《办公设备使用及管理规定》.docx

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《办公设备使用及管理规定》

《办公设备使用及管理规定》

一、所有办公设备须由办公室主任指定专人负责管理及操作。

二、具体负责人应具备熟练的操作能力，懂得基本的维护常识。

具体工作内容包括：

1、检查设备，每天上班开机操作，下班关机。

2、清理设备卫生，保持设备干净。

3、更换打印机墨盒，传真纸消毒电话等。

4、定期保养检修设备。

5、登记使用情况（使用人、日期、内容、数量及对外收费情况等）。

设备的使用应遵守先急后缓、节约的原则。

三、当设备发生故障时应请专业技术人员维修其他人员不得擅自维修，以免加重故障。

第二篇：

电脑及办公设备使用规定中天高科国际贸易有限公司

电脑及办公设备使用管理规定

为规范公司办公电脑及办公设备的使用管理，保障正常的办公秩序，确保电脑安全、稳定‘高效运行，提高工作效率，为公司经营发挥作用，特制定本制度如下

一、办公电脑是公司为加强业务经营管理，处理信息和整理资料，实

现办公自动化，提高工作效率配置的重要工具。

公司为每一位有

需要的员工配置一立办公电脑。

公司管理部有权根据本规定，

监督管理员工办公电脑的使用情况。

二、公司总部办公电脑设备由网络管理员统一负责管理和维护，为落

实监控措施，网络管理员应统一固定每台电脑的计算机名称、ip

地址、密码、软硬件配置等情况，并进行详细登记存档。

三、办公电脑实行“谁使用，谁负责”的原则，有使用电脑的具体员

工负责电脑及附属设备的日常使用和管理并定期清洁。

每位员工

需在临下班时以正常程序关机、关闭电源，严禁强制关机突然断

电等；雷雨天气停止使用电脑，并切断电脑与网络的连接。

四、未经网络管理员或保管负责人许可，其他人员（包括本单位以外

的人员）不得使用公司电脑及其他办公设备。

五、严禁利用办公电脑使用bt、迅雷、电驴、网际快车等下载工具下

载、使用、传播、编制、复制电影、电视、游戏、图片等大型文

件，及下载与工作无关的资料。

六、严禁在工作期间，使用办公电脑观看网络电影、电视，进行游戏、

娱乐活动，浏览与本职工作无关的网页。

七、严禁利用办公电脑及互联网从事违反国家法律的活动，严禁浏览

不健康网站。

严禁利用电脑网络获取或传播反动、淫秽作品。

八、每位员工要熟练掌握公司msn软件，了解与自己工作相关的同

事、部门的邮箱，一般文件通过公司msn传输，减少办公用纸，

节约办公资源。

禁止安装与工作无关的软件，严格控制外来载体

的使用，减少病毒危害。

九、本公司自行开发的软件，不准擅自复制外传，若需复制外传，必

须经网络管理员同意，主管领导批准。

在公司使用的电脑、磁盘、

u盘、可移动硬盘及其他载体存储的本公司文件、财务报表和客

户资料等属公司内部商业秘密，未经分管领导批准，严禁本企业

员工复制外传，严禁本公司以外的人员查阅、复制。

十、电脑及办公设备的安全使用

1.电脑设备的安全使用及注意事项：

a.注意预防病毒和木马等黑客程序破坏系统、影响网络运行，对

病毒库要经常升级更新。

不轻易使用来历不明的软盘、光盘、

u盘、等设备里的文件，不轻易接受或打开来历不明的文件、

邮件，不轻易打开不明链接。

b.打开非本机的文件（如软盘、光盘、u盘、mp

3、邮件附件和

下载软件等）之前，应先用杀毒软件进行扫描。

c.少用bt等p2p软件，以免被人攻击和感染病毒，节约网络带

宽。

每天最好对自己使用的电脑优化一下，这样能保证自己使

用的电脑速度的提高，而且能够大大减少电脑出问题的概率。

d.为了个人使用电脑的安全，每台电脑需要进行密码设置，但电

脑密码个人必须牢记，同时向部门主管和网络管理员报备。

比

较重要的文件必须进行数据备份，由管理部门存档，以减少不

必要的损失。

e.在升级一些软件和系统之前，应事先在网络上查找升级信息，

