采购工作的内容流程谈判与供应商选择.docx
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采购工作的内容流程谈判与供应商选择
A采购员的工作内容
一.搜集信息
（1）充分了解请购材料的品名、规格。
（2）调查市场行情。
（3）搜集有关供应商的资料。
（4）搜集有关替代品的资料。
（5）搜集有关品质及其他方面的资料。
（6）核定采购资金预算。
二.询价
（1）选择询价对象。
（2）询问价格。
（3）整理报价资料。
（4）选择议价对象。
三.比价、议价
（1）经成本分析后，拟定底价，设定议价目标。
（2）决定采购条件（向供应商详细说明品名、规格、品质要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法等）。
（3）了解其他供应商价格是否较低。
（4）考虑价格上涨下跌因素。
（5）估算运费、保险费及关税。
（6）核对付款条件。
（7）比较交货期限。
四.评估
（1）同规格产品应找几家供应商询价、比价、议价。
（2）供应商是否为信誉良好的生产厂家。
（3）供应商是否有必要办理售后服务。
（4）供应商的供应能力是否能按期交货和品质是否有保障。
（5）是否需要开发其他供应商或外购。
五.索样
（1）索取样品。
（2）整理检验结果并进行比较。
六.决定
（1）选择适当的供应商。
（2）签订采购合约。
七.请购
（1）按物料计划计算请购物料数量与交期。
（2）请购单上应详细说明与供应商议定的买价条件。
（3）分批交货者应在请购单上注明分批交货的时间表。
八.订购
（1）订购单函寄或传真至供应商。
（2）向供应商确定价格、品质要求、交货期等。
九.协调与沟通
（1）对能否达到交期，供应商要及时回复。
（2）不能达到者及时联络协调，以确定一个合适的交货期。
十.催交
（1）无法于约定日期交货时联络请购部门（物料控制部）并进行交易异常控制。
（2）逾期未交货者应加紧催交。
（3）督促收料单.
（4）控制长期合同的交货。
十一.进货验收
（1）进货的品质验收。
（2）进货的数量验收。
十二.整理付款
（1）核对各种手续是否完备。
（2）发票抬头与内容是否相符。
（3）发票金额与请购单价是否相同。
（4）是否有预付款或暂借款。
（5）是否需要扣款。
采购流程：
收集信息，询价，比价、议价，评估，索样，决定，请购，订购，协调与沟通，催交，进货检收，整理付款。
采购的流程及相关的单据名称：
接收采购计划－询比议价－决定－下PO－审核－跟催－收货－付款－退货。
相关的单据有：
请购单、采购单、询价单，进货单等等。
采购相关：
采购（purchasing）：
是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。
采购实践可分为战略采购（sourcing）和日常采购（procurement）两部分。
战略采购是采购人员（commoditymanager）根据企业的经营战略需求，制定和执行采企业的物料获得的规划，通过内部客户需求分析，外部供应市场、竞争对手、供应基础等分析，在标杆比较的基础上设定物料的长短期的采购目标、达成目标所需的采购策略及行动计划，并通过行动的实施寻找到合适的供应资源，满足企业在成本、质量、时间、技术等方面的综合指标。
战略采购计划内容包含采用何种采购技术、与什么样的供应商打交道，建立何种关系，如何培养与建立对企业竞争优势具有贡献的供应商群体，日常采购执行与合同如何确立等等。
日常采购是采购人员（buyer）根据确定的供应协议和条款，以及企业的物料需求时间计划，以采购订单的形式向供应方发出需求信息，并安排和跟踪整个物流过程，确保物料按时到达企业，以支持企业的正常运营的过程。
采购的对象分为直接物料（BOMmaterial）和间接物料（MROmaterial），直接物料将用于构成采购企业向其客户提供的产品或服务的全部或部分，间接物料将在企业的内部生产和经营活动中被使用和消耗。
