重要物品保管交接使用系统登记操作流程part2.docx

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重要物品保管交接使用系统登记操作流程part2

三、钥匙密码类：

1、领入-----启用交接---封存-----封存交接----正常交接-----作废上缴

2、钥匙：

封存交接—备用钥匙启封—备用钥匙封存----备用钥匙副转主

3、密码：

封存交接—备用密码启封—备用密码封存---主密码正常交接----主密码更密—备用密码封存----备用密码封存交接----主密码到期提示

1、重要物品的钥匙密码领入：

营业室主任和一名柜员一起到办公室领回保险柜密码钥匙后，柜员在柜面系统做“gm01重要物品领入”交易，记录保险柜编号、钥匙种类及每把锁的钥匙数量、密码是否为电子密码（可定期更换），保险柜的钥匙密码是否需要双人管理、领入人等主要信息，重要关注锁A、B、C、D分别对应每把锁的钥匙数量（系统控制每把锁至少有2把钥匙），尤其柜员机锁比较多，不要弄混，有特别说明的，可在交易描述字段录入。

（因柜员机机型不同，总行不做统一规定）

交易完成系统根据锁密数量生成多个物品账号，作为后期查询的索引。

账号生成规则为：

4位机构号+1位物品大类+2位钥匙种类+保险柜编号+1位钥匙类型+钥匙密码代号+2位主备标识

说明：

1、物品大类：

A-会计印章、B-钥匙类、C-其他类；

2、钥匙种类：

01-保险柜钥匙、02-柜员机钥匙、03-库房钥匙、04-钞箱钥匙、05智能设备钥匙

3、保险柜编号（支行自定义）

4、钥匙类型：

0-一钥、1-一钥一密、2-双钥、3-双钥一密、4-双密一钥、5-三钥一密、6-四钥一密

5、钥匙或密码代号（锁编号分别用ABCD标识、密码用M、X标识）

6、主备标识（11-主，22-备用）。

锁钥匙领入后状态为“未启用”状态。

如果保险柜的钥匙不马上交付柜员使用，营业室主任和柜员应双人将钥匙密码封存、双人保管。

2、启用交接：

保险柜使用前，保管钥匙密码的柜员需做两次“gm02重要物品交接”交易，操作类型选择“启用交接”，即按照双人分管的原则将钥匙或密码分别交付使用人，营业室主任作为监交人录入指纹，交易完成后，钥匙和密码的状态转为“正常”。

3、备用钥匙、备用密码封存、交接：

保管钥匙的柜员将每把钥匙均试用一遍后，自己留一套钥匙使用，其余的钥匙和营业室主任一起封存，在信封上注明几号保险柜、几把钥匙（如：

3号保险柜上门钥匙2把，下门钥匙3把，钞箱钥匙2把）、封存时间，在启封处双人签章。

柜员在柜面系统做“gm03重要物品封存/启封/密码更换”交易，操作类型选择“封存”，封存人为营业室主任，此时钥匙状态为“封存”。

然后再做“gm02重要物品交接”交易，选择“封存交接”。

将备用钥匙交给保管人。

保管密码的柜员设置好保险柜密码后，将密码写在一张纸条上，和营业室主任一起封存，在信封上注明几号保险柜的备用密码、封存时间，在启缝处双人签章。

柜员在柜面系统分别做备用密码的封存交易、封存交接交易，将密码封交付保管人。

4、岗位调整钥匙交接：

使用保险柜主钥匙和密码的人因岗位变动，需将主钥匙或密码交给他人时，要在系统做“gm02重要物品交接”交易，操作类型选择“正常交接”，营业室主任监交确认。

5、密码变更：

密码使用人变更、备用密码启用或电子密码使用满三个月必须变更密码，密码使用人需要将新密码写在一张纸条上，和营业室主任一起封存，交接给备用密码保管人。

系统中需要操作“gm03重要物品封存/启封/密码更换”交易，先做03-密码更换，再做01-备用密码封存，再做“gm02重要物品交接”交易，操作类型选择“封存交接”。

电子密码三个月必须更换一次，系统会根据密码启用或更换时间记录密码到期日，在密码到期前5个自然日内，柜员登陆系统有提醒。

6、启用备用钥匙/密码：

主钥匙或密码使用人因故未到单位而需要打开重要物品锁时，经营业室主任申请，经机构负责人审批同意后（金库副钥匙、密码副本的启用须经分行主管行领导审批），由保管人员与签封人员共同启封备用钥匙/密码，拿出其中一把备用钥匙或密码封交付使用人。

