项目管理培训手册.docx
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项目管理培训手册
DATACOM
InformationTechnologyLimited
WELCOME
TO
项目管理
PROJECTTEAM
MEMBERWORKSHOP
ATWODAYWORKSHOP
ThisworkshophasbeenspecificallydesignedtohelpyouunderstandtheessentialprinciplesofprojectmanagementasamemberofaprojectteamandintroduceyoutoaconsistentprocessformanaginganytypeofProjectintheOrganization.TheprocessisanintegralpartofthePROGRAMMETHODOLOGY.Ourobjectiveistoensureallprogramsandprojectsareeffectivelymanagedandreviewedtoachievesuccessanddelightourcustomerseverytimewithon-timecompletion.
Theworkshopincludesacasestudytogiveyouanopportunitytoapplythetechniquesincludedinthemethodology
WORKSHOPOBJECTIVES
工作室目的
UnderstandRoles&Responsibilities
明白职分及责任
Understandteammemberrole
明白团体职分
LearntheMethodology学习方法
Projectdefinition项目定义
Projectplanning&scheduling项目计划及排程
Projectexecution顶目实施
Projectclosure项目完结
Learnthetechniquestouse
学习技术尽量利用
Contributingtosuccess
达致成功
ESTIMATINGFACTORS
估计因素
SIZEEFFORTDURATION=
WORKDAYS
大小努力期间=工作日数
CALENDARTIME
日历时间
EFFORT≠DURATION≠SCHEDULE
努力≠期间≠进度表
INPUTS
输入
Historicaldata
过往资料
Experience&skills
经验及技巧
Expertview
专家意见
BIAS?
BIAS?
偏见?
偏见?
SIZE大小
CriticalPathMethod–PERT
计划评审技术-PERT
逻辑基础-依赖性
BASEDONLOGIC-DEPENDENCY
3TYPES:
三种类
FinishtoStart完结到起始
StarttoStart[paired]起始到起始[配对]
FinishtoFinish[paired]完结到完结[配对]
CRITICALPATH–THELONGESTPATH
计划评审-最长要径
-LEASTFLEXIBLE
-最低灵活性
AnyslippageextendstheTotalProjectTime[TPT]
任何小疏忽加长总项目时间
CAREFUL:
Compressingtheschedule
canchangetheCriticalPath
警告:
压缩排程能够改变要径
CPM-PERTTERMS
ForwardPass-EarlySTARTandFINISH前进-早开始及完成
BackwardPass-LateSTARTandFINISH后退-开始及完成
TOTALFLOAT-摇摆
SPARETIMEINANACTIVITY
分配时间于各种活动
INCLUDESFREEANDINDEPENDENTFLOAT
包括自己反依赖性的摇摆
CRITICALACTIVITY-ZEROFLOATBY
重要活动-零的摇摆
DEFINITION-ITCANBEFORCED!
定义-能够强行
OTHERRELATIONSHIPS其它关系
4d
LEG[GAP]-Aforceddelaybetweentasks
2d
LEAD[LEEWAY]-Aforcedstartofthe
successorbeforecompletionofthe
predecessor
ErrorsinLogic
BOTHBREAKTHELOGIC
OFTHENETWORK
错误使纲络理论停止运作
THELOOP循环
THEDANGLE摇摆不定
REVIEWTHEPROJECTDEFINITION
检讨计划的定义
Doestheplan:
计划
meetcriticaldatesfordeliverables?
在重要日子传递讯息
clearlymeetinterfacedates?
清楚相约其它日子
OPTIMISATIONINVOLVES:
理想计划包括
understandingtheconflicts明白冲突的地方
analysingpriorities分析优先次序
derivingoptions削去不必要选择
selectingthebestrealisticoption选取最真实性的决择
seekingstakeholderagreement寻找投资者的同意书
revisingplans重温计划的内容
communicatingtoeveryone与其它人交换意见
TRADE-OFFS&OPTIMISATION
TAKESTIMETOGETTHEBEST
SOLUTION
选择性及乐观性
用时间来获取最好的方案
OPTIMISINGTRADE-OFFS乐观性的选择
POSSIBLEACTIONS:
可行方法
Re-evaluatedependencies重新评估依赖性
Reviewrelationships回顾各种关系
IntroduceLagsandLeads-withcare!