采购是一个商业性质的有机体为维持正常运转而寻求从体外摄入的过程。
采购的基本原则成本效益原则质量原则进度配合原则公平竞争原则
什么是采购：
是指通过交换获取物料和服务的购买行为，为企业经营在合适的时间、地点、价格获取质量、数量合适的资源。
采购员必备能力：
成本意识与价值分析能力、预测能力、表达能力、良好的人际沟通与协调能力、专业知识。
什么样才是好的采购员：
采购员必备能力外，要有合理的采购计划，遵守5R原则，选择合适的供应商，并加于管理，不断提高。
在不影响企业正常生产下，降低采购成本。
采购员须承担的责任：
采购计划与需求确认、供应商选择与管理、采购数量控制、采购品质控制、采购价格控制、交货期控制、采购成本控制、采购合同管理、采购记录管理。
采购流程：
收集信息，询价，比价、议价，评估，索样，决定，请购，订购，协调与沟通，催交，进货检收，整理付款。
采购数量计算：
本期应采购数量=本期生产需用量+本期末预定库存量-前期预估库存量-前期已购未入库数量
怎样合理降低采购成本：
事先制定合理的采购计划，查询当前市场行情，掌握影响成本的因素和事件。
事中寻找多家合格厂商的报价，制作底价或预算，运用议价技巧。
事后选择价格适当的厂商签订合约，利用数量或现金折扣。
采购价格构成：
供应商成本的高低，规格与品质，采购物料的供需关系，生产季节和采购时机，交货条件，付款条件。
采购商品成本构成：
工程或制造的方法，所需的特殊工具、设备，直接及间接材料成本，直接及间接人工成本，制造费用或外包费用，营销费及税捐、利润。
什么是合适的价格：
采购价格应以达到适当价格为最高目标，采购员必须以采购要求，根据市场行情，分析物料的质量状况和价格变动情况，选择物美价廉的物料进行购买。
怎么样判断采购价格是否合理：
进行成本分析，价格分析，市场调研，多家厂商报价。
怎样找供应商：
利用现有的资料，公开征求的方式，通过同业介绍，阅读专业刊物，协会或采购专业顾问公司，参加产品展示会。
供应商分类：
原材料供应商，小额服务性供应商，临时性供应商。
合格供应商的标准：
优秀的企业领导人，高素质的管理人员，稳定的员工群体，良好的机器设备，良好的技术，良好的管理制度。
怎样对供应商进行分析：
价格，品质，服务，位置，存货政策，柔性。
专业知识.判断力.责任感.时间观.口才.
采购主管的工作职责主要有
1．新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作。
2．对新供应商品质体系状况（产能、设备、交期、技术、品质等）的评估及认证，以保证供应商的优良性。
3．与供应商的比价、议价谈判工作。
4．对旧供应商的价格、产能、品质、交期的审核工作，以确定原供麻商的稳定供货能力。
5．及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况，以期提升产品品质及降低采购成本。
6．采购计划编排．物料之订购及交期控制。
7．部门员工的管理培训T作。
8．与供应商以及其他部门的沟通协调等。
采购工程师的职责主要有：
1．主要原材料的估价。
2．供应商材料样板的品质初步确认。
3．材料样办的初期制作与更改。
4．替代材料的搜寻。
5．采购部门有关技术、品质文件的拟制。
6．与技术、品质部门有关技术、品质问题的沟通与协调。
7．与供应商有关技术、品质问题的沟通与协调。
采购员的工作职责主要有：
1．订购单的下达。
2．物料交期的控制。
3．材料市场行情的调查。
4．查证进料的品质和数量。
5．进料品质和数量异常的处理。
6．与供应商有关交期、交量等方面的沟通协调。
采购谈判与供应商选择
第一章采购谈判概述
谈判时一个过程，是指在一定的时间和空间条件下，参与谈判的各方为满足各自的需要和维护各自的利益，就不同的观点、条件和利益等进行协商的过程。
