行政办公室日常管理制度.docx
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行政办公室日常管理制度
行政办公室日常管理制度
行政办公室日常制度遵循公司一切管理制度。
一、考勤制度
1、请假必须填写请假条，并请相关领导签字批准。
假期结束按时上班并要提前找办公室主任销假。
如果假期结束还不能上班，必须按规定续假，否则视为旷工。
2、不准代替请假，特殊原因也必须电话请假，再请别人代填假条。
3、必须在当日班前会前请假，否则视为迟到。
4、请假每个月不能超过3天（婚丧、分娩、大病等除外）。
5、班前会和当日总结会前签到签退，凡迟到早退半小时扣除半天考勤，迟到超过一小时，视为旷工。
6、无故旷工1日内由行政办公室处理，停职反省写出深刻检查，1日以上者交公司处理。
二、现场管理制度
1、行政办公室各分办公室实行现场5S管理，保证办公室清洁，物品摆放整齐有序。
2、各办公室的设备禁止外人操作，保证设备完好。
3、行政办公室人员着装要雅致大方，举止文明，礼貌待人，集体活动时必须统一穿工作服，女员工把头发盘起。
4、在公司范围内行走不准勾肩搭背，严禁串岗。
5、办公室电脑不准用来上网玩游戏、听音乐、聊天等，做与工作无关的事情。
不准围成一团、嬉戏、打闹、闲聊。
6、上班时间禁止吃东西。
7、讲话要文明，有礼貌。
上门办事的要热情接待，接电话时必须说“您好、再见”，杜绝“不知道、不清楚”等词语。
如有涉及公司机密，不可告知的内容要委婉的拒绝。
三、值班制度
1、为进一步加强和规范公司行政办公室值班管理制度，结合实际情况，制定本规定：
2、行政办公室所属行政科长、宣传科长、档案科长及行政科人员。
3、科长全天候值班，每人一天轮流值班。
4、行政科人员每天早7：
30至晚21：
00除正常工作时间外的其余时间。
5、值班科长负责主持办公室班前会和班后会，落实办公室当日工作完成情况后向办公室主任汇报，以便按计划安排第二天工作。
6、行政科值班人员必须坚守办公室，负责值班时段的电话接听、客房和会议室安排、会议通知、领导临时交办的事务等。
遇到突发事件和职责外事件要立即向办公室主任报告。
特别是紧急会议通知，必须立即通传。
7、行政科值班员下班后负责清理办公室卫生，走后关好门窗和楼道电灯。
8、值班人员要做好值班记录。
9、值班人员要按照“值班表”编排轮流值班，需要调整时，提前向办公室主任请示。
10、值班人员实行交接班制度。
四、例会制度
1、每天召开班前会和班后会，每月召开一次工作总结会。
2、班前会上午8：
00召开，班后会下午5：
50召开。
每月总结月底下午召开。
五、邮件收发管理制度
1、为保障公司全体员工的个人信件、订阅报刊能及时收到，根据需要，特制定本制度。
2、办公室内勤每天负责收取分发信件、报刊，并对各类信件采用不同的收发办法，并做好登记。
3、属于挂号信、包裹单、汇款单等由办公室内勤及时通知本人或家属，收件人或其家属直接到办公室签字领取。
4、收件人委托工作人员代收的信件或特殊信件，如：
国外或境外信件，破损信件等，工作人员要特殊收管，及时通知收件人或其家属，并直接面交收件人。
5、一般信件，要及时通知收件人领取。
6、查无收件人的信件，要注明情况退回。
7、凡是只写明“山西通洲煤焦集团收”的信件，由办公室文书负责拆阅，视情况处理；写明董事长收的信件，由办公室主任拆阅后视情况处理。
8、凡收到信件、报刊须及时分发，不得积压，造成信件延误或遗失按有关规定追究责任。
六、电视台设备管理制度
1、电视台全部设备及器材均为公司资产。
2、各类设备及器材均应有专人保管，使用前须征得保管人的同意，遇有特殊情况，须经电视台领导批准方可动用。
3、保管人不得私自出借、互换或拆御设备。
保管人对设备要定期清洁、养护、检修并做好记录，保证设备完好率。
4、摄录像系统、编辑系统、照相机、电视节目收转系统等属贵重设备，确定专人使用，其它人员不得擅自动用设备。
5、使用设备应严格遵守操作规程，及时作好使用情况记录，使用中发生异常情况或事故，应立即停机、断电并迅速报告，由办公室指定专人查明原因，进行处理，做好情况记录，属违章操作或人为事故，要追究当事人责任，并按学校有关规定处理。
6、新到设备开机前必须熟读说明书，掌握使用方法和操作规程，否则不可使用，验收设备的技术人员有责任向使用人员介绍新设备的性能及使用方法。
7、私人不得借用电视台的设备、仪器。
七、有线电视管理制度
1、闭路电视系统安装维护工作实行统一管理，所有安装维护及改造工作都需要事先与办公室联系并进行登记。
2、办公室将在2日内做安排，技术人员将进行系统安装维护。
3、安装维护完成后，将在5个工作日内派人对安装维护情况回访。
4、凡未经办公室许可私自进行安装维护工作，由此所产生的一切后果由当事人负责，情节严重的上报相关部门追求责任。
5、维护人员必须详细记录安装时间、工作过程、所用材料。
6、如遇特殊情况须立即进行安装维护工作的，则事后要补填安装登记表。
7、维护人员需熟悉闭路电视系统的工作原理、线路分布、连接。