这样可以在某些情况升级后，避免造成系统不能使用和一些软

硬件不能兼容的情况。

f.若要安装下载其它应用软件时，请先与网络管理员联系，避免

在下载时被攻击和感染病毒。

禁止个人私自下载软件。

g.提醒各位员工特别注意，不要把有用的文件和程序放在“我的

文档”、“我的公文包”和“桌面”上，总之不要存放在c盘，

最好在硬盘的其他分区（d盘、e盘）新建一个文件夹，并命

名一个好记且易于区别的文件名，用来存放自己的文件。

以免

在对电脑进行定期和不定期的维护、升级和重装时造成文件和

程序的丢失。

2.打印机、复印机、传真机、扫描仪的使用注意事项：

a.设备工作时不要强行停止工作状态，不能强制拉出打印纸、复

印纸。

b.设备出现异常时请勿私自拆卸，应立即通知负责人处理。

3.投影仪使用注意事项：

a.除培训讲师和公司专门管理人员外，未经允许禁止员工擅自使

用投影仪。

b.请勿在未启动笔记本电脑的情况下使用投影仪。

c.禁止随意移动投影仪。

d.出现异常情况时，请勿私自拆卸，应立即通知负责人处理。

4.其他设备及其他办公用品的使用注意事项：

a.饮水机使用时注意每天下班后个办公室要检查饮水机是否已经

切断电源，防止饮水机在夜间反复煮沸饮用水而影响水质。

对

饮水机要定期请专业清洗人员清洗，防止结污。

b.公司为每一位员工配置了工作必须的办公桌椅、电脑等办公设

备及相关办公用品，包括笔、笔记本、记录纸、等常用办公用

品，员工如有其他需要应到管理部填写“办公用品领用申请”，

管理部将依据被批准的“办公用品领用申请”配发。

员工应自

觉爱护公司财产，节约使用办公用品。

c.办公用品实行专人专管，有管理部总务行政专员负责购置、管

理和发放。

d.员工办公桌抽屉钥匙由员工自己保管，若有遗失应及时上报，

得到许可后该员工可自行更换，未经允许不得私自备份。

十一、如因失职造成电脑或设备损坏、被盗或因使用不当、违规操作

等造成电脑或设备损坏的，由管理责任部门和使用保管责任人

负责赔偿或承担维修费用。

十二、对违反本规定造成严重后果的责任人和部门负责人，将视其情

节轻重给予行政处分和经济处罚。

十三、违反电脑使用管理规定包括但不限于以下情形：

1.私自安装和使用未经许可的软件（含游戏）；

2.下班后未关闭电脑主机、显示器等；

3.工作时间浏览与本职工作无关的网页；

4.利用办公电脑下载电影、电视、游戏、图片等大型文件及聊天软

件，以及与本职工作无关的任何其他资料；

5.使用电脑在工作时间观看网络电影、电视和娱乐节目；

6.利用办公电脑网上炒股；

7.利用办公电脑在工作时间进行网上游戏；

8.利用办公电脑浏览不健康的或非法的网站，获取或传播反动、淫

秽作品；

9.禁止私自修改办公室电脑的计算机名称，ip地址等计算机参数，

影响电脑正常使用的监控；

10.使用公司办公设备进行复印、传真、扫描、打印私人文件；

11.擅自复制、外传本公司自行开发的软件、公司文件、财务报表和

各种客户资料；

十三、公司采用网上监控手段，加大办公电脑使用监管力度，由公司管理

部配合网络管理员检查、监控办公电脑和其他办公设备的使用管

理情况，希望全体员工自觉遵守本规定，配合管理部门和网络管

理员的工作，确保办公电脑和其他办公设备安全、正常、有效地

运行。

十四、本规定由公司管理部负责解释，未尽事宜另行补充通知。

十五、本规定自下发之日起执行。

中天高科国际贸易（天津）有限公司

管理部

第三篇：

办公家具、办公设备、办公用品配置标准及使用管理规定办公家具、办公设备、办公用品配置标准及使用管理规定

一、目的：

规范办公用品、设备、家具的领用和配置，提高资产使用效率，降低办公成本费用。

二、范围：

本规定适用于公司及全体员工

三规范内容：

（一）办公家具、设备配置标准；

1、高层管理层级（核心领导层）。

黑色升降高背扶手转椅

（1）；豪华转角办公桌

（1）；仿实木两层对开文件柜