谈判的各方可以是个人，也可以是团体。
（重点）
谈判的特征：
互有需求，人们才可能进行谈判；谈判必须有此有彼，至少是两方或两方以上的活动；谈判是一个传递信息、相互协调的过程谈判可以帮助人们建立或改善社会关系；谈判需要选择恰当的谈判时间、地点
谈判的分类：
可以按谈判人数划分；按谈判地域划分；按谈判内容划分
采购谈判是一种商务行为，商务行为是指一切有形资产和无形资产的交换或买卖事宜。
商务行为可分为：
1）直接的商品交易活动2）直接为商品交易服务的活动3）间接为商品交易服务的活动4）
具有服务性质的活动（重点）
采购谈判是组织诸多商务行为中的一种，是谈判的参与者即采购方和供应方为实现自己经济目的如购进厂房、设备和原材料等生产经营所必需的物资、场所或服务，与供应商就价格、规格、数量、质量、交货方式和付款方式等内容进行协商，以明确双方的权利和义务的过程。
采购谈判的要素是指构成采购谈判活动的必要因素，即谈判主体、谈判客体、谈判议题和谈判目标。
谈判主体是指谈判的发起方。
谈判客体是指与谈判发起方相对的另一方即谈判对手即供应商。
谈判议题是指采购谈判涉及的具体内容，是采购谈判必不可少的要素，包括采购合同中涉及的所有内容及其他。
谈判目标就是最终达成协议，而不是打败对方。
商务谈判的基本原则也是采购谈判所应该遵循的原则：
获得经济利益；以价值为核心；平等互利、真诚合作；实事求是、友好协商；注意严密性和准确性。
采购谈判流程：
准备阶段，主要划分为信息准备和人员准备；开局阶段，主要任务是建立良好的谈判气氛，就谈判的目的、时间、进度和人员等交换意见应达成一致，为实质性谈判的展开奠定基础；磋商阶段；终局阶段；谈判总结
谈判关系表现为三种：
竞争性关系、合同性关系（法律性关系）和合作性关系。
第二章采购谈判信息准备
1、信息一般分为两类：
自然信息和社会信息
2、谈判信息的特点：
多变性、零散性、实用性
3、市场信息主要包括：
商品信息、价格信息、行业信息和法律法规信息等。
供应商信息：
了解对方的组织情况；了解对方的需求；了解供应商谈判小组的人员构成；了解谈判者的心理动机。
谈判者的心理动机表现为5种：
经济型、冒险型、疑虑型、速度型、创造型
了解己方的信息：
了解成本构成、深入了解谈判小组成员、了解相互配合的能力、详细了解己方谈判方案的具体情况
4、信息收集的原则：
准确性、全面性、时效性、适用性、经济性
准确性原则要求所收集道德信息真实、可靠，这也是对信息收集工作最基本的要求。
全面性要求所搜集到的信息要广泛、全面、完整。
信息的利用价值取决于该信息是否能及时提供，即他的时效性。
（收集信息要及时、加工制作新的信息要及时、反馈信息要及时、传输信息要及时）
适用性原则即信息要符合实际需要。
经济性原则是指采用的信息处理方式必须符合经济核算的要求。
（从信息的生产到传播要尽量节约费用，如何利用信息给谈判工作带来更大的效用。
5、信息收集的方法：
社会调查、建立信息网络、案头调查
社会调查社会调查是获得真实可靠信息的重要手段。
信息网络是指负责信息收集、筛选、加工、传递和反馈的整个工作体系，而不仅仅指收集本身。
案头调查主要是收集文献信息，获取二手资料。
6、信息分析是指组织以特定的需求为依托，以定性和定量研究方法为手段，通过对已收集的信息进行整理、鉴别、评价、分析和综合等系列化的加工过程，形成新的、增值的信息产品，最终为不同层次的谈判活动提供服务。
信息分析工作的核心是信息的整理加工。
信息分析的基本步骤有筛选、审核、加工、形成文字资料和建立知识库等。
对信息审核的方法：
逻辑分析、核对法、调查法。
信息加工包括：
充实信息内容、综合分析
建立知识库：
知识数据库、案例库、知识交流平台、专家系统
第三章采购谈判人员准备
职业素质是指劳动者在一定的生理和心理条件的基础上，通过教育、劳动实践和自我修养等途径而形成和发展起来的，在职业活动中发挥重要作用的内在基本品质。
