研究生会办公室章程.docx

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研究生会办公室章程

办公室章程

研究生会办公室部编

二〇一四年七月十七日

说明

一、根据校团委、研究生院以及研究生会老师的有关规定，并结合本部的实际，制定此章程范本。

二、此章程范本，旨在为研究生会办公室部门制定章程时提供依据，规范本部门的行为。

三、研究生会办公室部门制定章程，原则上应包括此章程范本所涉及的内容，并可根据实际情况作适当的补充。

四、此章程，须报研究生会老师的核准方能生效，研究生会老师将以核准后的章程为据进行监督管理。

办公室主任：

办公室副主任：

起草时间：

2014年7月17日

目录

第一章总则1

第二章办公室部门职责2

第三章办公室组织结构5

第四章办公室规章制度7

第五章办公室量化考核制度16

第六章意见反馈22

第七章附则23

2014年---大学研究生会办公室年度工作计划26

第一章总则

第一条本部门名称：

-----大学研究生会办公室

第二条办公室性质：

办公室是学生会的日常办事机构,负责学生会的日常工作和内务工作；由研究生会主席直接领导，上接主席团,下连各个部门,在研究生会中起到上通下达的作用。

第三条办公室宗旨：

遵守宪法、法律、法规和校团委的规定，遵守社会道德风尚；履行自身职责，认真完成任务，维持学生会日常工作，为主席团和各部工作提供协助。

第四条办公室精神：

严肃活泼、团结协作

第五条工作要求：

作为办公室的一员，必须认真对待自己的每一份工作，将自己工作做到最好，每人分配到的任务要竭力去完成；遵守研究生会、办公室部门的规章制度。

第二章办公室部门职责

第六条办公室部门简介

办公室是研究生会的枢纽，是研究生会的日常办事机构，担负着研究生会各部门协调、沟通的重要角色。

它不仅是主席团与各部门交流的纽带，维系着主席团与各部门的沟通与交流，还在研究生会与院学工办老师和领导之间起桥梁作用，在平时工作中与老师和院领导接触较多，是对各部门文案工作汇总建档的记录使者，负责整个研究生院的文件管理，是广大学生与学生会联系接触的一个平台。

简言之，作为研究生会的中枢职能部门，办公室协助主席团进行策划、决策工作，调查了解和监督学生会各部、各院系的工作落实情况，并及时向上级反映存在的不足之处和问题所在。

