现代商务礼仪讲义6V219.docx

现代商务礼仪讲义6V219.docx

《现代商务礼仪讲义6V219.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《现代商务礼仪讲义6V219.docx（23页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

现代商务礼仪讲义6V219

第六章　商务文书礼仪

学习目标与要求

⏹了解在各类不同的商务活动中，不同类别的商务文书所起的作用；

⏹掌握各类商务信函、商务致词、商务电子邮件，以及涉外商务信函的书写格式、语言表达、外观特征、发送方式等礼仪细节；

⏹能够撰写常见的礼貌得体的商务丈书，体现良好的企业形象与训练有素的职业风范。

第一节商务书面文书礼仪

一、商务信函礼仪

1、重要性

在信息技术高度发达的现代社会，虽然沟通方式种类繁多，如电话、传真、网络、会议等，但是在商务活动过程中，书面文书的往来仍占据着重要的一席之地。

2、为什么占据着重要的一席之地。

书面文书以便于阅读、参考、收藏、信息量大、正规，尤其是可以作为商务活动的凭证而被人们广泛使用。

其中，商务信函在商务书面文书中又是使用范围最广、使用频率最高的种类之一，因此重视商务信函的礼仪显得尤为重要。

3、商务信函的特点

商务信函的特点是具有比较纯粹的业务性，内容集中单一，行文叙述具体明确，比较讲究礼节性用语。

因此，合乎礼仪规范的商务信函，在某种程度上可以取代面对面的拜访，能促进企业与合作伙伴之间的商务联络与沟通，可以有效地构建、维系和记录彼此的友谊与合作，争取供应商、投资商，吸引更多的客户，促进企业的发展。

4、商务信函的类型

商务信函从种类大致可以分为两大类：

业务往来信函（含介绍信、推销信、询价信、报价信、确认函等）、商务礼仪信函（邀请信、贺信、感谢信、慰问信、致歉信等）。

在工作中应根据商务活动的不同目的灵活选用。

（一）商务信函的写作要点

1、主题突出，观点明确

　　2、文词严谨，内容完整

　　3、简洁通顺，书写规范

　　4、态度诚恳，谦恭有礼

　　信作为一种交际工具，特别讲求礼貌。

谦恭有礼并非是说几句客套话，而是要尊重对方，设身处地为对方考虑。

例如，收到对方来函，应尽快给与答复，拖延回信的做法是不礼貌的，在商务场合也是有失商业道德的。

如果不能在短期内答复，最好先将原因和答复的大致时间通知对方，使对方感到你公司对客户的亲切、诚意。

即使对方提出的要求你方不能接受，也要客气委婉地加以解释，以求保持友善关系，不损害以后的贸易往来。

（二）商务信函的外观

　　商务信函的读者在没有阅读信函之前，首先会对信封以及展开的信纸留下深刻的印象。

信封、信纸的品质、图案的设计、文稿的布局等都能体现出发函公司的整体形象。

即使信函的内容写得无懈可击，只要这些地方出现瑕疵，如毫无质感或大小不一的信纸；胡乱的不规范的折叠；信纸与信封的不配套等等，都会大大降低信函的影响力。

　　1．信纸

　　如果是一封必须亲笔手书的短信，建议您选用质地精良的信纸，以显示您公司的品味与对客诚意。

尺寸为16开大小，颜色最好是白色或淡蓝色、浅灰色等知性的颜色，且与企业文化中确定的统一色相一致，不宜过于鲜艳，商务信函不应带有彩色的镶边，以显示规范。

　　2．信封

　　如果企业有统一印刷的信封，且纸张坚韧挺括，色彩稳重大方，标有企业的CI设计标识以及各种联系方式，那是最好不过的。

信封可以设计成银行式、袋式/侧开式、开窗式等几种。

如图6一1所示。

银行式　　　　　　　　　　袋式／侧开式　　　　　　开窗式

图6-1信封样式

　3．信纸的折叠

　　信纸的折法可以有多种形式，均应体现方便对方阅读、尊重对方之意。

　　１）先将信笺二等分纵向折叠，然后再横折，并令两端一高一低，意在表示谦恭。

　　２）横向折三折，将对方姓名留在外面，以便收信人一打开信笺就看到亲切的称谓与问候，一是方便了收信人打开信笺时不会倒置，二是万一发现收信人不是自己的可以及时退回，以免误看。

