维护项目档案管理制度.docx

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维护项目档案管理制度

11.维护项目资料、档案管理制度

11.1维护项目部文件编码规定

11.1.1目的

规定维护项目部各部门、各专业队质量体系文件编码，防止文件的编码重号和错误使用。

11.11.2适用范围

适用于项目部除公文以外的所有文件的编码

11.1.3引用文件

ZH2F001-年度号天津蓝巢电力检修有限公司文件编码管理制度（年度号版）

11.1.4具体规定

11.1.4.1根据公司综合管理部确定的单位码为◆◆；

11.1.4.2根据分类码的确定原则，项目部综合管理的分类码为1，质量管理的分类码为2，安全和环境管理的分类码为3，生产管理的分类码为4

11.1.4.3文类码的确定

1）为简便,使用六种分类码：

F——规章类如管理文件、制度、办法、规定、规程、规范、标准等重复性应用的文件

Z——作业文件类如针对专门事件、专门产品、专门的过程所制定的文件，与规章类的区别在于是一次性应用的文件，如年度号年培训计划,某某工程施工组织设计，某某工程作业指导书,某某事故的处理决定等；

T——推荐性、参考性文件资料如各种总结、汇报、指南（阐明推荐性的方法回建议的文件）、推荐的外来参考资料等；

Y——重要的日常应用文件如通知、信函、传真等；

B——规范表格、台帐（规定为完成的活动或达到的结果提供的客观证据的文件）如：

检查记录表、纠正措施表、文件发放登记表等；

A——其他文件或不区别分类码时采用。

2）文件在F、Z、T间不好区分时，按F、Z、T顺序采用前者或选用A

11.1.4.4序列码以年为周期连续使用，同一单位分类同一文类的序列码，当年不得重号。

11.1.4.5年号码取文件发布尔日的年号四位数。

11.1.4.6发布文件的各单位负责对文件编码，并按年建立文件编码登记，以免文件重码/错码。

11.1.4.7项目部已发布的有效文件，已有文件编码的可延用原编码，无编码但需要的可按制度编码。

11.1.4.8行政公文正文按公文编码办法编码,随文发布的附件，属文件的应按本规定编码。

11.1.4.9项目部各部门制度、规定编码如下:

1）综合管理部门编制的相关制度、规定：

◆◆1F（001-999）-年度号

2）质量管理部门编制的制度、规定：

◆◆2F（001-999）-年度号

3）安全和环境管理部门编制的制度、规定

◆◆3F（001-999）-年度号

4）生产管理部门编制的制度、规定:

◆◆4F（001-999）-年度号

11.1.4.10项目部各专业作业指导书为（按专业分）：

1）◆◆4Z（001-999）-GL-年度号（锅炉专业）

2）◆◆4Z（001-999）-QJ-年度号（汽机专业）

3）◆◆4Z（001-999）-RL-年度号（燃料专业）

4）◆◆4Z（001-999）-DQ-年度号（电气专业）

5）◆◆4Z（001-999）-RK-年度号（热控专业）

6）◆◆4Z（001-999）-GD-年度号（供电专业）

11.1.4.11项目部使用的表格为

1）综合管理部门的表格为

◆◆1B（001-999）-年度号

2）质量管理部门的表格为

◆◆2B（001-999）-年度号

3）安全和环境的表格为

◆◆3B（001-999）-年度号

4）生产管理的表格为

◆◆4B（001-999）-年度号

11.2维护项目部基础技术资料编码规定

为便于查找和管理各专业基础技术资料，并且能与MIS系统链接迅速，实现维护项目系统管理运作模式，结合维护项目部生产管理中产生的部分基础技术资料的类别和对设备基本情况的了解，做如下规定：

