江苏省电力设计院工代管理系统.docx

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江苏省电力设计院工代管理系统

                       江苏省电力设计院管理标准

        Q/JSPDI—233.03.131－2013

发电工程工代工作管理规定

江苏省电力设计院

2013－01－20发布                 2013－02－01实施

前    言

本作业文件是我院《成品交付后过程控制程序》的支撑性文件，本文件对施工期设计代表（工代）工作及现场服务过程中的安全、环境管理等要求作了具体规定，以满足GB/T19001―2008、GB/T28001―2011和GB/T24001―2004标准的有关要求，我院各相关部门必须遵照执行。

本文件由技术质量部归口。

本文件主要起草人：

刘明涛。

本文件审核人：

陈剑光。

本文件会签人：

郑晓东。

本文件批准人：

高嘉梁。

本文件由技术质量部负责解释。

目    录

1 范围

本文件规定了由我院提供设计成品的工程派驻工地现场设计代表（以下简称“工代”）和工地联络员的职责、权限、工作程序及应遵守的纪律，以及现场服务过程中的安全、环境管理要求等，适用于成品交付后施工期服务的常驻工代类型，其它服务类型可依据具体情况参照执行。

国外工程工代派遣按合同规定办理，工代的管理参照本文件执行。

2 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本文件的引用而成为本文件的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本文件。

《QHSE手册》；

《成品交付后过程控制程序》；

《事故、事件、不符合和不合格品控制程序》；

《发电工程设计更改控制规定》；

《互提资料和图纸会签控制规定》；

《文件和记录编号规定》。

3 过程要求

3.1 我院的承诺

a）        热情做好施工服务和工程投产后合同规定的相关技术服务工作，当好顾客的参谋，确保合同履约率100％；

b）       我院工代24小时内对一般问题给予解决，重大问题或短时间内无法解决的问题，24小时内给予答复，保证服务的快捷；

c）        我院工代在施工服务现场不发生影响工地环境、职业健康安全的事件。

d）       每年经统计分析的顾客满意评价达到满意等级。

3.2 基本要求

a） 工代的工地现场服务是电力工程设计的阶段之一，其目的是为了有效的贯彻勘测设计意图。

我院通过工代或工地联络员为施工、安装、调试、投运提供及时周到的服务、促进工程顺利竣工投产。

b） 设计工代的任务是进行设计交底、处理施工过程中涉及图纸的技术问题，收集包括设计本身在内的施工、设备材料等方面的信息，加强设计与施工、生产之间的配合，共同确保工程建设质量和工期，以及国家和行业标准的贯彻执行。

c） 工代是我院派出的进行施工工地服务的设计代表，应能正确积极的履行工代职责。

d） 认真贯彻执行《中华人民共和国安全生产法》、《中华人民共和国环境保护法》，坚持安全第一，预防为主，可持续发展的方针,加强安全、环境监督管理，规范现场服务的行为，保证现场人身及设备的安全、环境符合国家有关要求。

e） 提供现场服务人员适宜的居住环境卫生和工作条件。

4 工代工作的策划和工作计划

4.1 策划的时机

在策划工代服务工作的准备阶段，应尽可能在进入施工图设计阶段时安排人选，具有条件时，即应明确专业工代，以便事先熟悉工程和本专业的设计情况，进行必要的技术准备。

需要时，经项目经理提出，事业部同意，可增设工地联络员承担项目经理授权的相应职责。

4.2 服务工作的策划

服务工作的策划应按照合同规定的要求，依据工程建设里程碑进度和现场施工网络进度的安排进行，策划中应考虑以下的活动：

a）    明确我院与顾客和相关方各自的服务职责；

b）  对由我院提供的服务活动进行策划，如有必要，需对施工期中可能出现的特殊情况的处理专门策划；

c）    设计成品提供后，组织施工图设计交底；

d）  对工程建设提供必要的支撑和服务；

e）    对工代服务提出控制要求；

f）     对工代和工地联络员进行培训，培训内容包括劳动安全和健康卫生要求；

g）    各专业室配备有能力的工地代表，需要时明确工地联络员；

h）  组织工地代表对现场服务中职业健康安全和环境因素进行识别和评价；并制定相应的控制措施。

i）      反馈有用的信息，以持续改进设计；

4.3 编制工代服务工作计划

通过对工代服务的策划，形成工代工作计划。

工代工作计划的编制应依据本工程的具体情况，随工程建设的阶段和进度逐步编制，必要时应随现场工作的变化对计划进行更新，同时应动态识别现场服务中重大环境/职业健康风险因素。