8、维护人员需随时注意设备工作状态，并做好运行记录。
9、负责闭路电视系统为正常维护工作，认真对待用户反映的问题。
10、雷雨季节，强雷天气需关闭系统所有电源，待雷雨过后重新启动设备。
11、设备摆放科学、合理、整齐，做到防漏电、防雷击，防静电、方便操作使用，保证设备安全正常运行。
12、室内设备每周维护检查一次，使之经常保持良好运行状态。
13、对千线放大器和分支分配器每半年维护检查一次，维护时间和设备运行状态应做详细纪录，如发生雷击，电击而导致设备损坏的，应急时维修更换。
14、临时需要购买的材料，急时向公司申请，领导批准后方可购买。
15、设备出现故障时，应及时排除，个人不能解决的应急时向有关部门反映。
进行维修或更换。
16、每年检查一次设备运行状态，不能使用的应及时报废，做好低质易耗品登记。
八、会议室管理制度
1、会议室音响设备、器材等由行政办公室宣传科负责管理。
2、会议室卫生、供水、会标等实际会务工作由行政科负责。
3、各个会议室的用电设备、音响设备安排专人管理，掌握会议室设备的操作要领，对近期会议安排心中有数。
重要会议须提前到达会场，检查落实会议室准备情况。
4、音响设备管理人员应熟练掌握会议室内各种设备的使用操作方法，保持其经常处于良好状态，发现故障及时报告处理。
5、会议室音响由专人管理，任何无关人员未经许可不得进入，更不可随意操作相关设备（包括投影议）。
6、连接自带设备（如IT、电台录音等），请在会议室预定时向管理员提出相关要求，根据设备的兼容性、连接线接口是否匹配等情况，需提前30至60分钟到场。
7、会议结束后，办公室应安排人员做好卫生清扫、关闭所有电器设备，关严窗，锁好门。
8、会议室音响设备管理人员应本着认真负责的态度去做好音响设备的日常维护和管理工作。
每季度应对音响设备进行清点和检查，平时应不定期做好日常检查和维护工作，确保设备有较高的完好率。
发现失窃，及时报案。
9、音响设备使用前，应检查线路连接是否正确，电压是否正常，确保设备用电安全。
未经管理人员同意，严禁私自改动设备线路的连接。
音响设备使用完毕后，要关闭音响，切断电源，做到人走电断。
各音响设备和场地的保管单位应由指定专人负责保管，所借音响设备场地的钥匙应由借用人或指定专人负责保管。
10、新设备交付使用，要把说明书、保修卡、供应商、验收单等设备资料及时收集和保存，配合公司档案管理部门做好建档工作；对各套设备按场地分类，在保管人员变动时，做好设备和档案资料移交工作；年终对音响设备使用记录进行总结统计，统计结果存入设备管理档案。
九、邮件收发管理制度
1、为保障公司全体员工的个人信件、订阅报刊能及时收到，根据需要，特制定本制度。
2、办公室内勤每天负责收取分发信件、报刊，并对各类信件采用不同的收发办法，并做好登记。
3、属于挂号信、包裹单、汇款单等由办公室内勤及时通知本人或家属，收件人或其家属直接到办公室签字领取。
4、收件人委托工作人员代收的信件或特殊信件，如：
国外或境外信件，破损信件等，工作人员要特殊收管，及时通知收件人或其家属，并直接面交收件人。
5、一般信件，要及时通知收件人领取。
6、查无收件人的信件，要注明情况退回。
7、凡是只写明“山西通洲煤焦集团收”的信件，由办公室文书负责拆阅，视情况处理；写明董事长收的信件，由办公室主任拆阅后视情况处理。
8、凡收到信件、报刊须及时分发，不得积压，造成信件延误或遗失按有关规定追究责任。
公文管理规定
第一条为了规范公司各类公文的收发、审批、处理，特制定本制度。
第二条本规定适用于公司各部门。
第三条本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具，由办公室实行统一管理、科学管理、保密管理，真正做到规范、准确、及时、安全。
第四条 公文管理在公司分管经理的领导下，由办公室主任、秘书、文书和档案管理员负责，对上级公文的接收、阅办、整理、归档和公司内部公文的起草、核对、签发、归档进行管理，相关部门要密切配合。
第五条上级来文、函件、传真，均由办公室文书登记编号，并附“公文阅办卡”，由办公室主任提出分送或拟办意见，及时送有关领导批阅处理。
第六条对于急件、急电，或是无法及时请示办公室主任批办的特殊情况下，文秘可视情况直接送分管领导批示或交由相关部门处理，再另行汇报。
第七条机、绝密文件不得自行处理，要单独造册，安全存放。
一般的函件，可由办公室转有关部门处理。
第八条业务往来的文件由办公室主任和文书根据文件内容要求经公司领导批示后，交有关部门处理。
第九条凡是写给“通洲集团公司”且没有具体处室和姓名的函件一律由办公室文书拆阅。
写明部门和姓名的直接转给相关部门处理。
第十条要符合国家的方针、政策、法律、法规和上级的有关办法等。
如提出新的政策规定应尽量与原来的有关政策衔接，并加以说明。
第十一条情况要确实，观点要明确，文字要简练，条理要清楚，层次要分明，篇幅要简短。
第十二条引用的公文要写明标题、发文机关、公文编号和发文时间。
公文如有附件，则在正文后注明附件及其顺序。