它是维持研究生会正常运转，加强完善研究生会内部建设的学生群众性组织，是在研究生会领导下与其他部门密不可分的一部分。

第七条办公室部门职责

办公室主要负责协助主席的工作和学生会日常工作安排，建立并管理各部门的工作档案和工作日志以及各种会议的组织、策划、记录、通知、考勤等。

起草和发送学生会文件资料，拟订和改进各项工作条例与制度，定期对新老干事进行考核、评议，同时对学生会内部成员的思想进行交流。

院学生会办公室担负着学生会各部门协调、沟通的重要角色。

办公室具体负责以下工作事项：

1、负责会议的通知、组织、记录、考勤、拟定和发送研究生会文件资料，保管档案材料；

2、分头负责联系各部门，检查落实研究生会各项决议及工作安排，定期向主席、秘书长作所联系部门的思想汇报；

3、负责研究生会各项活动、会议及日常工作的考勤、考核组织每月一次的研究生会成员工作考核，贯彻“滚动淘汰”的评定制度；

4、负责听取和收集研究生会及全院同学对工作及成员思想表现的意见和建议，检查落实被采纳意见的实施。

负责制订并完善研究生会的管理条例；

5、负责学校、学院以及学生会各种文件、公告和通知的发布工作，做好上传下达；

6、协调各部门之间的各项工作，及内部工作制度的落实；

7、负责对招新的宣传及组织面试，安排新干事工作；

8、负责研究生会办公室人员值班的安排，制定例会制度等；

9、负责学生会财务、公章管理和学生会的资产管理工作；

10、及时发现解决内部问题和工作矛盾，并及时向学院相关负责老师汇报工作情况；

11、协助老师、主席团及研究生会各部处理好其他工作。

第八条办公室主任职责

1、主持研究生会办公室的全面工作；

2、协调研究生会各部门的工作，并积极地收集各部的工作信息，及时向老师和主席反映；

3、负责研究生会重大会议的组织安排、会议记录等工作；

4、督促检查研究生会会议决议的贯彻落实情况；

5、负责研究生会重要制度、文件的起草和审核工作；

6、深入实际，调查研究，收集信息，反映情况，做好主席的参谋助手；

7、依据学生考核条例，做好学生干部的考核工作；

8、在主席的领导下,负责学生会全体人员的学期工作总结和评比评奖工作；

9、完成领导老师和主席交办的其他工作。

第九条办公室副主任职责

1、协助部长做好本部门日常工作，与部长商定本部门的发展方向和开展工作的相关事宜、重大决定；

2、部长不在时，受部长委托代行部长职能；

3、完成部长交办的工作，做好所分担的工作；

4、在工作、学习和生活中起模范带头作用。

第一十条办公室干事职责

1、做好研究生会例会会议记录及部门会议记录；

2、根据办公室主任的要求对系内文件进行整理、保管；

3、负责院内活动的签到；

4、协助办公室主任和副主任做好本部门各项工作的策划、组织、开展、总结工作，具体执行本部门各项任务；

5、听从部门派遣，并配合其他部门的各项活动。

第三章办公室组织结构

第一十一条办公室设立主任一名，副主任两名，干事若干。

主任有制定和修改章程的权利，主任与副主任协商下，可提拔优秀干事。

第一十二条凡属我院正规统招生并自愿加入研究生会且在其中积极工作执行研究生会决议，品行端正、无不良记录、成绩良好者可申请加入办公室。

第一十三条研究生会办公室成员必须全心全意为同学服务，且是全院同学中的普通一员。

除校规校纪和本章程所规定范围内的个人利益和工作职权外，所有成员不得谋求任何私利和特权。

第一十四条2014年办公室主要负责人

1、办公室主任：

---------

2、办公室副主任--------

第一十五条任职期限

1、毕业班学生最后一学期不得留用；

2、普通成员任期不得超过两年；

3、办公室成员不兼任研究生会其他部门的主要负责人。

第一十六条下一届的候选名单可根据本届本部门表现优秀的干事中选出。

第一十七条成员如无正当理由连续一月不参加研究生会的活动，不做办公室分配的工作，即认为自动退出；部门召开会议决定宣布将其除名，并将决定上报常委会，由办公室备案。

第一十八条办公室成员要求

1、办公室成员要服从上级下达的任务,有异议应向办公室主任反映,不得无故拖延。

2、办公室成员须有热情饱满的态度,吃苦耐劳的精神,随即应变的思维,良好的口头表达能力。

3、办公室成员须严格注意自己的言行举止，衣着整洁大方，微笑待人，礼貌用语，不做有损学生会形象的事情。

4、办公室人员不得随意乱拿，乱用办公室物资。

5、办公室人员不得利用职权牟取任何利益。

第四章办公室规章制度

第一十九条为加强对学生会对办公室的管理，维持正常的工作秩序，创造良好的工作环境，树立学生会良好形象，加强各部之间的协调与合作，确保学生会工作、活动的顺利进行，特制定本制度。

第二十条物品管理制度

1、针对办公室所辖物品进行分类整理，入柜保存，列出物品清单并打印物品实时借出、归还记录表，并定期做物品检查、核实，保证办公室物品不丢失。

　　2、各部或研究生需借用办公室物品时，应首先支会办公室人员，经同意后有值班人员为其取出相应物品并做好物品借出记录（具体填入物品借出记录表内），如到期未归还相应物品直接追究第一责任人（借物品者）、第二责任人（物品借出者）。

　　3、针对外院人员借出本院物品同样要先支会本院办公室，经核实与本院使用无冲突情况下，同意后方可借出，并抵押相应证件（学生证或身份证有效），由中介人签字并直接负责物品追还，对逾期未还者按天收取相应罚金。

