行政部部门职责.docx
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行政部部门职责
久安电梯部门职责
行政部部门职责：
1、负责公司日常行政管理工作，做好公司内外、上下沟通协调工作。
2、负责公司各项会议组织、筹备工作，做好会议记录工作。
3、负责公司文件收发、合同及档案资料管理工作。
4、负责公司办公环境、仓库、固定资产的维护和管理工作。
5、负责公司资质年审管理工作。
6、负责公司各企业管理制度执行工作。
7、负责公司人员劳动纪律管理工作。
8、负责公司采购工作。
9、负责公司印信管理工作。
行政部工作人员各岗位职责
岗位名称：
行政部副经理
直属上级：
公司副总经理
岗位性质：
负责公司行政部门所有管理工作
岗位职责：
1、负责公司日常行政事务的组织协调。
2、协助总经理对公司各项管理制度进行制定及完善。
3、负责各项会议的组织工作。
4、负责公司印信管理工作。
5、负责公司档案资料管理工作。
6、负责公司资质年审工作。
7、在制度规定的权限范围内，负责人员劳动纪律管理工作。
8、根据财务部规定审核人员所发生的费用票据。
9、负责行政性固定资产管理工作。
10、协助总经理对公司年度预算进行编制，严格控制各项行政费用支出。
11、完成上级交代的其他工作。
岗位名称：
行政专员
直属上级：
行政部副经理
岗位性质：
负责公司行政部门日常行政工作
岗位职责：
1、协助做好公司日常行政工作。
2、每日上午12点前提交日报。
3、每日10点半之前向公司食堂完成报餐。
4、每月5号之前完成公司考勤管理工作。
5、每月5号前完成微信月报的制作、发布工作。
6、负责办公环境维护工作。
7、负责公司档案资料收集、整理工作。
8、负责公司各项会议记录工作。
9、负责草拟、审核公司重要文件，及时处理重要来往公文、电、信函、检查领导批示工作。
10、负责办公电话接听、报修记录及来访人员接待工作。
11、每月月末前完成日常采购报销、其他费用的报销工作。
12、完成上级交代的其他工作。
岗位名称：
采购专员
直属上级：
行政部副经理
岗位性质：
负责久安电梯日常采购、询价及供应商管理工作。
1、每年协助经理完成一次供应商管理及考评工作。
2、严格按照公司规定完成配件询价及对外报价工作，原则上不得超过24小时。
3、每月严格按照采购制度完成日常采购工作，控制降低采购成本。
4、综合调配公司库存资源，采购掌握好实际库存情况。
5、负责采购票据收集工作。
6、完成上级交代的其他工作。
岗位名称：
仓库管理员
直属上级：
行政部副经理
岗位性质：
负责久安电梯物资及仓库的管理工作。
1、负责物资、工具设备的验收、入库和发放工作，每月月末及时更新库存表及领用明细表。
2、每月盘点一次仓库，随时掌握库存状态，保证物资、设备及时供应。
3、每周一次对仓库进行清理，保持仓库的整齐、美观。
4、负责仓库的安全管理工作。
5、按照工具标配表（附表1）给维保小组组长配发工具并按照工具使用年限给予更换。
6、完成上级交代的其他工作。
附表1：
久安电梯工具标配表
序号
工具名称/编号
规格
数量
单位
使用年限
1
卷尺
田岛3.5M
1
把
2年一换
2
钢板尺
15cm
1
把
3年一换
3
塞尺
1
把
3年一换
4
间隙尺
1
把
3年一换
5
万用表
钳形
1
件
4年一换
6
手电筒
1
支
1年一换
7
尖嘴钳
1
把
3年一换
8
斜口钳
1
把
2年一换
9
老虎钳
1
把
3年一换
10
手锤
1
把
4年一换
11
扁锉
1
把
2年一换
12
圆锉
1
把
2年一换
13
一字批
6
1
支
2年一换
14
十字批
6
1
支
2年一换
15
一字批
3
1
支
2年一换
16
十字批
3
1
支
2年一换
17
内六角
1
套
3年一换
18
活动扳手
8’/10’
1
把
3年一换
19
开口扳手
5.5×7
1
把
3年一换
20
开口扳手
8×10
1
把
3年一换
21
开口扳手
12×14
1
把
3年一换
22
开口扳手
16×18
1
把
3年一换
23
开口扳手
17×19
1
把
3年一换
24
开口扳手
22×24
1
把
3年一换
25
梅开扳手
8”
1
把
3年一换
26
梅开扳手
10”
1
把
3年一换
27
梅开扳手
13”
1
把
3年一换
28
梅开扳手
17”
1
把
3年一换
29
梅开扳手
