工厂跟单员工作流程.docx
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工厂跟单员工作流程
工厂跟单员工作流程
生产跟单员工作流程
1．客户到厂下单有：
电传下单、邮寄下单、口头下单等多种多样，每张订单的下法不同，我们跟单员都应注意将它们转成书面订单。
下单时，我们要注意在各方面存在的问题。
举例如：
颜色、数量等。
2．订单的审查
每张订单都是不同的花型、不同面料、不同工艺，甚至设备也不一样。
首先，要看我们目前的水平能否到达客户的要求，这是关键。
要分清此单是加工单还是OP单。
3．开生产单、流程卡
每张单开时，一定要把客户要求在生产单上写清楚。
交生产部门生产之前，应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。
4．生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，一定要及时将情况反映到公司最高层，找到解决的方法。
5．小样
打小样的目地是看本公司的做货能否到达和满足客户的要求，同样也是大货和产的依据。
一般情况是按正常的手续，小样全部是由客户自己批板后再下单做货的。
6．修改定单
一般情况是要求跟客户重新下单，跟单员重新开单交生产部生产。
当客户提出取消定单时，跟单员一定要收回旧的资料（生产单、流程卡）。
7．大货生产出来后，还要按排出货。
三．售后效劳
客户投诉或是退货时：
对客户的投诉，我们要了解问题出现的原因，并要采取措施，找到对策，防止下次出现。
客户要求退货，首先是尽量的使客户承受我们所出现的问题。
假设能返修，那么再对成品进展返修好后再出货。
很严重的就重新生产，补单生产再送货。
还有采用相互让步的折扣法。
有时只能按客户的要求来处理。
最重要的是如何想法让公司同客房到达双赢。
四．如何沟通好使跟单工作做得更好
同本厂内的各部门沟通：
面对生产部门我们就是客户，所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。
多同各生产部门沟通，让他们能更明确的了解到在生产各单时，客户的意图，使生产更顺利，能更好的满足客户的要求。
同客户的沟通：
市場部跟單員工作流程
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1）每天处理客人的E-mail，包括自己有关订单的任何疑问出电邮问客人；答客人的任何关于订单的问题。
收到客人的E-mail首先在电脑上看一遍，然后依次打印出来，有关批核的信息第一时间通知给工厂（用FAX，自己留有记录），要复客人的（客人是欧美的，有时差）最好是下午4：
00~5：
30一次复回。
因为有的问题是要问工厂或有关同事才能答给客人的。
打印出物的电邮要按款号存档。
（存档是一个最根本的一项工作，也是很重要的一项工作，此项工作也可由助理来做）
2）收到客人原办和资料à拍照或画图à查客人资料是否齐全，包括：
数量，尺码分配，尺寸表，颜色，物料，包装方法及物料并且要仔细看清客人原办的制做工艺有无特别的加以记录，以便能够有重点的跟进生产à好资料，开办单给工厂报价及做初办（一般报价要在两日内完成）。
同时要做好一个进度表，以便跟单员可以跟进整个订单的进度。
催促工厂能够按时交货。
à收到工厂报价和公司的目标价比照，如有相差须与工厂协商使价钱接近公司目标价à制做价目表
给公司老板批准à老板批准OK后，会有一个报价给客人à待客复价钱OK即可做以下的工作了。