　　4、所有办公室物品未经允许概不许私自借出或带出办公室，对物品在借出期间如有损坏要作相应或全额赔付。

第二十一条值班制

1、办公室值班实行各部门轮岗负责制，即由各部直接安排人员到办公室值班（可内部协调），办公室直接针对各部部长，由部长直接负责各部人员安排（每天各部值班人员不局限一个人，保证值班时间有值班人员在岗），主席团成员带班负责。

　　2、对办公室值班情况由主席团做不定期检查到岗情况并由组织部做检查记录，列入各部和学生干部考核项目中。

　　3、各值班人员到岗后应做好值班记录。

在值班过程中要切实尽责，查看研究生网站（------）的网页新闻、通知并及时传达，未到时间绝不离岗，离岗时锁好门窗并保证办公室清洁。

第二十二条财务制度

1、研究生会各部门所有收入（包括所拉赞助，宣传费用，票务费用，场地费用等）须如实报至办公室或主席团并由办公室做统一保管和支出。

2、进行各项活动前研究生会各部应将经费预算和经费申请交至办公室，经主席团审议后方可使用经费。

3、研究生会各部门凭发票或收据定期向办公室申请经费报销;同时须注明具体用途，花费人、经手人签字等核实无误后由办公室交至主席团审核，后统一拨付款项。

4、办公室财务管理人员应做好发票、收据的存档、记录工作，定期做财务总结和财务公布。

第二十三条档案管理制度

1、办公室档案分为学生干部档案和活动档案两大类，对档案要定期做档案整理、归类，确保档案的完整与保密；

2、学生干部档案按学生会各部分类整理，各部大型活动活动档案按部整理（包括学期活动计划、活动申请、策划、预案、总结、通讯等内容）；

3、对入档档案要做入档前登记记录，对于各类档案保证档案完整后方可入档;在对已在档档案核查中发现有缺少文件的应及时加上相应文件；

4、如有关人员需借用相关档案，须经办公室或主席团同意后并作登记方可，且用后及时归还入档；

5、定期对已失去使用价值的档案进行清理与销毁，并做好记录。

第二十四条问责制度 

部门在日常工作和开展活动过程中实行负责人问责制。

在各项工作中，负责人应把具体工作细化到人，明确分工，并做好相应记录，以便在出现问题时追究责任。

如因分工不明造成的事故，责任归归咎于负责人。

第二十五条例会制度

1、办公室所有成员应按时参加学院召开的例会及工作总结会议。

2、定期举行会议，并作会议记录，总结前一段时间的工作有哪些不足，为以后的工作积累经验。

并讨论下一段要开展的各项工作。

3、在本部各项活动开展之前都要召开活动准备会，分配任务，要求各成员务必出席，未能出席会议者需事先向部长和副部长请假，如遇特殊情况未能事先请假，事后必须说明原因。

4、开会时实行民主集中制，全体参加会议成员，都有发言权，可以提出对部门发展有利的建议和好的想法以及创新的思路。

5、开会期间遵守会议制度。

成员不得无故缺席、迟到、早退，如有特殊情况，事先请假。

每次例会必须严格考勤并如实记录。

迟到3次以内给予警告。

6、严肃会场纪律，开会时不得做与会议无关的事情，尊重他人的发言。

提高会议效率，少说空话多办实事，少说废话。

第二十六条招新制度 

1、根据本学院研究生会决定，在每学年第一学期，采用公开招聘的方法从新生中招收新成员。

2、新成员需填写申请表、面试通过者可以加入本部门。

新成员由本部门主任、副主任和学院主席团审核，受全院同学的监督。

3、招新结束后，由宣传部贴出海报通知全院同学。

如无异议，公告一星期以后成为本部实习部员，如因故意或重大过失引起错误，造成严重后果的，自担负责。

第二十七条计划总结制度 

1、每学期开始，由主任应出新学期书面工作计划；每学期期末，由主任做出这学期的工作总结。

2、部门举办完活动后，负责的部门成员应写出本次活动的策划、流程和总结材料，并应及时给予上级审核。

3、每次活动以后，应及时总结经验，提出改进意见，力求以后的工作有所进步。

第二十八条岗位责任制度 

1、 办公室采用负责制。

主任对主席团负责，副主任对主任负责，部员对副主任负责。

主任负责统筹规划部内的各项工作与活动。

办公室所有成员应对院的学生工作负责，认清岗位，加强工作，一切以“服务同学”为基准，不得存在官僚主义。

2、各成员应积极高效、保质保量，按时完成上级交给的任务。

不推诿，不拖拉，不敷衍塞责，不推卸责任。

3、办公室开展活动时，如需帮助，应与本学院研究生其它部门通力合作，所有办公室成员应积极服从负责人的安排，协调配合其工作。

4、办公室开展的各项活动，要在继承以往优点的基础上，积极进取，勇于创新，把活动搞得有特色。

第二十九条具体工作制度

1、办公室各位成员要明确自己的职责，做好本职工作。

工作中，部长全面负责部内日常事务，副部长协助部长做好各项工作、干事各行其职，团结合作，齐心协力，工作应热情积极。

要求本部门完成的工作不得推给其它部门。

2、当办公室接收到院团委或主席团主席团活动、会议通知后应及时传达相关各部，做好相关安排。

3、各部举办院系大型活动前一个月应向办公室索取活动申报表，由办公室转交主席团审定;通过后在活动前两周内递交办公室活动策划（预案、应急预案等）、各部门协调方案、物品清单及预算三项一式两份;活动结束后一周内，将活动总结交至办公室。