　　3）公函可以先纵向对折，然后在折线处再往里卷1～2厘米宽，最后再横向对折。

　　4）日常通信可以先横向对折两次，再纵向折叠到可以装入信封之中的长度。

　　4.商务信函的封装

　　无论使用何种信封，都必须为对方的拆阅提供方便，至少在拆封处留出1厘米左右的空隙。

　　在封装之前再次查看信函内容、信封填写和附件的完整、正确、规范程度。

　　了解邮寄时规章制度，选用合理的邮寄方式，贴足邮资，妥善保管邮寄凭证以便查核。

（三）商务信函的格式

　　国内商务信函的常用格式包括:

标题、函号、称谓、正文、信尾、附件标注、附言等项。

　　1．标题（事由）

　　标题位置在信文首页上方、居中书写：

其内容是表明事由。

事由要求概括出函件的主旨、中心，使收件人通过标题一目了然地明白信文的主要内容。

商务信函的标题常见有两种形式：

　　1）由事由加文种名称“函”构成，类似于两项式的公文标题。

　　2）先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信件的内容。

　　２．函号（编号）

函号即发函字号或发函编号。

中文商务信函的编号常见有两种形式：

　　1）仿效行政公文发文字号，形成“×函[20××1×号”或“[20××JX函第X号”的形式。

　　2）采用直接编号，如“第2号”。

设置函号是为了便于收发函双方对商函的处理、归档、备查，是否需要编制函号，或采用何种形式编排函号，并无具体规定。

函号的标注位置也没有固定、统一的要求，通常出现在标题右下方或信头的左上方。

　　3．称谓

　　称谓是对收人或收信单位的称呼。

称谓的位置在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号，以示尊敬。

　　商务信函比较注重称谓。

若收信方是单位，应写全称或单位内的部门名称；若写给个人，则要在公司名称和对方名字之后加上职务衔，以示尊重。

如“××百货公司×经理；”、“××厂长：

”、ＸＸＸ董事长等。

不知对方职务或职称时，可选“部门主管”、“先生”、“女士”、“小姐”等称呼。

　　与港澳台地区进行商务往来，依照习惯在称呼上还应加上“台览”、“惠览”等文言敬语，如“王先生惠览"。

首次写信表示敬称常用一般书函形式，如“尊敬的曹小姐雅兰秘书劳鉴”或“尊敬的董事长助理刘先生台鉴”等。

　　商务信函在称呼之后一般不用寒暄语，可直接进入正文，不必像私函那样客套寒暄。

　　4．正文

　　正文是商务信函的核心，叙述经贸业务往来联系的实质性问题。

正文写作要求内容单纯、一文一事、文字简明、事实有据、行文礼貌。

　　正文可分开头、主体、结尾三部分。

　　开头：

开头应直截了当、简单扼要地说明函意图、缘由；复函则要引述对方来函，以示复函的针对性。

　　主体：

主体表达信函的中心内容。

一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项，或是针对所要商洽的问题或所联系的事项，阐明自己的意见。

