给教授发英文邮件须知.docx
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给教授发英文邮件须知
去年秋季，参加了一次工作坊，主题是“大学的电子邮件礼节”。
尽管当时颇有“醍醐灌顶”之感，但随后课业催人老，一直顾不上整理。
后来学期结束，国内也有不少旧友正要面临邮件联系国外教授的问题，所以把这些玩意分享给大家。
这些信息来自研究生写作中心，较为权威，可以放心实践。
内容很多，我只整理那些“醍醐”。
因为这些是我自己犯过错误的地方。
1.邮件主题（subject）不需要写自己的名字。
名字是在邮件系统设置里设定好的，在发件时会替换显示实际地址，所以无需在主题里再写一遍。
2.在第一封邮件中称呼对方，两种正式的方法如下。
其他的方式都是错误的。
（例如Prof.、Hello、全名云云）
DearDr.***／DearProfessor***（***是姓）
3.收到回信后，可以根据对方的落款，决定下一次如何称呼。
如果对方落款只有名字（firstname），那么下一次可以用名字称呼。
如果对方落款是全名或是名字缩写，那么下一次仍然要用正式称呼。
不过，在任何时候，用正式称呼都是保险的。
4.正文的第一句话必然是介绍自己。
这句话必然要遵循这个格式：
Mynameis***（全名），andIam…例如：
MynameisJeremyBentham,andIamagraduatestudentattheQueen’sCollege,Oxford.
5.正文的第二句话必然要解释自己是如何知道对方的。
分三种情况：
有人推荐；无人推荐；两人原本相识，但很久没有联系。
6.接下来便可以提出问题或请求了。
这个部分遵循的法则叫做“消极的礼貌”（negativepoliteness）。
常用的策略有：
主动提及对方非常非常忙碌，可能没有时间满足自己的请求（也就是给对方一个台阶）；多用if句；多用过去时态。
7.避免使用Iwant和Iwouldlike，实在要用，就用Iwouldlove。
最坏最坏，也要用Iwanted代替。
8.多用Iwaswonderingif（一定要用was，而不是Iwonder或Iamwondering）。
9.多用woulditbepossible，以便从语法上规避直接牵涉到“人”，这样可以减轻对方的压力。
例如：
（隐含的意思在括号里，但不可明写出来）
Woulditbepossible（foryou）toarrangeanappointment（forme）sometime?
10.避免使用“please”，因为“please”暗含了自己的期望，给对方压力，是不礼貌的表达。
11.提出请求后，一定要论证自己的请求是合理的。
常用的方法是：
展示自己已经做了大量的前期工作，实在是迫不得已，无路可走了，才来求人。
或者，要表明自己对对方的工作了如指掌，而请求正是建立在这种了解之上的。
12.结尾必然要感谢。
最正式的表达是：
Thankyou,andIlookforwardtohearingfromyou.
13.落款之后的正式礼节问候是：
Sincerely;Bestwishes;Bestregards。
其他的都不甚正式。
Source:
Olinger,A.（withassistancefromAvineri,N.&GrayM.）.EmailEtiquetteattheUniversity.AWorkshopoftheUCLAGraduateWritingCenter.October,2010.