系统操作需由备用钥匙/密码的保管人做“gm04备用钥匙特殊操作”交易，操作类型选择“启用备用钥匙”，营业室主任作为监交人员完成。

被启用的这一把钥匙状态由“封存”改为“临时正常”。

注意：

接受备用密码/钥匙的人，不要与保管另一组密码钥匙的交叉，系统未做控制。

密码临时使用完毕后，一定要及时变更密码，并封存新的密码封交备用密码保管人。

7、封存备用钥匙：

备用钥匙使用完毕后，需要再次封存，则在柜面系统做“gm04备用钥匙/密码特殊操作”交易，操作类型选择“封存备用钥匙”，钥匙状态由“临时正常”改为“封存”。

8、备用钥匙转主钥匙：

主钥匙损坏的，经机构负责人审批同意后（金库副钥匙、密码副本的启用须经分行主管行领导审批），可取出一把备用钥匙作为主钥匙使用。

备用钥匙保管人发起在柜面系统做“gm04备用钥匙/密码特殊操作”交易，操作类型选择“备用钥匙主转副”，备注字段录上审批人信息，营业室作为监交人员完成交易，则对应的保险柜锁的基本信息表中记载的副钥匙减少一把。

9、增加备用钥匙：

如果保险柜备用钥匙不足，经审批又配制了新钥匙，需要备用钥匙保管人在柜面系统做“gm04备用钥匙/密码特殊操作”交易，操作类型选择“增加备用钥匙”，调出备用钥匙信息后，点击“增加钥匙”按钮，调出钥匙信息框，核对增加的是ABCD锁的哪把锁，增加几把，不要录入错误。

营业室主任作为监交人员完成交易，则对应的保险柜锁的基本信息表中记载的副钥匙数量增加。

10、锁作废：

重要物品或锁被盗或丢失的，需要换新锁。

旧锁的全部钥匙及密码信息要上缴作废。

备用钥匙/密码保管人将备用钥匙密码交给主钥匙/密码保管人，由主钥匙密码保管人发起作废上缴交易，营业室主任监督确认。

三、其他物品

其他物品目前有九类，分别是1-印模、2-票样、3-密押、4-光盘、5-证书、6-密码卡、7-支付密码器、8-网银KEY、9-其他，后续有其他物品的，可向总行申请添加。

每一类的产品种类由支行自定义，编号由系统根据本机构产品种类和自定义录入的产品类型，自动生成，从001开始。

其他大类的业务流程：

领入—启用交接-正常交接—封存-作废上缴。

操作时，产品大类、类别等信息不要选择错误。

四、维护与注销

1、信息维护：

重要物品领入时登记的基本信息错误可以通过“07-重要物品信息维护”交易进行维护，如章名、章号、钥匙数量等，该交易为无条件授权。

2、领入/上缴删除：

领入、上缴的重要物品选择错误时，可以通过“gm06重要物品领入/上缴撤销”将原交易注销，但领入删除交易控制物品状态为“未启用”，上缴删除限制在操作三个月内才可操作，逾期不能删除。

该交易为无条件授权。

3、交接、封存的重要物品选择错误时，不能维护或删除，只能做反项交易。

五、查询交易

“gm08重要物品历史明细查询”。

该交易支持模糊查询，录入物品大类、查询机构、柜员等信息，可查询出符合条件的全部重要物品。

双击某一条记录，可查询出该物品的历史明细。

历史明细可导出信息并打印。

六、档案资料打印

每年年底或物品作废上缴后，按照重要物品的种类分别打印本年度该物品的交接保管及使用情况，装订永久保管。

打印时先打印封面（第二屏左下按钮），再打印历史明细（第三屏），均使用A4白纸，每页可打印45行。

对于会计印章，要在打印的封面上预留印模。

注意：

打印钥匙密码类重要物品流水时，要根据第二屏显示的不同的物品账号逐条双击打印。

比如：

三钥一密，有8个账号，分别代表不同锁密的主副信息，流水会有不同，因此均要打印。

七、存量重要物品移入系统的处理

目前支行正在使用的重要物品，要移植到柜面系统中，使用“gm01重要物品领入”交易，录入印章章名、章号、领入人等，“是否历史信息”字段选“是”，根据手工登记簿记载信息在系统内录入重要物品领入时间等内容，交易完成后，物品状态未“未启用”状态。

柜员再做“gm02重要物品交接”交易，选择“启用交接”，将物品分别启用交接给保管人。

运营管理部

2018年4月18日