4、如涉及紧急活动由主办部门与办公室、主席团商议后可直接开展活动，活动结束后递交办公室活动相关材料。

5、办公室在接到申请表后协调各部活动时间安排，接到活动策划后及时和活动主办部做好沟通协调工作，并召开各部协调会议共同做好各部间的协调，安排相关物品、人员等。

6、办公室人员对院系活动实行轮岗专项负责制，让每个办公室人员充分投入到办公室的工作中，其他人员协调合作。

7、办公室协助组织部对各部的活动依据申请表、策划实行检查，纳入部门考核中。

8、在本部各项活动开展之前都要召开活动准备会，分配任务，在活动结束后成员需按时上交活动总结；集体例会时应做好会议笔记或摘要，会议结束后进行整理并上交至部长处。

办公室做好每次例会会议记录，并定期召开办公室内部会议。

9、及时上传下达相关信息，收集院系各种信息为主席团提供信息资源。

10、部员必须服从部长统一协调指挥，个人必须以集体利益为重

第三十条行为规范

1、遵守校院的各项规章制度，积极配合学院工作，牢记自己得身份，以一个学生干部的标准严格要求自己，积极向党组织靠拢。

2、日常言行举止文明，尊重老师和同学，尊重部门其他成员。

礼貌待人，小心接物，严肃与活泼并重。

3、工作踏实认真，积极思考，责任感强，不推托工作，不投机取巧。

注重质量和效率，保质保量完成各项工作。

4、工作中服从上级安排，对所安排的工作有其他看法时，在服从的基础上，可向上级提出。

5、工作公平、公正，坚持原则，不滥用职权，不徇私舞弊，不做任何有损学院和部门利益的事情。

6、按时参加各项会议和活动，遵守会议和活动纪律，有事履行请假手续。

7、灵活应对和处理遇到的各种突发状况，并及时汇报相关情况。

8、处理好学习和工作的关系，保持学习和工作两不误。

9、及时与上级沟通，定期或不定期的向上级汇报自身情况。

10、勇于批评和自我批评，及时总结自身存在的问题，谦虚接受他人的建议和意见。

11、与部门其它成员团结协作，互相关心和帮助，不互相排挤，勾心斗角。

12、建立和谐的人际关系，在学院、班级和同学中树立良好的威信，具备良好的群众基础。

13、以身作则，养成良好的日常生活习惯，生活作风良好切实起到模范带头作用。

第三十一条奖惩制度

1、办公室部门工作坚持“奖罚分明”，奖惩制度针对部门全体成员。

2、有以下情况之一的，可由主任提请主席团审核，做退出本部门处理。

（1）部门成员工作无作为，消极怠工，经教育不改正的。

（2）一学期无故缺席部门会议和活动达到3次以上（含3次）。

（3）受警告及警告以上处分的。

（4）违反考试纪律的、考试作弊或违反其它校纪校规者。

3、有以下情况之一的，必须在部门全体会议上做深刻自我检讨：

（1）部门成员因个人主观原因造成重大工作失误，导致严重后果的。

（2）部门成员违反校院各项规章制度，受到通报批评的。

（3）部门成员因个人行为给本部门形象和利益造成很大损害的。

（4）不遵守工作纪律，参加会议或者部门活动无正当理由累计迟到达到两次的。

4、有以下情况之一的，由部长在部门全体会议上给予通报表扬：

（1）工作踏实认真，积极主动，成绩突出，进步较大的。