项目经理负责编制《工代工作计划》，经有关事业部和职能部审核，必要时分管总工批准后发布，并将发布的（网络）地址告知分管总工、有关评审部门、项目经理、各有关专业室、工代组长和各专业工代。

4.4 工代工作计划的内容

计划内容应根据合同要求和工程项目的特点、规模和复杂程度，服务类型的不同进行编制，并可根据工代需开展的活动作补充和更新，适宜时有如下内容，但不仅限于此：

4.4.1 工程概况

4.4.1.1 与工代工作相关的上级主管单位和部门、顾客方的主要部门；

4.4.1.2 顾客的相关方，如：

a）       与我院设计相关的其它设计单位及其设计范围；

b）      施工安装承包单位或分包方及其承包项目或标段；

c）       工程监理单位及其监理服务范围，应注意是否包括设计监理；

d）      调试单位及其任务范围，注意与设备供应商的关系；

e）       质检组织及他们的隶属关系；

4.4.1.3 工程或项目的计划投产时间，有条件时说明里程碑进度，如工程开工、土建主体结构封顶、锅炉吊装、锅炉水压、汽机扣盖、电气倒送电、整组启动试运行、试生产期及竣工验收等；

4.4.2 工作依据

a） 合同条件和涉及工代工作的有关来往文函、纪要等；

   b） 有关法律法规和现行行业标准规程，注意强制性标准或规定；

   c） 院内的体系文件、院内有关制度和通知等；

4.4.3 工作范围

a） 简述我院负责的工代工作范围和与外委设计单位的界区位置；

b） 当我院是总体设计或主体设计单位时，明确工代组负责的设计总体协调任务和范围；

c） 当顾客提出要求时，适时参加现场的其它服务工作，如质检、验收、事故分析、配合调试和启动等，必要时还应提出相关材料。

4.4.4 工代组的组织领导和派选（见本文件5）

4.4.5 工代的职责和权限（见本文件6、7）

4.4.6 工代服务的目标（包括质量、职业健康安全和环境管理目标）

4.4.7 服务过程风险评价及注意事项；

4.4.8 工代的质量控制和记录管理（见本文件8）

4.4.9 工代现场的工作条件和生活条件

a）       工代质量记录一览表（见本文件 9，形成的记录）

b）      工代工作对口联络一览表

职务或专业

姓名

电话号码、传真和E-mail

5 工代组织及派选 

5.1 工代组织

a）        合同规定需要工代服务的工程，都应成立工代组。

b）       工代组设组长一人，需要时可设副组长1~2人。

工代组长的人选由项目经理与发电部商定，报请分管总工批准。

c）        工代组人选确定后，应由项目经理通知顾客及相关方，以求得工作和生活等方面的支持。

d） 工代组受项目经理和所在专业室的双重领导，以项目经理为主。

e） 发电部负责工代工作的归口管理。

5.2 工代组长

a） 工代组长是工程工代的行政领导，全面负责工代组的日常管理工作。

工代组长不是专职行政领导，而是本工程专业工代中选派的兼职行政工作。

必要时，可由项目经理直接兼任。

b） 协调各专业设计间的接口关系，按院内有关规定处理纠纷。

c） 代表设计院参加现场生产调度会、事故分析处理会、碰头会等综合性会议。

代表设计院就有关设计问题对外联系与配合。

d） 督促各专业工代贯彻执行本文件，向项目经理报告顾客对工代的反应以及各专业工代现场工作情况。

向技术质量管理处报告工程设计质量问题及质量事故。

e） 代表项目经理在现场签署相关的设计变更单或工程联系单回执。

f） 工代组长是现场服务现场的第一安全责任人，负责现场安全、环境紧急情况时的组织领导、对外和上级的联系；负责现场的安全、环境管理及安全检查工作。

5.3 工代

a）       工代是我院派出的进行施工现场服务的设计代表。

应在工程主要设计或主要卷册设计人中选派责任心强，能独立处理专业技术问题的人员承担工代工作。

b）       工代人选应在施工图设计准备阶段确定并通知本人。

具体人选应由专业室提出，经项目经理和发电部分管主任同意后确定，并报分管总工批准。

专业室应在工代的派遣和解决专业技术问题上给予保证。

毕业分配到院工作未满一年的职工，不能独立承担工代工作任务。

但可考虑以老带新，培养新生力量。

5.4 工地联络员

可以是某个专业的专业工代，或其他具有一定经验的人员担任，是项目组常驻施工现场的设计代表，由项目经理提出，发电部同意后委派。

5.5 项目经理对工代工作的领导

项目经理应掌握工代组的服务情况，定期或不定期的到达工地检查工代服务质量、保持与顾客和相关方的沟通，处理工代组与相关方的专业问题，参加顾客要求项目经理参加的会议或活动等。