3）追工厂的初办，及物料批办，都要一式三份，一份给客，一份自己存档，一份预给工厂（将会写上客人评语）à自己先核对是否正确，如不正确要退回工厂重做，如正确要寄给客人批。
4）客人有头办评语à写在给工厂的头办上和物料批办上给工厂à要求工厂按评语做生产前办（或销售办或称为大办视客人要求）订物料或重新做物料办
5）在做办期间，要做好生产制单及QCFILE（即QC查货的文件）包括生产制单，色办，大货办，包装资料及正确大货物料卡。
还要一件正确的PP办。
PP办要有签名盖章及批准日期及客人的一些评语。
6）PP办工厂要做3件（1件寄客；1件自己存，到时要给QC做查货用；1件将会给工厂），收到PP办后仔细核对材料是否是正确大货辦，辅料是否正确齐全，尺寸是否满足客人的尺寸表。
给客人的PP办要正确，不可有任何错误。
如有代用物料必须注明（实际生产中经常有更換和材料不對辦情况）。
但尽量要求工厂能够做到所有物料正确。
挂好挂牌，就可以寄给客人。
待客人批复OK即可通知工厂开始生产了。
（PP办上必认真写上客人的评语）。
7）安排QC查中期。
工厂开始2-3日要通知QC同事去看中期了。
8）追船头办，在走货前7天内，工厂必须提供船头办（数量按客人要求，一般都是每色一尺寸，一套寄给客人，一套自己公司存。
9）走货前8-15天内工厂要提供大货纸箱尺寸CBM及净重毛重资料à要给船务的同事做好走货安排。
要預防櫃子超重,如遇特殊紙箱尺寸,應讓搬運組同事算實際裝櫃數,如有需要可建議客人拼櫃
10）走货时要按QC同事的尾期查货报告出给工厂发货批准书，双方签名确认此批货品无任何品质问题，即可走货。
追工厂的装箱单，和商业发票核对无误后提供应船务部的同事。
11）此订单已完毕。
实际生产中会有不同的问题出现，跟单员要第一知情，如果自己可以解决的就可以直接和工厂协商解决。
但很多问题是不能自己一个人解决的，必须上报上司，甚至要同客人协商（比方推迟货期等）。
跟单个性（急，准，快，细心）
几个问题
1）客人原办--------即客人的原样（OriginalSample）
2）开办单做初办------即提供资料（包括：
尺寸，玻璃背板等配件尺寸表，颜色，材料，包裝物料，做工要求，流水工艺要求，交样办日期.......等等详细资料）的一个表格（简称办单）；
初办-------即CounterSample或FirstSample（此类样板可以代用物料，客人只是看做工及款式的）
3）物料批办------即客人所给的物料资料，有时是彩图，也有实物；有时那么只有彩图。
所以要做物料样板给客人批核。
确认OK后才可以生产大货的。
一般来说跟单员必须有一定的生產工藝常識，了解款式的工艺要求和流程，能及时发现问题和解决问题，有良好的心态。
并且跟单员要熟悉以下的工作要求。
一，工厂评估
一般情况下，发单到新工厂之前都要对生产工厂的设备，技术能力，生产力量进展一次评估，是我们考虑和衡量工厂生产技术，生产质量和能力的首要依据，对跟单人员来说必须提供准确可靠信息。
二，款式工艺
首先要读懂每个新款的构造，各部位的外观要求，工艺，特点，要清楚哪里是整个款式的关键部位，容易出现哪些问题，如何防止，如何到达效果，这类问题在生产过程中要重点监视。
要清楚整个款式的工艺流程，并且要按照正确的样板制作。
三，规格尺寸
在接手到新款时必须出完整的工艺规格资料，一般客人先根据此规格资料要求报价，并制作首期样品；然后待确认样品后工厂根据更改意见进展工艺尺寸的调整，再制作正确的批版样，以便我们判断工厂对款式的了解程度；生产工厂在大货生产前必须制作正确的产前样，由跟单全面确认此样品的工艺，尺寸，主辅料的正确性。
如遇開窗式相架,開窗產品,紙mat和粉紙的確認要一起安排,預防走位.