（2）积极参加校院各项活动获得名次的。

5、办公室建立量化考核评比制度，每学期由办公室面向全部办公室成员组织评比表彰，评选出优秀成员，工作成绩突出、贡献大的成员，并向研究生会主席团上报，由主席团和老师同意给予适当奖励，并颁发相应优干证书；

第三十二条请假制度

凡是遇事（如上课、生病等）不能参加其次活动的干事得在活动前先给主任，副主任请假，并说明原因。

经主任、副主任准假方可。

第三十三条其他

1、严禁在办公室内吸烟、酗酒、打牌、搞私人聚会。

2、严禁在办公室内乱扔果皮纸屑、随地吐痰，各部门需保持好办公室的卫生，每次活动完毕（如做宣传板、开会、值班等）后，必须将办公室布置整齐，清扫干净。

3、每天参加值班的学生干部须准时签到，如有特殊情况无法参加的，应提前向主席或办公室主任请假。

4、值班人员必须按照值日表准时到办公室值班、签到，做好日常事务（包括办公室每天的卫生），如有特殊事件，应及时向主席或主任汇报。

5、学生会的所有公共财产统一由办公室管理，外借权属办公室，办公室须做好登记手续，借用人员须到办公室办理出借手续，其他部门人员未经同意不得随意外借。

6、办公室须做好各部门的考勤工作，严格执行考核制度。

7、例会时一律把手机调振动或静音。

第五章办公室量化考核制度

第三十四条为了更好的服务学校党政大局，营造良好的部门文化氛围，提高办公室的工作效率，加强对研究生会干部、干事的科学管理，提高研究生会办公室干事整体素质，促进学生干部全面发展，真正做到奖罚分明，调动部门工作的积极性，特制定本考核制度。

第三十五条办公室量化考评的内容包括工作表现、日常表现、学习情况等方面。

研究生会办公室干事的各项考核由办公室主任、副主任协调执行，办公室主任、副主任由学生会办公室成员监督。

第三十六条考核方式：

本着公平、公正、公开的原则采用量化考核。

第三十七条办公室量化考评的成绩实行“一月一积累、一学期一公示”。

本考核结果将作为对学生会办公室干事的评优、评先、任免、奖罚的重要依据。

一学期考核成绩在90分以上的为优秀学生会干事，75分以上的为合格，60-75分的将作为降级使用。

60分以下的将免去其他职务。

第三十八条本制度适用于在-----大学研究生会办公室部门的全体成员。

所有办公室成员，必须遵守本制度。

第三十九条所有办公室成员应该具有正确的思想，高度的责任心和积极的工作态度，端正自己的服务意识，保持正确的工作方向，树立办公室的良好形象。

一、评分细则

第四十条办公室量化考评每学期进行一次，从每学期开始至下一学期开始前为一个学期测评周期。

第四十一条办公室量化考评终点放在成员的日常行为表现上，实行个人与主任综合评价相结合的评分方法。

第四十二条办公室量化考评采取对每位成员参加学生会各项工作和日常学习生活中表现出的关键行为进行写实记录的办法，逐项积分，每月积累，学期末公示。

各项考评内容评价标准和分值主要是从工作表现上，以办公室成员在学期考评周期内的实际表现为依据，包括工作完成情况、工作态度、工作反馈情况、服从性和协调性、交际能力、形象素质、会议发言、出勤情况以及主任评价9个方面，具体内容及评分细则如下：

