word操作技巧.docx

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word操作技巧

word操作技巧

（一）

　1、修改Word文档的默认保存路径

　　一般来说，Word文件默认的保存路径是C:

\MyDocuments文件夹，修改其默认保存路径，可以执行主菜单“工具/选项”命令，在“选项”对话框中切换到“文件位置”选项卡，在“文件类型”选项卡中选中“文档”，然后单击“更改”按钮，并将其指定为自己所要保存的路径就可以了。

　　2、去掉Word页眉下面的那条横线

　　去掉Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法。

一是可以将横线颜色设置成“白色”；二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”；第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它；最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。

　　3、将光标快速返回到Word文档的上次编辑点

　　按下“Shift+F5”组合键，就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置，当再次按下“Shift+F5”组合键时，插入点会返回当前的编辑位置。

如果是在打开文档之后立刻按下“Shift+F5”组合键，可以将插入点移动到上次退出Word时最后一次的编辑位置。

4、Word中取消文本录入过程中的自动编号

　　可执行菜单“工具/自动更正”命令，在打开的“自动更正”对话框中，切换到“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框中的复选标志，然后单击“确定”按钮完成即可。

　　5、在Word中设置上下标注

　　首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+“+”就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按Ctrl+“+”可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。

　　6、Word中光标快速返回到上次编辑点

　　按下“Shift+F5”组合键，就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置，当再次按下“Shift+F5”组合键时，插入点会返回当前的编辑位置。

如果是在打开文档之后立刻按下“Shift+F5”组合键，可以将插入点移动到上次退出Word时最后一次的编辑位置。

　　7、Word中方便快捷选择字体号

　　为了达到快速选择字体的目的，将常用字体以按钮形式设置在工具栏上。

首先在中文Word2000菜单中选择“工具栏选项中的“自定义命令，进入“自定义编辑“界面，然后在“自定义编辑“界面中选择命令卡，并移动光标条到类别栏中的“字体项“，在“字体项“有字体，此时就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上，直到将需要的字体都设置到工具栏中。

word操作技巧

（二）

一、使用格式刷

在Word中，可以使用“格式刷”方便地将某种格式复制到多个段落，操作方法为：

1．选定要进行格式复制的文字，双击“格式刷”工具按钮，这时鼠标指针会变成格式刷形状；

2．将鼠标移至要改变格式的段落，单击鼠标左键，或者在文档中选定要改变格式的文字；

3．重复步骤2，可进行多次复制操作，直到再次单击“格式刷”工具按钮完成操作。

二、选定文字的技巧

1．用鼠标快速选定。

双击鼠标左键，在Word97中可选定一个由空格和标点符号分隔的短句，在Word2000中可选定一个默认的词；三击鼠标左键，选定一段正文。

2．使用选定栏。

选定栏是文档窗口左边界和页面上文本区左边界之间不可见的一栏，当鼠标指针移到选定栏上时，指针形状会自动变成一个指向右上方的箭头，这时单击鼠标左键可以选定指针所指行的整行文字，双击鼠标左键可以选定指针所指段的整段文字，三击鼠标左键可以将正在编辑的文档全部文字选定。