要求语气客气，问题要明确，事实要清楚，表达要明白。

　　结尾：

结尾一般用精炼的词将主体所述之事加一简要概括，并提出本函的有关要求。

如“候复”、“希望上述答复能够满足贵方的要求，并候早复”、“希望速予办理见复”、“特请贵方惠顾并祈来函询盘”等。

　　结尾比较简单，就是一两句话，但却是点睛之笔，应特别注意它的恰当得体。

有的商务信函在结尾时使用一些惯用语，如“此致”、“此复”等。

　　一般信函不一定需要使用祝颂语，个另信函如联系信、庆贺信，为联络情感、表示礼仪，常在结尾写一些表示祝愿或致敬的祝顶话语，如“谨祝商安”、“敬祝健康”等。

　　结尾惯用语和祝颂语可以一行书写，也可分两行书写。

一行书写时可紧随正文，也可以和正文空开两格再写；分行书写时，“谨祝”、“敬祝”可紧随正文，也可以和正文空开两格再写，“商安”、“健康”等则转行顶格书写或转行空两格书写。

　　5．信尾

　　信尾包括落款、签章、日期等格式。

　　落款:

落款通常写在结尾或另起一行（或空一、两行）的偏右下方位置。

以单位名义发出的信函，落款可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名：

有负责人姓名的还须注明职衔。

使用专用发函纸，则填写日期即可。

　　签章：

签字、加盖公章。

重要的信函，为郑重起见要加盖公章。

有发函人署名的必须亲手具名，不能用图章代替手签，打印的信件在打印的姓名前面也必须签署真名，因为商务信函是重要的商务活动的凭证。

　　日期：

日期一般写在署名的下一行或同一行偏右的位置。

发函日期要写明具体的年、月、日甚至时）。

使用汉字和阿拉伯数字均可。

作为凭据、日期是商务信函非常重要的一项格式，要求书写完整，齐全，不可省略、遗漏。

　　6.附件标注

　　附件是随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等。

由于文本页数多或不便写入正文，这些资料均可作为附件处理，附在信文之后。

　　附件的标注位置可在落款之前，也可在落款之后，靠左侧写“附件：

”或“附：

”字样，然后注明附件的名称和件数。

如“附件：

黄海化工有限公司最新产品目录三份”、“附：

58号男式休闲运动套装彩色图片一套”。

　　７．附言

信函写完后，发现内容有漏、或有补充说明之事、或有必须修正之处，可在落款左下方标写“又及”、“又启”、“再者”、“再启者”等字样，然后提行予以补叙，交代遗漏的有关事项，也可直接补叙有关事项，然后标写“又及”、“又启”字样。

如“又及:

××经理特意瞩笔问候”、“又启：

来函可邮寄新址”，或“×××经理特意瞩笔问候。

又及”、“来函可邮寄新址。

又启"。

　　如果附言补叙的内容较多，应另写一函，以示尊重。

上述公函式商务信函的七项格式，并非每件商务信函必须具备，其中附件标注、附言应依实际需要选择使用。

　　普通商务信函是便函在经济活动中的应用，其格式与一般信函相同，包括称谓、正文、信尾、附件标注、附言五项。

其中称谓、正文、信尾是必有项目，附件标注、附言是或有项目。

撰写商务信函时，具体使用公函式商务信函还是普通商务信函，没有一定之规，应依实际需要灵活采用。

　　（四）商务信函的收信及回复礼仪

　　１.尊重他人通信保密和自由的权利

　　任何、偷阅他人信件的行为，都是触犯法律的。

因此，在人际交往中接触书信，尤其是替他人收取书信时，应具有良好的法律意识，尊重他人的权利和自由。

　　2.拆信要求

　　１）拆信之前，首先弄清自己的拆封权限。

不能开启有“亲启”或“保密”标记的邮件，除非已经事先得到明确授权。

　　2）如果不小心误拆他人信件，应立即封口并在信封上注明“误拆”二字，签上自己的名字，并尽快交给或寄给收信人。

　　3）拆信时，尽量确保信封的完好和美观。

先在邮件底部轻轻敲击几下，使信封的信笺和附件落到下面，防止信笺等物粘在信封口的边缘，，启封时造成损坏，给自己和对方带来麻烦。

4）拆信的最好方法是利用刀、剪和专用的拆信工具，不要直接用手撕，保持信封完整。

5）取出邮件之后，还要再仔细地看一看信封里是否会遗漏重要的发票、单据等附件。

３.保存要求

　　1）收到他人来信后，不要乱扔、乱塞。

　　2）未经发信人本人允许，不能随便将对方的来信公开发表或到处传阅。

　　3）需要长期保存的书信，可整理在一起，或装订成册，然后妥善收藏。

　　4）必要保留的书信，可集中销毁，或用碎纸机进行破坏性处理。

　　4.复信要求

　　1）收到他人来信之后，应尽快回复，

　　2）对来信只收不复是通信之大忌

　　3）在复信之中，应当认真地回应对方提出的有问题，

　　4）的确需要延后回答或不能解答的问题，应在复信中说明具体原因。

　　（五）几类重要的商务礼仪信函

　　1．邀请信及回函

邀请信在商务活动中使用的十分广泛，它是为了郑重邀请有关人员出席重大的会议、重大庆典活动以及纪念性活动而提前发出的书面通知，又称为邀请书、邀请函。

规格较高的邀请信一般采用专门纸张印刷，十分精美，体现了主办方的礼貌和热忱。

作为被邀请方，应将邀请看作是对方对你的讲义和真心，收到后应迅速、有礼地回复，以视对对方的感激和敬重。

　　２.贺信

　　对商务合作伙伴的重大活动，如庆典、会议、升迁、乔迁等表示祝贺，或对其取得重大成就表示庆祝而撰写，发送的信函称为贺信。

贺信是逢喜庆之时交流感情、密切双方关系的重要文字形式，有的贺信还可以在在报刊、电台，电视等媒体上发表或播放。

贺信在得知对方的喜讯之后应立即发出，不能拖延，以显示诚意，否则热烈的气氛会随着时间的流逝而黯然失色。

3．感谢信

获得某单位或个人的帮助之后，除了口头表示感谢之外，可以用感谢信的方式表示诚挚的谢意。

感谢信可以寄给帮助者，也可以公开张贴和在媒体上发表。

感谢信的语言表达一定要情真意切，体现出不忘对方的关爱和帮助，肯定对方的事迹和风格，同时希望弘扬社会美德之意。

组织与组织之间、组织与个人之间、个人与个人之间，只要一方曾得到对方的支持和帮助，都可以用感谢信表达谢意。

按照西方的习惯，如果对方把你作为嘉宾接待或者你出席了对方举办的某项活动，如果对方给予你帮助、支持或者你收到了对方赠与的某件礼物，你都应该写一封感谢信给对方，这比打一个电话致谢要显得更为诚恳。