第十三条在使用简称时，应先用全称，再加以说明。
字体要规范，年、月、日、人名、地名、文件名称、事物名称等一般不要用简称。
约定俗成的可以用简称。
第十四条注意数字的写法，正式的文件中除文件编号、统计表、计划表、序号专用术语和百分比等必须用阿拉伯数字外，其他均用汉字书写。
第十五条公文由办公室秘书和文书根据相关会议或精神起草，由办公室主任核稿，送主管副总审批，然后安排打印，办公室盖章、发送。
分送要填写文件收发登记表。
第十六条核稿的重点：
看有无必要行文要素；是否符合国家的方针政策、法律法规；与本单位已发公文是否衔接、是否相互抵触；所涉及的要求和措施是否明确，切实可行；行文关系和公文格式是否符合相关规定或是习惯；文字叙述是否符合文法逻辑；标点符号是否合适等。
如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要内容或是原则性问题，则应退回起草部门修改。
第十七条专业性公文由相关部门起草，分管副总审批后按原程序进行。
第十八条重大决策、规章制度、人事任免、机构设置、以及其他重要公文，由董事长签发。
一般性公文由分管副总签发。
第十九条签发的公文，不得做任何修改，如需要修改的需要重新送签。
公文发送的范围、份数根据其内容确定，需要的发够，无关的不发。
第二十条每年总结完毕后，将一年来形成的文书，按相关档案管理规定和要求整理、分类、组卷归档，并确定保存期限。
第二十一条重要的会议材料，包括通知、报告、决议、总结、讲话、典型发言、会议简报、会议纪要等公司内部发文；上级机关发来的与本公司生产经营有关的决定、通知、指示、命令、条例、规定、批复等；公司对外的正式发文和与相关单位来往文书都在归档范围。
第二十二条公司内部的各种工作计划、总结、报告、统计报表等；与有关单位签订的重要合同、协议、意向书等；公司内部奖惩、任免等文字材料；员工工资、福利等方面的材料；大事记，反映本公司重要活动的简报，照片，其他资料；公开媒体上有关通洲的报道；《通洲报》；其他一些有价值的资料也都需要归档管理。
第二十三条需要销毁的公文，应登记造册，写明发文单位或部门、标题、文号、份数，报主管领导批准后，方可销毁。
第二十四条各处室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密不准随便向他人泄露。
第二十五条红头文件只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等。
第二十六条所有发文，文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份送办公室存档。
有领导指示的，还应附批复件。
第二十七条公司发文，一定要由办公室统一编号：
以公司名义对外发文，一律晋通焦（××年）××号；公司党委发文，用晋通党（××年）××号。
档案管理制度
一、总则
1、为规范档案管理工作，特制定本办法。
二、公司档案范围
公司建档范围确立为：
1、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；
2、公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；
3、财务、会计及其管理方面的文件材料；
4、经营管理方面的文件材料；
5、生产技术管理方面的文件材料；
6、产品生产、能够消耗、安全生产方面的文件材料；
7、仪器、设备方面的文件材料；
8、基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；
9、科研、技术引进、转让方面的材料；
10、教育培训方面的文件材料；
11、信息、情报方面的文件材料；
12、党群（工、青、妇）组织方面的文件材料；
13、其他具有利用和保存价值的文件材料。
以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。
公司档案还包括声像资料：
1、照片档案：
新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成；
2、影片档案：
原版底片、拷贝及文字说明；
3、录音档案：
唱片、录音带；
4、录像档案：
政治、经济、科技、文娱、广告活动。
三、公司档案管理体制
1、公司档案工作，实行集中与分散管理相结合的体制。
由行政办公室档案科负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。
2、根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。
四、档案管理工作
（一）、档案材料的收集：
1、建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；
2、对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；