四，主辅料跟踪
1，要清楚主辅料的成分，颜色，正反面及使用方法，建立一套正确的色卡资料，以便生产中进展比照。
2，能核算主辅料的单耗（用量），对主料的用料要求要比较清楚，对主料的规格（幅宽）,如何開料要有正确的数据。
3，在生产前一周要确定所有主辅料的到位情况，如果出现不能按期到位就必须作出及时的追踪或生产调整。
五，材料的颜色,材質（如彩合,粉紙紙mat等）
在大货材料到位的同时，必须核对材料颜色是否与原样板一致；是否有偏差等现象；在生产过程中经常会出现色差现象，这种现象对成品的外观质量影响很大，因此要把好樣板確認这个关口。
跟单员详细工作流程
1、跟单员工作的重要性主要表现在：
①跟单员需要面对客户、面对订单开展工作。
②跟单员是企业与市场、业务员与客户之间联系的纽带。
③随着商品市场的多样化、小批量化译介节奏的加快，其工作质量的好坏直接影响公司的效劳品质和企业形象。
④跟单员工作是一项非常“综合性”和“边缘性”的工作：
对外要有业务员的素质，对内要有生产管理的能力。
2、所谓“跟单员”是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品（或效劳）运作流向的专职人员，是企业内各部门之间及企业与客户之间相互联系的中心枢纽。
3、广义跟单员：
厂长、总经理，以及所有围绕着订单去工作、对出货交期负责的人，都是跟单员。
4、业务跟单：
严格来说应该叫“业务跟进”，就是对准客户（即对本公司效劳或产品有购置或享用意向的人群）进展跟进，以缔结业务合同为目标的一系列活动。
5、生产跟单：
对已接的客户订单进展成品出货送达客户前的生产进度、货运报关跟进，以确保如期出货搭上运输器为目标。
6、在小公司：
跟单员就是内勤业务员（或叫业务主管）、生产方案员（或方案主管）、物控员（物控主管）、采购员（或采购主管）。
7、跟单员的特性：
动态性、核心性、抽象性、积累性、综合性、跨越性。
8、主导性的你：
心中不妨把别人看成是自己的部下，你不做我做，结果导向对最终结果负责，以整件事的成败论英雄，对别人的不配合负责，没有理由可讲。
9、跟单员的成功模式：
根底值：
稳定、可靠；必然、必然性；增长的必然性；投资性：
长线“投资”；积累而势不可挡；稳步开展：
志在必取；99%的勤奋：
扼住命运的咽喉。
10、成功的跟单员应可扮演及具备以下角色或能力：
①谈判者；②与工程人员共事的能力；③绝佳人际关系处理能力；
11、客户落单方式主要有（口头）、、
E-mail三种方式。
确认产品名称规格、数量、单价、金额、交期、交货方式、单价条款、付款方式、包装要求。
12、客户的包装资料一般包括内包装、外包装、标签、说明书。
13、付款方式有T/T（电汇）、L/C（信用证）、D/P（付款交单）、D/A（承兑交单）。
14、工厂《装箱单》的制作：
制作《装箱单》首先应明确此次出货产品的品名规格、数量、箱
数、净重、毛重、包装尺寸、体积、箱号、麦头。
15、货柜规格的选择：
现普遍使用的有6米柜、12米柜，还有加高12米柜。
最好的方法就是根据货柜的内尺寸，结合纸箱的尺寸，设想货柜里的不同摆放方式，看一个货柜到底能装多少箱的货物。
16、审单需做以下几点：
品名规格、单价金额、数量、交期、付款方式、包装方式、出货方式。
17、网印就是OEM产品，需按客户要求网印客户或技术参数在产品上。
18、船样就是完整包装的产品样品，可以发货上船的程度。
19、出货单由行销部开立，有会计联、营销联、资材联、保安联。
20、货出工厂后，有部分不良产品，客户投诉，退回的产品，需写《退货单》给仓库作收货的凭证。
再写《客户抱怨处理单》给质保部讨论，是何种原因，如何防止此类现象的发生作出总结。
21、评审内容：
①技术开发部评审产品的技术性能平安及工艺、包装要求，明确是否需要进展产品开发，增设相应的模、夹、量具及设备，并制定出相应的《产品物料清单》与产品工艺要求应按评审规定的时间下发到相关部门。