3．选定一列文字。

将光标置于欲选定列的任意一角，按住alt键后，拖动鼠标指针至该列的对角处，可选定一列文字。

4．使用快捷键f8：

按f8第一次，打开“扩展”模式；按第二次，选中当前词；按第三次，选中整个句子；按第四次，选中当前段落；按第五次，选中整个文档。

三、取消自动编号列表

在Word中，提供了许多智能化的自动功能，确实很方便，但许多Word用户并不习惯，“自动编号列表”就是一例。

关掉此项功能的方法是：

1．单击“工具→自动更正”选单，打开“自动更正”对话框；

2．在Word97中单击“自动功能”选项卡；在Word2000中单击“键入时自动套用格式”选项卡；

3．消除“自动编号列表”复选框中的复选标志（√），单击“确定”按钮。

四、给跨页的表格自动添加表头

如果你在Word中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头，这时，可按以下步骤进行操作：

1．选定第一页的表头（表头有多行时要选定多行）；

2．在Word97的“表格”选单上，单击“标题”，在Word2000的“表格”选单上，单击“标题行重复”。

五、编辑时的快速定位

按下shift＋f5组合键可以将插入点返回到上次编辑的文档位置。

Word能够记忆你前三次的编辑位置，第四次按shift＋f5组合键插入点会回到当前的编辑位置。

如果是在打开文档之后按shift＋f5，可以将插入点移动到上次退出Word时最近一次的编辑位置

word操作技巧（三）

Word使用技巧放送

1.修复文件

遇到过突然停电而自己的文件没有保存、文件找到却无法打开的情况吗？

其实，在Word中设计了一个修复程序，只不过它比较隐蔽，你没有注意罢了，巧妙地使用它说不定还能够把你的工作成果给恢复过来呢。

请点击“文件”→“打开”，在打开文件对话框中的文件类型下拉框中选择“从任意文件中恢复文本”项（请将鼠标向下拖动，否则无法看到这个项目），再点击原先打不开的文件，耐心等待一会儿凡是能够被恢复的文本都会出现在Word窗口中，这时候就麻烦你按一下存盘图标吧！

假设MicrosoftWord2003安装在WindowsXP中的C盘。

依次进入下列文件夹C:

/DocumentsandSettings/用户名/ApplicationData/Microsoft/Word，在Word文件夹下，我们会看到后缀名为.asd的文件，这个文件其实就是我们刚刚编辑过的未存储的文档。

此时，只要将扩展名.asd更改为.doc，双击打开后即可继续编辑停电前的Word文档了。

2.快速还原图片文件

利用Word可以非常方便地制作出图文并茂的作品，但是有时往往出于特殊需要（如出版、发行等），要求把其中内嵌的图片还原出来。

这时我们固然可以使用Word2000打开该文件，然后选中相应图像后复制，再启动画图程序进行粘贴，最后再存盘。

这对于仅含有一个两上图片的文件尚可，如果你的文档中已经内置了图片文件而且比较多，那么一个一个地拷贝、粘贴则相对来说比较麻烦。

其实，只要我们单击“文件”→“另存为Web页”命令，Word就会自动地把其中内置的图片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB页为文件名加上“.files”的文件夹下（与在IE中保存的网页一样），非常方便。

3.给Word文件减肥

现在PC机上是MicrosoftWindows的天下，软件也越做越大，连一些文字资料的文件也不例外。

如我们在Word中打一点儿字，动不动就几十k字节，文件一多，给我们交流、使用都带来了不便（尤其是上网发附件）。

其实，只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令，Word则会重新将信息进行整理存盘，这样会使得文件的容量大大减少。

如果你嫌每次都要“另存为”太麻烦的话，可以打开Word，单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“保存”选项卡，在设置窗口中取消选择“快速保存”选项，以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘，实现“减肥”操作“一劳永逸”。

另外，如果我们使用了Word的嵌入字体技术，则在选中“嵌入TrueType字体”后，还应选中“只嵌入所用字符”复选框，否则Word会把所用到的TrueType字体一同“打包”，使得文件增大。

4、Word快速重输：

Word在打字过程中,如按下“Alt+Enter”键，将把已经打的字复制，再按，再复制。

按“Ctrl+Y”也可。

5.实现Word个性模板

用Word建立的文件默认页面是A4大小，即宽210毫米、高297毫米。

但是有时由于工作的需要，我们不希望用A4大小的纸张，这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置，同时，Word中默认生成的文档文件是不自动缩进的，必须使用手工调整它们的缩进，非常麻烦。

其实，巧妙利用Word的模板文件功能可以设置Word的默认页面大小和自动缩进，从而实现个性模板。

①进入WordXP的模板文件夹，在Windows9x和WindowsMe下为C:

\Windows\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夹下，而在Windows2000和WindowsNT上为C:

\DocumentsandSettings\用户名\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夹下（此文件夹为隐藏文件夹，你必须对文件夹选项进行设置才能够进入，详见Windows手册），你会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件，此文件就是Word的默认模板文件。

双击它，系统就会自动调用WordXP打开它。

②单击“文件”→“页面设置”，调出页面设置对话框，将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值，如图5所示。

笔者经常使用它来写作，每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便，所以把宽度设置小了一些，为15厘米，高度不变，仍为24厘米。

③单击“格式”→“段落”，在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签，点击“特殊格式”下拉框，选择“首行缩进”，并设置度量值为0.7厘米（相当于两个汉字字符），即设置每段自动缩进两格（中国人用中文的特色）。