（1）；仿实木三层抽屉柜

（1）；黑色皮质单人沙发

（2）；玻璃茶几

（1）；液晶平板电脑

（1）；办公电话

（2）；衣架

（1）；饮水机

（1）。

2、中层管理层级（部门总监及经理）。

黑色升降高背转椅

（1）；普通办公桌

（1）；三层抽屉柜

（1）；液晶平板电脑

（1）；办公电话

（1）。

3、职员层级（部门主管及普通员工）。

普通办公椅

（1）；普通办公桌

（1）；三层抽屉柜（限职能部门）

（1）；台式电脑

（1）；办公电话公用。

4、职能部门配置。

双层推拉文件柜

（1）单层推拉文件柜

（1），特殊需求上报主管领导批准后，由资产管理部门根据需要统筹配置。

5、业务部门（有坐席人员部门）配置。

多门储物柜（以每人一门配置）双层推拉文件柜（1-2）。

6、按照标准配置的办公家具、设备进行固定资产登记表登记后不得随意变更，如有变更部门资产管理员必须进行部门资产登记表变更，并上报资产管理部门。

7、各部门如需要增加办公家具、设备，在规定配置标准内可报资产管理部门审批采购后登记配发，如超过配置标准需报主管领导审批后，再报资产管理部门采购登记配发。

8、各部门标准配置以外的办公家具、设备纳入资产管理部门作资产库存供调拨使用。

（二）办公用品配置标准：

1.办公用品分级管理：

（1）员工通用办公用品：

指公司所有员工根据工作需要均可以领用的办公用品，例如：

签字笔、普通记事本、签字笔芯、橡皮、记事贴等易消耗的办公用品。

（2）部门专用办公用品：

指责任部门才能领取的办公用品，如：

复印纸、收据等。

（3）部门共用办公用品：

指各个部门可共同使用的办公用品，如：

钉书器、计算器、打孔器等。

（4）办公用品。

是指支持工作和业务开展所需的文具类物品，只针对该项进行发放。

其他用途所需要使用办公用品时，由需求部门向行政部进行申请，行政部只负责代购，费用由需求部门支付。

2.领用和配置：

（1）员工配备标准。

签字笔（兰、红色，第二次以后为笔芯）、普通记事本。

每月由部门助理统计部门需求、统一至行政部领取。

新入职员工由该部门助理协助到行政部领用“员工通用办公用品”，特殊岗位可依据工作需要申领其它办公用品，需获得本部门经理和行政部经理审核批准。

（2）经理级及以上员工配备标准。

签字笔（（兰、红色，第二次以后为笔芯）、硬皮记事本，其它必须用品。

（3）所有领用的办公用品数量均为一个单位，耐用品更新时以旧换新，非人为损坏需以坏换新，丢失责任自负。

（三）办公家具、设备的申领流程；

1.职能部门新员工报到或其他原因需添加配套办公家具、设备。

2.由各职能部门资产管理员填写资产申购、转移审批表报部门主管经理。

3.职能部门主管经理对进行资产申购、转移审批表审核后报资产管理部门。

4.资产管理部门对申购需求进行审核。

5.资产管理部门确认资产库存有无库存实物（如无库存进入采购程序）。

6.如有库存调拨资产库存发放出库（出库单据填写，固定资产登记表记录变更）。

（四）办公家具、设备的采购；

1、资产管理部门对资产申购、转移审批表进行审核。

2、资产管理部门办公家具、设备库存进行核对确认库存数量。

3、库存数量如不能保证部门需求由资产管理部门对办公家具、设备需求做出统计。

4、资产管理部门根据办公家具、设备需求统计进行采购计划编制。

5、资产管理部门联系办公家具、设备供应商提供相关报价。

6、资产管理部门对供货商报价进行对比确认后报主管副总核准。

7、采购计划和采购预算获批准后资产管理部门通知相关供应商供货。

8、货物送达现场后资产管理部门进行入库验收及入库手续办理（固定资产登记表记录变更）。

9、资产管理部门凭相关单据进行采购费用支付和报销。

（五）办公家具的出入库管理；

1、办公家具到货后必须办理入库手续。

2、入库单作为固定资产登记表变更记录的依据和费用报销凭据。

3、入库单填写必须逐笔详细填写。

4、资产管理人员和采购人员必须在入库单签字确认。