（一）工作完成情况（最高评价标准分值20分）

对于分配的工作，不仅耐心细致、保质保量按时完成，而且注重创新、与时俱进、成果出彩。

1.及时并出色地完成上级交代的任务（20分）；2.按时按量完成上级交代的任务（15分）；3.任务完成得不是很令人满意（10分）；4.不能完整地完成任务（5分）；5.完全不能完成任务（0分）。

在学期考评周期内，办公室成员不能圆满完成任务，收到研会批评，每次扣1分；收到主任批评，每次扣0.5分。

（二）工作态度（最高评价标准分值10分）

积极服从主席团和办公室主任的调配，积极协调学生会其他部门的工作，时时注重团结，勇于奉献，保持良好的大局观和责任感。

1.非常认真热情、积极主动地对待工作（10分）；2.认真负责地对待工作（8分）；3.对工作缺乏热情（5分）；4.工作态度散漫（3分）；5.工作态度较生硬，引起大家不满（0分）。

在学期考评周期内，办公室成员工作拖沓，相互推诿，造成影响者，根据情况扣分（由主任决定），扣分不得低于3分。

（三）工作反馈情况（最高评价标准分值10分）

办公室成员在完成工作后，应积极主动向直接负责人汇报，最后在主任处汇总。

1.及时向上级反馈工作情况及思想动态（10分）；2.上级能够勉强知道其工作进度（6分）；3.工作反馈得有点被动（4分）；4.工作反馈很不及时（2分）；5.基本没有工作反馈（0分）。

（四）服从性和协调性（最高评价标准分值10分）

办公室成员应该贯彻上级的命令，服从主任的派遣，积极的与部门其他成员协同完成任务。

1.能够主动的贯彻上级的命令，很好地和同事进行沟通，共同协助较好地完成任务（10分）；2.较满意的服从上级的命令，且能联系其他干事共同完成任务（8分）；3.基本服从上级命令和基本能联系其他干事共同完成任务（5分）；4.马虎的应付上级命令，工作中沟通不足勉强完成任务（2分）；5.不在乎上级的命令，沟通严重不足影响完成任务（0分）。

（五）交际能力（最高评价标准分值10分）

办公室成员应该能够很好的与老师、其他部门、成员间很好的沟通交流共事。

1.能与老师、其他部门、成员间积极融洽地交流共事（10分）；2.能比较好地与老师、其他部门、成员间交流共事（8分）；3.有足够能力与老师、其他部门、成员间交流共事（5分）；4.能比较勉强与老师、其他部门、成员间交流共事（2分）；5.缺乏与老师、其他部门、成员间交流共事的能力（0分）。

（六）形象素质（最高评价标准分值5分）

办公室成员作为研究生会的一员，穿着打扮、言谈举止都代表学生会整体的形象，代表----大学研究生骨干的形象，在日常生活中应时刻注意，穿衣整齐、打扮得体、言语流利、行为大方。

1.其他部门部长和主席团对其一致好评（5分）；2.其他部门部长和主席团对其表示认同（3分）；3.其他部门部长和主席团对其不太满意（1分）；4.其他部门部长和主席团对其非常不满意（0分）。

（七）会议发言（最高评价标准分值10分）

在会议中，积极勇敢发言；总结工作，提出问题；语言表达顺畅，内容深刻。

1.内容充实，观点明确，不漏要点，语言简明得体，具有条理性（10分）；2.内容充实，基本不漏要点，语言简明得体（8分）；3.内容基本不漏，但语言过于罗嗦，不够扼要（5分）；4.条理不清晰，缺乏重要内容。

语言繁琐（2分）。

（八）出勤情况（最高评价标准分值15分）

学生会的会议和值班工作，办公室人员要至少提前十分钟到场；大型活动中，办公室同学要至少提前20分钟到场。

认真参加学生会办公室例会等召开的组织会议或活动，不迟到，不早退，不无故缺席。

积极发表意见和建议，主动交流工作经验和体会。

做好会议记录，认真贯彻好会议精神，每周按时上交工作总结。

在学期考评周期内，办公室成员在会议、值班工作、重大活动中，评定如下：

1、迟到早退扣2分/次，迟到10分钟以上（包括