3、及时办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。
（二）、档案的归档、立卷与管理。
1、区分全宗，确定立档单位。
2、分类。
依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。
3、归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。
4、案卷排列。
立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和卷内目录。
5、整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。
6、每年对档案进行一次清理：
1）、清除不必要保存的材料；
2）、对破损和褪色的材料进行修补和复制。
（三）、档案的保管：
1、防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；
2、做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作。
（四）、档案的鉴定：
1、从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。
2、确定各类档案的保存期限表。
其中财务档案见财务档案保存期限表。
公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。
介于两种保管期限的，保管期限从长。
（五）、档案的销毁：
1、对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；
2、办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁；
3、销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。
（六）、档案借阅、利用工作
1、凡需使用档案者，均须填写文件借阅单，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅
3、借阅期限不得超过三个星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
4、借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。
借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
5、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。
其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。
五、附则
1、档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。
2、本办法由行政办公室解释、补充，由公司总经理批准颁行。
接待管理制度
为加强公司对外接待工作的管理，促进对外接待工作规范化，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则，制定本制度。
一接待范围
1、来访接待。
2、会议、培训和其他重大活动。
3、公务性接待。
包括各级、上级部门来我公司检查、调研、指导、联系工作。
二接待程序
坚持先请示后接待原则：
1、各部门向公司领导报告来客人数及事由；
2、公司领导同意；
3、办公室核实后，按规定标准安排或配合有关部门接待。
三接待办法
1、对上级部门的领导接待，由公司领导参加；
2、县以上相关部门的主要负责人由公司领导接待，一般工作人员实行对等接待。
四、接待标准及要求
1、本公司接待人员由公司领导根据情况确定，安排客饭。
由相关领导作陪。
2、凡临时性接待或迎检工作需要烟、水果等物品的，应事先报公司领导同意后由办公室统一安排。
3、就餐后原则上不安排与工作无关的其他活动。
4、确需超标准超范围接待的，需经请示公司领导同意后方可安排。
5、因工作需安排住宿的，请示公司领导同意后，由办公室具体负责安排客房。
包括洗漱用具、床上用品、开水，茶叶等。
6、用餐原则上在公司机关食堂，由办公室通知食堂做好接待工作。
7、业务洽谈需用会议室的，应提前与办公室联系说明，由办公室负责安排。
8、因工作接待需送礼品的，由公司领导安排，公司办公室核实人数、按程序领取、发放。
会议管理规定
第一条为加强公司现代化建设，加快发展步伐，保障信息沟通，有关指令、精神、部署的及时性，达到相互协调，政令畅通，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司组织的各种会议。
第三条例会和公司领导决定召开的会议，如总经理办公会议、中层干部会议、全体职工大会等由办公室组织安排。