④单击“文件”→“保存”命令，选择保存类型为文档模板文件，由于此时normal.dot原模板已经启动，所以无法直接保存为normal.dot文件。

在此，笔者将它保存为normal1.dot文件。

⑤再次进入C:

\Windows\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夹下，这时会看到两个模板文件normal.dot和normal1.dot。

选中normal.dot文件（老模板文件），按下F2键，选择“重命名”，将它重新命名为oldnormal.dot文件，按照此法再将新的模板文件normal1.dot重命名为normal.dot文件。

⑥上面的制作步骤完成后，使用起来就方便多了。

单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键即可以用你刚才的设置来进行文件处理了。

6.一次保存多个文件

在WPS2000/Office中有一个“保存所有文件”命令，这个命令非常有用，只要执行该命令，即相当于将所有的文件进行存盘操作，免去了一个文件窗口一个文件窗口切换、存盘之苦。

其实，我们也可以在Word中一次保存多个文件：

只要在要保存文件时按下Shift键就可以发现，原来的“保存”命令已经变成了“全部保存”命令了，此时单击这个命令相当于WPS2000中的“保存所有文件”命令，即一次性将所有打开的文件进行存盘。

7.合并Word文件

我们在使用Word制作文档时，经常要与别人合作，一般情况下，我们都是把别人的文件拷贝过来打印，这虽然方便，但是不利于文件的管理。

试着单击“插入”菜单下的“文件”命令，在弹出的窗口中选择“Word文件”，再找到同事的文件，点击“插入”钮。

怎么样？

同事的文件是不是已经历历在目了，而且图片、表格、字体、字号、格式都丝毫没有任何变化！

8.更改文件默认存盘格式

在Word默认情况下，我们都将文件存为Word的DOC格式，但是有时候我们出于特殊的需要，如投稿时需要TXT格式、多媒体软件中需要RTF格式等。

把Word文档存为其余的格式固然很方便，只要单击“文件”→“另存为”命令，然后在保存对话框中选择欲保存的类型再点击“保存”钮就行了。

但是，每次这样做未免有些麻烦。

其实，只要我们单击“工具”→“选项”，打开设置窗口，点击“保存”标签，在“将Word文件保存为”下拉框中的“Word文件（*.doc）”改为自己想要的格式，以后每次存盘时，Word就会自动将文件存为你所预先设定的格式了。

9.让Word认识WPS2000/WPSOffice文件

以后打开Word后，在“打开”对话框中的“文件类型”框中选择“WPS文件（*.wps）”列表项，选择需要编辑的WPS文件，点击“打开”后即可直接打开WPSOffice文件了，当然也能够读取WPS97/2000文件了。

10、当用鼠标将图片拖曳到新位置时，它不受控制地跳到其他地方，

请问有什么好的解决办法？

答：

用鼠标将该图片拖曳到目标位置附近，右击该图片，在弹出的快捷菜单中选中“设置图片格式”命令，在弹出的“设置图片格式”对话框中选中“位置”选项卡，精确设置该图片在页面上的水平和垂直位置即可。