4．慰问信

慰问信是营造良好公共关系和人际关系的重要方式之一，多用于节假日或特殊情况下向有关人员或单位表示安慰、问候、关怀与鼓励。

由于慰问信常常是对被慰问对象精神的一种弘扬。

所以可以公开登载于传媒或张贴于布告栏中，单位内部的慰问信可以直接寄到被慰问者家中。

用于公开张贴的慰问信常常用毛笔书写在红纸上。

慰问信的双方可能有直接关系，也可能没有直接关系，这与感谢信有所不同。

对于有直接关系的对象，慰问方最好亲自前去探望。

最低限度也要发出慰问信或慰问电，表达慰问之意，以增进相互之间的友谊和感情。

慰问信要针对不同对象、不同情况，恰如其分地表达慰问之意。

恰如其分地表达慰问之意。

话题以安慰、鼓励为主，语气要诚恳、真挚、得体，不可过亍低沉，文字要凝练、朴实，篇幅不宜过长。

可能的情况下最好亲笔书写，更加显得亲切温暖。

５.致歉信

商务活动中的一些不妥当或者失误往往会引起另一方的不满或者愤怒,甚至会导致更加恶劣的影响。

除了立刻想办法圆满解决问题之外，经常采甩的一种方式就是去函致歉，或者在传媒上公开发表，消除不良影响。

这种信函的写作，特别要注意尊重事实，同时态度真诚。

牢记“顾客永远正确”的商业名言，通过得体、礼貌的措辞，语气、发送方式等礼仪细节。

让对方体会到你的郑重和诚恳，在致歉的同时，提出合理的解决办法，并可能征求对方的意见，结尾最好让企业相关负责领导亲笔签名，以示重视。

二、商务柬帖礼仪

柬帖，是商务活动中经常用来知照对方的一种简短的书面文体，通常表示对活动的重视和对对方的尊敬。

柬帖主要包括请柬、贺卡和聘书等种类。

从某种意义上说，柬帖跟信函的作用大致相同，只是柬帖的形式更凝练，感情更内敛。

因此，柬贴的语言要和信函一样真诚有礼，尤其要写得庄重典雅，给人一种庄严神圣之感。

同时，柬帖的语言必须高度简明精练，绝对不可详繁叙述。

柬帖的发送也是很讲究的，比如举行重大活动或人员聘任，即使近在咫尺，也需送请柬，也需发聘书，这主要是表示对对方的尊敬，也表明邀请者对邀请本身的庄重态度。

（一）请柬礼仪

请柬的“请”是邀请的意思；“柬”通“简”，就是信札。

请柬是为了邀请客人而发出的一种通知性短信。

所以，请柬又称为请帖。

我国是文明古国、礼仪之邦，中华民族具有悠久的文化传统，在邀请宾客前来参加会议或精心安排的活动时，常采用发送请柬这种书面邀请形式。

在商务活动中，为了促进贸易双方的相互了解、增进友谊、扩大贸易、解决一些通过函电难以解决的问题，也常用请柬。

发送请柬能够显示邀请的礼貌性，它的作用在于表示对客人的尊敬，也表明邀请者的郑重态度。

商务活动中请柬的应用范围很广，举办商品交易会、展览会、宴会、酒会、晚会、招待会及庆祝、纪念、典礼等活动，均可发请柬。

1．商务请柬的格式

商务请柬作为书信的简短方式，其格式与一般书信大致相同，但又有其特殊要求：

1）名称。

在封面或第一行正中写上“请柬”或“请帖”二字。

2）称呼。

一般起首顶格写被邀请人或单位的姓名或名称。

3）正文。

第二行空两格书写，交代会议或活动的性质、内容、时间和地点。

必要时还应将入场券等凭证附上。

为慎重起见，可征询对方能否应邀出席。

4）结尾。

习惯上在正文之后写“恭请光临”、“敬请光临"、“欢迎指导”等礼貌用语。

5）落款。

最后要在正文内容后的右下方写明发出请柬的单位名称或个人姓名，个别情况下也有单位名称和个人姓名两者都写的。

名称要用全称，以单位名义发的请柬，落款要盖章，以示郑重。

最后写清发出请柬的日期（年、月、日）。

6）附启语。

有些请柬根据不同情况还有各种附启语。

例如，“每柬X人”、“凭柬入场”及地址：

××大街×X号"、“第3桌”等语。