11.2.1各专业每台设备四大标准的编码原则为：

◆◆---JB--（a-b-c-d）A（B；C；D）

字段4

字段3

字段2

字段1

说明：

字段1---代表◆◆维护项目部

字段2---汽机专业标准

JB-汽机标准DB-电气标准RB-热控标准LB-锅炉标准

RB-燃料标准

字段3---a专业（1汽机专业，2锅炉专业，3燃料专业，4热控专业，5电气专业），b系统（类别），c主设备，d从属设备

字段4---四大标准（A：

点检标准B：

给油脂标准C：

维修技术标准

D：

维修作业标准）

11.2.2各专业设备档案编码原则：

均以专业代字区分（从汽机开始）

◆◆-JSD-（a-b-c-d）（设备）汽机专业设备档案

◆◆-DSD-（a-b-c-d）（设备）电气专业设备档案

◆◆-RSD-（a-b-c-d）（设备）热控专业设备档案

◆◆-LSD-（a-b-c-d）（设备）锅炉专业设备档案

◆◆-RSD-（a-b-c-d）（设备）燃料专业设备档案

说明：

SD---设备档案简称

11.2.3各专业检修档案及检修记录编码原则

11.2.3.1检修档案编码原则（按专业分）

◆◆-JJD-（a-b-c-d）：

汽机专业检修档案

◆◆-DJD-（a-b-c-d）：

电气专业检修档案

◆◆-RJD-（a-b-c-d）：

热控专业检修档案

◆◆-RJD-（a-b-c-d）：

燃料专业检修档案

◆◆-LJD-（a-b-c-d）：

锅炉专业检修档案

说明：

JD---检修档案简写

11.2.3.2检修记录编码原则

◆◆-JJJ-（a-b-c-d）-001：

汽机专业检修记录

◆◆-DJJ-（a-b-c-d）-001：

电气专业检修记录

◆◆-RJJ-（a-b-c-d）-001：

热控专业检修记录

◆◆-WJJ-（a-b-c-d）-001：

燃料专业检修记录

◆◆-LJJ-（a-b-c-d）-001：

锅炉专业检修记录

说明：

JJ…检修记录简写

11.2.4质量验收单及三方确认单编码原则

11.2.4.1质量验收单

◆◆-JYS-（001-999）-年度号

字段4

字段3

字段2

字段1

字段说明：

字段1---◆◆维护项目部单位码

字段2---汽机专业质量验收单

其他专业随专业代字而改变代号：

◆◆-DYS-（001-999）电气专业质量验收单

◆◆-RYS-（001-999）热控专业质量验收单

◆◆-LYS-（001-999）锅炉专业质量验收单

◆◆-RYS-（001-999）燃料专业质量验收单

YS---指质量验收单简写

字段3---设备流水号

字段4---年序号

11.2.4.2三方确认单

◆◆-JSQ-（001-999）-年度号

字段4

字段3

字段2

字段1

说明：

字段1：

◆◆维护项目部

字段2：

汽机专业三方确认单

◆◆-DSQ-（001-999）电气专业三方确认单

◆◆-RSQ-（001-999）热控专业三方确认单

◆◆-LSQ-（001-999）锅炉专业三方确认单

◆◆-WSQ-（001-999）外围专业三方确认单

SQ---指三方确认单简写

字段3：

该专业设备流水号

字段4：

年序号

11.3维护项目部文件、资料管理办法

11.3.1目的

为规范管理维护检修过程中的相关文件、资料，以满足生产的需要，确保资料的生成和流转满足公司及业主的相关要求。

11.3.2适用范围

适用于维护项目部内各专业队及相关管理部门。

11.3.3职责

11.3.3.1资料室负责维护检修过程中相关文件的搜集和管理、保证使用部门及时得到有效文件的版本，并对文件的规范建档负责。

11.3.3.2项目部各专业队负责基础技术资料的生成和管理，负责外来文件的实施和管理。

11.3.3.3项目部质量管理部门负责对维护检修过程中文件资料的监督管理、质量记录的搜集和管理。

11.3.3.4项目部综合管理部门负责对公文等相关的文件资料的管理。

11.3.4管理规定

11.3.4.1对图纸及厂家资料的管理

鉴于电厂维护工作的特殊性，由业主提供维护项目部资料室贮存的图纸及厂家资料仅限一套，而且有些部分还不能完全满足生产需要，需自行复印一部分，同时做好对顾客财产的保护，有利于追溯。

这就要求维护项目在资料管理工作中严格执行图纸、资料借阅规定：

1）借阅人必须在认真填写好文件借阅记录表并经资料主管签字后方可借阅。

借阅记录表要规范填写，表内应写清借阅时间、借阅文件编号、借阅份数及借阅人的亲笔签名等。

2）图纸及厂家资料由于其专业性比较强，最长借阅时间可为一个月，月满后再借，应先归还，再继续填写文件借阅记录表，方可续借。

3）借阅人在查阅已借出图纸及厂家资料的同时，应负责对借出资料的保管，保证按时、完整、齐全归还到资料室。

资料主管对归还的资料进行实际核查无误，方可填上归还时间，以保证资料齐全归档。

4）为了便于查阅柜内图纸及资料，资料主管应将图纸及厂家资料分别建立目录并分别放置，将目录贴于柜门内侧，而且每套图纸外侧都应用口取纸标识卷册号便于查找。

随着资料的增加和变化，目录也应随着更新，更新的频次一般为每月一次，图纸变化量大时，应每半月更新一次，保证对图纸及资料实行动态管理。

5）为了保证各专业能及时得到图纸及厂家资料，各专业技术员应根据需求的紧急程度，编制出图纸及厂家资料需求计划，将其交到资料室，再由资料主管陆续去准备和搜集相关资料。

6）由业主方获取的图纸及厂家资料，先由资料主管进行分类、建档，然后由质量主管在每天5点的项目部生产落实会上通知到图清单，各专业专工负责传达到技术员，以便领用和查阅。