11、在Word中不能将插入的公式对象放在准确的目标位置，而且它和正文间的间距总是太远，怎样才能调节？

答：

右击插入的公式对象，在弹出的快捷菜单中选“设置对yhkkrk象格式”命令，在弹出的“设置对象格式”对话框中选“环绕”选项卡。

在“环绕方式”栏中选“四周型”，在“环绕位置”栏中选中“两边”，在“距正文”栏中设置该公式对象与正文的上、下、左、右间距，一般均可设置为“0”。

然后，单击“位置”选项卡，在“页面上的位置”栏中精确设置该公式对象在页面中的水平和垂直位置。

或者还可以先插入一个图文框，依照上述方法确定其准确位置后，再将公式对象置入图文框之中。

12、我在Word中创建的水印掩盖了主文档文字，请问怎样可以消除？

答：

如果水印干扰了阅读页面中的文字，可增加用于创建水印的对象的亮度来解决。

1.如果要增加文字的亮度，在“格式”菜单中选中“字体”命令，在“字体”选项卡中另选一种颜色（比如浅灰色）。

2.若要增加用“艺术字”创建的特殊效果文字的亮度，在“格式”菜单中选中“对象”命令，在“颜色和线条”选项卡上将填充颜色改为更浅的灰色底纹。

如果是用彩色打印机打印，那么就可以选择更浅的彩色底纹。

3.如果要增加用“绘图”工具栏创建的图形对象，在“格式”菜单中选中“自选图形”命令，在“颜色和线条”选项卡上将填充色改为更浅的灰色底纹。

4.如果要增加导入图形的亮度，在“格式”菜单中选中“图片或对象”命令。

在“颜色和线条”选项卡上将填充色改为更浅的灰色底纹。

如果是用彩色打印机打印，可选择更浅的彩色底纹。

选择“图片”选项卡上“图像控制”项下“颜色”框中的“水印”选项，用很适合水印的预先设置好的亮度和对比度来设置图片的格式，或用“亮度”和“对比度”游标来手工调整图形的亮度和对比度。