5、资产管理部门通知资产申购部门资产管理员办理出库手续。

6、办公家具、设备出库必须填写出库单。

7、出库单作为部门固定资产登记表变更记录的依据。

8、出库单填写必须逐笔详细填写。

9、资产管理人员和申购部门资产管理员必须在出库单签字确认。

（六）办公家具、设备的使用管理；

1、办公家具、设备的使用管理由资产管理部门统一进行。

2、各部门有义务配合资产管理部门做好公司的资产管理工作。

3、资产管理部门编制固定资产总表和部门固定资产分表对公司资产进行控制管理。

4、资产管理部门对公司资产进行统一编号、贴签。

5、部门和员工个人配套办公家具、设备由部门资产管理员按照配套内容进行部门固定资产分表登记。

6、每个员工对自己的配套办公家具、设备负管理责任。

7、部门负责人和部门资产管理员对部门配套办公家具、设备负管理责任。

8、如出现因人员变动、工作交接而造成资产变动须做好办公家具、设备交接检查，并由部门资产管理员进行变更记录。

9、所有涉及办公家具、设备交接而造成的资产变动情况必须上报资产管理部门。

10、资产管理部门对各部门出现的资产变动必须进行固定资产总表的变更记录。

（七）办公家具、设备的维护、报修和报废；

1、办公家具、设备的日常维护由使用人员和使用部门负责。

2、办公家具、设备的检查和修理由资产管理部门负责。

3、办公家具、设备如出现故障和损坏，使用人和使用部门应填写资产维修申请单报资产管理部门进行维修登记。

4、资产管理部门对报修的的办公家具、设备进行检查，确认损坏原因、维修项目和维修预算报批后进行维修。

5、资产管理部门确认无维修价值的办公家具、设备应填写资产处置表经审核后做相应报废处理。

6、办公家具、设备报废后应在固定资产登记总表和部门资产登记分表作相应变更记录。

（八）办公家具、设备维修费用的支付责任；

1、办公家具、设备的损坏责任确认由行政部和技术部负责。

2、正常使用损耗需要修理费用由行政部和技术部纳入正常维修成本。

3、如属人为损坏相关维修费用由当事人按照50%比例支付。

4、如查实属于故意破坏办公家具和办公设备的行为对当事人处以维修成本2倍的罚款。

5、如因产品质量问题造成损坏，行政部资产管理部门通知相关供应商进行处理。

第四篇：

办公设备及办公用品管理规定树树王王管管理理模模式式

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办公设备及办公用品管理规定

1.1总则为规范公司办公设备及用品的采购、发放、使用和管理工作，降低办公成本，杜

绝浪费，特制订本规定。

1.3办公设备及用品的采购、发放和管理由行政人事中心归口管理。

行政人事中心负责办公设备及用品的采购工作，具体为总监负责采购计划制订，

行政文秘负责办公用品保管、发放及登记管理。

1.6办公设备及用品的采购、发放和管理同时接受财务中心的监督、检查和审计。

严格划分办公区域，使用频繁的公共设备启用专人保管和监督。

本规定适用于全体员工。

2.1办公用品及办公设备、设施分类办公用品：

2.1.1笔类：

笔及笔芯等；

2.1.2钉类：

曲别针、大头针、订书钉等；

2.1.3记事本类：

记事本、活页、稿纸；

2.1.4袋夹类：

文件夹、档案袋等；

2.1.5工具类：

剪刀、裁纸刀、直尺、订书机等；

2.1.6纸类：

复印纸、传真纸、便笺；

2.1.7耗材：

墨盒、碳粉、软盘、光盘、数据线等；

2.1.8其它类等。

2.2办公设备：

2.2.1电脑、移动硬盘、u盘、扫描仪、打印机等；

2.2.2电话机、传真机、复印机等；

2.2.3投影仪、音响、dvd、vcd、电视机等；

2.2.4摄影机、照相机等；

2.2.5空调等其他。

2.3办公器具

2.3.1桌类：

老板台、办公桌、会议桌、茶几等；

2.3.2椅类：

老板椅、办公椅、电脑椅、沙发等；

2.3.3橱柜类：

保险柜、文件柜、书柜、地橱等；