小心地引申拉引行为
Splitactivitiesforconcurrency分散工序,保持合作性
Reviewduration检讨各工作时间
Reviewcontingencytime检讨一贯时间所需
Re-assignresources重新分配资源
UtilisetheTotalFloattimes尽量利用所有空间时间
Reducepeakloading–levering减少极大压力-平衡
Seekmoreresources?
寻找更多资源
Increaseresourcecapacities增加资源地位
Avoidre-invention防止再发明其它选择
ReduceScope/specifications?
减少分工合作
EVALUATETHEIMPACT评估影响所及
Usewhat-ifanalysis如果用作为分析
ReviewProjectRisks检讨其冒险机会
Customeracceptance客人接受机会
OPTIMISING&RECOVERYPLANNINGINSIDEAKEYSTAGE
乐观化及恢复计划是一个重要阶段
DEVELOPWHAT–IF’s发展空间
REDUCETHEOPTIONS减少选择机会
RECOMMENDEDACTIONS推介行动
SEEKPROJECTLEADER
APPROVAL
计划得到组长应允
BEFOREYOUMODIFYTHEPLAN
在改变原定计划之前
COMMUNICATETHEPLANCHANGESTOTHOSEDOING
THEPROJECTWORK
向有关工作人员解释新计划的改变
SECURERESOURCECOMMITMENTS
保障资源承诺
TheKeyStageOwner重要阶段的拥有人
TheResource资源
TheFunctionalManager功能组别经理
ALLPARTIESMUSTSIGN–UP
PROJECTLEADERAPPROVES
参与者必须签署待组长审阅
REVIEWTHERISKLOG
检讨有危机的地方
ASK:
问
Haveanychangedrankling?
何种改变,使人痛心
Any,movedtoHIGH?
何事转为高危事件
Anyrisksidentifiedfromplanning?
何种危机被计划所确认
Checktheplanforareasofrisk;
检查计划裹有危机的地方
TasksontheCriticalpath重要关键时刻
Taskswithlongdurations长远计划
Tasksdependentonthirdparties依赖第三者
LagsandLeads落伍及前卫
Complextasks繁复的工作
Tasksusingnewtechnology新科技应用
Taskswithlittlefloat摇摆不定
DonotremoverisksfromtheLOG,onlyremovetheranking
不要将风险在日志中除掉,只有除掉次序优先
IDENTIFYISSUESPROMPTLY
ACTIONTORESOLVEISAPRIORITY
定时确认危机优先采取行动解决
TheProjectLeadermustrecord
allissues.
计划组长必须记录所有论点
ISSUESARERATED:
论点分类
RED-MAJOR-EscalatedtoProjectMembers
红色-主要-扩大到项目人员
YELLOW-SERIOUS-EscalatedtoSponsor
黄色-严重-扩大到资助人
GREEN-MINOR-EscalatedtoProjectLeader
绿色-次要-扩大到组长
ACTIONPLANSAREESSENTIAL
行动的重要性
WasitaRISK?
危机
Whatistheconsequence?
结果
Whatoptionsareavailable?
可供选择
Whatactionsarerecommenced?
建议采取行动
Whoisresponsibleforimplementation?
谁可执行
SETTHEBASELINEPLAN
设定计划的底线
‘FIXES’THEPLAN
固定计划
BASISOFPROGRESS
量度工作
MEASUREMENT
进度底线
ESTABLISHESCLEARLY
VISIBLETARGETS
设立清楚可见的目标
AGREESAMEETINGS
SCHEDULE
同意会议时间表
ESTABLISHESREPORTING&CHANGEPROCESSES
建立报告及转变程序
REPORTINGPROGRESS进度报告
COMMUNICATIONISVITALTOSUCCESS
人与人沟通是成功的因素
KEYSTAGEOWNER-
REPORTSTATUSATFREQUENCY
SETBYPROJECTLEADER.