2．商务请柬的写作要求

商务请柬的写作虽然较简单，但请柬质量的高低反映出一个单位（组织）的水平和风貌，事关单位（组织）形象，因而写请柬要求语言要简洁、明确，措辞要文雅大方、热情得体。

3．商务请柬的设计与制作

请柬是艺术化的通知，制作比较讲究、漂亮，很多人把请柬作为艺术品来收藏。

商务请柬形式大致可分为三种：

一种是通用性的请柬，市场上现成有卖，一般中小型的庆贺活动经常采用这一种。

第二种是自制请柬，一般是因为商务组举行大型的庆祝活动，要求高，人数多，需要自行设计印制。

这类请柬比通用请柬有个性，一般也比比较精美，是收藏的珍品。

第三种是手写请柬，这类请柬比较少，一般是个人小型庆贺活动之用。

邀请人本人又是具有相应书法造诣的人，便可自己设计，亲手写成。

但不可轻易尝试，以免弄巧成拙。

与其他书信一样，商务请柬也有横式与直式两种格式，均可选择使用，如果是涉外活动的话，一般应以横式为主。

4．商务请柬的颜色

商务请柬的颜色一般没有什么统一的明文规定，是属于约定俗成的习惯，大致应掌握以下原则：

喜庆活动的请柬一般采用大红烫金的颜色；开张、落成、揭幕等典礼可以采用粉红色或橘红色；纪念、联谊等宜用庄重、朴素的颜色，如蓝色、黄色；丧、葬等用白底黑字或月白等素色。

5．商务请柬的发送方式

商务请柬的发送也是相当重要的，发送得是否仔细、周到，表示了邀请人的诚意程度。

大致有以下两种：

1）专送。

是指派人专门将请柬送到被邀请人手中。

这是最郑重的一种，反映了邀请人的诚意。

2）邮寄指请柬通过邮局发送,这是最通常的做法，特别是规模大、人数多的情况下，只能这样做。

需要注意的是，请柬切忌转送，切不可为了图方便随便请人捎带。

因为一来，万一捎带者忘记，会误事；二来,被邀请人会感到不愉快，怀疑邀请人对他不够重视。

一般发送请柬的时间要根据活动的内容和日程来确定，要让客人做好准备，有所安排。

如果发送太早，容易被人遗忘；发送太晚，又容易贻误时间，因而请柬的发送工作最好由专人负责。

6.收到请柬的回函礼仪　

被邀请人受到请柬，有回执的，应尽快按照回执上所列要求填好，及时给邀请人送达或寄达。

实在身无术，也应打个电话，告知对方，表示感谢。

没有回执的，也应视情况设法通知邀请人，一来感谢对方的盛情邀请，二来通知对方接受邀请与否。

以利于对方的安排。

（二）贺卡礼仪

每当重要节日或庆典活动时，在精美的卡片上写上或印上庆贺、祝福等的语句赠送给对方表示心意的这种礼仪性卡片就是贺卡。

它是现代社会商务和社交礼仪中双方密切联系、增进感情的不可或缺的媒介。

近年来，虽然电子通信日益普及，但是较为传统的贺卡祝贺方式还是流行不衰，成为商务交往，文化生活和社交礼仪的一道靓丽风景。

1．贺卡的形式

贺卡的形式比请柬更加丰富多彩，可谓风情万种，并且随着社会的不断发展而不断变化、科技含量也越来越高。

除了纸质贺卡，还有音乐卡、发光卡等。

有些企业在年节等庆贺时期，为了与商务合作伙伴、各界朋友加强联系，增进友谊，表示在新的一年里继续合作往来，专门设计和印制具有本企业特色的贺卡。

如果企业经过CI设计后有企业规范的标识和颜色，则在设计贺卡时也要与之相统一，以突出企业形象,

２．贺卡的使用

（1）贺卡的选择

贺卡的种类繁多，商务企业要向客户与合作伙伴进行礼节性祝福时，如何选择最适合企业风格和祝贺目标相一致的贺卡呢?

1）贺卡的装饰内容与祝贺词语要同赠送贺卡的节日背景相一致，要在节日之前递送到收卡人的手里。

尤其是许多企业与国外企业有商务合作关系，可以在圣诞节前挑选一款圣诞新年兼用的贺卡寄出，表达对两个节日的一并祝贺，如果只用祝贺新年的贺卡，并且在圣诞之后才寄到，会令西方人士感到不快。