②品管部评审产品所需的检测能力、品质控制能力，是否需要编制《质量方案》，如需编制《质量方案》应在评审时确定《质量方案》发放到相应部门。
③采购部评审订货产品的所需的原材料、外购件、外协件的采购能力。
④制造部评审产品的交货期、交货数量及生产能力。
22、制造企业五大职能要素：
销售管理；生产管理；财务管理；人事管理；物料管理。
23、
、制造企业生产的两种类型：
需求方案型；订单生产型。
24、生管工作特点：
1、提前方案性：
要有“赶鸭子上架”的雷厉风行的习惯；不求完美逐渐确定，敢于调整自己的方案；有的方案早做与晚做的工作量都是一样的，我们及早去做就是很合算的。
2、准确及时性。
3、全面完整性。
25、生产能力（简称产能）是指生产设备在一定的时间内所能生产的产品数量，产能统称以标准直接工时为单位。
26、制定生产方案应遵循的原那么及要考虑的因素：
交货期先后原那么；客户分类原那么；产能平衡原那么；工艺流程原那么；工作部门因素；时间因素。
27、物控目标：
适时；适质；适量；适价；适地。
28、常见的规定采购要求的文件：
采购合同；图样；标准；样板；技术协定书。
29、采购主管的三把伙：
抓采购进度跟踪表；抓供应商资料表；抓物料库存金额检讨表。
30、收料流程：
货物验收，应做到进出验收，品质第一。
货物的验收工作，是做好仓库管理的根底。
一般来说，仓库货物的验收主要包括四个方面：
品名、规格；数量；品质；凭据。
31、、产品交货条件一般有：
FOB船上交货（指定起运地点）、FOR铁路交货（指定起运地点）、FOT货车交货（指定起运地点）、自提（供方厂区交货），供方承担的奉贤和费用到指定的交货点为止。
32、物料管理技巧：
定量包装；区别建卡；流水帐。
33、生产部管理根本目标：
工时降低；损耗降低；辅料降低。
34、制定工时标准的方法：
用马表（秒表）测量中等程度作业人员在各环节工作中的时间耗用量并记录下来汇总合计即得；用现有平均生产水平为标准推算；通过分组比赛评奖去获得较高的生产率水平然后再来推算出工时标准。
35、推行5S运动（、整顿、清扫、清洁、素养），因为它是养成（好习惯），屏弃（草率），建立（讲究）的根底工程，也是做好品管工作，提高工作效率，降低生产本钱的先决条件。
工作有条不紊、一丝不苟、管理落实到位才是5S的精义。
36、在工厂里，检验制度通常包括：
进料检验IQC；制程检验IC；最终检验FQC；出货检验OQC；品质稽核QA。
37、ISO9000的原意是“质量保证体系”——也就是提供了一种企业用以保证其产品或效劳质量的管理的要点、原那么、标准等，它要求一个企业必须有哪些制度、哪些记录、哪些工作指南等等最后去“保证质量”。
而实际上，由于企业管理是一个完整、联系的整体，于是从质量保证这一条主线上所展开的管理体系，却恰恰对整个企业的管理起到非同寻常的作用。
ISO9000=“质量保证体系”+科学的管理体系+科学管理指南
38、成品入库单既是成品库存管理之入库凭据（成品一旦入库，成品仓权责人员即有责任对其未来去向要有交代），同时也作为制造（组装）计件工资计算之依据，有成品仓敢认帐收到成品，可保产品正确无误。
39、成品出货单是成品仓权责人员对其入库成品之去向的交代，为确保去向之合理明确，成品出货单之客户代码/名称不得为空，否那么系统将不予确认和承受；成品出货单是客户方面应收款之依据，因此，客户代码/名称只能从系统中选择而不能由作业人员临时输入，因为货款是否可以收回，不是仓管员的权责范围，故客户之（以供此处选择）须经总经理签核。
40、采购工作有两个日常动态数据处理大项：
一是按订单展开计算物料的需求量（这就是人们常说的MRP——物料需求方案）；二是由收货信息转换为物料的进度跟踪。
41、企业管理电脑化进程内容：
基于局域网下的资源共享；国际标准化管理信息系统MIS导入；基于Inter平台及电子商务环境下的ERP系统导入。