22”
1
把
3年一换
30
梅开扳手
24”
1
把
3年一换
31
美工刀
田岛
1
把
2年一换
32
踏板清洁铲
1
把
33
油漆刷（大）
1
把
34
油漆刷（小）
1
把
35
锁匙（三角）
1
把
36
锁匙（电源）
1
套
37
工具包
1
个
2年一换
38
工具袋
1
个
2年一换
久安电梯办公室制度
一、总则
1、为了加强办公室管理，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，制定本制度。
2、本制度适用于公司所有成员并要求各成员严格遵守各项规定。
二、办公现场管理规范
1、每位员工按照值日表打扫办公室卫生，同时应自觉维护干净、整洁的办公环境。
2、自觉维护办公场所清洁卫生，禁止在办公区域内、公司平台及卫生间内吸烟，严禁堆放杂物、随意丢弃废弃物，严禁随地吐痰，倾倒污水和茶渣，保持地面、门窗、办公家具、办公设备等清洁整齐。
3、在使用打印机后，所产生的的错误报告或废纸等，须及时处理，重要文件予以粉碎，非重要文件应回收后再利用。
三、员工日常工作行为规范
1、员工在上班期间要着工作服，原则上应整齐清爽、干净利落。
2、遵守考勤制度，准时上下班，不迟到、早退。
病假、事假需及时向本部门负责人申请，填报请假单。
3、工作时间内禁止在办公区域内食用有气味的食品及零食。
4、办公桌上应素雅、整齐、清洁，不得随意摆放资料等，办公室不允许存放杂志、报纸和与工作无关的私人物品。
5、办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅在桌前摆正。
6、要节约用电，下班后及时关闭计算机，开启空调时，按照相关要求调整温度，人员长时间离开办公室时应关闭空调；下班时要做到人走关停所有设备电源。
采购管理办法
一、目的
规范公司采购行为，加强公司物资采购的监督管理，明确采购流程，规范库存管理，降低采购成本，使采购物资符合公司要求。
二、适用范围
本规定适用于本公司管理范围内的物资采购管控，物资库存管理，其他项目不适用本规则。
三、职责
1、行政部：
（1）负责规范采购供应商，组织供方的选择、评价及物资供方合同/订单的签订以及组织供方年度评审；对物资库存的监督管理。
（2）负责采购的具体落实工作，其中含采购、验货、入库出库管理、安装、请款、报账等，参与供方履约评价或年度评审。
四、采购分类
公司采购分为计划采购、紧急采购。
1、计划采购：
按单月定期采购原则，于单月的10日前提报OA《采购申请单》，依据月均使用量与库存量提报OA《采购申请单》；
2、紧急采购：
指未列入月度计划采购申请，但近日须完成维修，本次项目需产生的维修费金额较高的（金额≥1000元）。
3、即不属紧急采购，又未在计划采购里提报，采购金额较小（金额≤1000元以内的）而发生的物资采购，则报备至区域经理说明使用原因，纳入下次单月计划内；若因临时采购的物品导致备用金周转滞纳时间长或周转困难的，可在当月进行提报《OA采购申请单》。
五、采购原则
1、必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。
2、对未申请批准的物资，一律不予采购。
3、对于申请的物资能在公司内部调整资源解决的，以“物资内部优先调整原则”进行，不予另外采购。
4、在比价过程中，严格执行同类的企业比质量，同样的质量比价格，同样的价格比信誉，择优确定供方。
5、对于先试用的物资，只做样品采购，不得在试用鉴定前做大量采购。
六、流程说明
1、物品采购必须走OA《采购申请单》，待审核后方可进行采购（附件《物品月采购申请单》。
1-1《物品月采购申请单》的填写：
1-1-1《采购申请单》分为两个工作表，即“采购分类汇总表”及“采购申请明细表”，当批次申请的物资两个表格金额需一致。
1-1-2填写《采购申请单》的必须将物品的分类明确。
1-1-3《采购申请单》为当年度的累计明细，每次申请时将前面所申请的批次可进行隐藏。
2、紧急采购必须先报备区域经理或总经理后方可进行采购，待物品金额确认后及时补走OA《采购申请单》；同时附紧急采购的《库存明细表》。
4、采购物品分类：
A1办公用品类；A2办公印刷类；B1清洁工具类；B2清洁易耗品类；D1工程—工具类；D4工程—易耗品类；F工作服类；G电梯类
七、验收入库领用管理
1、物品验收由申请部门直接验收、入库。