谈判人员的选用需考虑：
职业道德、业务素质、心理素质、能力素养
职业道德，就是同人们的职业活动紧密联系的符合职业特点所要求的道德准则、道德情操和道德品质的总和。
职业道德的表现方面：
爱岗敬业、忠于职守；遵纪守法、清正廉洁；客观公正、优质服务
业务素质是指从事业务活动应具备的素养和能力。
主要包括产品知识、商务知识、其他辅助知识
心理素质包括信心、耐心、诚意
谈判者的能力是指谈判人员驾驭采购谈判这儿复杂多变的竞技场的能力，是谈判者子啊谈判桌上充分发挥作用所应具备的主观条件。
包括：
认知分析能力、运筹计划能力、决策能力、应变能力、语言表达能力
谈判小组的角色分配应有：
谈判组领导人、主要成员、专业人员、后援人员
谈判小组的分工：
洽谈技术条款、洽谈商务条款、洽谈合同法律条款
采购谈判培训的主要课程：
供应商管理、采购尝试、政策法律、谈判知识
供应商管理包括供应商管理工程、供应商考察与审核、供应商认可、供应商绩效考核与改进、关于市场调研与分析等内容。
采购常识包括所需采购商品的市场分布、商品属性和品牌等市场信息并进行合理分析；询价与谈判，供应商风险分析等内容。
谈判知识包括谈判准备、谈判内容、谈判中的分工与合作、谈判的基本礼仪、谈判技巧和改善沟通等内容。
培训方法：
讲授法、案例讨论
讲授法的优点：
可以将大量的知识在短时间内系统的传授给员工。
缺点：
系统的讲授知识，而没有提供实践的机会，导致知识只停留在理论层面。
第四章采购成本与相关知识
采购计划是指组织根据某一时期的发展目标制定出每个时期、每个季度、每年的固定采购需要
采购计划主要包括采购认证计划和采购订单计划。
采购认证是指对组织的采购流程的完整性、合理性、客观性和可行性进行分析、考察和确认，以便使组织的采购活动能够顺利进行，其中包括认证计划、评估认证需求和指定认证计划三个环节。
准备认证计划：
了解接受需求、了解接收余量需求、准备采购环境认证资料、指定认证计划说明书
对采购环境的认证包括认证过程和订单过程两个部分。
评估认证需求：
分析需求、分析余量需求、确定认真需求
制定认证计划：
要对比需求与容量、要进行总体平衡
采购订单计划是在认证计划的的基础上制定的实际采购清单，它包含所采购商品的具体品名、规格、数量和到货时间等内容。
其流程为：
1、准备订单计划：
接收市场需求、准备订单环境资料、制定订单计划说明书
2、评估订单需求：
分析市场需求、确定订单需求
3、计算订单容量：
分析供应商资料、计算总体订单容量、计算承接订单量
4、制定订单计划：
对比需求与容量、确定余量认证计划
采购成本主要指与所采购物品相关的各项支出和费用，其中包括买价、运杂费等构成的商品本身的价值。
价值链是指在组织中从基本原材料到交给最终客户的产品的整个经营过程中，即从原材料和零部件采购、运输、加工制造、分销直至最终送到客户手中的这一过程所形成的环环相扣的链条上各种价值创造活动的连接和结合。
价值链分析对采购谈判的意义：
不仅有必要建立采购活动的内部授权，还需要与供应商进行外部谈判，以建立基于长期稳定关系的战略合作为目的。
准时采购：
在恰当的时间、恰当的地点、以恰当的数量和恰当的质量为组织提供恰当的物品。
其核心内容是供应商选择和质量控制。
准时化采购的特点：
对供应商的选择不同、对交货准时性的要求不同、对信息交流的需求不同、制定采购批量的策略不同
固定成本指成本总额在一定时期和一定业务量范围内，不受业务量增减变动影响而保持不变的那部分成本，包括折旧费、保险费、管理人员工资和办公费等。
可变成本又称变动成本，是随产出水平变化而变化的成本。
盈亏平衡点，是指组织经营处于不赢不亏状态所需达到的业务量，是投资或经营中一个很重要的数量界限。
盈亏平衡分析的目的是通过分析产品产量、成本与采购方案盈利能力之间的关系找出采购方案盈利与亏损在产量、产品价格和单位产品采购成本等方面的界限，以确定各方案风险情况。