用英文给教授发邮件请教学术问题（转）
2012-12-2820:
39:
15|分类：
英语相关资料|标签：
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邮件主题
邮件主题（subject）不需要写自己的名字。
名字是在邮件系统设置里设定好的，在发件时会替换显示实际地址，所以无需在主题里再写一遍。
[关键内容是要在主题里就写明白是否有推荐人，以及主要是什么事。
很多教授只看主题。
]
一个好的标题，要能简洁地概括邮件的目的或内容。
如果你对教授的某个研究项目感兴趣，就可以用这个研究方向作标题，例如"Deformationandfractureofhexagonalclose-packedmetals"或者"Fabricationofsemiconductorthroughchemicalvapordeposition"等等。
然后在邮件的正文里，可以谈谈你对这个方向如何感兴趣，你有什么相关的学术背景，还有你对这个研究领域的任何见解。
如果你对教授的某一篇文章很感兴趣，并且你的邮件正文里要谈到这篇文章，那么用这篇文章的标题作为邮件的标题也是个不错的主意。
如果文章的标题过长，可以把它压缩一下。
此外，还有人喜欢用一种开门见山式的标题，比如"Inquiryintograduateadmissionoffall2011"。
这种标题我本人没有尝试过，不知道效果如何，有兴趣的同学可以自己去尝试。
最后，我想说的是，套磁信的标题并没有一定之规。
大家不要拘泥于我上面提到的这几种，一定要勇于创新。
在主题中包含coursenumber，"Questionabout3009assignment"或者"questionaboutEnglish2011essay."听起来很真实，而"aquestion"看起来像垃圾邮件。
"QuestionaboutEnglishassignment"or"questionaboutassignment,"withoutidentifyingtheclassyou'rein,mayleaveyourprofessorwiththechoreoffiguringthatout.Forsomeoneteachinglargelectureclasses,thatmightmeanreadingthroughhundredsofnamesonrosters.Butevenforaprofessorwithsmallerclasses,it'sadragtogetane-mailthatmerelysays"I'minyourEnglishclassandneedtheassignment."AllyourEnglishprofessor'sclassesareEnglishclasses;sheorhestillneedstoknowwhichoneisyours.
称呼
Salutationsmatter.Thesafestwaytostartiswith"DearProfessorSoandSo"（usingtheirlastname）.Thatwayyouwon'tbegettingintotheissueofwhethertheprofhasaPh.D.ornot,andyouwon'tseemsexistwhenyouaddressyourfemale-professoras"Ms."or,worseyet,"Mrs.ThisandThat."
称呼很重要。
最安全的开头方式是用“亲爱的×××教授”（×××是姓）。
这样的话你就不会再考虑这个教授是不是个博士或其他，并且当你称呼你的女教授“Ms”或者“Mrs.”也不会显得像是个性别歧视者。
其他的方式都是错误的。
（例如Prof.、Hello、全名云云）
Chooseanappropriategreeting."Hi/HelloProfessor[Blank]"isalwaysappropriate.Substitute"Dear"andyou'veendedupwritingaletter;leaveout"Hi"andyourtoneistoobrusque（无礼）.
开篇介绍自己,表明意图
一般开头简单介绍下自己，表明你对他的研究感兴趣，对作者的结果给予一定的肯定。
然后，如果是你主动写电子邮件给别人的话，那就以你写此邮件的目的开头。
例如，"Iamwritingtoenquireabout…"或是"Iamwritinginreferenceto…"在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。
正文的第一句话必然是介绍自己。
这句话必然要遵循这个格式：
Mynameis***（全名），andIam…例如：
MynameisJeremyBentham,andIamagraduatestudentattheQueen’sCollege,Oxford.
正文的第二句话必然要解释自己是如何知道对方的。
分三种情况：
有人推荐；无人推荐；两人原本相识，但很久没有联系。
［这句话挺重要的，因为它要在你和这个陌路教授之间建立第一道关联。
有人推荐当然最好，比如这个教授的同事某某某推荐你去找她，因为某某原因，那么把这个环节表述清楚即可。
如果无人推荐（更常见的情况），一定要说清楚原因，例如刚刚看了人家的一篇新作云云（你要确实看过才能这么说），不然人家可能就不往下读了。
］
提出问题或请求
清楚简洁是最好的。
你的教授每天会收到25-30封邮件，所以如果你的问题很简洁明了那是最好的（一般把问题一条条列出来比较好）。
如果你不能快速直达主题，对方就会在读你邮件的半途上对它失去兴趣。
因此，迅速切入主题。
这个部分遵循的法则叫做“消极的礼貌”（negativepoliteness）。
常用的策略有：
主动提及对方非常非常忙碌，可能没有时间满足自己的请求（也就是给对方一个台阶）；多用if句；多用过去时态。
［这是最最重要的两个原则之一。
谈谈消极礼貌]
1.多用Iwaswonderingif（一定要用was，而不是Iwonder或Iamwondering）。
［打交道多了，可以不必拘泥于此。
例如也可以说Iwondered...甚至shallwe...如果是自己的导师，或者工作往来很密切的教授，一天到晚说“Iwaswonderingif”，过分礼貌，其实也挺奇怪的。
］
多用woulditbepossible，以便从语法上规避直接牵涉到“人”，这样可以减轻对方的压力。
例如：
（隐含的意思在括号里，但不可明写出来）
Woulditbepossible（foryou）toarrangeanappointment（forme）sometime?