42、软件指导思想是面对企业管理实际，以国际标准化管理为样板将其标准化、标准化，然后通过专案开发，将其管理纳入电脑管理系统。
43、在工厂管理中，有如下几种力量会阻碍形成良好的资讯传递习惯：
工作中懒惰的习惯；对良好资讯传递的重要性不以为然的无知；流氓习气者有意识的资讯阻碍和资讯独占以达成和保持自己的垄断和“权威”地位；心胸狭隘者下意识的资讯阻碍和资讯独占以达成和保持对别人的排斥和对自己的保护。
44、表格化的妙处：
立体化地传递信息；整体性、完整性；作者、读者均可享有俯瞰之势、信息交流空间充满人类智慧的灵光、读者可以轻松而高效率地阅读——世界因此而更美丽。
45、合作沟通的根本原那么：
自信；助人；友善；热忱；关切。
46、沟通管理重要性：
人际之间借着沟通传达信息，在企业里，企业犹如一部大机器，良好的沟通就像润滑剂，企业这部大机器就能快速运转。
主管与部属之间如缺乏良好的沟通，轻者打击士气，造成部门效率低落，重者相互之间形成敌意。
①管理人员应塑造自己的管理威信。
②尊重组织伦理。
③布建沟通管道。
④建立工作感情。
47、贸易术语又称贸易条件、价格术语或价格——交货条件，它说明价格的构成及买卖双方有关风险、费用和责任的划分，以确定买卖双方在交货和接货过程中应尽的义务。
48、当进口财货是要课税时，那么有良种税率可以适用：
从价税、从量税或复合税，从价税是最常用的进口税。
49、合同中的商品检验条款：
①以离岸品质、数量为准。
这种规定方法的根本涵义是货物在出口方装运前进展检验，取得的检验证书作为最后依据，货物到达进口国后的检验不能作为提出异议的依据。
②以到岸品质、数量为准。
这种规定方法的根本涵义是货物到达进口国卸船后的检验证书作为最后的机遇，装运前的证书不具效力。
③以装运地的商品检验证书作为议付依据，货到目的地后，买方有复验权。
这种规定方法的根本涵义是同时成认进出口双方的检验证书的效力，因此比较公平。
50、提单是海上货物运输合同的证明。
①提单是承运人或其代理人收到货物的收据。
②提单是承运人凭以交付货物的具有物权特性的凭证。
51、贸易合同的形式，可采用正式的合同、确认书，也可采用协议、备忘录等各种形式。
确认书的内容比合同简单一些，一般只包括主要的交易条件。
其中，由卖方出具确实认书称为“销售确认书”；由买方出具确实认书称为“购货确认书”。
52、目前销售包装上常使用物品条码标志：
UPC，EAN。
53、押汇又称买单结汇，是指议付行在审单无误的情况下，按信用证条款买入受益人（出口方）的汇标和单据，从票面金额中扣除从议付日到估计收到票款之日的利息及手续费，将余款按议付日外汇牌价折成人民币，拨付外贸公司。
54、汇付的方式：
电汇T/T；信汇M/T；票汇D/D。
55、信用证业务的特点，信用证是目前使用最为广泛的支付方式，它有三个特点：
银行信用；信用证是一种自足的文件；信用证业务是“单据买卖”。
56、管理是指利用拥有的资源，建立过程控制，完成增加价值的转换（或称产生新的价值）过程。
资源包括人员、资金、设备、技术、方法、情报及时间。
57、效率——管理的极其重要的组成部分，它是指输入与输出的关系。
对于给定的输入，如果你能获得更多的输出，你就提高了效率。
管理就是要使资源本钱最小化。
效果——当管理者实现了组织的目标，我们就说他们是效果的。
因此，效率涉及是活动方式，而效果涉及的是活动的结果。
58、等级链——从最高层管理到最低层管理的直线取权代表了一个等级链，信息应当按等级链传递。
59、管理者的五个必要条件：
掌握处理工作的相关知识；熟知植物责任的相关知识；改善的技能；技能；处理人际关系的技能。
60、管理沟通的四个满意：
与上级沟通；与下级沟通；与前后关联部门同事沟通；与自己沟通。
61、下达命令的三大原那么：
明确详细；确认了解程度；激发部属执行意愿。
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