6 工代和工地联络员的职责

6.1 工代的职责

6.1.1 设计交底

解释设计图纸，贯彻专业设计意图。

为使施工、调试、运行等单位正确理解和贯彻设计意图，在施工之前应做好设计交底工作。

设计交底应覆盖施工图全部内容，可按卷、工艺系统或区域进行。

交底应形成《设计交底纪要》。

6.1.2 设计更改

a）     因设计错误或考虑不周需进行的设计更改，由专业工代填写“设计变更通知单”，说明更改原因和更改内容，经专业校审后由工代组长（工地现场）或专业审核人/主任工程师（院内工代）签署后发至施工单位实施。

b）     应顾客或相关方的要求（需经顾客签署同意），为施工、运行更方便，在不影响总体布置、不涉及原则、方案等方面的变动，一般情况由提出单位发出“工程联系单”和“设计变更申请单”，对“设计变更申请单”可由工代在其单据上“设计院意见栏”内进行确认；对“工程联系单”可由工代在权限范围内提出“工程联系单回执”，对联系单中的内容进行确认。

个别特殊情况，涉及设计更改、需用设计变更通知单时，应在设计变更单的“修改原因”栏内注明工程联系单编号及提出的相关内容。

c）      凡因一个专业的设计更改而涉及其它专业的接口变化时，更改专业应向有关专业就接口问题提出通知，并请有关专业工代会签“设计变更通知单”或“联系单回执”。

      对应7.1条，当单个设计变更（包括修改通知单和联系单回执）的金额超过5万元时，该设计变更应有技经专业会签。

d）    “设计变更通知单”和“工程联系单回执”与设计文件、图纸具有同等效力，设计变更所增加和修改的附图，应随设计变更一起发送，所附图纸应按院作业文件《发电工程设计成品校审规定》进行校审。

直接绘在设计变更上的简图，通过有关专业会签确认，工代组长批准即可。

e）“设计变更通知单”和“工程联系单回执”应按专业在一个工程项目中进行编号，按照院作业文件《文件和记录编号规定》执行。

f） 经专业审核人/主任工程师确认的重要设计变更，工代应及时填写“质量信息反馈表”。

6.1.3 深入现场，调查研究

a）        工代应坚持经常深入施工现场，调查了解施工是否与设计要求相符合，并协助施工单位解决施工中出现的具体技术问题，做好服务工作，促进施工单位正确执行设计规定的要求。

b）       对于发现施工单位不按设计规定要求进行施工的行为，应及时指出，要求改正，如指出无效，又涉及安全、环保、质量等原则性、技术性问题，应将问题事实与处理过程用“书面方式”（如“备忘录”）的形式书面报告顾客和相关方，同时向项目经理和院相关事业部分管主任汇报。

c）        工代对设计遗留问题应实时跟踪管理，确保在工程施工、安装前得到妥善处置，跟踪管理要闭口，其结果要形成记录并保存。

6.1.4 汇报与报告

a） 工代和工地联络员应对现场处理的问题、参加的各种会议以及决议作详细记录，以“工代月报表”、“质量信息反馈表”、“工代日志”或其它形式向项目经理、专业室或技术质量部进行例行汇报，汇报要求包括时间、原因（设计错误、设计改进、设备材料变更、施工错误、施工方案改变等）、处理情况和效果等。

汇报的间隔时间依据工代服务类型和工程具体情况由项目经理在《工代工作计划》中明确。

工代组长或工地联络员还应将工代组有关工作以及出席调度会、碰头会及其决议做好详细记录。

工代组长的汇报还应包括工程综合进度与工代组的有关综合情况。

相关汇报文件分别送项目经理、技术质量部和本专业室，现场份数根据需要确定。

工代工作汇报中需院内解决的问题，属于院一级处理的，由分管总工负责，综合性工程技术问题由项目经理负责，专业技术问题由项目经理会同专业主设人或专业审核人解决，一般应在三天内答复。

b） 由勘测设计原因造成的经济损失10万元及以上或人身伤亡等重大质量问题、质量事故，工代应在24小时内直接向院技术质量部书面报告，同时报告项目经理及本专业室。

c） 对于工代的请示报告，需要院作出答复，紧急的应当天答复处理，一般的24小时给予答复处理，重大问题或短时间难以答复的问题，24小时内先给予答复，再行处理。

6.1.5 现场环境与健康安全

a）        工代在服务现场应遵守项目法人和施工单位制定的各项环境管理和健康安全规定；

b）       现场服务人员进入施工现场，应按照规定配戴安全帽，穿工作服，穿防护鞋；

c）        在现场住宿和工作过程中，不得随意丢弃生活垃圾和办公垃圾，按现场相关方有关环境管理规定执行；

d）       在现场使用的办公车辆做到车辆燃油、机油、刹车油、冷却水有无渗漏现象，及时排除故障，减少对土壤的污染；车辆应指定地点清洗，洗车应尽量用水擦车，严格控制用水冲洗车辆。

