字。

　　第二十七条　　校档案馆的保管工作要求做到：

（一）校档案馆按国家档案部门标准化、规范化要求，加强保管，编辑馆藏目录和其它检索工具，做到分类科学、整理系统、保管安全、统计准确、利用方便。

条件成熟时，开展微机检索。

（二）严格执行安全和保密制度。

库房要有“八防”（防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘、防高温、防霉变）措施，专人负责，经常检查档案保管情况，确保档案的安全。

　　（三）认真执行档案查、借阅制度，严格履行查、借、复印的审批手续。

　　第二十八条　　校档案馆应研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复和复制。

　　第二十九条　　校档案馆应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，遇到特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。

　　　　　　　　　第五章　　档案的利用与开放

　　第三十条　　校档案馆应设立专门的阅览室，提供档案目录（属开放范围的）、全宗指南等。

　　第三十一条　　对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案，须经校档案馆馆长同意，涉及未公开的技术问题须经科研处负责人同意，必要时报请校领导审查批准。

　　第三十二条　　校档案馆所保存的档案，主要供本校利用。

如其他单位或个人需查阅时，应持介绍信，经校档案馆馆长同意后，方可查阅。

如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经校领导批准。

查阅校党委、行政会议记录需经党办、校办主任同意，必要时报请校领导批准。

　　第三十三条　　校档案馆应积极开展档案的编研工作。

出版和公布档案，须经档案形成部门同意，并报请校领导批准。

　　第三十四条　　对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用，如特殊需要，须经档案馆馆长同意或经校领导批准。

　　第三十五条　　校档案馆应采取多种形式，如举办档案展览、陈列等，积极开展档案宣传工作。

　　　　　　　　　第六章　　考核、奖励与处罚

　　第三十六条　　校档案馆应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责，对优秀的工作人员、兼职档案员和突出的服务成果、研究成果学校给予奖励。

　　第三十七条　　对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。

　　　　　　　　　第七章　　附　则

　　第三十八条　　本实施细则自校长办公会批准之日起实施。