现行盈亏平衡分析主要用于分析销售收入、生产成本与产品产量的关系。
成本分析考虑：
直接成本、间接成本、成本分摊
直接成本是指与产品或服务直接发生联系能够以经济合理的方式追溯到一个特定的成本对象。
间接成本是指不能以经济合理的方式追溯到具体产品或服务的成本。
常见的支付、计算方式：
汇票（银行汇票和商业汇票{商业汇票分为银行承兑汇票和商业承兑汇票}）；银行本票（定额银行本票、不定额银行本票）；支票（现金支票、转账支票、普通支票）；汇兑（电汇、信汇）；委托收款（异地委托收款、同地委托收款）；信用证
银行汇票是由出票银行签发，是银行见票时按实际结算金额无条件支付给收款人或持票人的票据，单位和个人的各种款项结算均可借助于银行汇票。
银行汇票的特点：
无起点金额、无地域限制、企业和个人均可申请、首付款人均为个人时可申请现金银行汇票、有效期一般为1个月、现金银行汇票可以挂失、见票即付、在票据有效期内可以办理退票
银行本票是由银行签发的、承兑自己在见票时无条件支付指定金额给收款人或持票人的票据，单位和个人在同一票据交换区域需支取各种款项时均可使用银行本票。
银行本票的特点：
不定额银行本票无起点金额限制；银行本票一律记名；收付款人为个人可申请的现金银行本票，现金银行本票可委托人向出票行提示付款；银行本票见票即付；银行本票付款期限一般不超过2个月
支票是由出票人签发的、委托办理支票存款业务的银行见票时无条件支付指定金额给收款人或持票人的票据，单位和个人在同城的款项结算均可使用支票，支票出票人为在银行当地分行批准办理业务的银行机构开立可以使用支票的存款账户单位和个人。
支票的特点：
无起点金额限制；可支取现金或用于转账；有效期为10天；可以挂失
委托收款的特点：
无起点金额限制；同城、异地均可办理；有邮寄和电划两种
汇兑是汇款人委托银行将款项支付给收款人的一种结算方法
信用证是指开证行依照申请人的申请开出的，凭符合信用条款单据支付的付款承诺，国内信用证是由银行提供担保的国内企业之间商品交易结算工具。
需求弹性弹性系数
规模经济的优点：
通过大量购入原材料，而是单位购入成本下降；有利于管理人员和工程技术人员的专业化和精简；有利于实现产品规格的统一和标准化；有利于新产品开发；增强组织的竞争力
降低采购成本的原则：
建立完善的供应商评审体制；完善采购员的培训制度；建立有效激励制度；分散采购部的权力；加强采购开发能力，寻求新的、更好的替代品（重点）
节约采购成本的方法：
运用价值分析法与价值工程法；价格与成本分析；谈判；供应商参与；杠杆采购；联合采购；标准化采购
影响采购成本的其他因素：
所采购产品或服务的类型；年需求量与年采购总额；与供应商之间的关系；产品所处的生命周期阶段
降低采购成本的方法：
选择适合的供应商；学会核价；确定合适的采购批量；建立供应商评估制度；建立采购人员月度绩效评估制度；加强谈判培训（重点）
采购管理：
加强采购流程控制；完善采购基础管理（建立基本数据库、健全各种管理制度、整合采购渠道、建立零散采购信息注册备查制度）；相互制约、有效控制；规范采购合同；与供应商建立稳定的合作关系
定价目标：
销售数量最大化目标、利润率最大化目标、竞争优势
定价方法：
成本导向定价法（成本加成定价法、变动成本定价法、盈亏平衡点定价法）
需求导向定价发（认知价值定价法、零售价格定价法、差别定价法）
竞争导向定价法（随行就市定价法、限制进入定价法、投标竞争定价法）
新产品定价策略：
取脂定价、渗透定价、温和定价
折扣与让价策略：
现金折扣、数量折扣、功能折扣、季节折扣、折让
地区性定价策略：
FOB原产地定价、统一交货定价、分区定价、基点定价、运费免收定价
产品组合定价策略：
产品线定价、选择品定价、互补产品定价、副产品定价、产品系列定价
价格调整分析：
供应商主动调整价格的原因
第五章采购谈判方案
五力模型是由美国哈佛商学院教授波特提出的，是用来分析企业所在行业竞争特征的一种有效工具。