如果这种方法无效，可用创建该图片的程序编辑图片。

5.如果所导入的图片是一张扫描图片，可用“Microsoft照片编辑器”来裁剪该图片、为其添加特殊效果、调整其亮度、对比度和颜色。

13、在中文Word中汉字与英文字母和数字之间一般都存在一小段间隔，这个间隔一般有一个空格大小，但却无法删除掉，请问如何调整汉字与英文字母间的距离？

14、请问在Word中如何创建页眉和页脚？

答：

在文档的编辑过程中，可以通过以下步骤创建页眉和页脚：

（1）选择“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令，屏幕显示“页眉和页脚”工具栏。

（2）在工具栏单击“切换页眉和页脚”按钮，移到页眉或页脚区，可以分别进行如下的操作：

在包围页眉或页脚的虚线框内键入文字；单击“页码域”按钮插入页码；单击“日期”按钮插入日期；单击“时间”按钮插入时间；单击“关闭”返回文档。

15、如何实现Word文档的自动保存？

答：

在Word中为了不丢失所编辑的文档，可以使用“自动保存”功能，在指定的时间间隔自动保存文档，最后用“保存”命令来保存文档。

其操作如下：

（1）选择“工具”菜单中的“选项”命令；

（2）选择“保存”选项；（3）在“保存选项”下面选中“自动保存时间间隔”复选框；（4）在“分钟”框中选择自动保存文档的时间间隔；（5）单击“确定”按钮。

16、在文档的打印预览时怎么编辑文本？

答：

（1）在打印预览中显示要编辑的页面；

（2）用鼠标左键单击要编辑的位置；（3）在“打印预览”工具栏上单击“放大镜”按钮，然后进行编辑

17、Word文稿投稿时，总要重新输入自己的个人资料，如姓名、单位、邮编、地址等等，很是麻烦，不知道有没有更好的方法？

答：

可以用Word的域功能来轻松地完成这种输入。

方法如下：

第一步，制作用户信息

（1）在Word中点击“工具/选项”。

（2）在“选项”窗口中选“用户信息”项，并把光标移到“邮件地址”框内。

（3）在“邮件地址”中依次录入你的个人资料信息。

（4）点击“确定”保存你的个人资料信息，并退出“选项”窗口。

第二步，用域插入用户信息

（1）当你用Word作完一篇文章后，将光标移到文章的最后，并回车另起一行。

（2）点击“插入/域”。

（3）在“域”的窗口中选“用户信息/UserAddress”。

（4）点击“确定”。

当“域”的窗口消失后，你会看到你的大名以及你的其他个人资料已经出现在文章的底部了。

如果你觉得你的用户信息排列得不够理想，可以再回到第一步去修改！

18、Word中版权符号、商标符号的输入：

版权符号：

“Alt+Ctrl+C”；

商标符号：

“Alt+Ctrl+R”。

19、Word的“着重号”：

在菜单栏“工具”—“自定义”—“命令”—“类别”中选择“所有命令”，再在右边命令中选择“DotAccent”，将他够至菜单栏即可。

20、Word平方米“m2”的输入：

先输入m2，然后选中2，在菜单栏“格式”中选择字体，再勾“上标”即可。

或者点击右键，选字体即可

21、Word快速输入“省略号”：

“Ctrl+Alt+.”即得三点，再按一次又得三点。

22、Word行距快调整：

“Ctrl+1”单倍行距；“Ctrl+2”2倍行距；“Ctrl+5”1.5倍行距；

“Ctrl+0”段落前添加一行12磅的间距。

23、Word轻松设置特大特小字：

反复使用快捷键“Ctrl+]”加大；“Ctrl+[”变小。

24、Word快速更改英文大小写：

按Shift,在全部大写、全部小写、首字大写之间切换。

25、删除行首行尾空格

由于网页排版中的“低两格”都是通过插入空格来实现的，所以我们从网上拷贝下来的文章段落在Word2000中进行段落重排时，由于我们已经设置了自动“首行缩进”两个汉字，再加上这两个全角空格，就成了段首四个汉字空格，手工进行删除实在是太麻烦，这时我们可以选中要去掉行首行尾空格的段落，然后按下工具栏中的“居中”按钮，使段落的对齐方式为居中，这时行首行尾的空格就都被去掉了，最后再按“左对齐”按钮，使段落恢复原来的对齐方式。

26、给跨页的表格自动添加表头

如果你在Word中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头，这时，可按以下步骤进行操作：

选定第一页的表头（表头有多行时要选定多行），在“表格”选单上单击“标题行重复”。

27、去掉Word页眉下面的那条横线

去掉Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法。

一是可以将横线颜色设置成“白色”；二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”；第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它；最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。

28、按姓氏笔画排序

在Word的表格功能中，为了适应中文习惯，新增了按“姓氏笔画”排序功能。

具体使用方法是：

选择需要排序的列，左击“表格/排序”选单项，再选择“类型”组合框中的“笔画”项，并选择“递增”或“递减”，点击“确定”即可。

你会看到，此时的表格已按“姓氏笔画”（而不是“姓名笔画”）的递增（或递减）排列好了。

29、在Word中标注汉语拼音

在输入中文时可能会需要在文字上面标注拼音，最原始的方法就是把拼音按输入文字的方法来输入，然后通过调整字体的大小和行距等来排版。

但这样往往会造成文字与拼音对不齐而影响版面。

要解决这个问题也不难。

按如下步骤操作即可：

先选择需标注拼音的文字，然后运行“格式”下拉菜单中的“中文版式”子菜单中的“拼音指南”命令，接着在各文字相对应的方框中输入拼音。

最后单击“确定”按钮完成拼音的标注。

30、当在Word中阅读一篇较长的文章时，反复地翻页是一件很麻烦的事，有没有更简单的方法？

答：

其实，解决之道非常简单：

A、首先在Word中打开要阅读的文件，然后选择菜单“工具/宏/宏”。

B、在弹出的对话框中，在“宏的位置”一栏中选择“Word命令”，然后在“宏名”的列表框中选择“AutoScroll”并点击“运行”按钮。

C、现在，鼠标指针会自动跳到右边的滚动条上，鼠标指针在滚动条的上半部，则向上翻页，在下半部则向下翻页，放到中部则暂停翻页。

鼠标越靠近两端，滚动的速度越快。

要关闭自动翻页功能，只要随便点一下鼠标，鼠标指针就会自动回到原来的位置。

如果经常使用此功能，可以将它添加到工具栏中，方法是：

选择“工具/自定义”，选择“命令”选项卡，在“类别”栏中选择“所有命令”，然后从“命令”框中将“AutoScroll”拖到工具栏上。

此时工具栏上出现“自动滚动（A）”，单击则可启动自动滚动功能了，不错吧。

31、使用格式刷

在Word中，可以使用“格式刷”方便地将某种格式复制到多个段落，操作方法为：

1．选定要进行格式复制的文字，双击“格式刷”工具按钮，这时鼠标指针会变成格式刷形状；

2．将鼠标移至要改变格式的段落，单击鼠标左键，或者在文档中选定要改变格式的文字；

3．但每次刷完后，格式刷就变成不可用。

如果希望重复复制格式，就要不停地重复上述过程。

有一个技巧可避免上述的繁琐步骤：

通过双击格式刷，可以将选定格式复制到多个位置。

若要关闭格式刷，按下ESC键或再次单击格式刷即可。

32、选定文字的技巧

1．用鼠标快速选定。

双击鼠标左键，在Word97中可选定一个由空格和标点符号分隔的短句，在Word2000中可选定一个默认的词；三击鼠标左键，选定一段正文。