2.3.4办公架：

三层架、书架；

2.4办公设施。

2.4.1装修的固定办公设施；

2.4.2壁挂：

企业文化展板、壁画；

2.4.3灯具；

3.2办公用品的采购办公用品的采购遵循“按需采购、保证供应、方便工作、降低成本”的原则。

办公用品的采购原则上采取年度预算、月度采购，具体按《办公用品采购程序》

办理。

3.2.1各部门应在每年12月20日前向行政人事中心申报下年度办公用品需求，由行政

人事中心进行汇总编制年度办公费用预算计划。

3.2.2行政人事中心按批准的年度办公费用预算计划和当月办公用品领用情况，统计、

核查库存数量，确定下月的采购计划。

3.2.3行政人事中心应及时对库存办公用品进行盘查，保持合理的库存量，核对购进和

领用数量，对已耗用完的办公用品按规定进行申购补充。

3.2.4办公用品采购时，行政人事中心采购人员应对所采购物资的质量进行逐一检查

（如数量较大时，可采取抽查方式），以保证采购的办公设备及用品质量符合要求。

4.2办公器具及设备的采购办公器具及设备的采购遵循“方便工作、合理配置、降低成本”的原则各部门若需新增办公器具及设备，应按要求填写《办公设备及用品申领表》后向

行政人事中心申购，行政人事中心对各部门上报的办公器具及设备需求进行审核与协调，不能协调的按照日常采购程序申报采购。

4.3办公器具及设备的采购必须坚持询价、比价的原则，大宗办公设备的采购可进行

招标采购，具体按询价程序办理。

4.4如属急需使用的以及预算外的办公器具和设备，可按审批权限进行审批，审核通

过后报行政人事中心协调进行临时采购。

4.6办公设备的采购须经相应审核权限人员批准后方可实施采购。

汽车等大型固定资产的采购由需求部门根据公司业务需要提请董事长批准后实施

采购，由行政人事中心和其他相关部门共同实施。

5.1办公设备及用品的领用和保管办公设备及用品的采购登记。

5.1.1办公设备及用品采购完毕后，将购进物资品名、规格和数量由前台接待验收保管

并及时登记采购台帐。

属固定资产范围的，同时报财务中心按规定建帐监管。

5.2办公设备的领用登记。

5.2.1办公用品及设备的领用按办公用品领用程序执行，原则上实行按月领用方式。

5.2.2办公设备需报有相应审核权限的人员审核签字后，凭审核后的《办公设备及用品

申领表》到行政人事中心进行登记领用。

5.2.3属固定资产范畴的办公设备及用品的领用由部门总监申请，报经总经理批准后方

可领用。

5.2.4办公设备领用时，领用部门或人员应对所领用办公设备及用品的质量进行检查，

对不符质量要求或存在质量问题的办公设备不予领用。

5.2.5办公设备的产品说明书、使用说明书及保修资料等由行政人事中心实行统一保

管。

5.3办公用品的领用与保管。

5.3.1办公用品由行政人事中心前台接待负责保管。

5.3.2行政文秘应对办公设备及用品领用情况按月进行统计，并按月对库存办公设备及

用品进行盘点，确保帐物相符。

5.3.3每月底由办公室向各个部门发出下月办公用品领用需求表。

各部门根据部门实际

需求情况填写《办公用品需求表》并返回办公室。

5.3.4办公室对返回的《办公用品需求表》进行审核，并及时对各部门总监反馈和商榷，

以确定最后的领用量。

5.3.5办公室将根据确定的《办公用品需求表》将各部门需求的办公物品一次性分发到

各部门总监处，在由总监安排下发。

5.3.6各部门人员领用的办公用品由各部门指定人员或领用人保管、使用。

5.3.7领用的办公用品由领用人妥善保管，若当月遗失由领用人自行负责。

5.4库存办公用品为常用办公用品，各部门如需领用常用办公用品以外的办公用品，

应至少提前一周将需求情况及经审批的《办公设备及用品申领表》报行政人事中心，以便及时编制计划实施采购。

6费用报销

6.1办公设备及用品采购后，经办人员应凭税务部门认可的发票在五日内结报费用，

逾期财务中心不得办理（除总经理批准延期外）。