2）贺卡的大小、质地、装饰风格以及印制的祝颂词语要与赠送方的身份相匹配，要与赠送目的和要表达的祝愿相一致，要能代表赠送方。

3）贺卡的款式装潢、文化色彩要与赠送对象的文化修养、审美情趣，民族习俗相一致，用词用语要适应双方的合作关系，让接收者打开贺卡便感到喜悦、感到温馨。

例如法国的商务伙伴发送贺卡，就不要选择用黄色花朵装饰的贺卡，因为法国人忌讳黄色的花，认为黄色的花象征不忠诚。

如果企业自己专门设计制作贺卡，可以参考上述几点。

（2）贺卡的写作

１）写明赠送者与赠送对象的关系及赠送日期。

如果贺卡上印好的祝贺词语非常合适，就可以将这个祝贺词语当作贺卡的主要内容量只在祝贺词语前面顶格写明赠送对象的姓名和称谓，在祝贺词语后右下方写明赠送者的名称和日期即可。

2）自己写祝贺词语，让接收者了解发送者的-片诚意。

注意贺卡用语一定要得体、简洁，濉，书写的字迹要工整、秀丽，显示出赠送者的气质与文采。

商务企业还可以利用发送贺卡的机会，同时进行企业形象的宣传以及巧妙的业务联络。

（三）聘书礼仪

聘书是指组织聘请有关人员担任或兼任本单位某一职务或承担某项任务时所制发的特殊的应用性文书，它庄重地表示了双方的聘任关系，成为聘任工作的凭证。

聘书的授予，既尊重了应聘者，又加强了应聘者的工作责任感。

促使应聘者更好地发挥聪明才智。

随着社会的发展，各类具有不同专业技能和特长的人员正被越来越多的单位争相聘请，因此商务聘书的制作和发送等礼仪规范也显得十分重要。

1．聘书的结构

聘书在结构上分为标题、称谓、正文、落款和时间几部分。

1）标题写上“聘书”或“聘请（任）书”字样，位于聘书内页正中位置。

2）称谓写受聘人的姓名，也可加上职务或职称，在标题下一行顶格写。

也可以直接在正文中提及受聘人的上述信息。

3）正文主要写聘请担任何职务或工作，任期、权限、待遇，以及对聘请对象的期望等内容。

４）落款是在正文下一行的右侧注明聘请单位的名字或组织法人代表的姓名并加盖公章，然后再另起一行在落款的下方写明聘书发出的具体日期。

2．聘书的制作与授予

首先，聘书的制作要正规、庄重，能给人增添荣誉感和责任感。

其次，要适当把握聘书的写作用语，如在称呼被聘请人时要谦恭，有礼貌；在正文用语时明确、简洁，既要避免拖沓繁杂，又要避免模糊不清。

第三，聘书的发送和授予要选择庄重的场合和一些有意义的时间，给受聘人和观众留下深刻的印象，产生一定的激励作用。

三、商务致词礼仪

在商务庆典、吉庆佳节、迎送宴会等各种礼仪活动现场，宾主双方经常用简短的讲话表达自己的心情和美好的祝愿，这些讲话稿是商务礼仪场合中经常使用的文体，通常称为致词。

主要的礼仪致词有；开幕词、闭幕词、欢迎词、欢送词、祝酒词、答谢词、告别词等。

写作时，首先要注意感情的真诚充沛，使致词有感染力，能激发起有关人员的情绪。

其次要多用口语化的短句子，不宜太书面化，不利口头表达也就不利情感传达。

再次是全文不宜过长。

此类致词都是活动中的一个环节，倘若全似大报告那么冗长，就会破坏活动的节奏，使参与者兴致全无。

（一）开幕词和闭幕词

开幕词、闭幕词是重要会议、重大活动必不可少的致词，它往往在会议或活动中居于重要位置，对会议或活动分别起着统筹安排或总结评价的作用。

同时它也具有宣告、提示和指导性，对弘扬会议或活动的精神主旨具积极的意义。

开幕词的结构由标题、称呼、正文、结束语四部分组成。

1）标题，通常是会议（活动）名称加上“开幕词”作为标题；也可以在前面加上领导人的姓名，或者为进一步揭示活动的