2、区域依据审核后的《物品采购申请单》进行物品验收，验收标准：
品名、规格、数量、单价、质量。
3、验收发现有不合格产品一律予以退货处理。
4、物品验收后，及时建立台帐，以便库存核查（附件：
《物品库存明细表》）。
5、物品领用时，及时做好物品的登记，写明领用说明，以旧换新之物品做到“以物换物”原则（附件：
《物品领用明细表》）。
八、报销付款流程
1、申请采购的物品，每月进行报销结算。
1-1OA报销申请单的项目按《项目支出明细》（见附件）的一级科目进行汇总报销，同时需注明“转帐或现金”，若项目写不下的情况下，转帐或现金可于附言里进行说明。
2、区域在物品申请验收入库后，以“月结方式”结算采购的当月物品，于当月提报OA报销申请流程。
以“现金方式”结算采购的物品，及时提报OA报销申请流程，保证备用金及时回笼周转。
若物品到位，因供货商未及时提供发票的，区域需及时与供货商沟通发票到位的及时性。
3、申请OA报销流程时必须插入《OA审批通过的采购申请单》、《物品库存明细表》、《物品采购实际报销明细表》（见附件）为附件；至财务除正规发票外，另附《费用报销单》缺一不可。
4、现金或月结的需在报销单上备注说明，月结的需注明收款单位。
九、监督检查
相关采购人员须遵守采购纪律，对于违反规定的人员，将给予行政、经济等方面的处罚（具体处罚依《员工守则》处理）。
工具管理办法
一、目的
为规范工具管理工作，避免工具的遗失、乱放等现象，确保工具完整及各项性能的完好，降低不合理损耗，提高工具的有效使用率，特制订本办法。
二、适用范围
适用于维保部维修工具（个人使用工具和公用工具）的管理。
三、工具范围
包括：
扳手类、钳子类、螺丝刀类、锤子类、电动工具类等。
四、工具分类
1、工具分《个人使用工具》及《公用工具》。
2、《个人使用工具》：
按工种进行配置工作中所必用的常用工具。
3、《公用工具》：
在工作中所必须用的不能随身携带或平时不常用的工具。
五、具体管理内容
（一）维保小组使用工具的使用管理
1、工具进行统一发放。
对员工所领工具进行登记，填写《个人工具领用清单》。
2、个人使用工具由个人保管、保养、维护。
3、个人使用工具属正常损耗范围内的，依据“以旧换新”原则进行采购领取。
4、个人使用工具人为损坏或遗失，应由员工个人立即补上同规格同品质的工具；在未经他人允许的情况下，不得擅自使用他人工具。
5、每季度盘查一次员工的个人使用工具，对于丢失的或人为损坏的工具将责令其立即补齐；不能按期补齐的，由个人依据物品原价进行赔偿。
（二）公用工具的使用管理
1、公用工具由仓库管理员负责保管、保养、维护、报修。
2、责任人应建立建全《公用工具台帐》，以便查找及更好的管理。
3、公用工具属正常损耗范围内的，依据“以旧换新”原则进行采购申请并领取；超出使用年限的工具依据工具本身的性能核定是否需要进行采购申请。
4、公用工具属人为损坏或遗失的，能对应承担人的，由其依据物品的原价进行赔偿，或由仓库管理员自行购买赔偿。
5、所有的工具外借，必须做好外借登记并签字确认。
否则工具按丢失处理，由仓库管理员承担。
六、工具申请、领用制度
1、工具申请，必须实行“以旧换新”原则，除不能满足现有工作条件下，需新增加的工具，必须提前填写《OA采购申请单》，由上级领导审批后方可采购，并及时做好工具台帐。
2、个人工具领用，至仓库管理员处领用，并由本人签字确认。
3、公用工具使用后，需将工具清理干净并及时交回于工具存放点，以便其他同事的使用。
七、工具退还管理
1、一经领用的个人工具，除调岗、离职以外，不得将工具退还至工具仓库。
2、员工离职、被解雇或转岗时，应将《个人使用工具》全部退还至仓库管理员处，接收人应在工具交接记录表中如实记录。
仓库管理员检查是否有遗失或损坏；如属正常损耗的，由公司承担；若在使用年限内属非正常损坏或遗失的，按工具原价进行赔偿。
4、若出现的赔偿，一律以现金的形式进行。
八、工具报修、报废管理
1、使用工具过程中，出现工具正常损坏、非人为损坏需报修的，需及时填写《工具报修单》，说明原因并申请OA维修申请批准后方可进行维修。
2、出现故障，自行不能排除的，不得擅自拆卸。
3、工具已到无法使用，达到使用期限需要报废的，填写工具报废单并及时提交《采购申请单》进行工具增补，新补齐的工具应及时进行《工具台帐》的登记。
附：
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