避免浪费水资源，同时减少污染；

e）        现场办公场所和住所应配有消防灭火器，绘制火情发生后的疏散路线图，一般性火灾发生时，应能尽快进行初起的扑救和疏散撤离；

f）         应在现场办公场所和住所的醒目位置明示有各种应急电话，以备发生紧急情况时方便查阅；

g）        现场服务人员住所应配备常用药物；

h）       现场服务组应定期进行安全、环境自查。

i）          根据现场的实际情况，实现工代办公室的标准化，其内容主要包括门牌标准化，展板标准化（QHSE目标、现场组织机构、工代及联络员的职责和纪律、危险源辨识、环境因素识别表等展板），展板的内容和大小由发电部提出要求，展板由技术质量部汇同院工部加工。

6.1.6 工代总结

6.1.6.1 根据工程的特性，由发电部明确是否编制工代总结，如需要编制则各专业工代应于工程竣工投产后及时完成小结并交工代组长。

6.1.6.2 工代总结的内容主要包括：

a） 工作概况，包括工程简要情况或本专业的工作简况；主要施工网络进度的完成日期和投产年月日；工代组参加人员或本专业工代的起止日期和消耗工日；

b） 通过施工实践，分析设计的主要优、缺点，推荐优秀卷册；

c） 设计变更通知单归类分析和重要设计质量信息；

d） 新技术、新工艺、新设备、新材料的使用情况和用户反应；

e） 其它重要事项和个人收获与体会。

6.1.6.3 工代组总结由工代组长组织编写，项目经理审签。

各专业工代小结由工代组长、各专业室主工和项目经理审签。

6.1.7 整理、编目和归档

“设计变更通知单”、“工程联系单”是编制工程竣工图的主要依据，在工程结束后，各专业工代应及时把本专业的所有工代有关文件、资料、图纸、记录以及上述设计变更证件，进行分类整理、编目归档。

工代组长或工地联络员还应对工代组有关工作文件和记录负责归档。

6.2 工地联络员的职责

承担项目经理授权职责，主要有：

a）        工地联络员应勤奋努力工作，积极主动与顾客和相关方沟通，取得顾客和相关方的理解和支持，及时与项目工代组保持热线联系，协助尽快处理设计问题，尽最大努力确保我院服务承诺；

b）       及时了解、记录各专业的设计问题，并即时反馈给有关专业工代，当得到有关专业工代回复后，应及时送交有关方，当在规定的时间内没有得到工代答复时，除及时督促外，应通知项目经理及相关专业室，确保服务承诺得以兑现。

当需要有关专业工代到现场处理问题时，应及时向工代组长/项目经理/事业部分管主任汇报。

c）        及时了解和反馈现场施工进度，及时向工代组长汇报，根据现场情况和各有关方意见，及时提出改进/加强服务方式的建议。

d）       代表工代组长或受项目经理委托参加现场生产调度会、事故分析处理会、碰头会等综合性会议。

索要会议纪要并保存。

e）        在现场应每天到施工工区及施工单位班组走访，负责记录工代日记，填写工代汇报表，内容主要记录工地上的重大事件、重大修改、主要施工进度以及现场协调情况；

f）         负责工代记录的建档工作。

g）        工地联络员交换时，应在施工现场交接，保证现场不断人，并做好交接工作。

h）      履行5.1.5的职责。

7 工代的权限和纪律

7.1 工代的权限和技经工代的工作

a） 凡增加投资超过50万元的单项设计变更，应向分管院长请示，经研究同意后，向顾客报告并取得书面同意方可实施。

必要时向该工程设计的原主审单位报告。

   b） 凡增加投资10～50万元的单项设计变更，应向该工作项目经理请示，并报请分管院长或分管总工审批。

   c） 凡增加投资5～10万元的（不含10万元）的单项设计变更，应向各专业主任工程师请示，并报该工程项目经理审批。

   d） 改变原订主要设备规范或增减设备，主要材料或大量材料的代用以及其它较大的设计变更（如涉及安全、保护方面的问题），除应事先向项目经理、主工请示外，尚应参照上述原则处理。