2.避免使用Iwant和Iwouldlike，实在要用，就用Iwouldlove。
最坏最坏，也要用Iwanted代替。
避免使用“please”，因为“please”暗含了自己的期望，给对方压力，是不礼貌的表达。
提出请求后，一定要论证自己的请求是合理的。
［这是最最重要的两个原则之二。
］
常用的方法是：
展示自己已经做了大量的前期工作，实在是迫不得已，无路可走了，才来求人。
或者，要表明自己对对方的工作了如指掌，而请求正是建立在这种了解之上的。
Askpolitely."Couldyoue-mailmethepagenumbersforthenextreading?
Thanks!
"isalotbetterthan"Ineedtheassignment."
“Whatgreatnews!
I'dbethrilledtomeetwithyou。
。
。
”
“Woulditbeconvenientto。
。
。
“
”Yes,itwouldcertainlybefineto。
。
。
”
“Wouldyoupreferto。
。
。
”
“Ilookforwardtoitwithgreatpleasureandthankyouforyoureffortsandtime.”
“ThankyoufortheverykindXXXX.Iwastouchedbyyourthoughtfulness,andassureyouthatitwaswhollymypleasuretoxxxx.I'mdelightedtoknowthat。
。
。
。
”Thanksforallofyoureffortandservicetoxxxx.It'sbeenapleasuretoworkwithyouandI'mlookingforwardtotheresultsofyourxxxx"
"IhopeyouhadaverygoodSpringbreakinspiteofthismuchappreciatedworkthatyou'vedonefor...."
"I'mlookingforwardwithgreatpleasuretoworkingwithyouonxxxx"
“Ihopethisemailfindsyouwell..."
"We'rehonoredandgratefulforyoursupport.....andeagerlylookforwardtoyourthoughts....."
结束语
在你结束邮件之前，再次感谢收信人并加上些礼貌语结尾。
你可以"Thankyouforyourpatienceandcooperation."或"Thankyouforyourconsideration."
开始接着写，"Ifyouhaveanyquestionsorconcerns,don'thesitatetoletmeknow."及"Ilookforwardtohearingfromyou."
结尾必然要感谢。
最正式的表达是：
Thankyou,andIlookforwardtohearingfromyou.
在邮件开头表示感谢一般是表示对对方过去付出的感谢，而在邮件结尾处表示感谢是对将来的帮助表示感谢。
事先表示感谢，能让对方在行动时更主动更乐意。
Thankyouforyourkindcooperation.如果你需要读者帮助你做某事，那就先得表示感谢。
Thankyouforyourattentiontothismatter.与以上的类似，本句包含了你对对方将来可能的帮助表示感谢。
Thankyouforyourunderstanding.如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容那就使用这句句子吧。
Thankyouforyourconsideration.如果您是在寻求机会或是福利，例如你在求职的话，就用这封邮件结尾。
Thankyouagainforeverythingyou'vedone.这句句子可以用在结尾，和以上有所不同。
如果你在邮件开头已经谢过了读者，你就可以使用这句话，但是因为他们的帮助，你可以着重再次感谢你们的付出。
礼节问候和签名
Signoffsandsignaturescount.Alwaysendbythankingtheprofessorforhisorhertime,andclosingwith"Bestwishes"or"Regards"（orsomeotherrelativelyformal,butfriendly,closing）.Andalwayssignwithyour（entire）realname,notsomewackynicknamelikeRy-RyorBiff.