五力模型包括：
替代者的威胁、潜在进入者的威胁、供应商议价力量、竞争对手、购买者议价力量。
这五种作用力决定了企业的盈利能力、因为他们会影响价格、成本和投资收益等。
五力模型对采购者的帮助：
目前的市场结构和关系可能会发生什么变化，组织是否有办法从这些变化中受益；组织如何在市场中提高自己的相对地位，增强自己在谈判中的地位；怎样才能与竞争对手结为联盟或战略合作伙伴，而不是总处于敌对竞争状态；面对供应商应采取怎样的行动；主要竞争对手为什么很强大，他们的势力能被消弱吗，如果能，该怎么去做
SWOT分析法又称态势分析法，表示优势\劣势、机会、威胁
在采购谈判中最重要加以分析的应该是谈判对手-----供应商。
供应商感受分析：
充分了解供应商的益处：
（可以正确评估供应商的供货和服务能力；可以节省采购成本）
获得供应商信息的主要途径（通过网站信息判断供应商性质；通过供应产品品种判断；通过资料、样品判断；通过交谈了解；直接去工厂拜访）
供应商感受矩阵：
干扰（采购量少、价值低、不经常采购）
榨取（价值高，吸引力低）
开发（价值低，业务吸引力高）
核心（价值高，业务吸引力高）
一个完整的谈判方案包括谈判主体和目标、谈判议程、交易条件、谈判策略、谈判方案评估。
（重点）
谈判主体是指参加谈判的目的，即谈判参与者对谈判的期望值和期望水平。
谈判目标是指对谈判主体的具体化，是谈判人员为完成采购需要而确定的指标或指标体系，（最低、预期、最高）
谈判的议程是指围绕谈判主题将所要讨论的问题进行罗列，并安排相应的顺序，以便使谈判能按预期推进并达成结果。
谈判议程有两方面的内容：
对双方公开的，称为通则议程；只对己方内部公开的，称为谈判细则。
谈判议程：
确定谈判议题；制定通则议程；制定细则议程；制定议程的原则
在拟定谈判议程时，要注意：
确定议题时间表时，要预留出充足的思考时间；不能在未经思考成熟的情况下，接受对方的日程安排；要合理安排议题的先后次序；应当了解议程是可以修改的
确定谈判的交易条件：
价格、支付方式、交货期限及罚金、保证期
主要谈判策略：
避免争论（冷静倾听对方的意见；婉转的提出不同意见；休会）（重点）
抛砖引玉；留有余地；避实就虚；保持沉默；忍气吞声；情感沟通；先苦后甜；最后期限
谈判策略所需要的信息：
支持己方论点的信息；分析供应商
制定谈判策略的程序：
分析现象；找出关键问题；确定目标；形成假设性解决方案；；拟定行动谈判方案；
谈判评估是一个通过信息反馈不断提高采购方谈判能力的阶段。
在评估谈判方案时，要考虑：
最佳替代方案；当事人；利益；价值；障碍；影响力；道德标准
第六章正式谈判
开局阶段有两项主要任务：
一是创造良好和谐的谈判气氛，二是了解对方虚实
为什么要创造良好的谈判气氛？
谈判开局如果处理不好，会导致两种弊端：
一时时对谈判目标的大乘期望过高，使谈判陷入僵局；二是要求太低打不到谈判预期的目的，所以，在谈判开局阶段，应积极创造和谐的谈判气氛。
谈判开局应遵守的原则：
心平气和，坦诚相见；不要急于进入主题；言行举止得当；不要与对方争高低
要达到了解对方虚实的目的，要注意：
不要急于发表主张；留心观察；不可太保守；不可太激进
磋商又称讨价还价，是采购谈判的中心阶段、关键阶段、也是最困难、最紧张的阶段。
磋商阶段是采购谈判的实质阶段，包括三个重要的环节，合理的报价、还价或提出条件、协商
报价又称提出条件，但并不单纯指剔除价格，而是指在谈判磋商阶段开始时提出讨论的基本条件，通常会以价格为中心而展开，所以又称报价。
先报价的利弊：
好处：
先行报价对谈判的影响较大，先报价可能使对方陷入被动
不足之处：
先报价使供应商获得意外的利益；可能使采购方陷入被动
在采购方比较了解供应商的需要或底价的情况下，争取率先报价比较有利；如果对供应商的情况了解不多或心里没底，则最
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