    如改变原设计所确定的原则、方案或规模等问题，必须事先向项目经理汇报，并经研究后处理。

   e） 概预算主编人或技经专业工地代表必要时到现场，同其它专业工代商议处理现场涉及变更的技经问题。

当发现问题时，应及时通知项目经理。

7.2 工代的纪律

a） 工代是设计单位对外服务的窗口，各级行政、技术领导应加强对工代工作的领导和管理。

b） 服从工代组长在现场的领导和安排，各专业协调配合，努力做好服务工作。

c） 工代短期离开现场应向工代组长请假并得到同意。

如中途撤离现场应得到项目经理批准，工作交接应在现场进行。

工代组长需离开现场时，应取得项目经理的同意，安排好工作，同时通知顾客和相关方，方可离开工地。

工代人员变动或轮换时，应办交接工作宜在现场进行。

d） 服务周到，解释耐心，随叫随到，有求必应，做好服务是工代的应尽职责。

在规定的服务范围内，不应附加任何条件。

e） 遵守现场有关规章制度，深入现场，注意安全。

f） 按时汇报，及时报告，保持与项目经理和专业室的密切联系。

8 工代工作的质量控制和记录管理

注意区分设计原因和非设计原因，区分《设计变更通知单》和《工程联系单回执》的使用范围。

8.1 关于《设计变更通知单》的填写

填写《设计变更通知单》，其中修改原因要具体明了，处理办法的表达深度要满足施工安装要求，简单附图直接绘于通知单内，必要时另行附图。

当与其它专业相关时，需执行会签制度。

通知单内的所有栏目均必须填写，不得漏项。

填好后按照工代的权限签发。

每张设计变更通知单内容宜限于一个卷册，以便于竣工图的编制。

设计变更通知单的签发按照工代的权限执行。

《工程联系单回执》的填写要求参见《设计变更通知单》。

8.2 成品交付后的设计变更

一般的设计更改可采用设计变更通知单进行处理。

当设计原则发生变更、施工图检查发现设计漏项和同卷册中设计变更范围较大时，可进行改版，执行院作业文件《发电工程设计更改控制规定》。

改版的图纸交付时应以通知单的形式通知顾客，并作相关说明。

工代在图纸检查和现场发现不安全的设计时，应立即收回全部有关图纸，向工代组长和项目经理汇报，项目经理应迅速处理，按《发电工程设计更改控制规定》重新换发新的设计图纸。

工代应在现场重点检查设计更改后的实施情况，防止错用原设计。

8.3 重要隐蔽工程的监察

工代要积极配合施工主管部门作好重要隐蔽（包括地下、水下）工程施工情况的监察，及时做好记录。

8.4 工代工作的检查

派有常驻工代组的工程，在工程进入全面施工安装之后，分管总工或事业部分管主任至少每半年下现场一次检查工代工作情况，项目经理每月下现场一次，并在施工安装的关键阶段短期驻留现场。

工代保存的《设什变更通知单》、《工程联系单》和《工程联系单回执》每月应检查整理，项目经理和主设人每月检查一次。

发现不妥的情况，必须立即处理。

8.5 《设计变更通知单》及《工程联系单回执》的管理和编号

设计变更通知单和工程联系单回执是设计变更的证件，均应按照与顾客事先商定的要求和程序签发、验证，并规定上述程序中有权限的责任人。

所有设计变更证件要有顾客的责任人签署后方能认为有效。

有关设计变更通知单和工程联系单回执的编号按照院作业文件《文件和记录编号规定》执行。

《设计变更通知单》包括附图，要求主送原件的分数按照事先与顾客的约定和院内归档的要求确定，至少一式4份，即工代自留、顾客和相关方（一般为施工和监理单位）各一份。

其余为抄送件，可以复印。

工代的一份原件今后应归档。

8.6 工程质量信息的收集和反馈

工代发现的设计质量问题包括常见病和多发病、设备和材料的更改或质量问题，以及施工、调试中得到的有用的信息等，要求做好《质量信息反馈表》的填写工作。

工代、项目经理、专业室各保存一份。

项目经理在工程结束后将主要有用信息内容汇总交技术质量部。

9 形成的记录

工代工作和其它工作计划；

设计交底纪要；

设计变更通知单；

工程联系单回执；

工代日志；

工代月报表；

专业设计质量信息反馈表；

施工图交底纪要或记录；

工地会议记录或纪要；

工地危险源和环境因素识别控制表；

工代工作总结。