最后的签名很重要。
每封邮件最后都要感谢教授抽出时间来帮助你，并以“BestWishes、Regards”来结尾。
（或者其他相关的正式语，但是要用友好的语气。
）然后签上你的全名，而不是什么昵称，就像Ry-Ry或者Biff。
落款之后的正式礼节问候是：
Sincerely;Bestwishes;Bestregards。
其他的都不甚正式。
最后是写上合适的结尾并附上你的名字。
"Bestregards,""Sincerely,"及"Thankyou,"都很规范化。
最好不要用"Bestwishes,"或"Cheers,"类的词因为这些词都常用在非正式的私人邮件中。
［熟了之后就可以多姿多彩了，例如可以写：
Best,Cheers,Regards,Seeyousoon,Niceweekend,云云。
或者学我们一个心理测量学家，写：
Makesense.不过，最常用也最百搭的一个或许是：
Thanks.尽管你可能根本没有提出请求，也可以用这个，谢什么呢？
——谢谢对方花时间读了你的邮件。
］
问候方式有：
“Bestwishes“
“Withverybestwishes”
“Withallbestwishes”
"Withwarmregards"
“Withthanksandbestregards“
"withverybestwishesandmuchgratitude"（gratitude....－_,－）
"Bestregardsforagreatweekend"
“Withwarmregardsforasunnyandrelaxingbreak”
“Ihopeyou'reallenjoyinganexcellentbreak”
"I'mgratefulforyouall,andwishyouandyoursaveryhappyThanksgiving."
务必回信
Alwaysacknowledge.Ifyourprofessordeignstoanswer—orsendyouthehandoutorreferencethatyouaskedfor—besuretotellhimorherthatyougotit.Thatwayheorshewillthinkkindlyofyounexttimetheyseeyouinclass.
必须要告知教授已收到邮件。
如果你的教授屈尊给你回答或者发送你需要的资料，一定要告诉他你已经收到了。
这样，下次在课堂上看到你的时候，他们就会觉得你是个不错的学生。
感谢读者是邮件开场白的好办法。
感谢您的读者能让对方感到高兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。
Thankyouverymuchforyourexplanation.Itwasgreathelp.
Thankyouforyourpromptreply.当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件，一定记得要感谢他们。
如果回复并不及时，只要将“prompt”除去即可，你还可以说，“Thankyouforgettingbacktome.”
Thankyouforprovidingtherequestedinformation.如果你询问某人一些信息，他们花了点时间才发送给你，那就用这句句子表示你仍然对他们的付出表示感激。
Thankyouforallyourassistance.如果有人给了你特别的帮助，那一定要感谢他们！
如果你想对他们表示特别的感激，就用这个句子，“Itrulyappreciate…yourhelpinresolvingtheproblem.”Thankyouraisingyourconcerns.
Thankyouforcontactingus.如果有人写信来询问公司的服务，就可以使用这句句子开头。
向他们对公司的兴趣表示感谢。
就算某个客户或是经理写邮件给你对你的工作提出了一定的质疑，你还是要感谢他们。
这样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感激。
同时，你也可以使用，“Thankyouforyourfeedback.”
Whenyougetareply,saythanks.JusthitReplyandsay"Thanks,"oralittlebitmoreifthat'sappropriate.Theoldsubjectline（whichwillnowhavea"Re:
"infront）willmakethecontextclear.Idon'tthinkthatyouneedtoincludeagreetingwithashortreply,atleastnotifyourefertoyourprofessorinyourreply.Andyoudon'tneedtoidentifyyourselfbycoursenumberandmeetingtimeagain.
Whenyoureply,youshoulddeletealmosteverythingofyourprofessor'sreply（quotingeverythingisrarelyappropriateine-mail）.Leavejustenoughtomaketheoriginalcontextclear.[这条大家可以探讨一下]
Sowhatwouldagoode-mailtoaprofessorlooklike?
Example
HiProfessorLeddy,
I'mworkingonmyessayonWilliamCarlosWilliamsandI'mnotsurewhattomakeofthelaststanzaof"SpringandAll."I'mstucktryingtofigureoutwhat"It"is.Doyouhaveasuggestion?
Thanks!
MaggieSimpson
Eng3703,MWF10:
00
Andasubsequentnoteofthanks:
>"It"ismostlikelyspring,orlifeitself.Buthaveyou
>lookedup"quicken"?
That'llprobablymake
>"It"muchclearer.
Itsuredid.Thanksforyourhelp,Professor.
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