重要阶段段的持有人周期性报告工作进度由组长设定
FOCUS:
焦点
MILESTONESACHIEVED里程碑建造
MILESTONESDELAYED里程碑延误
ACTIONSTOCORRECTSLIPPAGE改善散漫态度
FORECASTOFCOMPLETION预测完成日期
ISSUESOUTSTANDING尚未解决议论
ANTICIPATERISKS&ISSUES
预见危机及论点
THECHANGEPROCESS改变程序
SignificantchangesMUST
bedocumentedandapproved
重大的改变一定要书面通知,并得到批准
Significantchangeimpactson:
重大的改变会冲击在:
deliverables传达
schedule时间表
costs成本
resourceloadings资源分配
quality质量
performance表现
THEPROJECTCHANGEREQUEST计划改变
FOCUSON:
焦点放在
benefitsofchange利益
impactoncost/schedule/resources影响成本/时间表/资源
priority优先权
increased/reducedrisks增加/减少危机
ORGANISETHELAUNCH组织一个新开始
VALIDATE&CONFIRM:
有效及确认
1:
1-TEAMMEMBERS&SPONSOR
1:
1的组员及资助人
PROJECTTEAM-PROGRESS
工作小组进度
PROJECTREVIEWS工作检讨
KEYSTAKEHOLDERS主要投资
THENHOLDTHE:
然后抓紧
Monitoring&TrackingProgress
辅助及紧随工作进度
MONITORING辅助
THECHECKINGPROCESS检查程序
COLLECTINGPROGRESSDATA收集工程数据
QUALITATIVEDATA使之为有质数的资料
TEAMPERFORMANCES小组表现
IDENTIFYVARIANCES确认不同意见
REVIEWRISKS检讨危机
TRACKING紧随
ANALYSINGTHEVARIANCE分析各类意见
DEFININGCAUSE寻找原因
ESTABLISHINGIMPACT
EVALUATEOPTIONS评估所有选择
PLANCORRECTIVEACTIONS计划正确行动
RESOLVEISSUES解决方案
UPDATEPLANDOCUMENTS更新各种文件
REPORTPROGRESS报告进度
COLLECTINGPROGRESSDATA收集工程数据
THEGANTTCHARTISLINEAR统计图表是线形的
EFFORTIS.…?
努力是?
Ask:
问
STARTDATE开始日期
EFFORTEXPENDEDTODATE努力漫延至当天
EFFORTREMAINING努力仍留下
ButALWAYSask:
但通常问?
FORECASTTOCOMPLETE预测完成日期
NOT否
不同意见VARIANCE
分析ANALYSIS
+BETTERTHANPLAN
效果比计划好
-WORSETHANPLAN
效果比计划差
ANALYSE分析
THECAUSE成因
PROJECTSLIP–ONEDAYATATIME!
工作散漫-一天一次
ANALYSECAUSE:
分析成因
Fishbonediagrams鱼骨图
Why-Whydiagrams点解-点解图
ESTABLISHIMPACT
Re-assignresources重新分配资源
Reviseestimates重新估计
Newestimator!
委任新评估人员
Moreeffort?
更新努力
Moreresource?
更多资源
Modifyplanlogic?
更新计划的推论
ALWAYSGETOTHERSINVOLVED
INPROBLEMSOLVING–DON’TTRY
ANDDOITALONE.
不要依赖其它人帮你解决难题,让自己解决
PLANCORRCETIVEACTION计划正确行动
DEVELOPOPTIONS选择发展
USETEAMEXPERTISE利用小组经验
RECORDASSUMPTIONS记录假设
CHECKFORRISKS检查危险性
SELECT‘BEST’OPTION选最好的决择
[scope-cost-schedule]内容-成本-时间表
DON’TSHOOTFROMTHEHIP!