由公司名义通知公司有关领导参加的专业会议，办公室协同其他专门部门组织安排。
第四条办公室在收到会议通知后，及时准确地把会议时间、地点、主题通知与会人员。
特殊情况及时请示相关领导。
第五条办公室协同后勤等部门，做好会议室的会议准备工作和会议接待工作。
大型会议需要保卫处协助做好会议安保工作。
第六条严格会议的组织性和纪律性，准时到会，不得中途离开。
不得无故迟到，缺席。
第七条会议要听取不同意见，与会者要严肃认真对待会议议题，要议而有决，达到集中统一。
特殊问题、难点问题可适当搁置下次会议或会后商讨解决。
第八条相关人员在收到会议通知后要严格认真的准备会议。
第九条开会期间，特别是有人发言时，应把手机等通讯工具设置为静音或关机状态。
第十条会议由办公室秘书记录，要求字迹清晰，内容完整，并妥善保存记录本，定期归档备查。
重要会议要制作音频或视频文件存档备查。
第十一条总经理办公会议是公司最高的决策机构。
主要包括：
公司年度、季度工作计划和具体工作安排，重大决策、重大投资或项目、重要合同、规章制度、人事任免、机构设置和变动、员工福利待遇、安全、生产、供销、财务等临时出现重大问题等。
第十二条总经理办公会议参加人员：
董事长、总经理、副总经理、工会主席、办公室主任，和会议特别要求参加的人员。
会议由办公室主任记录。
第十三条总经理办公会议会后由办公室整理会议内容，视情况以文件的形式下发会议纪要，督促各相关单位执行。
第十四条中层干部会议向下传达上级有关文件、会议精神，安排落实执行措施，向上反映日常经营情况、临时出现问题等，是公司日常运作的纽带机构。
第十五条中高层干部会议由总经理，或者常务副总经理，或者相关副总经理主持，公司中层以上干部参加，由办公室秘书做会议记录。
第十六条中层干部议会后视实际情况，需要形成文件下发的由办公室整理，起草、印发，并负责检查会议决定的落实情况及时上报相关负责人。
印章管理规定
第一条为规范公司印章使用，以利于公司发展，特制定本制度。
第二条本规定适用于公司各部门。
第三条本规定所指印章是在公司发行或管理的文件以及凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。
主要是指印鉴：
公司向主管机关登记的公司章、法人私章、合同章、财务专用章等具有法律效力的印章；部门章：
刻有公司部门名称的印章，不具备对外法律效力。
第五条公司印章的制定、改制与废止经总经理办公会批准后由办公室发文颁布，同时，如有需要更换或废止的印章应由印章管理使用部门迅速将印章交还办公室入档。
第六条公司印章遗失、损毁、被盗的情况下，印章管理者应迅速向办公室递交原因报告书，办公室根据情况依本制度有关规定的手续予以处理。
第七条办公室应建立印章登记台帐和影子。
每个印章的起印、废止、使用部门与管理者等详细情况均应登记入台帐，并将此台帐永久保存；
第八条每次盖章（公章）必须有主管领导的批准，办公室根据情况填写印章使用登记表，每次用印必须都有登记，写明文件名、使用时间、批准人、经办人等。
代理使用要在备注中说明。
董事长的私章使用要经本人同意方可用印，并在备注中特别注明。
第九条公司印章的使用原则上由印章管理人担任。
印章使用人必须严格控制用印范围，并仔细核实印章使用是否获准。
用印完毕应将用印情况予以记录。
代理实施用印的人在用印后应将用印依据或用印申请表交印章管理人审查，同时用印依据或用印申请表上应有代理人签字。
第十条公章主要用于上报或下发的文件、员工外出的介绍信、证明、信函等；各部门上报的月度、年度计划、报表，财务处信贷业务相关资料等。
第十一条用印必须遵循正确的方法：
公司印章应盖在文件正面；
盖印文件必要时应盖骑缝印；印章一般盖于公司名称、部门名称的中部，并能骑年盖月半遮日；盖印除特殊规定之外，一律用朱红印泥；部门文件份数较多，可盖只须保留原件的份数，其他可采用复印方式。
做到不漏盖，不错盖，浓淡均匀，清晰完整。
小车管理制度
第一条：
为了适应集团公司小车管理改革的需要，制定本办法。
本办法适用于集团所属各单位小车。
第二条：
车辆由行政办公室统一管理。
第三条：
车辆出行实行派车制度，领导专用车由领导调派，其它车辆由行政办公室统一调派。
第四条：
用车单位（人）填写用车申请单要经分管副总经理批准。
分管副总不在公司，可以电话告知办公室，随后补办。
用车人要提前申请用车，每天8：
20以前必需把申请单送到办公室，8：
30以后不在派车，特殊情况逐情处理。
第五条：
司机凭派车单出车。
持盖有派车专用章的派车单到公司门登记外出里程和时间，门卫盖章（出行章）后放行出差车辆。
第六条：
司机要如实填写派车单车辆行使情况，详细记录。
行驶途径，加油、过路费、停车费等。
第七条：
车辆外出必须当日返回公司。
确因工作需要，路途遥远不能当时返回，可酌情处理。
但必须保证车辆安全，如因停放不慎造成车辆损坏或零件丢失，责任均由司机自负。
第八条：
车辆返
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