6.3办公用品采购报销由经办人员报行政人事中心总监审核，总裁批准后报销。

固定资产费用报销实行一事一报，须经领用人签字证明，行政人事中心备案，行

政人事中心总监签署意见，总经理批准后方可报销。

6.5办公通讯费用管理。

办公用固定电话、传真。

6.5.1话费实行核定费用，部门使用，年终纳入部门总费用一并考核。

话费结报，由行

政文秘负责办理并做好费用统计，行政人事中心总监签署意见，总经理批准后报销。

6.5.2办公用固定电话话费核定标准：

6.5.3行政人事中心：

财务中心：

6.5.4设计中心：

策划中心：

6.5.5业务部门：

6.6办公用个人通讯设备。

6.6.1手机话费补贴标准：

董事长及总经理的手机电话实报实销；部门经理级以上管理

人员和经营性岗位人员电话标准见《薪酬管理制度》。

6.6.2公司所有人员须保证通讯畅通，每月有话费补贴的人员，凡在规定确保通讯畅通

时间内月累计超过三次（含）以上联系不上的，当月话费补贴不予报销。

7.3办公设备及用品的盘点公司办公设备及用品实行定期盘点，一般为每年六月和十二月。

办公设备及用品的盘点由行政人事中心会同财务中心相关人员共同进行。

办公设备及用品盘点的依据为固定资产台帐、行政人事中心办公设备及用品台帐、

卡片、领用记录等。

7.5办公设备及用品盘点时应实事求是，如实记录盘点情况，严禁弄虚作假。

盘点结束后应如实填写《物资盘点表》一式三份，注明盘点盈亏原因，行政人事

中心和财务中心门以及当事人签字确认后各留一份。

8.1办公设备及用品的移交、闲置及减损处理员工因岗位变动或离职应及时将领用的办公设备及用品移交给接替人或归还行政

人事中心，移交时须有行政人事中心委托的监交人员在场，并填写交接单。

8.2办公设备因工作需要在公司内部拨转调济，由行政人事中心负责协调，填写《办

公设备及用品转移单》一式四份，由行政人事中心、移入部门、移出部门相关人员签字后各留一份，另一份报财务中心。

8.3各部门定期对已闲置三个月以上的办公设备及用品进行汇总，申报给行政人事中

心，由行政人事中心总监批准后会同相关部门和人员确认已无利用价值后进行处理。

9.1办公设备及用品的管理公司所属固定资产或使用期限较长的非固定资产范围的办公设备及用品的使用和

保管实施建帐、建卡管理，由行政文秘负责；易耗物品或使用期限相对较短的非固定资产范围的办公用品的使用实行领用登记制度。

9.2各部门应根据公司要求指定专人负责监管范围内的办公设备及用品的使用和保

管。

9.3谨慎使用公共设备公共办公设备及用品（如打印机、传真机等），操作过程中做到

轻拿轻放、轻开轻闭，切记过度用力，导致设备损伤。

9.4当需要使用公共办公设备及用品（打印机、传真机等）但不会操作或操作中遇到

问题时，及时请教相关负责人代替使用或检查，不要在设备上胡乱操作。

9.6办公设备及用品维修。

本规定所含使用频繁的公共办公设备及用品（打印机、传真机等）如在正常使用

过程中出现不可抗力因素导致无法使用时，应及时通知行政人事中心相关人员进行检查和维修，严禁敲打或随意拆卸设备，若因此造成设备损坏将根据相关条例追究相关责任。

9.7本规定所含办公设备及用品如在使用过程出现故障时，使用部门应填写《办公设

备及用品报修单》，报行政人事中心协调维修单位进行维修；维修结束后，由报修部门经理或报修人检查维修情况后签署意见继续使用。

9.8办公设备及用品在使用、保管过程中，发生以下情况的，经行政人事中心对责任

进行认定，责任人应给予相应赔偿。

9.8.1对纯属人为原因致使办公器具、设备损坏的，如责任人清楚，视情况由责任人赔

偿修理费用的70%~100%；造成报废或丢失的，视情况由责任人赔偿原值的70%~100%。

如责任人不清的，由该部门负责人承担赔偿额的50%，保管人承担另外50%。

9.8.2因保管不当造成办公设备及用品遗失的，由保管人赔偿原值的80%或责令自行增

购并不得报支费用。

9.9对办公设备及用品采购过程中利用职务之便弄虚作假