SOLVETHEPROBLEM-
NOTTHESYMPTOMS
解决问题并不是问题征兆
CHECKIF:
先检查,如果:
-criticalpathischanged重要性的路径改变
-workloadsadverselyaffected影响工作量
-milestonesareaffected影响里程碑
-newHIGHrisksexposed新高危展现
-costover-runsintroduced成本过高
-scheduleslippagearecontrollable工作散漫是可控制的
DEVELOPACTIONPLANS:
发展挽救行动的计划
-priorityorder?
优先次序
-whoisresponsible?
谁可负责
-targetcompletiondate?
目标完成日期
-whokeptinformed?
谁可保持联络
ESCALATEOUTSTANDINGISSUES
扩大不能解决的论点
VALIDATECOMMUNICATIONPROCESSES有效沟通程序
Ensureyoumaintaineffectiveness
保证维持高效率
Reportstatusandissuespromptly
定时报告进度及意见
Attendteammeetingsontime
准时出席小组会议
Have1:
1’swithProjectLeader
Agreeyourperformancetargets
认可你的表现目的
Anticipateissues
预测其它
Watchfortriggersonrisks
留意每个引发危机的机会
Maintainawareness-newrisks
保持清醒面对新的危机
UPDATETHERISKASSESSMENT
更新危机
Reviewrisksregularlythataffect
yourkeystages
定时检讨各类危机,将可影响你的成功
Highrisksmustbealertedto
ProjectLeaderforactionplanning
高危一定要通知组长采取行动
Reviewoutstandingissues
andtheircorrectiveactionplans
Highlightunresolvedissues
-theydoNOTgoaway!
标记不能解决的难题,使之不会遗留
EnsureyourassignedACTIONS
arecompletedontime
保证你分配的工作准时完成
BENEFITS利益
DECIDE:
决定
Whichactivities/factors哪种行动/原因
Howmeasured如何量度
SMARTtest机智程度测试
Limitsofacceptability有限的接受能力
USETHEWBS!
利用资询科技
DERIVEAHANDOVERCHECKLIST
设计承继工作检视表
YOUROBJECTIVEISTO
DELIGHTYOURCUSTOMER
你的目的是取悦你的顾客
ACCEPTANCEPROCESS接受程度
DEFINEASEARLYASPOSSIBLE
ISITAKEYSTAGEINYOURPLAN?
在你的计划中尽早介定是否有关键时刻
DEFINE:
介定
WHOACCEPTSTHERESULTS?
谁接受结果
WHATDOCUMENTATION?
何种书面通知
WHOISRESPONSIBLE?
谁可负责
WHATSUPPORT?
什么形式的支持
WHOISRESPONSIBLE?
谁又可负责支援
HOWLONG?
需多久
TRAINNINGNEEDS?
需要训练
HOWSATISFIED?
怎算满意
RECORDINPROJECTFILE
记录在计划档案
Excellence!
特别出众
COMESFROM
CONTINUOUSIMPROVEMENT
来自不断的改良
收集良好的意见COLLECTGOODIDEAS:
新产品Newproducts
新的执行NewProcesses
新的程序NewProcedures
DON’TLOSETHEM!
不要遗失
ANOTHERPROJECT?
第二个工程
RECORDFORLATERINVESTIGATION
记录最新的数据
CLOSE-OUTTHEPROJECT暂停现有工程
PROJECTREVIEWMEETING
工程检讨会议
EVALUATION-WHY?
评估点解
WHATWENTWELL?
什么进行顺利
WHATWENTBADLY?
什么进行不顺利
WHY?
点解
Anopportunityfor……另一个良机
CONTINUOUS
IMPROVEMENT
不断改良
REVIEWTHEPROJECTPROCESS
检讨计划的进行
Askquestions:
常问题目
Whatproblemsoccurred?
常见问题
Howweretheseidentified..andresolved?
如何确认及解决
Whichproceduresworkedwell?
哪个程序顺利进行
Whatimprovementscanbemadenow?
改良方案可实时执行
Whatimprovementshavebeenmade?
改良后的优点
REVI
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