11.3.4.2对维护检修基础技术资料的管理规定

为规范维护检修基础技术资料的生成和最终的归档，实现资料的闭环管理。

提出以下几点规定：

1）相关资料生成的管理规定

（a）基础技术资料生成的表格形式直接引用质量管理程序文件中对生产过程的管理的相关表格。

表-1_________________________文件（记录）借阅申请单编号:

次数

文件名称

文件

编号

借阅

时间

借阅用途

借阅申请部门/人

归还

日期

审批人

检验人

备注

表-2_________________专业图纸及厂家资料需求计划编号:

××-001

序号

图纸及厂家资料名称

图纸卷册号

设计单位/制造厂家

计划需要时间

备注

注：

××：

表示英文专业代码，如电气应为DQ。

（b）表格的页面设置要求：

竖排时左:

2.5cm右:

1.5cm上:

3.5cm页眉:

2.5cm页角:

0下:

1.5cm;横排时左:

1.5cm右:

2.5cm上:

3.5cm页眉:

2.5cm页角:

0下:

1.5cm,纸型为A4打印纸。

（c）表格的填写要清晰、规范，字号一般为四号字，一项内字数多时，可调整字的大小。

（d）各专业生成的基础技术资料，应随同卷内目录定期向资料室移交，资料室核查后负责保管。

2）对作业指导书管理的有关规定

（a）作业指导书范本直接引用维护检修质量管理程序文件中的模板。

（b）作业指导书的页面格式为：

左:

2.5cm右:

1.5cm上:

2.5cm页眉:

1.5cm页角:

1.5cm；页眉字体规定为小四号字隶书；页角为小四号字宋体，格式为：

第×页共×页。

（c）作业指导书采用的纸型为A4打印纸。

3）作业指导书的审批规定

作业指导书编写完后，统一交到资料室先进行登记，然后由资料主管负责送至业主检修维护主管部门、安监部门负责人处审阅相关项，然后从最末一位审核人处取回，将作业指导书和修改意见一并返给编写人进行修改，编写人修改后，重新打出一份随有修改意见的那份交到资料室，资料室核对无误后，送到项目部总工处审批，审批通过后直接由资料室复印下发给使用部门及相关部门；不通过,继续返回修改，修改后资料室再复印下发，同时填写文件发放记录。

资料室保留作业指导书原件，并按专业分别建档。

附表：

隐蔽工程签证单

设备清册统计表

设备档案

设备检修记录

设备检修档案

三方确认单

缺陷统计表

作业指导书编制计划清单

作业指导书格式范本

检修质量验收单

收文记录

文件发放登记表

文件发放审批

工程联络单表样

隐蔽工程签证单

编号：

工程名称

项目名称

检修单位

检查日期

检修内容：

检查结果：

业主设备部或监理

时间

年月日

质量管理部门

时间

年月日

检修部门

时间

年月日

检修负责人

时间

年月日

注：

（1）隐蔽工程签证单由作业单位填写。

（2）填写一式三份，作业单位、质量管理部门、业主或监理各一份。

设备清册统计表编号:

序号

设备名称

型号及规格

单位

数量

生产厂家

备注

#1机组

#2机组

设备档案

专业：

编号：

机组号

设备名称

设备编号

型号

制造厂

产成日期

出厂编号

安装日期

投产日期

KKS编码

系统分类

安装位置

主要参数

性能特点

主要记录

备注

设备检修记录

专业：

编号：

机组号

设备名称

检修日期

KKS编码

检修部位

完成时间

验收时间

任务单编号

作业指导书编号

检修原因：

检修记录:

检修部门

记录人

检修人员

工作负责人

专业队

负责人

备注:

设备检修档案

专业：

编号：

机组号

设备名称

制造厂家

设备型号

出厂日期

KKS编码

出厂编号

投产日期

序号

检修日期

检修记录编号

检修部位

填表人

三方确认单

编号：

电厂名称

检修项目名称

检修负责人

检修起始时间

检修内容：

检修完成情况：

维护检修项目部

年月日

业主设

备部

年月日

业主发

电部

年月日

备注：

此表一式三份，签字方各执一份。

___________________专业缺陷统计表

编号:

序号

缺陷内容

缺陷分类

提出人

提出

日期

验收人

验收

日期

备注

设计

制造

安装

其他

作业指导书编制计划清单

序

号

文件编号

责任者

文件材料题名

编制日期

审批权限

专工

部长

总工

说明：

在审批权限栏相应格中打“√”。

作业指导书格式范本

_______维护检修作业指导书

文件编号:

名称：

编制单位：

编制：

审核：

日期：

批准：

日期：

版次：

1、目的

2、适用范围

3、编制依据

4、作业前应具备的条件

5、作业危险因素和环境因素辨识及对策表

6、作业人员要求及职责分工

7、作业工器具及消耗材料

8、作业程序、技术要求及质量控制点

9、作业技术记录表

10、质量验收签证单

11、附录（表格、记录图等）

__________________质量验收单

编号：

名称

工作负责人

检修部门

检修类别

工时消耗

检修时间

年月日时分至年月日时分

检修前存在问题及检修中发现问题

检修内容及缺陷处理

情况

遗留问题

班组自检

评价：

签字：

年月日

专业队验收

评价：

签字：

年月日

工程

设备部

评价：

签字：

年月日

说明：

1、各专业队必须认真填写，甲方验收需业主检修维护主管部门专工评价并签字

2、本表一式三份。

11.3.4.3外来文件的管理

我们这里讲的外来文件主要包括：

1）工作中使用的国家标准、行业标准、地方标准和国际标准、国外标准以及需执行的上级组织或相关单位的文件；

2）顾客提供的图纸、技术要求等；

3）供货单位提供的使用维护说明书和图纸等文件；

4）作为工作依据的其他外来文件。

以上4种文件均应按管理体系程序文件通用程序中《文件控制程序》控制和管理，我们主要针对第4种做一下补充规定：

（a）作为工作依据的外来文件不管以何种渠道获取的，首先应先送到资料室登记，由资料主管填写收文记录。

资料室拿到文件后，请项目部总工审阅，根据总工的签署意见确定分发部门，资料主管将原文件复印，有必要的情况下要对纸媒体的资料进行扫描，留下图象资料，将复印件或电子扫描图象下发到相关部门，同时填写文件发放记录，原文件由资料室装盒保存，并建立盒内文件的目录。

（b）各专业队编制的作业指导书及相关制度、规定等，在编写前应首先到资料室备案，资料室根据专业的不同，依据《维护项目部文件编码规定》，确定一个准确的文件编码给编写人，这样保证了文件的编码正确使用，避免和其他已生成文件的编号发生混淆。

作业指导书的审批按规定执行；制度、规定在编写完后，统一交到资料室，由资料室负责找项目部总工审批，总工审批后，再由资料室复印下发到相关部门，同时填写文件发放记录，原件由资料室按专业建档保存。

（c）编写文件的页面设置规定：

左2.5cm右1.5cm上2.5cm下1.5cm，字体为四号字，宋体，纸型为A4打印纸。

11.3.4.4维护检修过程中，与外部联络用文件的管理

各专业队在生产准备及进行阶段产生的与业主间的、相关部门间的联络单的控制与管理

1）在拟订一个新单前，应先到资料室登记，由资料室给定一个流水号后再拟内容，提出部门拟好后交到资料室，由资料室找总工签发，签发后交由提出单位送业主或相关部门处理，返回的文件交到资料室，资料室将其分发给提出部门一份后，资料员在备案记录上写明已处理及处理日期，建档保存原件。

2）工程联络单的表样附后。

3）工程联络单页面设置规定：

：

左2.5cm右1.5cm上2.5cm下1.5cm，页眉1cm，字体为四号字，宋体，纸型为A4打印纸。

11.3.4.5公文及相关资料的管理

1）项目部综合管理部负责在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

2）公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列行政和进行公务活动的重要工具。

综合管理部门配备专职人员负责公文处理工作。

（a）公文的分发

（a1）部门发文由综合管理部文书负责编号，排版，拟稿人负责校对。

（a2）部门发文由部门自行编号，排版、校对、分发。

（a3）部门发文由综合管理部文书负责通过MIS按照传达范围发放。

（a4）一般知招性文件应通过MIS直发有关员工。

（b）收文处理：

收文一般包括签收，登记、审核、拟办、批办、承办、催交、立卷、归档、销毁等程序。

（b1）署名项目部的信件，由综合管理部文书拆封，登记、分发。

（b2）署名项目部领导个人的信件，送请领导项目部个人亲拆；领导有授权委托的，由委托人负责拆阅。

（b3）项目部各部门和领导收到主送项目部的正式公文及上级部门和领导批示，送综合部综合主管办理相关的手续。

（b4）凡参加会议带回的公文，会议材料，应交综合管理部文书办理登记手续。

3）审核

收到需要办理的公文，综合管理部文书应当进行审核，审核重点是：

是否应由综合管理部办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其有关规定；文件使用、公文格式是否规范。

4）分办

（a）项目部收文，由综合管理部提出拟办意见，内容重要的公文，按工作委托权限送项目部领导阅批；一般业务文件，按照分工送各部门阅办。

（b）各部门收到公司或领导批示的公文，都要先经综合部部门长批，再转承办人办理。

（c）各部门承办的公文应及时办理，作到件件有结果，特急公文随到随办，不得延误，急件应在三天内办完，一般公文则在十天内办完